Nghĩa là từ các khoản mục hàng tồn kho, nợ phải trả trên bảng CĐTS KTV phân tích ra theo số d của từng tài khoản nh tài khoản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài khoản nợ phải trả ngời bán... sau đó sẽ kiểm tra số phát sinh của mỗi tài khoản đó trên các sổ chi tiết và kết hợp với các phơng pháp kiểm toán chứng từ để đối chiếu với chứng từ gốc hoặc phơng pháp kiểm toán ngoài chứng từ để xác minh trên thực tế.
Tóm lại, các trắc nghiệm trên có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, giúp cho KTV thu đợc các bằng chứng có độ tin cậy cao, các rủi ro kiểm toán đợc hạn chế đến mức tối đa song lại có một nhợc điểm là rất tốn công, rất mất thời gian và chi phí lớn
I.2.3. Khảo sát các quá trình kiểm soát và khảo sát nghiệp vụ chu trình mua hàng và thanh toán hàng và thanh toán
Trong quá trình kiểm toán, KTV luôn tìm cách giảm tối thiểu các kiểm tra chi tiết bằng cách dựa vào hệ thống KSNB của đơn vị. Tuy nhiên, “khi dựa vào KSNB thì kiểm toán viên phải thấy hài lòng về hệ thống KSNB mà doanh nghiệp đang áp dụng” (IAG6, đoạn 11). Để có đợc sự “hài lòng” đó “chuyên gia kiểm toán phải thu thập các bằng chứng qua các kiểm tra thủ tục kiểm soát để chứng minh cho việc đánh giá rủi ro kiểm soát”(ISA400 đoạn 31), nghĩa là kiểm toán viên phải thực hiện các thử nghiệm tuân thủ theo chơng trình kiểm toán đã lập.
Vì vậy trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, việc kiểm tra hệ thống KSNB đợc chia ra làm hai khía cạnh lớn là hệ thống KSNB với các nghiệp vụ mua hàng và KSNB với các nghiệp vụ thanh toán.
♦ Kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng
Một hệ thống KSNB đợc đánh giá là tốt, hoạt động có hiệu quả khi nó thỏa mãn 7 mục tiêu chung về KSNB. Vì vậy việc kiểm tra hệ thống KSNB đối với các nghiệp vụ mua hàng có thể coi là việc kiểm tra sự thoả mãn các mục tiêu của KSNB. Các mục tiêu đó là:
• Hàng hoá và dịch vụ mua vào có căn cứ hợp lý. Điều đó có nghĩa là KTV phải kiểm tra xem hàng hoá và dịch vụ mua vào đó có đúng là phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh, phù hợp với lợi ích tốt nhất của đơn vị hay không. Muốn vậy, KTV chọn mẫu và kiểm tra tính hợp lý và tính xác thực của
các đơn kiến nghị mua hàng, đơn đặt hàng, hoá đơn của ngời bán, báo cáo nhận hàng. Nếu hàng hoá, dịch vụ mua vào không có đơn kiến nghị hay đơn đặt hàng không đợc phê chuẩn thì chứng tỏ số hàng đó không có căn cứ hợp lý.
• Hàng hoá mua vào đều đợc ghi sổ đầy đủ . Khi thực hiện một cuộc kiểm toán thì các sai sót và gian lận thờng gặp là tài sản bị khai tăng còn các khoản công nợ thì bị khai thiếu. Vì vậy trong chu trình mua hàng và thanh toán việc không ghi sổ các nghiệp vụ mua vào đồng thời ghi thiếu các khoản nợ phải trả là sai sót thờng thấy. Để giảm mức rủi ro này, KTV kiểm tra xem các hoá đơn mua hàng, các báo cáo nhận hàng có đợc đánh số trớc và theo dõi hay không, đối chiếu chứng từ gốc với sổ nhật ký mua hàng để đảm bảo rằng hàng hoá và dịch vụ mua vào đều đợc vào sổ.
• Hàng hoá mua vào đ ợc ghi sổ đều đ ợc đánh giá đúng đắn. Sự kiểm tra của KTV về tính hiệu quả của các quá trình KSNB đối với sự đánh giá chính xác các nghiệp vụ mua vào là rất quan trọng. Bởi vì việc ghi sổ các nghiệp vụ mua vào chính xác hay không sẽ ảnh hởng trực tiếp đến quá trình đánh giá của rất nhiều tài khoản nh hàng tồn kho, công nợ, các khoản phí tổn... Nếu KTVđa ra kết luận là có thể tin cậy vào hệ thống KSNB đối với sự đánh giá chính xác các nghiệp vụ mua vào thì mức độ kiểm soát chi tiết nhiều tài khoản trên Bảng cân đối tài sản sẽ đợc giảm nhẹ. Các thử nghiệm tuân thủ thực hiện ở đây là kiểm tra tính chính xác về mặt số liệu của các hoá đơn mua hàng kể cả những khoản chiết khấu và chi phí vận chuyển.
• Hàng hoá mua vào đ ợc phê chuẩn đúng đắn KTV thực hiện các trắc nghiệm có dấu vết bằng cách xem bảng kê chi tiết, lựa chọn một số nghiệp vụ phát sinh có giá trị ở những mức khác nhau và yêu cầu đơn vị cho kiểm tra chứng từ gốc xem chúng có đợc phê duyệt bởi đúng cấp có thẩm quyền theo nh quy định của đơn vị hay không.
• Hàng hoá mua vào đợc phân loại đúng đắn. KTV có thể phỏng vấn kế toán xem có dấu hiệu của các thủ tục kiểm tra nội bộ đối với việc phân loại các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào hay không, so sánh sự phân loại hàng mua vào trên Sổ cái hoặc trên Bảng kê chi tiết hàng tồn kho với sơ đồ tài khoản của đơn vị để đảm bảo rằng các nghiệp vụ này đã đợc phân loại đúng đắn.
nhận đợc hàng hoá và dịch vụ hay không? Thử nghiệm tuân thủ để kiểm tra mục tiêu này là tiến hành so sánh ngày của Báo cáo nhận hàng hay Phiếu nhập kho với Hóa đơn của ngời bán hoặc ngày ghi trên sổ Nhật ký mua vào.
• Hàng hoá mua vào đ ợc ghi sổ đúng đắn trên sổ chi tiết khoản phải trả, sổ kho và chúng đ ợc tổng hợp đúng đắn trên sổ cái. KTV có thể kiểm tra tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng số ghi trên sổ nhật ký, theo dõi quá trình chuyển sổ vào Sổ cái tổng hợp.