XVII. III.1.1 Các phương thức bán hàng
a) Bán buôn
+ Bán hàng giao thẳng
Đối với đơn vị trực thuộc: khi các đơn vị trực thuộc, siêu thị có nhu cầu hàng hoá, lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp, Liên Hiệp trả tiền hàng, và chuyển hàng hóa thẳng xuống cho các đơn vị trực thuộc các siêu thị, Liên Hiệp ghi nhận khoản phải thu nội bộ
(TK 1360) về trị giá hàng chuyển, hàng bán có giá bằng giá hàng mua, không ghi nhận thuế GTGT đầu ra.
Đối với khách hàng bên ngoài: sau khi nhận đơn đặt hàng của khách hàng, Liên Hiệp mua hàng của nhà cung cấp sau đó chuyển bán thẳng cho khách hàng mà không nhập kho, hàng bán có thuế GTGT đầu ra
+ Bán hàng qua kho
Đối với đơn vị trực thuộc: Khi các đơn vị trực thuộc hoặc siêu thị cần hàng, gửi đơn đặt hàng cho Liên Hiệp, phòng bán hàng xét duyệt, sau đó xuất hàng bán, hàng được bán với giá bằng với giá hàng mua, không ghi nhận thuế GTGT đầu ra
Đối với khách hàng bên ngoài: Khi khách hàng có nhu cầu hàng, gửi đơn đặt hàng cho phòng kinh doanh của Liên Hiệp, phòng kinh doanh xét duyệt, xuất hàng ra bán cho khách hàng
+ Ngoài hai hình thức bán hàng như trên, tại Liên Hiệp còn diễn ra quá trình điều chỉnh hàng hóa giữa các đơn vị trực thuộc, giữa các siêu thị, giữa các siêu thị và các đơn vị bên ngoài (trường hợp này hiếm khi xảy ra): Khi hàng hoá ở siêu thị không bán được hoặc bán không hết, nhưng chất lượng vẫn đảm bảo thì siêu thị xuất hàng trả lại Liên Hiệp, Liên Hiệp không nhập kho mà chuyển hàng qua các siêu thị khác
b) Bán lẻ: Liên Hiệp không tiến hành bán lẻ, việc bán lẻ chỉ diễn ra ở các siêu thị, ở tại các siêu thị có kế toán theo dõi riêng, và có chính sách bán hàng riêng
III.1.2 Chứng Từ Kế Toán
+ Bán hàng giao thẳng
- Đối với đơn vị trực thuộc: Sau khi phòng kinh doanh làm bộ chứng từ nhận hàng mua thì cũng đồng thời cũng làm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đúng với số lượng và giá cả ghi trên hóa đơn mua hàng. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội được chuyển đến các đơn vị trực thuộc ký xác nhận sau đó được chuyển về phòng kế toán hạch toán quản lý
- Đối với đơn vị bên ngoài: Sau khi phòng kinh doanh làm bộ chứng từ nhận thì đồng thời lập phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT, hoá đơn GTGT liên 1 giao cho khách hàng, liên 2 cùng với phiếu xuất kho được chuyển cho phòng kế toán để hạch toán quản lý.
+ Bán hàng qua kho
Sau khi có đơn đặt hàng của các đơn vị trực thuộc hoặc bên ngoài, bộ phận kho trung tâm làm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nếu bán cho đơn vị trực thuộc, hoặc phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT nếu bán cho bên ngoài. Các chứng từ này sau khi được xét duyệt của phòng kinh doanh được chuyển về kho trung tâm để kiểm tra và lập danh sách theo thứ tự số sê ri và được chuyển về phòng kế toán để hạch toán quản lý.
+ Điều chuyển hàng hóa giữa các đơn vị trực thuộc, giữa siêu thị, giữa các siêu thị và bên ngoài: Khi hàng được trả về Liên hiệp lập phiếu nhập kho, khi hàng được chuyển đến đơn vị khác phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho. Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho sau đó được chuyển về phòng kế toán. Kế toán điều chỉnh công nợ đối với từng đơn vị.
* Việc xuất kho hàng bán đôi khi xuất kho, kế toán ghi nhằm mã hàng, do đó xảy ra trường hợp hàng không còn tồn vẫn ghi đã xuất, nên khi kiểm kê cuối kỳ số lượng hàng tồn của mặt hàng xuất nhằm bị âm trên báo cáo nhập xuất tồn , kế toán căn cứ vào báo cáo nhập xuất tồn điều chỉnh lại sổ sách cho phù hợp
*Ghi chú: Mẫu một số chứng từ của quá trình bán hàng được trình bày phần phụ lục C
III.2 Kế toán các nghiệp vụ bán hàng III.2.1 Tài khoản sử dụng:
Liên Hiệp sử dụng tài khoản theo hệ thống tài khoản quy định của bộ tài chính, tuy nhiên Liên Hiệp thiết kế một số tài khoản để tiện lợi theo dõi
TK 1561KD: Hàng hóa giao thẳng TK 1561KK: Hàng hóa qua kho
TK 5111KD: Doanh thu bán hàng giao thẳng cho các đơn vị bên ngoài TK 5111KK: Doanh thu bán hàng qua kho cho các đơn vị bên ngoài TK 5121KD: Doanh thu bán hàng giao thẳng cho các đơn vị trực thuộc TK 5121KK: Doanh thu bán hàng qua kho cho các đơn vị trực thuộc TK 531KD: Hàng bán giao thẳng bị trả lại
TK 531KK: Hàng bán giao thẳng bị trả lại
TK 1360: Phải thu nội bộ, chi tiết theo từng đơn vị trực thuộc TK 131A: Phải thu khách hàng trong nước
TK 33311: Thuế GTGT đầu ra TK 632: Giá vốn hàng bán
Và một số tài khoản khác có liên quan
III.2.2 Phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
+ Bán hàng giao thẳng (1) Bán cho đơn vị trực thuộc
Nợ TK 1360 (Mã từng đơn vị trực thuộc) Có TK 5121KD
Cuối tháng kết chuyển giá vốn Nợ TK 632
Có TK 1561KD (2) Bán cho bên ngoài Nợ TK 131A
Có TK 5111KD Có TK 33311
Cuối tháng kết chuyển giá vốn Nợ TK 632
Có TK 1561KD + Bán hàng qua kho
(3) Bán cho đơn vị trực thuộc
Nợ TK 1360(Mã từng đơn vị trực thuộc) Có TK 5121KK
Cuối tháng kết chuyển giá vốn Nợ TK 632
Có TK 1561KK (4)Bán cho bên ngoài Nợ TK 131A
Có TK 5111KK Có TK 33311
Cuối tháng kết chuyển giá vốn Nợ TK 632
Có TK 1561KK (5)Hàng bán bị trả lại
+ Đối với hàng bán giao thẳng Các siêu thị trả hàng
Nợ TK 1561KD Có TK 632 Nợ TK 531KD
Cuối tháng kết chuyển giảm doanh thu Nợ TK 5121KD
Có TK 531KD
Các đơn vị bên ngoài trả hàng Nợ TK 1561KD
Có TK 632 Nợ TK 531KD Nợ TK 33311
Có TK131A
Cuối tháng kết chuyển giảm doanh thu Nợ TK 5111KD
Có TK 531KD
+ Đối với hàng bán qua kho Các siêu thị trả hàng
Nợ TK 1561KK Có TK 632 Nợ TK 531KK
Có TK 1360(Mã từng đơn vị trực thuộc) Cuối tháng kết chuyển giảm doanh thu Nợ TK 5121KK
Có TK 531KK
Các đơn vị bên ngoài trả hàng Nợ TK 1561KK
Có TK 632 Nợ TK 531KK Nợ TK 33311
Có TK131A
Cuối tháng kết chuyển giảm doanh thu Nợ TK 5111KK
(6) Bán hàng khuyến mãi: không hạch toán, kho chỉ theo dõi số lượng xuất, cuối tháng tính vào giá vốn dựa trên báo cáo nhập xuất tồn(hàng nằm trong chương trình khuyến mãi)
(7) Điều chuyển hàng hóa giữa các đơn vị + Đối với hàng bán giao thẳng
Nhận trả lại Căn cứ phiếu nhập kho ghi: Nợ TK 1561KD Có TK 632 Nợ TK 531KD Có TK 1360(Mã từng đơn vị trực thuộc) Hoặc Nợ TK 531KD Nợ TK 33311 Có TK 131A
Chuyển cho đơn vị khác căn cứ phiếu xuất ghi: Nợ TK 1360(Mã từng đơn vị trực thuộc) Có 5121KD Hoặc: Nợ TK 131A Nợ TK 5111KD Có TK 33311
+ Đối với hàng bán qua kho
Nhận trả lại căn cứ phiếu nhập kho ghi: Nợ TK 1561KK Có TK 632 Nợ TK 531KK Có TK 1360(Mã từng đơn vị trực thuộc) Hoặc Nợ TK 531KK Nợ TK 33311 Có TK 131A
Nợ TK 1360(Mã từng đơn vị trực thuộc) Có 5121KK Hoặc: Nợ TK 131A Nợ TK 5111KK Có TK 33311
(8) Bán hàng trao đổi vật tư hàng hóa: Liên Hiệp không bán hàng trao đổi
(9) Bán hàng có phát sinh thừa, thiếu: Rất ít xảy, nếu có phát sinh thừa hoặc thiếu thì nhận lại hoặc giao thêm, khi hai bên chấp nhận hạch toán như bán hàng bình thường
(10) Bán hàng có chiết khấu thương mại: Hai bên thoã thuận trong hợp đồng trừ vào giá hàng bán, không phản ánh chiết khấu thương mại vào TK 521
(11) Giảm giá hàng bán: Khoản giảm giá hàng bán được hai bên thõa thuận trừ vào tổng trị giá bán ghi trên hóa đơn.
(12) Chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng Nợ TK 641
Nợ TK 1331 Có TK 111,112
Sơ Đồ Kế Toán bán hàng
Bán hàng cho đơn vị trực thuộc Bán hàng cho đơn vị bên ngoài
ä
Kết chuyển giá vốn cuối tháng 1561KD(KK) 632
III.2.3 Một số ví dụ về nghiệp vụ bán hàng
(1)Ngày 11/03/2006 xuất bán 700 áo thun (mã hàng 61321427) đơn giá 36000đ và 400 áo lo day (mã hàng 61311718) đơn giá 20000đ thuế suất GTGT 10% dớn đơn số 024051 cho Công Ty TNHH TMDV Sài Gòn Bình Định
Nợ TK 131A: 36520000
5121KD(KK) 1360 5111KD(KK) 131A
Ghi dt nội bộ Ghi dt bán hàng
Thuế GTGT 33311
Có TK: 5111KK:33200000 Có TK 33311:3320000
(2) Ngày 21/03/2006 xuất hóa đơn số 024457 khuyến mãi cho công ty TNHH TMDV Sài Gòn Bình Định: Miến Phú Hưng thịt heo( mã hàng 01460841) 55g số lượng 36 gói đơn giá 3250đ, mì Hảo Hảo tôm chua cay( mã hàng 01460772) 75g đơn giá 1000đ
Hàng khuyến mãi kế toán không ghi nhận doanh thu
(3)Ngày 12/03/2006 lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số 0158100 bán 100 đôi giày( mã hàng 01677352) cho Co.op Đinh Tiên Hoàng đơn giá 185000đ thuế suất GTGT 10%
Nợ TK 1360(STGIADINH1): 18500000 Có TK 5121KK:18500000
(4) Ngày 15/03/2006 bán hàng chuyển thẳng cho Co.op Nguyễn Kiệm theo phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số 0158221 lô hàng quần JEAN( mã hàng 11656213) số lượng 60 cái đơn giá 87000đ và quần KAKI( mã hang1671356) số lượng 50 cái Đơn giaˆ85500đ
Nợ TK 1360(STNKIEM): 9495000 Có TK 5121KD: 9495000
(5) Ngày 21/03/2006 bán hàng chuyển thẳng cho công ty TNHH Thương Mại Sài Gòn Cần Thơ hoá đơn số 023728: Mì Mivimex 70g loc15 số lượng 120 loc 15 gói đơn giá 12500đ, Mì Topa 5 loai loc 14 gói số lượng 120 loc đơn giá 12500đ, chuối sấy Duc Thanh 250g số lượng 120 gói đơn giá 17500đ thuế suất GTGT 10%
Nợ TK 131A: 5610000 Có TK 5111KD: 5100000 Có TK 33311: 510000
III.4 Sổ sách báo cáo
Quá trình bán hàng Liên Hiệp sử dụng các loại sổ sách báo cáo sau: - Sổ nhật ký TK1561KD
- Sổ nhật ký TK 1561KK - Sổ cái chi tiết TK5121KD - Sổ cái chi tiết TK5121KK - Sổ cái chi tiết TK5111KD - Sổ cái chi tiết TK5111KK - Sổ chi tiết công nợ
- Sổ chi tiết hàng hoá
- Báo cáo thuế GTGT đầu ra - Tổng hợp nhập xuất tồn
- Tổng hợp nhập xuất tồn mở rộng - Báo cáo bán hàng
- Sồ cái tổng hợp
Các sổ sách báo cáo trên được in ra từ phần mềm ASC SGCOOP
* Ghi chú: Mẫu một số sổ sách của quá trình bán hàng được trình bày phần phụ lục D
IV. KẾ TOÁN CHI PHÍ MUA HÀNG
Khi Liên Hiệp hoặc các siêu thị đặt hàng nhà cung cấp giao hàng đến siêu thị hoặc đến kho của Liên Hiệp do đó khoản chi phí vận chuyển hàng hàng hóa không phát sinh, Liên Hiệp chỉ chịu trách nhiệm về hàng hoá và chi phí khi hàng đã nhập kho, các khoản bảo hiểm, hao hụt trong quá trình mua Liên Hiệp không phải chịu. Nếu có khoản chi phí nào phát sinh trong mua hàng thì tính vào trị giá hàng mua (TK1561), do đó Liên hiệp không theo dõi khoản chi phí mua hàng (TK1562).
Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình lưu trữ hàng như: mất mát hao hụt, cuối kỳ dựa trên báo cáo nhập xuất tồn tính vào giá vốn (TK632).
V. KẾ TOÁN DỰ TRỮ HÀNG HÓA V.1 Phạm vi dự trữ hàng
Hàng hóa dự trữ của Liên Hiệp ở các trạng thái: - Hàng dự trữ tại kho
- Hàng mua đang trên đường - Hàng trả lại nhờ giữ hộ - Hàng chờ kiểm nghiệm - Hàng gửi tại các siêu thị
V.2 Hạch toán hàng tồn kho V.2.1 Tại Kho
Thủ kho tiến hành theo dõi hàng theo từng lô hàng
Hằng ngày căn cứ vào phiếu nhập và phiếu xuất nhập liệu vào máy tính Định kỳ thủ kho sẽ lập báo cáo kho
V.2.2 Tại Phòng Kế Toán
Kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên theo dõi số biến động và hiện có trên tài khoản 15
Sử dụng phương pháp thẻ song song để theo dõi chi tiết hàng hóa
NHẬN XÉT KIẾN NGHỊ I NHẬN XÉT
I.1 Nhận Xét Chung Tình Hình Đơn Vị
a) Thuận Lợi
Sau hơn 10 năm thành lập và hoạt động Liên Hiệp đã đạt được mhững thành tựu quan trọng: Đội ngũ nhân viên được đào nâng cao trình độ nămg lực kinh nghiệm đủ đáp ứng được nhu cầu thực tế, thương hiệu Sài Gòn Co.op thực sự gần gũi và tin cậy của người tiêu dùng, sản phẩm của Co.op Mart đảm bảo uy tín chất lượng, là nơi mua bán tin cậy của các nhà cung cấp rong và ngoài nước. Lợi nhuận Liên Hiệp không ngừng tăng lên qua các năm, thu nhập của cán bộ nhân viên ngày càng cao. Quy mô hoạt động của Liên Hiệp ngày được mở rộng, không chỉ có người dân Thành Phố mà quy mô Liên Hiệp đã lan rộng ra các tỉnh miền trung, các tỉnh miền tây, đều này là một thuận lợi hết sức quan trọng cho sự phát triển bền vững, nó thể hiện sự thành công và sự lựa chọn hướng đi đúng đắn của Liên Hiệp.
Những năm gần đây kinh tế đất nước đang phát triển mạnh mẽ, thương mại ngày càng thể hiện vai trò chủ đạo trong nền kinh tế, thu nhập người dân cang cao, nhu cầu sản phẩm càng cao, người tiêu dùng có xu hướng thích mua hàng ở các siêu thị hơn mua hàng ở các chợ chất lượng không được đảm bảo, với quy mô hoạt động rộng lớn thì đây cũng là cơ hội thuận lợi cho Liên Hiệp
b) Khó khăn:
Bên cạnh những thành tựu đạt được và những thuận lợi Liên Hiệp cũng gặp một số khó khăn
Sự cạnh tranh mạnh mẽ của các tổ chức thương mại khác với nhiều hình thức kinh doanh mua bán đa dạng phong phú thu hút khách hàng. Kinh tế thị trường hàng hóa rất đang dạng phong phú trong và ngoài nước, hàng giả, hàng nháy rất nhiều, mẫu mã đẹp giá rẻ người tiêu dùng rất thích. Điều này cũng gay khó khăn cho các Co.op.
Đời sống vật chất và tinh thần được nâng cao, nhu cầu cũng tăng theo, do đó chính sách bán hàng kinh doanh cũng cần được đổi mới cho phù hợp với nhu cầu người tiêu dùng.
Xã hội ngày một đổi mới, suy nghĩ tư duy làm việc cũng cần được cập nhật đổi mới, cán bộ nhân viên cần phải cập nhật kiến thức thông tin cho phù hợp với thời đại.
I.2 Nhận xét về bộ máy kế toán
a) Về cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán hoàn chỉnh thích hợp đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận, đồng thời đảm bảo sự phân công rỏ ràng về quyền hạn và trách nhiệm. Mỗi một bộ phận có công việc cũng như quyền nghĩa vụ độc lập, tuy nhiên cũng có mối quan hệ chặt chẽ, hổ trợ nhau trong quá trình xử lý các nghiệp vụ kế toán phát sinh
b) Hệ thống sổ sách, báo cáo:
Hệ thống sổ sách báo cáo được thiết kế đầy đủ về tổng hợp và chi tiết, đảm bảo thông tin được cung cấp đầy đủ khi có nhu cầu, sổ sách báo cáo được in ra từ phần mềm ASC, do đó có thể cung cấp thông tin kịp thời
c) Thông tin kế toán và lưu trữ chứng từ
Mỗi một bộ phận kế toán điều được phân quyền sử dụng phần mềm riêng biệt, đảm bảo tính độc lập của mỗi bộ phận
Chứng từ kế toán được sử dụng đầy đủ, thiết kế theo đúng quy định của bộ tài chính, chứng từ được kiểm tra xét duyệt đầy đủ đúng với chức năng của từng bộ phận, trình tự lưu chuyển chứng từ hợp lý, không bỏ sót
Chứng từ lưu trữ: Sau khi chứng từ được nhập liệu xong sẽ được kiểm tra phân loại đánh dấu và lưu trữ tại phòng kế toán, khi cần có thể tìm kiếm sử dụng. Chứng từ được lưu trữ tại phòng kế toán 1 thời gian sau đó được chuyển về phòng lưu trữ riêng. Tuy nhiên chứng từ khi lưu phòng kế toán, nhân viên nhiều, khách hàng ra vào nhiều có thể xảy ra mất mát chứng từ.
d) Hạch toán hàng hóa:
Việc hạch toán hàng hóa được thực hiện tốt theo đúng với quy định của bộ tài chính, hàng hóa được theo dõi tổng hợp và chi tiết, theo doi chi tiết từng nhà cung cấp, từng khách hàng, thuế GTGT….Tuy nhiên có một số khoản mục như: chi phí mua hàng chưa được hạch toán theo dõi, tuy các khoản này ít phát sinh và giá trị nhỏ nhưng cũng có