1. 4 Đặc điểm tổ chức quản lý
1.5- Đặc điểm kế toán của công ty
1.5.1- Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Bộ máy kế toán của Công ty In Công đoàn Việt Nam đợc tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty cũng nh trình độ của nhân viên kế toán.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty In Công đoàn Việt Nam Sơ đồ 14:
Nhiệm vụ của mỗi bộ phận trong phòng kế toán nh sau: Kế toán trởng và kế toán thanh toán
Kế toán trởng là ngời phối hợp hoạt động của các nhân viên kế toán, phối hợp hoạt động giữa các nội dung của công tác kế toán nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và các quy trình kế toán. Bên cạnh đó, kế toán trởng còn có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra công tác của các nhân viên kế toán.
Kế toán thanh toán phải thờng xuyên theo dõi các giao dịch của công ty với các nhà cung cấp, ngân hàng và khách hàng; Hàng tháng kế toán thanh toán lập Báo cáo chuyển cho kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ
Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp số liệu do các nhân viên kế toán khác cung cấp để từ đó lập các báo cáo tổng hợp. Hàng quý kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính gửi cho các bên liên quan và hàng năm kế toán tổng hợp thực hiện quyết toán cuối năm và đối chiếu số liệu với kế toán các phần hành có liên quan khác.
Kế toán TSCĐ phải đảm bảo công tác hạch toán để luôn nắm đợc chính xác các thông tin về các tài sản cố định của công ty nh tài sản hiện có bao nhiêu (giá trị và hiện vật tơng ứng), mới cũ thế nào, ai sử dụng, sử dụng nh thế nào, tăng giảm bao nhiêu,...
Kế toán công nợ và kế toán tiền lơng
Kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ
Kế toán trưởng và kế toán thanh toán
Kế toán vật tư Kế toán tiền lương và kế toán công
nợ
Thủ quỹ
Kế toán công nợ theo dõi tình hình công nợ của công ty và cuối tháng, cuối quý lên bảng kê tổng hợp theo dõi công nợ khách hàng.
Kế toán tiền lơng phải tính chính xác lơng và các khoản trích theo lơng nh BHXH, BHYT và KPCĐ cho các cán bộ, công nhân viên ở trong công ty. Sau đó, các bảng phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng sẽ đợc nộp cho kế toán tổng hợp.
Kế toán vật t
Nhiệm vụ của kế toán phần hành này là theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn cho từng loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ; lập các sổ chi tiết về nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ để đối chiếu với kế toán tổng hợp.
Thủ quỹ
Thủ quỹ có nhiệm vụ thu chi tiền mặt dựa trên các phiếu thu, chi do kế toán thanh toán chuyển sang và phải luôn nắm đợc các biến động tiền mặt tại quỹ và hàng tháng nộp Báo cáo quỹ cho kế toán trởng.
1.5.2- Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng trong công ty
Phần lớn các chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành đều đợc sử dụng và có những điều chỉnh thích hợp cho phù hợp điều kiện hoạt động kinh doanh của công ty. Danh mục chứng từ kế toán sử dụng trong Công ty In Công đoàn Việt Nam, bao gồm:
I - Lao động tiền lơng
1. Bảng chấm công
2. Bảng thanh toán tiền lơng 3. Bảng thanh toán BHXH 4. Bảng thanh toán tiền thởng
5. Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 6. Biên bản điều tra tai nạn lao động
II - Hàng tồn kho
1. Phiếu nhập kho 2. Phiếu xuất kho 3. Thẻ kho
4. Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá
III - Bán hàng
1. Hoá đơn (GTGT)
1. Phiếu thu 2. Phiếu chi
3. Giấy đề nghị tạm ứng
4. Giấy thanh toán tiền tạm ứng 5. Bảng kiểm kê quỹ
V - Tài sản cố định
1. Biên bản giao nhận TSCĐ 2. Thẻ TSCĐ
3. Biên bản thanh lý TSCĐ
1.5.3- Hệ thống tài khoản kế toán của công ty
Do điều kiện hoạt động kinh doanh thờng xuyên nên công ty áp dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên. Các tài khoản sử dụng trong công ty đợc áp dụng theo chế độ kế toán 1141 TC/QĐ/CĐKT do Bộ Tài chính ban hành ngày 1-11-1995, bao gồm:
Loại tài khoản 1: Tài sản lu động
TK 111 - Tiền mặt
TK 112 - Tiền gửi ngân hàng TK 131 - Phải thu của khách TK 133 - Thuế đợc khấu trừ TK 138 - Phải thu khác
+ TK 1381- Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc + TK 1388- Phải thu nội bộ khác
TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi TK 141 - Tạm ứng
TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
+ TK 1521 - Nguyên liệu, vật liệu chính (Giấy, mực và bản kẽm) + TK 1522 - Vật liệu phụ
+ TK 1523 - Nhiên liệu
+ TK 1524 - Phụ tùng thay thế + TK 1528 - Vật liệu khác TK 153 - Công cụ, dụng cụ
TK 211 - Tài sản cố định hữu hình TK 214 - Hao mòn tài sản cố định TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang
Loại tài khoản 3: Nợ phải trả
TK 311 - Vay ngắn hạn
TK 331 - Phải trả cho ngời bán
TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc TK 334 - Phải trả công nhân viên
TK 335 - Chi phí phải trả
TK 338 - Phải trả, phải nộp khác
+ TK 3381 - Tài sản thừa chờ giải quyết + TK 3382 - Kinh phí công đoàn
+ TK 3383 - Bảo hiểm y tế + TK 3384 - Bảo hiểm xã hội
+ TK 3388 - Phải trả, phải nộp khác TK 341 - Vay dài hạn
Loại tài khoản 4: nguồn vốn chủ sở hữu
TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh
+ TK 4111- Nguồn vốn kinh doanh (tự có) + TK 4112- Nguồn vốn do Tổng liên đoàn cấp + TK 4113- Nguồn vốn do Nhà nớc cấp TK 414 - Quỹ đầu t phát triển
TK 415 - Quỹ dự phòng tài chính TK 421 - Lợi nhuận cha phân phối TK 431 - Quỹ khen thởng, phúc lợi TK 441 - Nguồn vốn xây dựng cơ bản
Loại tài khoản 5: Doanh thu
TK 511 - Doanh thu bán hàng
Loại tài khoản 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh
TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp TK 627 - Chi phí sản xuất chung TK 631 - Giá thành sản xuất
TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Loại tài khoản 8: Chi phí hoạt động khác
TK 821 - Chi phí bất thờng
Loại tài khoản 9: Xác định kết quả kinh doanh
TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Các tài khoản khác không đợc sử dụng vì không phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty hay do thiếu sót của kế toán nh:
- TK 121, TK 128, TK 129, TK 221, TK 222, TK 228, TK 229 không đợc sử dụng vì ngoài các hoạt động sản xuất kinh doanh kể trên thì công ty không tham gia bất cứ một hoạt động đầu t hay liên doanh nào.
- TK 144, TK 244, TK 344 không đợc sử dụng vì công ty không nhận hay ký quỹ, ký cợc.
- TK 151 không đợc sử dụng vì hàng hoá mua về phải có hoá đơn về cùng mới đ- ợc hạch toán.
- TK 157 không đợc sử dụng vì các sản phẩm của công ty thờng đợc sản xuất theo hình thức đơn đặt hàng nên không có trờng hợp gửi bán.
- TK 159 do công ty không lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho nên không đợc sử dụng.
- TK 611 không đợc sử dụng vì công ty áp dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Đặc biệt, TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang không đợc sử dụng mặc dù công ty áp dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên. Nguyên nhân là do trớc kia công ty sử dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ, khi chuyển sang áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên lại vẫn dùng TK 631 - Giá thành sản xuất. Điều này là trái với nguyên tắc hạch toán.
Không chỉ có vậy, TK 632 - Giá vốn hàng bán, TK 721 - Thu nhập bất thờng... cũng không đợc sử dụng cho dù thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có liên quan đến các tài khoản này.
1.5.4- Hình thức sổ kế toán áp dụng trong doanh nghiệp
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán: “Chứng từ ghi sổ”
Các sổ sách bao gồm:
*34 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ *35 Sổ cái
*36 Các sổ, thẻ chi tiết: - Sổ tài sản cố định
- Sổ chi tiết vật t, sản phẩm, hàng hoá
- Thẻ kho (ở kho vật liệu, sản phẩm, hàng hoá) - Sổ chi tiết tiền vay ngắn hạn, vay dài hạn
- Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, ngời bán, thanh toán với ngân sách...
Trình tự ghi sổ kế toán ở Công ty In Công đoàn Việt Nam:
Định kỳ vào cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ kế toán tiến hành phân loại chứng từ và lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã lập, kế toán tổng hợp kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của chứng từ và ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào sổ Cái các tài khoản. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ nh Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập, xuất vật liệu đợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Các chứng từ thu chi tiền mặt hàng ngày do thủ quỹ ghi sổ quỹ đợc chuyển cho kế toán vào cuối tháng.
Cuối tháng kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra và đối chiếu giữa sổ Cái và Bảng tổng hợp số liệu chi tiết bằng cách tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số d của từng tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đ- ợc lập từ các sổ kế toán chi tiết) đợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Sơ đồ tổng quát về quy trình kế toán tại Công ty In Công đoàn Việt Nam: Sơ đồ 15: Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo kế toán
Sổ cái Bảng tổng hợp
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
1.5.5- Báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, vốn và công nợ cũng nh tình hình tài chính và kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin về kết quả và tình hình tài chính của doanh nghiệp trong từng tháng, quý hay năm, bao gồm:
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh Báo cáo lu chuyển tiền tệ
Bản thuyết minh báo cáo tài chính
Tại Công ty In Công đoàn Việt Nam cả bốn loại báo cáo tài chính nói trên đều đ- ợc lập theo định kỳ một quý một lần (vào cuối mỗi quý). Số lợng từng loại báo cáo tài chính đợc lập là 6 bản để lu lại công ty và gửi đi các nơi, gồm:
Tổng liên đoàn lao động Việt Nam Cục thuế Hà nội
Cục thống kê
Cục quản lý vốn