Tài khoản 623 dùng để tập hợp và phân bổ chi phí sử dụng xe, máy thi công phục vụ trực tiếp cho hoạt động xây lắp công trình.
Tài khoản này chỉ sử dụng để hạch toán chi phí sử dụng xe máy thi công đối với trường hợp doanh nghiệp xây lắp thực hiện xây lắp công trình theo phương thức thi công hỗn hợp vừa thi công vừa kết hợp bằng máy.
Trường hợp doanh nghiệp thực hiện xây lắp công trình hoàn toàn theo phương pháp bằng máy không sử dụng tài khoản 623 - chi phí sử dụng máy thi công mà doanh nghiệp hạch toán các chi phí xây lắp trực tiếp vào các TK 621, 622, 627.
Không hạch toán vào TK 623 khoản trích về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn tính trên lương phải trả công nhân sử dụng máy thi công.
Hiện nay máy thi công của Công ty được trang bị khá đa dạng và phong phú đáp ứng kịp thời nhu cầu thi công các công trình.
Máy thi công của Công ty có nhiều loại như: máy nén khí, máy vận thăng, cần cẩu, ô tô vận tải, máy mài, máy cắt, máy khoan, máy hàn.
Để tăng cường công tác quản lý chi phí máy và tận dụng triệt để năng lực làm việc của máy móc thiết bị thi công, Công ty xây dựng Lý quý đã thành lập một xí nghiệp chuyên quản lý các loại máy móc thiết bị phục vụ gia công, có nhiệm vụ quản lý và sử dụng các loại máy thi công có giá trị lớn như máy vận thăng, cần của, ô tô vận tải.
Khi các đơn vị có nhu cầu sử dụng các loại máy thi công thuộc xí nghiệp chuyên quản lý các loại máy móc thiết bị phục vụ gia công thì phải làm hợp đồng thuê máy nội bộ. Sau đó mở nhật trình theo dõi quá trình hoạt động của máy hàng ngày có xác nhận của cán bộ kỹ thuật công trình. Cuối tháng xí nghiệp đó thu toàn bộ các nhật trình máy để tính toán số ca hoạt động, số ca ngừng nghỉ rồi căn cứ vào đơn giá quy định cho một ca máy, hoạt động (đơn giá nội bộ Công ty quy định) tính toán ra số tiền sử
dụng máy mà đơn vị thuê máy phải thanh toán cho xí nghiệp gia công cơ khí (GCCK).
Từ đó xí nghiệp GCCK làm giấy báo nợ (có xác nhận của Giám đốc xí nghiệp hoặc chỉ nhiệm công trình thuê máy) gửi về phòng kế toán Công ty.
Cụ thể trong tháng 9/2007 phòng kế toán Công ty nhận được giấy báo nợ của xí nghiệp GCCK báo cho công trình Trụ sở Huyện Lộc Hà về số tiền thuê máy của công trình trong tháng 9.
Giấy báo nợ
Kính gửi: Ban chủ nhiệm CTr Trụ sở Huyện Lộc Hà Chúng tôi xin báo nợ số tiền: 2.478.000
Bằng chữ: Hai triệu bốn trăm bảy mươi tám nghìn.
Về khoản: Báo nợ tiền thuê máy đào xúc đất tại công trình Trụ sở Huyện Lộc Hà . Đề nghị đơn vị chấp nhận số tiền báo nợ trên và hạch toán vào tháng 9 năm 2007.
