II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành
2. Hoàn thiện hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
ơng.
* Về cách tính lơng trả cho công nhân trực tiếp sản xuất.
Hiện nay Công ty đang áp dụng phơng thức trả lơng theo sản phẩm khoán đối với công nhân trực tiếp sản xuất và tiến hành chia lơng cho từng công nhân theo công thức.
Đơn giá tiền công
= Tổng số tiền đợc thanh toán
Tổng số công thực hiện
Việc tính lơng cho từng công nhân theo phơng pháp này không tính đến bậc thợ và trình độ tay nghề của ngời lao động. Điều này sẽ dẫn đến những ngời lao động giỏi, tay nghề cao cha đợc trả lơng thích đáng với tay nghề của mình và không khuyến khích ngời lao động nâng cao năng suất lao động. Vì vậy, công ty nên thay đổi cách tính lơng cho ngời lao động tại các tổ, đội, cách tính nh sau:
Việc tính lơng cho từng công nhân không chỉ căn cứ vào số ngày làm việc trong tháng mà hàng tháng, căn cứ vào tinh thần, thái độ làm việc và hiệu quả công việc, Công ty tiến hành phân loại lao động thành các loại A, B, C với hệ số phân loại A = 1,2; B = 1; C = 0,8 và dựa vào hệ số này cùng với số công thực hiện trong tháng và hệ số cấp bậc của từng ngời để tính lơng. Theo cách này tiền công đợc tính theo công thức sau: ∑ = ì ì = n i 1 Pi Ki Ci L G Đ li= ĐG x Ci x Ki x Pi Trong đó:
ĐG: Đơn giá tiền công
L : tổng số tiền đợc thanh toán trong kỳ Ci: Số công làm việc của công nhân thứ i Ki: Hệ số xếp loại của công nhân thứ i Pi: Hệ số cấp bậc của công nhân thứ i li: Tiền công của công nhân thứ i
Phân phối lơng theo cách này sẽ khuyến khích ngời lao động nhiệt tình hơn trong công việc và làm việc có hiệu quả hơn góp phần nâng cao năng suất lao động.
* Về việc hạch toán tiền lơng tạm ứng cho công nhân viên.
Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành thì tất cả những nghiệp vụ liên quan đến việc tăng, giảm khoản phải trả cho công nhân viên đều phải thực hiện thông qua TK 334”phải trả công nhân viên”. Nhng tại Công ty khi quyết toán tạm ứng lơng cho
ngời lao động thì kế toán định khoản trực tiếp vào tài khoản chi phí nhân công. Hạch toán nh vậy vừa không phù hợp với quy định hiện hành vừa gây khó khăn trong việc theo dõi quỹ lơng của công ty và khó khăn trong trong việc tính các khoản trích theo l- ơng vì các khoản này đợc trích trên tiền lơng phải trả công nhân viên. Vì vậy, khi hạch toán khoản mục này kế toán nên hạch toán qua TK 334.
Thực trạng Kiến nghị
TK 111, 112 TK1411 TK622, 6271,.. TK 111, 112 TK1411 TK334
Tạm ứng lơng Quyết toán tạm Tạm ứng lơng Quyết toán tạm cho CNV ứng cho CNV cho CNV ứng cho CNV
Sơ đồ 3.3: Sơ đồ hạch toán tiền lơng tạm ứng cho công nhân viên. * Về việc hạch toán các khoản trích theo lơng.
Theo Quyết định 1864/1998/ QĐ - BTC, các khoản trích theo lơng của công nhân đợc hạch toán vào TK 627. Việc trích BHXH, BHYT, KPCĐ có ý nghĩa quan trọng đối với ngời lao động.Thực hiên tốt việc trích các khoản này sẽ đảm bảo đợc quyền lợi của công nhân viên trong công ty. Tuy nhiên, việc trích các khoản theo lơng cần phải trích trên cơ sở tiền lơng thực tế mà ngời lao động nhận đợc chứ không chỉ trích trên phần tiền lơng cơ bản. Ngoài ra, trên thực tế công ty đã hạch toán toàn bộ những khoản trích theo lơng vào TK642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”. Việc hạch toán nh vậy đã làm cho cơ cấu chi phí thuộc chỉ tiêu giá thành bị sai lệch, giá thành không phản ánh đúng bản chất của nó từ đó sẽ ảnh hởng đến việc phân tích chi phí sản xuất và độ tin cậy của thông tin đa ra. Vì vậy, để đảm bảo cho việc tính đúng, tính đủ giá thành và tuôn thủ đúng các quy định chế độ kế toán hiện hành thì các khoản trích BHYT, BHXH, KPCĐ của công nhân xây lắp, nhân viên sử dụng máy và nhân viên quản lý đội phải đợc hạch toán vào TK627 (6271- chi phí nhân viên quản lý đội).
Quy trình hạch toán các khoản trích theo lơng đợc thể hiện qua sơ đồ sau: Thực trạng Kiến nghị
TK 338 TK 642 TK 338 TK 6271 ( 3382, 3382, 3384) ( 3382, 3382, 3384)
Các khoản trích theo Khoản trích theo lơng lơng của CBCNV của công nhân xây lắp, trong công ty công nhân sử dụng máy, nhân viên quản lý đội
TK 642
Khoản trích theo lơng của nhân viên QLDN
Sơ đồ 3.4:Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lơng.
3. Hoàn thiện việc hạch toán chi phí sử dụng máy thi công.
* Chi phí máy thi công thuê ngoài.
Có thể nói chi phí máy móc thi công là một bộ phận tài sản không thể thiếu đợc trong các doanh nghiệp xây lắp. Việc sử dụng máy móc thi công giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động, giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm xây lắp, đồng thời đảm bảo chất lợng cũng nh tiến độ thi công các công trình. Theo Quyết định số 1864/1998/QĐ- BTC của Bộ Tài chính thì đối với các doanh nghiệp xây lắp thực hiện thi công theo phơng thức hỗn hợp vừa thủ công vừa kết hợp bằng máy và không có đội máy thi công riêng thì đợc hạch toán vào TK623 “chi phí sử dụng máy thi công”. Qua khoản mục chi phí sử dụng máy thi công này các nhà quản lý có thể thấy đợc mối quan hệ giữa chi phí máy thi công với các chi phí khác, với việc nâng cao năng suất lao động và khả năng cơ giới hoá của công ty.
Thực tế, tại công ty xây dựng công trình Hà Nội chi phí máy thi công thuê ngoài vẫn chiếm một giá trị khá lớn trong giá thành sản phẩm do phần lớn các máy đi thuê thờng có công suất cao, giá trị lớn. Tuy nhiên, chi phí máy thi công thuê ngoài không đợc kế toán công ty hạch toán vào TK 623 mà lại hạch toán vào TK 627 (6277 – chi phí dịch vụ mua ngoài). Điều này dã làm cho các khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm không đợc phản ánh chính xác, làm thay đổi cơ cấu chi phí trong giá thành sản phẩm và từ đó sẽ dẫn đến sự sai lệch trong việc phân tích chi phí và tìm ra các giải pháp cho quản lý chi phí – giá thành.
Vì vậy, để phục vụ tốt hơn cho công tác phân tích chi phí - giá thành và đảm bảo cung cấp những thông tin xác thực cho quản lý, công ty nên hạch toán khoản chi phí này vào TK 623 (6237 – chi phí dịch vụ mua ngoài).
Việc hạch toán đợc thực hiện nh sau:
Thực trạng Kiến nghị
TK111,112,331 TK627 TK111,112,331 TK 623
Tập hợp chi phí thuê máy Tập hợp chi phí thuê máy
TK 133 TK 133
Thuế GTGT đợc khấu trừ Thuế GTGT đợc khấu trừ
Sơ đồ 3.5: Sơ đồ kiến nghị hạch toán chi phí máy thi công thuê ngoài. * Về việc phân bổ chi phí sử dụng máy thi công.
Hiện nay tại Công ty chi phí sử dụng máy thi công đợc tập hợp chung vào TK 623 (chi tiết cho từng loại máy) rồi sau đó tiến hành phân bổ theo tiêu thức nhân công trực tiếp. Tiêu thức phân bổ mà Công ty sử dụng là cha hợp lý. Bởi vì có những công trình thi công bằng máy nên chi phí nhân công chiếm một tỷ lệ thấp nhng cũng có công trình lao động thủ công là chủ yếu. Trong trờng hợp này chi phí nhân công lại chiếm một tỷ lệ lớn. Vì thế, nếu phân bổ theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp sẽ dẫn đến hiện trạng là có những công trình sử dụng máy thi công nhiều nhng chi phí sử dụng máy lại đợc phân bổ ít và ngợc lại. Điều này sẽ làm cho chi phí sử dụng máy thi công trong giá thành từng công trình không đợc xác định đúng theo chi phí thực tế phát sinh. Vì vậy, để chi phí sử dụng máy thi công phân bổ cho các công trình đợc chính xác và hợp lý, Công ty nên thay đổi tiêu thức phân bổ, không sử dụng chi phí nhân công trực tiếp mà lấy số số giờ (ca) máy hoạt động làm tiêu thức phân bổ.
Trên thực tế, một chiếc máy trong một ca làm việc có thể tham gia 2 đến 3 công trình khác nhau hoặc 2 đến 3 hợp đồng giao khoán nội bộ khác nhau. Chính vì thế, Công ty nên bố trí thêm nhân viên làm nhiệm vụ theo dõi ca (giờ) máy sử dụng và trong phiếu theo dõi lịch trình hoạt động của máy Công ty nên bổ sung thêm cột “số giờ (ca) máy hoạt động” để đảm bảo việc theo dõi và quản lý máy đợc chặt chẽ hơn. Mẫu phiếu đợc sửa lại nh sau:
Bảng 3.2:
Công ty XDCTHN
Phiếu theo dõi hoạt động máy thi công Tên máy:
Tháng.... năm....
Ngày
tháng Ngời điều khiển
Địa điểm hoạt động ( công trình)
Số giờ (ca) hoạt động
Xác nhận
Cộng
Cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp số giờ máy hoạt động và số giờ máy phục vụ cho từng công trình, sau đó tiến hành phân bổ chi phí sử dụng máy thi công cho các công trình theo số giờ (ca) máy hoạt động.
Theo cách này, chi phí sử dụng máy thi công phân bổ cho từng công trình đợc tính nh sau:
Chi phí sử dụng máy thi công A phân bổ
cho công trình i
= Tổng chi phí sử dụng máy
thi công A x
Số giờ máy thi công A phục vụ công trình i Tổng số giờ máy thi công
A hoạt động trong tháng
Với cách phân bổ này, công trình nào thì công trình nào sử dụng nhiều ca (giờ) máy thì sẽ phải chịu nhiều chi phí sử dụng máy thi công. Nh thế việc phân bổ sẽ hợp lý hơn và phản ánh đúng thực tế chi phí phát sinh.
4.Hoàn thiện hạch toán tài sản cố định.
* Về việc trích khấu hao TSCĐ.
Hiện nay, Công ty đang thực hiện việc trích khấu hao TSCĐ theo tháng. Việc tính khấu hao TSCĐ theo tháng đã phần nào phản ánh đợc thực tế vận động của tài sản trong Công ty. Tuy nhiên, tại Công ty việc trích khấu hao TSCĐ tính vào chi phí không phải tháng nào cũng đợc thực hiện đầy đủ. Cụ thể là trong những tháng mà công việc ít hoặc chi phí phát sinh quá lớn, doanh thu không thể bù đắp thì Công ty thờng giảm chi phí bằng cách không trích khấu hao TSCĐ cho tháng đó (trong năm 2002 vừa qua đã có tới 2 tháng công ty không tiến hành trích khấu hao TSCĐ). Cách làm này, trớc hết làm ảnh hởng tới kế hoạch thu hồi vốn đầu t đối với TSCĐ từ đó ảnh hởng tới kế hoạch đầu t, sắm mới TSCĐ. Và đặc biệt, làm nh vậy đã làm cho chi phí không đợc hạch toán chính xác, gây nên hiện tợng lãi giả, lỗ thật, làm cho thông tin kế toán bị sai lệch,
không còn phản ánh trung thực tình hình tài chính của công ty. Và từ đây sẽ kéo theo làm sai lệch hàng loạt các quyết định quản trị khác. Vì vậy, hàng tháng Công ty nên tiến hành trích đầy đủ khấu hao TSCĐ cho các đối tợng sử dụng.
Một hạn chế trong việc hạch toán khấu hao TSCĐ tại công ty nữa là khi khấu hao TSCĐ, máy thi công công ty không sử dụng TK 009 – nguồn vốn khấu hao, do đó công ty không thể theo dõi một cách chặt chẽ đợc nguồn hình thành và sử dụng nguồn vốn khấu hao cơ bản để tái sản xuất TSCĐ hay để nộp cấp trên. Vì thế, công ty nên mở thêm TK 009 để theo dõi nguồn vốn khấu hao của công ty khi tiến hành trích khấu hao cho TSCĐ, máy thi công. Kết cấu của TK 009 nh sau:
Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguồn vốn khấu hao cơ bản.
Bên Có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguồn vốn khấu hao cơ bản (nộp cấp trên, cho vay, đầu t, mua sắm TSCĐ )…
D Nợ: vốn khấu hao cơ bản hiện còn trong doanh nghiệp.
* Trích trớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ.
Tại công ty máy móc sử dụng thờng có dung tích và khối lợng lớn nh máy trộn bê tông, máy đầm, máy xúc, cần cẩu Thế nh… ng do đặc điểm của ngành xây dựng là có mặt bằng sản xuất không ổn định, trải rộng và phân tán nên toàn bộ lực lợng lao động , máy móc thiết bị, vật t kỹ thuật phải di c theo công trình. Mặt khác, thi công xây dựng là công tác chủ yếu nằm ở ngoài trời, chịu ảnh hởng trực tiếp của các điều kiện tự nhiên, khí hậu nên rất dễ bị h hỏng. Vì vậy công ty phải thờng xuyên bảo dỡng, tu sửa và đổi mới trang thiết bị kỹ thuật sao cho đáp ứng kịp thời nhu cầu của sản xuất. Nhng trên thực tế, công ty không tiến hành trích trớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh, mà tháng nào có nghiệp vụ phát sinh thì khoản chi phí này đợc tính luôn vào chi phí sản xuất của tháng đó. Điều này là không hợp lý vì một chi phí bỏ ra có tác dụng trong nhiều kỳ nhng chi phí chỉ đợc tính trong một kỳ.
Do vậy, Công ty nên có kế hoạch trích trớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo cho chi phí sản xuất không tăng đột biến trong kỳ khi phát sinh khoản chi phí này.
Để trích trớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thì cuối mỗi năm công ty cần xem xét tình hình, khả năng hoạt động của TSCĐ hiện có từ đó lập kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ cho cả năm bằng cách đề ra một tỷ lệ trích đối với từng loại tài sản. Dựa vào kế hoạch chi phí sửa chữa lớn TSCĐ trong năm, kế toán tính và trích trớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ theo tháng và phân bổ đều cho các công trình.
Mức trích trong tháng đợc tính nh sau:
Số chi phí sửa chữa lớn TSCĐ trích trong tháng
= Nguyên giá TSCĐ x Tỷ lệ trích năm
Sau khi đã tính số chi phí sửa chữa lớn trong tháng của từng TSCĐ, kế toán lập bảng trích trớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ. Bảng này có mẫu nh sau:
Bảng 3.3
bảng trích trớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ
Tháng.... năm....
STT Tên TSCĐ Nguyên giá Tỷ lệ trích Mức trích TK 623 TK 627 – Trong đó chia rachi tiết cho từng công trình TK 642 Cộng Quy trình hạch toán trích trớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ đợc thể hiện qua sơ đồ sau: TK111,112,331 TK 2413 TK335 TK623, 627,642 Chi phí thuê ngoài sửa Kết chuyển giá trị sửa Trích trớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ chữa lớn TSCĐ lớn TSCĐ theo kế hoạch TK 133 Thuế GTGT
đợc khấu trừ
Ghi chú : Công ty luôn thuê ngoài sửa chữa lớn TSCĐ.
Sơ đồ 3.6: Sơ đồ hạch toán trích trớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ.
5. Hoàn thiện hạch toán các khoản thiệt hại trong sản xuất.
Do đặc điểm của ngành xây lắp, hoạt động sản xuất phụ thuộc lớn vào nhiều yếu tố ngoại cảnh nh thời tiết, các điều kiện về giao thông, cấp thoát nớc Do vậy, các… thiệt hại phát sinh trong quá trình sản xuất là điều không thể tránh khỏi. Các thiệt hại phát sinh có thể do những nguyên nhân khách quan nh khi trời ma sẽ phát sinh công việc tát nớc, vét bùn khi thi công móng các công trình hoặc cung ứng vật t không kịp thời khiến công việc phải đình trệ Và cũng có thể do những nguyên nhân chủ quan… nh làm sai, làm ẩu phải phá đi làm lại. Khi đó chi phí vật t, nhân công và sử dụng máy thi công cũng tăng lên so với dự toán. Tuy nhiên. tại công ty các khoản thiệt hại này lại không đợc theo dõi và phản ánh đầy đủ. Cụ thể, chi phí vật liệu, nhân công, sử dụng máy cho các khoản thiệt hại vẫn đợc tính vào giá thành công trình. Theo quy định thì
TK711
Kết chuyển số trích thừa
những khoản thiệt hại này do xảy ra bất thờng, không đợc chấp nhận nên chi phí của chúng không đợc cộng vào chi phí sản xuất sản phẩm mà thờng xem là khoản phí tổn