Công ty đã thực hiện tốt hạch toán ban đầu của tất cả các khâu trong quá trình NK và có quy trình luân chuyển chứng từ đơn giản, hợp lý và chặt chẽ. Mỗi một nghiệp vụ mua và bán NK đều liên quan đến tất cả các phòng ban : từ Phòng kinh doanh, Phòng XNK, Phòng vận tải, Phòng kế hoạch và Phòng kế toán, vì vậy tổ chức tốt quá trình hạch toán ban đầu là tiền đề cho việc hạch toán các nghiệp vụ cũng nh quá
trình kiểm tra, kiểm soát của Ban lãnh đạo và Bộ phận kiểm toán Nhà nớc. Để theo dõi và kiểm tra đợc khâu này nhằm phục vụ cho hoạt động tổng hợp về sau, Kế toán trởng đã phân công cụ thể cho từng cán bộ trong phòng phụ trách từng khâu : khâu ký kết hợp đồng do kế toán XNK phụ trách, khâu mở L/C do kế toán ngân hàng phụ trách, phần thanh toán do kế toán thanh toán theo dõi nhằm làm đúng, đủ các thủ tục pháp lý và… chế độ do Bộ tài chính ban hành.
Các chứng từ sử dụng trong công ty đợc lập dựa trên mẫu của Bộ tài chính ban hành phù hợp với các yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ phát sinh và phản ánh đầy đủ, chính xác vào chứng từ tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách kế toán. Mỗi nghiệp vụ phát sinh sẽ đợc lu giữ một bộ chứng từ riêng : Hợp đồng nội, Hợp đồng ngoại, Hoá đơn GTGT tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu và ghi… chép khi cần thiết.
1.3. Hệ thống tài khoản sử dụng.
Công ty đã vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất với chế độ và rất linh hoạt.Căn cứ vào nội dung hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và hệ thống tài khoản thống nhất do Bộ tài chính ban hành đã xây dựng một hệ thống danh mục tài khoản gồm các tiết khoản để phản ánh toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh :
Xuất phát từ đặc điểm của công ty là chuyên kinh doanh XNK nên mật độ giao dịch qua ngân hàng lớn, số lợng tơng đối nhiều nên chia thành các tiết khoản sau :
- TK1121 : Tiền gửi ngân hàng (VNĐ) o TK1121C : Tiền gửi ngân hàng Công thơng o TK1121N : Tiền gửi ngân hàng Ngoại thơng
o TK1121T : Tiền gửi ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội
- TK1122 : Tiền gửi ngân hàng ( USD )
o TK1122C : Tiền gửi ngân hàng Công thơng
o TK1122N : Tiền gửi ngân hàng Ngoại thơng
o TK1122T : Tiền gửi ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội
- TK311C : Vay ngắn hạn ngân hàng Công thơng ( USD)
- TK311Đ : Vay ngắn hạn ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội.
- TK311A : Vay ngắn hạn ngân hàng Công thơng ( VNĐ)
- TK311V : Vay ngắn hạn ngân hàng Ngoại thơng ( VNĐ)
Việc chi tiết theo từng ngân hàng giúp công ty có khả năng kiểm soát đợc lợng tiền gửi ở ngân hàng và theo dõi chặt chẽ các thay đổi trong 3 ngân hàng này nhằm đa
ra một phơng án vay tốt nhất với lãi suất nhỏ nhất và đơn giản trong các thủ tục hành chính.
1.4. Hệ thống sổ sách kế toán.
Theo báo cáo gửi Cục thuế Hà Nội, hình thức ghi sổ là Nhật ký chung, Công ty tiến hành phản ánh theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán các nghiệp vụ đó, sau đó từ số liệu trong máy để ghi các Sổ chi tiết và các Sổ cái mà không in ra sổ Nhật ký chung. Sử dụng hình thức này rất đơn giản, kế toán chỉ có nhiệm vụ tổng hợp, phân loại các chứng từ chuyển đến hàng ngày, định khoản vào máy tính và cuối tháng hoặc cuối quý in ra các sổ cần thiết. Các sổ sách in ra khá đầy đủ và hợp lý nhằm mục đích cho những ngời không am hiểu nhiều về kế toán vẫn có thể hiểu đợc nội dung của các sổ, tiện lợi cho quá trình kiểm tra và theo dõi.
1.5. Tổ chức hạch toán hàng hoá nhập khẩu.
Hoạt động NK diễn ra tại công ty thờng xuyên, Công ty sử dụng phơng pháp bán qua kho và bán chuyển thẳng, thời gian lu kho ngắn nên sử dụng phơng pháp hạch toán Kê khai thờng xuyên với phơng pháp xác định giá vốn theo giá thực tế đích danh là hợp lý và đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin một cách liên tục và chính xác tình hình biến động của hàng hoá NK.
Việc lựa chọn nguyên tắc ghi ngoại tệ theo tỷ giá thực tế hàng ngày đợc kế toán cập nhật thờng xuyên phản ánh giá trị thực của hàng hoá NK cũng nh công nợ phải trả các tài khoản khác.
Quá trình mua bán hàng hoá NK luôn ký kết hợp đồng nội nhằm tránh tình trạng ứ đọng vốn, hàng về không tiêu thụ đợc và mất các chi phí bảo quản, chi phí bảo vệ …
Trớc khi mua hàng công ty tiến hành lập dự toán hàng nhập, điều này cho biết hàng mua về sẽ có lợi hay không ( phải dự toán cả các chi phí rủi ro phát sinh trong quá trình tiếp nhận hàng và bán hàng ).