III. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1. Tổ chức công tác kế toán bán hàng ở Chi nhánh Công ty ứng dụng Khoa học
Khoa học kỹ thuật
Nh phần trên đã nêu (Tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty ứng dụng Khoa học kỹ thuật) việc bán hàng của Công ty chủ yếu đợc tổ chức thực hiện trên 3 phơng thức: Bán buôn, bán lẻ,... Tuỳ vào từng phơng thức giao hàng, hình thức thanh toán mà kế toán bán hàng (tiêu thụ) cũng khác nhau.
Mặt khác, hàng tháng quá trình bán hàng cũng không giống nhau việc bán hàng diễn ra không đợc đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều tháng ít. Đó là điều tấ nhiên.
* Kế toán bán hàng theo phơng thức bán buôn
Khi Công ty nhập khẩu một lô hàng nào đó khi hàng đã về kho hoặc hàng đang đi đờng về bộ phận bán hàng Công ty sẽ gửi th chào hàng (có thể trực tiếp gọi điện thoại) tới các khách hàng mua buôn của Công ty. Qua việc trao đổi về nhu cầu mua bán của hai bên. Trên cơ sở đơn hỏi hàng và th chào hàng của Công ty đa ra, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng (hợp đồng mua bán), cn cứ vào hợp đồng đã ký kết hay đơn đặt hàng đã phê duyệt bởi Giám đốc, phòng kế toán lập hoá đơn giá trị gia tăng. Hoá đơn giá trị gia tăng (Biểu số2) vừa là hoá đơn bán hàng, và là căn cứ để xuất kho, vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với ngời mua hàng làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán. Hoá đơn giá trị gia tăng đợc lập làm 3 liên (đè giấy than viết 1 lần):
Liên 1: Lu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng ngày.
Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán đơn vị mua.
Liên 3: Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán.
Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lợng đơn giá của từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiền hàng, thuế
Sau khi lập hoá đơn giá trị gia tăng nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho, khi nhận đợc hoá đơn, thủ kho sẽ ghi vào sổ kho theo số lợng hàng đợc bán. Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập, xuất, tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán.
ở phòng kế toán: Sau khi nhận đợc chứng từ về tiêu thụ hàng hoá do thủ kho mang tới, kế toán kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt. Mỗi vật t đều đợc kế toán cho một mã riêng nên khi nhận đợc hoá đơn giá trị gia tăng kế toán phải tra mã của mặt hàng đợc bán để nhập vào máy vi tính. Kế toán tiêu thụ sử dụng sổ chi tiết hàng hoá, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng (Biểu số 3,4,5) để theo dõi hàng hoá về số lợng và giá trị:
Ví dụ:
Cụ thể: Ngày 5 tháng 1 năm 2002
Giữa Công ty ứng dụng KHKT và Công ty VINAXAD có hợp đồng mua bán máy poto rich FT 5840, kèm mực, từ và DevelopmentUnit với giá bán 56.896.364đ cha thuế (thuế VAT 10%).
Theo nh hợp đồng đã ký kết giữa hai bên, Công ty VINEXAD sẽ thanh toán cho Công ty ứng dụng KHKT theo hình thức tiền mặt. Do vậy căn cứ vào hợp đồng và hoá đơn giá trị gia tăng kế toán hàng hoá hạch toán nh sau:
Nợ TK 632: 46 227 615đ Có TK 156: 46 227 615đ Đồng thời ghi: Nợ TK 131: 62 586 000đ Có TK 511: 56 896 364đ Có TK 33311: 5 689 636đ
Do hàng ngày phát sinh nhiều các nghiệp vụ thu chi tiền hàng nên để tiện theo dõi công nợ phải thu, phải trả kế toán Công ty sử dụng TK 131 - "Phải thu của khách hàng" và TK 331 - " Phải trả cho ngời bán". Do đó tất cả các nghiệp
vụ có liên quan đến thu tiền hàng kế toán phản ánh qua Nợ TK 131, khi sự phát sinh nghiệp vụ thu tiền thì kế toán mới phản ánh bên có TK 131. Theo ví dụ trên.
Cũng trong ngày 5/1/2002 Công ty nhận đợc tiền do Công ty VINEXAD trả tiền hàng. Khi đó kế toán thu chi tiền mặt lập phiếu thu hàng. Căn cứ vào phiếu thu ngày 5/1/2002, kế toán công nợ ghi định khoản:
Nợ TK 1111: 62 586 000đ
Có TK 131: 62 586 000đ
Biểu số 1:
Hoá đơn (GTGT)
Liên 3: (Dùng để thanh toán)
Ngày 5 tháng 1 năm 2002 No 081774 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao CN Địa chỉ 152 Lạc Trung _ HBT
Điện thoại: 8210071. Họ, tên ngời mua... Đơn vị: Công ty VIEXAD Địa chỉ: Số 9 Đinh Lễ - Hà Nội Hình thức TT: CK. MS: 010018007
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐV Tính Số lợng Đơn giá Thành tiền 1 Máy photo ricoh FT5840
Kèm: + Mực, từ + DevvelopmentUnit Chiếc Bộ Chiếc 01 01 01 56.896.364 56.896.364 Cộng tiền hàng: 56.869.364 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 5.689.636 Tổng cộng tiền thanh toán: 62.586.000đ Số tiền viết bằng chữ: Sau hai triệu năm trăm tám sáu nghìn đồng chắn./.
Ngời mua hàng
Biểu số 2:
Sổ chi tiết tài khoản
Tài khoản: 511 - "Doanh thu bán hàng"
Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002 D nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK Đ/Ư Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS Có
02/1 HĐ 81772 Bán máy type 3 (Chị Nga) 131 110.000 04/1 HĐ 81773 Bán mực PT 420 (Chị Ngọc) 131 120.000 05/1 HĐ 81774 Bán máy photo ricoh FT5840, kèm mực,
từ (CT VINEXAD) 131 56.896.364 08/1 HĐ 81775 Bán máy đóng sách DSBN0
(Nguyễn Ngọc Thắng) 131 1.600.000 10/1 HĐ 81776 Bán mực điện UPS 500
(Chi Cục Thuế Hà Tây) 131 1.322.182 ... ... ... .... ... ... 31/1 HĐ 81791 Bán mực PT 4501
( Công ty Siêu Thanh HN) 131 29.336.460 Cộng phát sinh 1.509.749.916 1.509.749.916
Số d cuối kỳ 0
Lập, Ngày...tháng...Năm Ngời ghi sổ
* Kế toán tiêu thụhh theo phơng thức bán lẻ
Theo phơng thức này việc bán lẻ chủ yếu diễn ra tại văn phòng của Công ty, và thờng khách hàng xem hàng nếu đồng ý về chất lợng và giá cả thì sẽ mua hàng và trả tiền ngay, tuy nhiên doanh thu bán lẻ thờng không lớn. Nếu việc bán lẻ phát sinh qua điện thoại hoặc qua Fax nghĩa là khách hàng gọi điện trực tiếp tới phòng kinh doanh của Công ty về viẹc mua một loại hàng hoá nào đó và yêu cầu chuyển tới tận nơi, khi đó phòng kế toán sẽ viết HĐGTGT và xét 2 liên (liên 2 và liên 3) cho ngời giao hàng (thờng là nhân viên phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật) và yêu cầu ngời mua hàng ký vào để thực hiện tính hợp lệ, hợp pháp của hoá đơn.
Ví dụ: Ngày 16/1/2002 Công ty công trình giao thông 246 tới văn phòng của Công ty xem hàng và đã mua 01 máy in LBP 800. Đơn giá 4.303.636đ (cha
VAT) kèm mega data. Printer cabble. Công ty công trình giao thông đồng ý mua và sẽ thanh toán bằng tiền mặt. Khi đó kế toán hàng hoá lập định khoản:
Nợ TK 632: 3.839.400đ
Có TK 156: 3.893.400đ Về kế toán công nợ lập định khoản:
Nợ TK 131: 4.734.000đ
Có TK 511: 4. 303.636đ Có TK 33311: 430.364đ
Tới ngày 17/1/2002 khách hàng thanh toán tiền máy in căn cứ vào phiếu thu số 17 ngày 17/1 kế toán công nợ ghi:
Nợ TK: 1111 4.734.000đ
Có TK: 131 4.734.000đ
Biểu 3
Bảng báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng
Từ ngày 01 tháng 01 năm 2002 đến ngày 31 /01/ 2002
TT M vật tã Tên vật t Đvt SL Tiền vốn Doanh thu 1 DUNIT Deverlopmen Unit Cái 1.0 6.403.000 6.474.000 2 FAXRICOH 570 Máy faxricoh 570 Cái 2.0 4.494.028 7.592.000 3 FAXRICOH 580 Máy faxricoh 580 Cái 2.0 5.617.535
4 FT 4615 Máy photo FT 4615 Cái 9.0 134.858.133 152.468.955 5 FT 5632 Máy photo FT 5632 Cái 7.0 221.973.761 228.125.673 6 FT 5640 Máy photo FT 5640 Cái 1.0 35.312.420 36.340.000 7 FT 5840 Máy photo FT 5840 Cái 1.0 46.227.651 56.896.364 8 FT 7950 Máy photo FT 7950 Cái 1.0 112.036.678 188.890.000 9 LBP 800 Máy in laser LBP 800 Canon Cái 1.0 3.839.400 4.303.636 10 MDSDSB Máy đóng sách DSB No Cái 1.0 4.91.900 1.600.000 11 MUC 320 Mực photo 320 ống 20 4.291.014 4.800.000 12 MUC 810 Mực photo 810 ống 29 35.945.212 38.077.000 .... ... Tổng cộng: 1.345.145.759 1.509.749.916 Ngày....tháng....năm...