Tổ chức bộ máy quản lý của VACO đợc thiết kế và thực hiện theo mô hình trực tuyến
(Sơ đồ 2.3).
Với mô hình nh trên, Ban lãnh đạo công ty có quyền chỉ đạo, điều hành trực tiếp đối với các phòng cấp dới. Mọi hoạt động của nhân viên các phòng đều trực tiếp nhận lệnh và sự phân công của ngời lãnh đạo.
Đứng đầu công ty là Giám đốc. Giúp việc cho Giám đốc là 5 phó Giám đốc trực tiếp phụ trách 8 phòng nghiệp vụ và 3 chi nhánh của công ty.
Giám đốc công ty là ngời đại diện toàn quyền của công ty. Đó là ngời có trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động của công ty. Tại VACO, Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý tài chính và nhân sự là chủ yếu. Ngoài ra, Giám đốc còn trực tiếp phụ trách phòng t vấn, chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh và một bộ phận phòng Hành chính tổng hợp.
Hiện nay, các Phó Giám đốc theo sự phân công của Giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của công ty:
1 Phó Giám đốc phụ trách Phòng nghiệp vụ I và III.
1 Phó Giám đốc phụ trách Phòng nghiệp vụ II, Phòng ISD3, Phòng kiểm toán xây dựng cơ bản và chi nhánh Miền trung.
1 Phó Giám đốc phụ trách Phòng ISD1.
1 Phó Giám đốc phụ trách Phòng ISD2, Phòng hành chính tổng hợp và chi nhánh Hải phòng.
1 Phó Giám đốc phụ trách Phòng t vấn và giải pháp.
Ban Giám đốc công ty có quyền trực tiếp ký kết hợp đồng hoặc uỷ quyền cho những ngời có trách nhiệm căn cứ vào giá trị hợp đồng và tính chất của hợp đồng. Giám đốc có quyền quyết định cuối cùng đối với công tác lập và luân chuyển chứng từ trong suốt quá trình hoạt động của công ty.
Các phòng trong công ty đợc phân chia về mặt quản lý hành chính, tạo điều kiện cho công tác quản lý và phân công công việc. Mỗi phòng đều có chức năng và nhiệm
vụ thực hiện hoạt động dịch vụ kiểm toán tơng tự nhau nhng loại hình dịch vụ và mạng lới khách hàng có sự khác nhau.
Phòng nghiệp vụ I, II, III, có chức năng kiểm toán báo cáo tài chính cho các doanh nghiệp nhà nớc, doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài và các dự án.Tại phòng nghiệp vụ I, Tổng công ty Xi măng; rợu bia; thuốc lá là những khách hàng chủ yếu. Phòng nghiệp vụ II chuyên về kiểm toán tại Tổng công ty Hàng không. Tổng công ty Bu chính viễn thông và Tổng công ty Than là những khách hàng thờng xuyên của công ty do phòng nghiệp vụ III thực hiện kiểm toán.
Sơ đồ 2.3: Bộ máy tổ chức và quản lý của công ty
Phòng kiểm toán xây dựng cơ bản có chức năng kiểm toán các công trình xây dựng cơ bản của Nhà nớc và các doanh nghiệp. Dịch vụ này chỉ mang tính hỗ trợ bởi phí kiểm toán tơng đối thấp.
Giám đốc Giám đốc
P. Giám đốc
P. Giám đốc P. Giám đốcP. Giám đốc P. Giám đốcP. Giám đốc P. Giám đốcP. Giám đốc P. Giám đốcP. Giám đốc
Phòng NV 3 Phòng ISD 3 Phòng tư vấn Phòng tư vấn Phòng NV 1 Phòng NV 2 Phòng ISD 1 Phòng HCTH Phòng K T ’ XDCB Phòng ISD 2
& Đào tạo
Phòng t vấn và giải pháp chuyên làm t vấn về thuế, về giải pháp kinh doanh, t vấn
về tài chính doanh nghiệp và về quản trị nói chung. Bộ phận thông tin là một bộ phận trực thuộc phòng này.
Phòng dịch vụ quốc tế (ISD) – thành viên của DTT có chức năng thực hiện dịch
vụ kiểm toán dới tên hãng DTT cho các doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài, các dự án quốc tế và các Tổng công ty lớn có vay vốn của World Bank và các Tổng công ty lớn khác. Cụ thể phòng ISD 1 kiểm toán khối dịch vụ, khách sạn; phòng ISD 2 kiểm toán khối sản xuất; phòng ISD 3 kiểm toán các dự án quốc tế.
Sự phân chia các phòng nh trên tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý trong công ty, nhất là một công ty có đặc điểm đặc thù, vừa là doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Bộ Tài chính vừa là công ty kiểm toán thực hiện hoạt động kiểm toán độc lập theo quy trình quốc tế. Đặc biệt, khi triển khai hoạt động kiểm toán tại một Tổng công ty lớn, công ty có thể lập nhóm kiểm toán với các thành viên đợc huy động từ các phòng khác nhau. Đây cũng là một lợi thế rất lớn cho công ty khi thiếu nhân viên thực hiện kiểm toán bởi các nhân viên đều đợc trang bị những kiến thức lý luận và thực hành kiểm toán căn bản nh nhau.
Các phòng khi thực hiện các cuộc kiểm toán đều phải có sắp xếp kế hoạch để tạo điều kiện cho việc phê chuẩn, ký nhận các chứng từ về những khoản phí hợp lý, hợp lệ cho cuộc kiểm toán. Mặc dù với t cách là công ty kiểm toán thực hiện kiểm toán hoạt động kế toán của đơn vị khác nhng công ty, cụ thể là các phòng nghiệp vụ cũng bảo đảm sự luân chuyển và giá trị hợp pháp của các chứng từ liên quan đến hoạt động kiểm toán và hoạt động chung của công ty.
Ngoài ra, để tăng cờng công tác quản lý, 2 phòng chức năng là phòng đào tạo và phòng hành chính tổng hợp đợc thiết lập để thực hiện chức năng đào tạo và quản lý nhân sự, kế toán và hành chính nói chung. Phòng đào tạo không chỉ tiến hành công tác đào tạo nội bộ, đào tạo bên ngoài (khi có nhu cầu) mà còn kiểm toán báo cáo tài chính chung với các hãng khác hay các công ty thuộc lĩnh vực tài chính nh bảo hiểm.
Công tác hành chính, quản trị, văn th và kế toán của công ty đợc quản lý tại Phòng
hành chính tổng hợp.
Nh vậy, mô hình quản lý trực tuyến theo nghiệp vụ và chức năng của công ty đợc thiết kế tơng đối gọn nhẹ, quy mô vừa.
Các chi nhánh của công ty VACO tại thành phố Hồ Chí Minh, Hải phòng và Miền trung cũng đợc tổ chức theo mô hình quản lý tơng tự. Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc công ty. Chi nhánh thành phố Hải Phòng và Miền trung do một phó Giám đốc điều hành. Các chi nhánh đợc trực tiếp ký kết hợp đồng trên cơ sở uỷ quyền của Giám đốc công ty. Điều này tạo quyền chủ động cho các chi nhánh mà vẫn bảo đảm sự giám sát, kiểm tra của cấp trên thông qua những chứng từ cụ thể nh giấy uỷ quyền, hợp đồng kinh tế, v.v…
Ngoài ra, một bộ phận không kém phần quan trọng trong bộ máy quản lý của công ty, đó là Hội đồng t vấn DTT. Một nhóm nhân viên có trình độ tơng xứng có trách nhiệm kiểm tra, soát xét chất lợng kiểm toán thông qua Báo cáo kiểm toán và file kiểm toán. Thờng niên, các chuyên gia của DTT đồng thời thực hiện công tác kiểm soát chất lợng trớc, trong và sau khi kiểm toán. Hội đồng t vấn cũng thực hiện những biện pháp cần thiết để tham mu, t vấn cho Phòng t vấn và giải pháp và Phòng dịch vụ quốc tế.
Nh vậy, mỗi phòng nghiệp vụ, phòng chức năng đều có nhiệm vụ cụ thể riêng biệt nhng lại có mối quan hệ với nhau trong việc trao đổi nhân sự, dịch vụ trợ giúp bảo đảm nguyên tắc “ bất kiêm nhiệm”, tránh ôm đồm, tránh lãng phí mà vẫn duy trì tính liên tục, hợp lệ của quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách và sẵn sàng tham mu cho Ban Giám đốc khi cần.
