Kiểm toán Việt Nam

: ghi hàng ngày

kiểm toán Việt Nam

Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình kiểm toán Báo cáo tài chính giúp cho doanh nghiệp thấy đợc những yếu kém cần khắc phục về kế toán cũng nh công tác quản lý đối với phần hành này, góp phần nâng cao hiệu quả của quá trình mua hàng và thanh toán nói riêng và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung, khuyến khích phát triển sản xuất, góp phần vào sự phát triển kinh tế đất nớc.

Kể từ năm 1986, khi Việt Nam bắt đầu thực hiện đổi mới nền kinh tế đến nay, việc thu hút đầu t nớc ngoài luôn đợc Đảng và Nhà nớc quan tâm. Chính vì vậy, việc tạo một khung pháp lý cho các nhà đầu t yên tâm bỏ vốn đầu t vào Việt Nam đợc đặc biệt chú ý. Hoạt động kiểm toán đã trở thành một nhu cầu tất yếu đối với việc nâng cao chất lợng quản lý các doanh nghiệp.

Trong thực tế những năm gần đây, mặc dù đã có sự phát triển vợt bậc song công bằng mà nói, hoạt động kiểm toán Việt Nam còn cần tiếp tục hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới đất nớc và các yêu cầu trong hội nhập Quốc tế đang ngày càng lên cao. Hoàn thiện công tác kiểm toán nói chung và công tác kiểm toán độc lập nói riêng là một việc khó khăn song lại rất cần thiết.

Kể từ khi trở thành Hãng thành viên của Deloitte Touche Tohmatsu, các khách hàng của VACO ngày càng nhiều, trong đó phần lớn là các công ty có vốn đầu t nớc ngoài hoặc các dự án do nớc ngoài tài trợ. Vì vậy việc hoàn

thiện phơng pháp kiểm toán đạt tiêu chuẩn Quốc tế là điều không thể thiếu, nó là điều kiện để VACO có thể phát triển và hội nhập với Thế giới.

Qua những nghiên cứu, tìm hiểu về cơ sở lý luận kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán cũng nh thực tiễn hoạt động kiểm toán chu trình này đã trình bày ở hai phần đầu, em xin đa ra một số ý kiến về quá trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Kiểm toán Việt Nam với mong muốn góp phần hoàn thiện hơn công tác kiểm toán ở Công ty.

♦ Vấn đề áp dụng thuế vat vào kiểm toán chu trình mua hàng và

thanh toán

Nh chúng ta đã biết, đối tợng kiểm toán chủ yếu của bất kỳ loại hình kiểm toán thờng liên quan đến hoạt động tài chính của một đơn vị kinh tế: Là các hoạt động tiền tệ và dùng tiền để giải quyết các mối quan hệ trong kinh doanh, trong đầu t, trong mua bán và trong phân phối. Chính vì thế khi tiến hành kiểm toán, với mục đích hớng tới hiệu quả bắt buộc KTV phải chú ý đến các chế độ tài chính kế toán đợc áp dụng trong đơn vị nh thế nào.

Bắt đầu từ 1/1/1999 thay vì luật thuế doanh thu và thuế lợi tức, trên toàn quốc tất cả các đơn vị kinh tế thống nhất áp dụng Luât thuế VAT và thuế Thu nhập doanh nghiệp. Sự thay đổi này có tác động mạnh mẽ đến hoạt động tài chính đặc biệt là khi chúng ta quan tâm đến chu trình mua hàmg và thanh toán.

H

ớng giải quyết

Hầu hết các doanh nghiệp thờng áp dụng theo phơng pháp khấu trừ. Theo phơng pháp này, doanh nghiệp không phải nộp thuế doanh thu tính trên tỷ lệ nộp thuế của từng loại doanh thu mà sẽ tính số thuế phải nộp theo số chênh lệch giữa VAT đầu ra và VAT đầu vào. Quan hệ mua bán có liên quan đến nhiều bên tham gia vì vậy một doanh nghiệp đựơc lợi cũng đồng nghĩa với doanh nghiệp liên quan bị thiệt hại. Chính đặc điểm này dẫn đến hạn chế đợc sự gian lận với nhiều mục đích khác nhau mà điển hình là việc trốn thuế. Bên cạnh đó ngoài lợi ích có đợc từ nguyên tắc tính thuế theo luật thuế mới(Thuế VAT) còn có những u điểm nhằm tạo cho doanh nghiệp một nề nếp tài chính tốt thể hiện qua những mặt sau :

- Các loại hoá đơn chứng từ nhất là hoá đơn mua hàng sử dụng tại doanh nghiệp đợc bảo quản chặt chẽ. Các hoá đơn này có mẫu do Bộ Tài chính ban hành đã đợc đăng ký về số lợng và mẫu mã, số chứng từ. Vào cuối quý doanh

nghiệp phải thông báo tình hình sử dụng hoá đơn chứng từ cho Bộ Tài chính và cơ quan thuế đợc biết trong đó nêu rõ các loại hoá đơn bị mất mát, bị huỷ kèm theo các lý do. Theo đó các hoá đơn đợc sắp xếp theo thứ tự và đợc giữ gìn cẩn thận

- Từ ngày 1 đến ngày 10 hàng tháng doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan thuế biết về tình hình nộp thuế của doanh nghiệp bao gồm các loại thuế đầu ra và thuế đầu vào. Để thực hiện đợc việc này phòng kế toán phải có trách nhiệm lập các Bảng kê mua và Bảng kê bán các loại sản phẩm hàng hoá, dịch vụ cùng các Bảng kê mua, bán lẻ của hàng tháng và tập hợp thuế.

Từ những đặc điểm khi áp dụng Luật thuế mới cho phép chúng ta tin t- ởng vào các kết quả do kế toán của đơn vị cung cấp nêu đơn vị thực hiện tốt những công việc trên. Chính vì thế , khi thực hiện kiểm toán , KTV nêu chú ý đến tình hình áp dụng luật thuế tại đơn vị, những kết quả mà KTV thu thập đ- ợc khi tìm hiểu việc áp dụng sẽ rất có lợi có thể hạn chế đợc công việc kiểm tra chi tiết cụ thể nh sau :

- Tìm hiểu việc tuân thủ theo các quy định do Bộ Tài chính và cơ quan thuế ban hành nh xem xét các bản báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn chứng từ tại đơn vị của hàng quý.Việc thực hiện nộp các loại Bảng kê nộp thuế cho cơ quan thuế có đợc thực hiện theo đúng thời gian quy định hay không, nếu không có thể dẫn đến tình trạng ghi nhận không đúng kỳ các loại doanh thu bán hàng. Trong trờng hợp việc thực hiện tại đơn vị là tốt có thể giảm đi số các thủ tục kiểm tra chi tiết hoặc ngợc lại

- Khi thực hiện công việc kiểm tra chi tiết, thông qua việc tìm hiểu các loại hoá đơn mua hàng có thể biết đợc hoá đơn nào là đầu năm và cuôí năm vì thế dễ dàng hơn trong đánh giá tính đúng kỳ của doanh thu, chọn một số chứng từ và đối chiếu với tình hình ghi sổ .. . Cũng có thể khi kiểm toán mục tiêu đầy đủ trọn vẹn của doanh thu và các khoản phải trả , KTV có thể đối chiếu trên các loại Bảng kê và các chứng từ tơng ứng một cách nhanh gọn hơn.

- VAT là luật thuế mới nên có thể các doanh nghiệp cha thành thạo trong việc tận dụng vì vậy khi thực hiện kiểm toán, KTV phải quan tâm đến mục tiêu tính toán và đánh giá các loại thuế xem có nhầm lẫn gì không . KTV phải chú ý đến những khác biệt giữa chính sách ghi nhận doanh thu và luật thuế mới. Có thể khẳng định rằng đến năm 2000 tất cả các doanh nghiệp đã thực hiện luật thuế VAT một cách linh hoạt và có hiệu quả.

♦ Vấn đề kiểm tra hiện tợng báo cáo d Các khoản phải trả

Trong một cuộc kiểm toán, khi kiểm tra các khoản công nợ, sự quan tâm th- ờng đợc tập trung vào việc đảm bảo Các khoản phải trả không bị báo cáo thiếu hoặc bỏ sót một cách trọng yếu. Đây là một điều dễ hiểu bởi các sai sót do báo cáo thiếu Các khoản phải trả thờng hay xảy ra hơn so với việc báo cáo d.

Tuy vậy,việc báo cáo thiếu hay báo cáo d. Các khoản phải trả đều gây hậu quả nghiêm trọng nh nhau đối với các thông tin tài chính đợc trình bày trên các Báo cáo của doanh nghiệp. Có hai trờng hợp ghi sai Các khoản phải trả làm ảnh hởng đến tính trung thực của các BCTC là:

* Tr ờng hợp 1: ghi thừa hoặc thiếu một khoản phải trả đồng thời phản ánh thừa hoặc thiếu một khoản hàng tồn kho.

* Tr ờng hợp 2 : ghi thừa hoặc thiếu một khoản phải trả nhng quên không phản ánh một khoản hàng tồn kho tơng ứng.

ở trờng hợp thứ nhất, sai sót không gây ảnh hởng đến lợi nhuận trên Báo cáo KQKD song nó làm cho Bảng CĐTS bị phản ánh sai. Còn sai sót nêu trong trờng hợp thứ hai sẽ gây hậu quả nghiêm trọng hơn vì nó làm lợi nhuận biến đổi. Nh vậy dù là báo cáo thừa hay báo cáo thiếu Các khoản phải trả thì tác hại đều nghiêm trọng nh nhau.

Sai sót về báo cáo d Các khoản phải trả thờng hay gặp ở các đơn vị có quy mô nhỏ. Nếu các công ty lớn luôn muốn khuếch trơng tình hình tài chính của mình nên hay có gian lận là ghi sớm doanh thu còn chi phí bị khai chậm, thì ở các công ty nhỏ lại hay mắc sai sót về ghi tăng các khoản chi phí để giảm lợi nhuận, từ đó giảm mức thuế phải nộp. Sai sót do báo cáo d Các khoản phải trả còn hay gặp trong trờng hợp các khoản nợ dài hạn hay nợ các đối tợng khác nhng lại bị phân loại sai vào các khoản phải trả do mua hàng hoá.

Khi kiểm toán Các khoản phải trả trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, kiểm toán viên VACO lựa chọn một số các hóa đơn mua hàng, rồi đối chiếu với sổ sách liên quan. Cách làm đó mới chỉ phát hiện đợc Các khoản phải trả để ngoài sổ sách mà không phát hiện đợc các sai sót ngợc lại, tức là Các khoản phải trả bị báo cáo d.

H

ớng giải quyết

Để phát hiện Các khoản phải trả đợc ghi sổ nhng thực tế không có nghiệp vụ mua hàng xảy ra hoặc đó không phải là khoản nợ do mua hàng mà phục vụ

cho một mục đích khác, kiểm toán viên có thể tiến hành các thủ tục kiểm tra nh sau:

- Chọn một số nghiệp vụ trớc và sau ngày kết thúc năm tài chính trên sổ theo dõi chi tiết công nợ, đối chiếu với các chứng từ gốc để tìm ra các khoản ghi sổ mà không có chứng từ.

- Đối chiếu các Báo cáo nhận hàng hoặc các Phiếu nhập kho sau ngày cuối năm với các Hoá đơn liên quan để đảm bảo rằng chúng không đợc ghi sổ Các khoản phải trả năm hiện hành.

- Kiểm tra hàng tồn kho đang trên đờng vận chuyển. Nếu khách hàng mua nguyên vật liệu nhập khẩu theo phơg thức giá CIF (giao hàng tại cửa khẩu bên mua) thì quyền sở hữu đợc chuyển qua ngời mua khi nhận đợc hàng tại kho của mình. Do đó chỉ khi nào mà đơn vị đã nhận đợc hàng mua trớc ngày lập Bảng CĐTS thì mới đợc tính vào Các khoản phải trả còn trong trờng hợp đến ngày khoá sổ mà hàng vẫn đang trên đờng vận chuyển thì giá trị lô hàng này không đợc tính vào Các khoản phải trả. Kiểm toán viên kiểm tra các Hợp đồng mua hàng để xem phơng thức mua hàng của đơn vị, từ đó có thể phát hiện ra các sai sót nh đã nêu.

Với các thủ tục khảo sát chi tiết đó, KTV có thể tin tởng Các khoản phải trả đã không bị báo cáo d. Việc làm này sẽ góp phần hoàn thiện hơn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán.

♦Vấn đề chọn mẫu khi tiến hành kiểm toán

Trên thực tế, các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến số d từng tài khoản phát sinh với số lợng lớn khiến cho KTV không thể nào kiểm tra hết đợc toàn bộ các nghiệp vụ. Để bảo đảm hiệu quả kiểm toán, nghĩa là với chi phí kiểm toán định trớc nhng kết luận mà KTV đa ra phải sát thực với thực tế của hoạt động kinh doanh của đơn vị, đòi hỏi phải tiến hành chọn mẫu các nghiệp vụ trong khi tiến hành kiểm tra chi tiết từng số d tài khoản. Phơng pháp AS/2 có đa ra các cách chọn mẫu sau:

• Chọn mẫu đại diện

• Chọn mẫu không đại diện

• Kiểm tra toàn bộ các khoản trong số d chọn mẫu

Trong trờng hợp thứ nhất việc chọn mẫu đợc thực hiện theo cách này bởi vì các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản cần kiểm tra phát sinh với số lợng lớn:

Nh các nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu, hàng hoá sản phẩm tại một đơn vị khách hàng là doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thơong maị… .Trong trờng hợp này KTV không thể kiểm tra hết toàn bộ nên sẽ chọn mẫu đại diện từ đó suy ra mức sai sót cho toàn bộ tổng thể. Việc xác định số lợng mẫu sẽ theo công thức dựa trên giá trị trọng yếu chi tiết MP, chỉ số độ tin cậy khi kiểm tra chi tiết R, số d tài khoản cần kiểm tra (Công thức này đã đợc đề cập tại phần II). Việc chon mẫu sẽ không thể tránh khỏi đợc những rủi ro do tuỳ thuộc vào đặc điểm mẫu chọn chứ không phải phụ thuộc chủ yếu vào công thức chọn mẫu. Mặt khác công thức chọn mẫu này đã đợc áp dụng nh một công thức chuẩn khi tiến hành kiểm toán tại VACO, tỏ ra tiện lợi khi áp dụng vì vậy không có vấn đề gì phải bàn thêm về cách thức chọn mẫu này.

Trong trờng hợp chọn mẫu theo cách thứ 3 điều kiện áp dụng ở đây là số l- ợng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài khoản này ít hoặc ở mức độ vừa phải.

Trong trờng hợp chọn mẫu theo cách thứ 2, đây là cách chọn mẫu đợc áp dụng nhiều nhất với điều kiện số lợng các nghiệp vụ phát sinh hay các khoản mục cần chọn ở mức đọ vừa phải, tuy vậy kiểm toán viên chỉ chú ý đến những nghiệp vụ phát sinh có số lợng tiền lớn để tiến hành kiểm tra, đối chiếu. Điều này thể hiện rõ ràng trong ví dụ láy từ Công ty MBC khi kiểm tra chu trình mua hàng và thanh toán. KTV xem xét sổ tổng hợp tài khoản phải trả khách hàng và chọn những nhà cung cấp có số d nợ lớn để kiểm tra. Cũng tơng tự nh thế , thủ tục này đợc áp dụng khi kiểm tra chi tiết số tiền chênh lệch trên hoá đơn và trên hợp đồng cung cấp hàng hoá . Vì vậy cần phải cẩn thận khi áp dụng phơng pháp chọn mẫu trên, thông thờng có thể kết hợp với tất cả xét đoán cá nhân về tổng mức sai sót và so sánh với những sai sót đã phát hiện đ- ợc , nếu có chênh lệch thì có thể tăng số mẫu đợc chọn và kết hợp chặt chẽ với việc kiểm tra đánh giá hệ thống kiểm soát nh đã trình bày.

Kết luận