XIV. II.1.1 Các phương thức mua hàng
Có hai phương thức mua hàng chủ yếu là: Mua hàng giao thẳng và mua hàng nhập kho
+ Mua hàng giao thẳng: Khi các siêu thị hoặc các đơn vị trực thuộc có nhu cầu hàng hóa thì các siêu thị hoặc đơn vị trực thuộc lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp, nhà cung cấp giao hàng thẳng cho siêu thị hoặc đơn vị trực thuộc, hàng không nhập kho của Liên Hiệp, Liên Hiệp tiến hành thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp
+ Mua hàng nhập kho: khi Liên Hiệp có nhu cầu hàng hoá, phòng kinh doanh lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp, nhà cung cấp giao hàng, Liên Hiệp tiến hành nhập kho và thanh toán tiền hàng
+ Ngoài hai phương thức mua hàng trên Liên Hiệp còn nhận làm đại lý bán hàng cho nhà cung cấp: Nhà cung cấp gửi hàng bán tại các siêu thị, nhà cung cấp sẽ trả hoa hồng trên doanh số bán
II.1.2 Chứng từ, thủ tục nhập kho
+ Đối với mua hàng giao thẳng
Chứng từ gồm: Đơn đặt hàng (ĐĐH), hoá đơn của nhà cung cấp (HĐ), available payment (A/P)
Khi siêu thị hoặc các đơn vị trực thuộc lập ĐĐH gửi nhà cung cấp, nhà cung cấp nếu chấp nhận bán hàng sẽ gửi ĐĐH, HĐ, và hàng hóa giao thẳng cho siêu thị, thủ kho và giám sát kho sau khi kiểm tra xem xét sẽ ký vào ĐĐH và HĐ. HĐ và ĐĐH sau đó sẽ được chuyển cho phòng nghiệp vụ mua, phòng nghiệp vụ mua làm căn cứ lập A/P phải
trả. A/P phải khớp với ĐĐH và HĐ. Tất cả các chứng từ trên được chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.
+ Đối với mua hàng qua kho
Chứng từ gồm: Đơn đặt hàng (ĐĐH), hoá đơn của nhà cung cấp (HĐ), available payment (A/P)
Phòng mua hàng lập ĐĐH gửi nhà cung cấp, nhà cung cấp đồng ý bán hàng sẻ gửi ĐĐH, HĐ và hàng hóa giao đến kho của Liên Hiệp, thủ kho và giám sát kho sau khi kiểm tra xem xét sẽ ký vào ĐĐH và HĐ, tiến hành nhập kho hàng hóa. HĐ và ĐĐH sau đó sẽ được chuyển cho phòng nghiệp vụ mua, phòng nghiệp vụ mua làm căn cứ lập A/P phải trả. A/P phải khớp với ĐĐH và HĐ. Tất cả các chứng từ trên được chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.
+ Làm đại lý bán hàng
Chứng từ gồm: Phiếu xuất kho của nhà cung cấp, hợp đồng hàng gửi đại lý, phiếu xuất trả (inventory transaction), báo cáo doanh số bán, hoá đơn tài chính của nhà cung cấp, A/P phải trả của nhà cung cấp
Nhà cung cấp xuất hàng và phiếu xuất kho gửi cho siêu thị, siêu thị nhận hàng, kế toán Theo dõi trên tài khoản ngoại bảng 003
Siêu thị bán được bao nhiêu thì lập báo cáo doanh số bán gửi nhà cung cấp, nhà cung cấp lập hoá đơn tài chính theo số lượng thực tế bán và A/P phải trả. Liên hiệp sẽ trả lại tiền sau khi trừ hoa hồng
Nếu trả lại hàng thì lập phiếu xuất trả inventory transaction, phiếu xuất trả chỉ lưu không làm căn cứ nhập liệu.
* Ghi Chú: Mẫu một số chứng từ của quá trình mua hàng được trình bày phần phụ lục: A
II.2 Kế Toán Các Nghiệp Vụ Mua Hàng II.2.1 Tài khoản sử dụng:
Liên Hiệp sử dụng tài khoản theo hệ thống tài khoản quy định của bộ tài chính, tuy nhiên Liên Hiệp thiết kế một số tài khoản để tiện lợi theo dõi
Sử dụng tài khoản 1561 chi tiết theo từng phương thức mua hàng TK 1561KD: hàng hóa giao thẳng
TK 1561KK: hàng hóa nhập kho TK 133: Thuế GTGT đầu vào
TK 331A: Phải trả người bán trong nước TK 151: Hàng mua đang đi đường
TK 1360: Phải thu nội bộ
Và một số tài khoản khác có liên quan
II.2.2 Phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Việc hạch toán các nghiệp vụ diễn ra trên phần mềm, ở mỗi màn hình nhập liệu có theo dõi từng nhà cung cấp, từng khách hàng
(1)Trong kỳ mua hàng nhập kho, căn cứ hoá đơn ghi: NợÏ TK 1561KK: Hàng hóa nhập kho
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 111,112,331A
(2) Mua hàng chuyển thẳng cho siêu thị không nhập kho ghi: Nợ TK 1561KD: Hàng giao thẳng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 133
Có TK 111,112,331A
Cuối tháng kết chuyển công nợ nội bộ
Nợ TK 1360 (theo từng đơn vị trực thuộc): Phải thu nội bộ Có TK 5121KD: Doanh thu nội bộ
Nợ TK 632: giá vốn Có TK 1561KD
(3) Mua hàng chuyển thẳng cho khách hàng không nhập kho ghi: Nợ TK 1561KD: Hàng giao thẳng
Nợ TK 133
Có TK 111,112,331A
Cuối tháng kết chuyển công nợ
Nợ TK 131A : Phải thu khách hàng trong nước Có TK 5111KD: Doanh thu bán hàng Có TK 33311: thuế GTGT đầu ra Nợ TK 632: giá vốn
Có TK 1561KD
(4) Hàng chưa về đến kho, hoá đơn đã về ghi: Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường
Nợ TK 133
Có TK 111,112,331A Khi hàng về nhập kho ghi: Nợ TK 1561KK
Có TK 151
Hàng chuyển cho siêu thị, các đơn vị trực thuộc ghi: Nợ TK 1561KD
Có TK 151
(5) Đối với hàng xuất sơ chế: Liên Hiệp không xuất hàng đi sơ chế, gia công (6) Giảm giá hàng mua: Việc giảm giá hàng mua do Liên Hiệp và nhà cung cấp thoã thuận trong hợp đồng, giảm trên giá trị hàng mua, kế toán không ghi sổ theo dõi (bộ chứng giảm giá hàng mua xem phụ lục A5,A6)
(7) Mua hàng được hưởng chiết khấu thương mại: Trường hợp này cũng tương tự như giảm giá hàng mua, hai bên thoã thuận trong hợp đồng, giảm trị giá hàng mua, kế toán không theo dõi (bộ chứng từ xem phụ lục A5,A7)
(8) Trả lại hàng mua: Việc trả lại hàng được thực hiện khi hàng không đảm bảo quy cách, chất lượng mẫu mã… hay do hàng bán chậm không tiêu thụ được. Chứng từ và thủ tục trả lại hàng được thực hiện theo thông thư 122/BTC. Các siêu thị không trực tiếp trả lại hàng cho nhà cung cấp, việc trả lại hàng do Liên Hiệp chịu trách nhiệm
Căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho từ siêu thị, tại Liên Hiệp phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho trả lại hàng, sau đó lập hoá đơn trả hàng gửi nhà cung cấp (ghi rỏ nội dung lý do trả hàng), ( mẫu bộ chứng từ xem phụ lục A8, A9)
+ Siêu thị trả hàng cho nhà cung cấp Nợ TK 531
Có TK 1360 (theo từng siêu thị) Nợ TK 1561KD
Có TK 632
Liên Hiệp trả nhà cung cấp Nợ TK 331A
Có TK 1561KD Có TK 133 + Siêu thị trả về kho Nợ TK 531
Có TK 1360 (theo từng siêu thị) Nợ TK 1561KK Có TK 632 Nợ TK331A Có TK 1561KK Có TK 133
(9) Trường hợp mua hàng thiếu: Trường hợp mua hàng thiếu, Liên Hiệp không chấp nhận, không hạch toán
(10) Mua hàng thừa: Cũng tương tự như mua hàng thiếu, không chấp nhận không hạch toán
(11) Liên Hiệp mua hàng của nhà cung cấp không nộp thuế GTGT đầu ra(các đơn vị nộp thuế khoán) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 1561KD(KK) Có TK 111,112,131A
(12) Mua hàng được khuyến mãi: Kế toán không hạch toán , chỉ nhập kho theo dõi số lượng
Sơ Đồ Kế Toán Mua hàng trong nước
Trả lại hàng mua 111,112,131 1561KK(KD) Trị giá hàng mua 1331 Thuế GTGT khấu trừ 1360 531KD(KK) 632 1561KD(KK) 331A siêu thị trả hàng giảm giá vốn LH trả NCC
1331
II.3 Một số ví dụ nghiệp vụ mua hàng
(1)Mua hàng của cơ sở chế biến thực phẩm gia vị Bảo Long theo hoá đơn số 0024584 ngày 29/03/2006 gia vị gồm:
Bò kho: số lượng 144 (gói), đơn giá: 2100đ Phở : số lượng144(gói), đơn giá:2100đ
Bún bò huế: số lượng 144(gói), đơn giá :2100đ Các mặt hàng trên có thuế GTGT 10%
Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán ghi vào phần mềm Nợ TK 1561KK: 907200
Nợ TK 1331: 90720 Có TK 331A:997920
Trên màn hình nhập liệu có theo dõi mã nhà cung cấp Bảo Long
(2) Mua hàng của Công Ty Cổ Phần Thực Phẩm Kinh Đô theo hoá đơn số 0045773 ngày 28/03/2006 Liên Hiệp chuyển cho co.op Mart thắng lợi. Bánh mì sandwich phô mai , số lượng 60 cái đơn giá 5795đ thuế GTGT 10%
Căn cứ hoá đơn, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ghi: Nợ TK 1561(KD): 147700
Nợ TK 1331: 14770 Có TK 331A: 162470
Cuối tháng kết chuyển công nợ nội bộ Nợ TK 1360(STTHANGLOI): 147700
Có TK 5121(KD): 147700 Nợ TK 632: 147700
Có TK 1561(KD): 147700
(3) Ngày 27/03/2006 Co.op Mart Cống Quỳnh trả lại hàng hoá đơn hàng trả lại số 00248167 ngày 27/03/2006 5 đôi giày tương ứng với hoá đơn mua hàng số 00189730 ngày 20/02/2006 đơn giá 185500đ cho công ty giày da Thiên Hưng
Nợ TK 531: 927500 Có TK: 1360(189CQUYNH): 927500 Nợ TK 1561(KD): 927500 Có TK 632: 927500 Nợ TK 331A: 10202500 Có TK 1561(KD): 927500
Có TK 1331: 92750
(4)Ngày 18/03/2006 Co.op Mart Trần Hưng Đạo trả hàng về kho. Liên Hiệp lập hoá đơn trả lại hàng cho Công Ty May Thời Trang Hạnh 50 áo sơ mi đơn giá 76500đ, hoá đơn mua hàng số 00156171 ngày 21/02/2006
Nợ TK 531: 3825000 Có TK: 1360(ST727): 3825000 Nợ TK 1561(KK): 3825000 Có TK 632: 3825000 Nợ TK 331A: 4207500 Có TK 1561(KK): 3825000 Có TK 1331: 3825000
II.4. Sổ Sách Báo Cáo
Liên Hiệp sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung
Các loại sổ sách báo cáo sử dụng trong nghiệp vụ mua hàng Sổ nhật ký TK1561KD
Sổ nhật ký TK 1561KK Sổ cái chi tiết
Sổ chi tiết hàng hoá Sổ chi tiết công nợ
Báo cáo thuế GTGT đầu vào Tổng hợp nhập xuất tồn
Tổng hợp nhập xuất tồn mở rộng Sổ cái tổng hợp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các sổ sách báo cáo trên được in ra từ phần mềm ASC SGCOOP
*Ghi chú: Mẫu một số sổ sách của quá trình mua hàng được trình bày phần phụ lục: B
XV. III. KẾ TOÁN BÁN HÀNG
XVI. III.1 Các phương thức bán hàng, chứng từ kế toánXVII. III.1.1 Các phương thức bán hàng XVII. III.1.1 Các phương thức bán hàng
a) Bán buôn
+ Bán hàng giao thẳng
Đối với đơn vị trực thuộc: khi các đơn vị trực thuộc, siêu thị có nhu cầu hàng hoá, lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp, Liên Hiệp trả tiền hàng, và chuyển hàng hóa thẳng xuống cho các đơn vị trực thuộc các siêu thị, Liên Hiệp ghi nhận khoản phải thu nội bộ
(TK 1360) về trị giá hàng chuyển, hàng bán có giá bằng giá hàng mua, không ghi nhận thuế GTGT đầu ra.
Đối với khách hàng bên ngoài: sau khi nhận đơn đặt hàng của khách hàng, Liên Hiệp mua hàng của nhà cung cấp sau đó chuyển bán thẳng cho khách hàng mà không nhập kho, hàng bán có thuế GTGT đầu ra
+ Bán hàng qua kho
Đối với đơn vị trực thuộc: Khi các đơn vị trực thuộc hoặc siêu thị cần hàng, gửi đơn đặt hàng cho Liên Hiệp, phòng bán hàng xét duyệt, sau đó xuất hàng bán, hàng được bán với giá bằng với giá hàng mua, không ghi nhận thuế GTGT đầu ra
Đối với khách hàng bên ngoài: Khi khách hàng có nhu cầu hàng, gửi đơn đặt hàng cho phòng kinh doanh của Liên Hiệp, phòng kinh doanh xét duyệt, xuất hàng ra bán cho khách hàng
+ Ngoài hai hình thức bán hàng như trên, tại Liên Hiệp còn diễn ra quá trình điều chỉnh hàng hóa giữa các đơn vị trực thuộc, giữa các siêu thị, giữa các siêu thị và các đơn vị bên ngoài (trường hợp này hiếm khi xảy ra): Khi hàng hoá ở siêu thị không bán được hoặc bán không hết, nhưng chất lượng vẫn đảm bảo thì siêu thị xuất hàng trả lại Liên Hiệp, Liên Hiệp không nhập kho mà chuyển hàng qua các siêu thị khác
b) Bán lẻ: Liên Hiệp không tiến hành bán lẻ, việc bán lẻ chỉ diễn ra ở các siêu thị, ở tại các siêu thị có kế toán theo dõi riêng, và có chính sách bán hàng riêng
III.1.2 Chứng Từ Kế Toán
+ Bán hàng giao thẳng
- Đối với đơn vị trực thuộc: Sau khi phòng kinh doanh làm bộ chứng từ nhận hàng mua thì cũng đồng thời cũng làm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đúng với số lượng và giá cả ghi trên hóa đơn mua hàng. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội được chuyển đến các đơn vị trực thuộc ký xác nhận sau đó được chuyển về phòng kế toán hạch toán quản lý
- Đối với đơn vị bên ngoài: Sau khi phòng kinh doanh làm bộ chứng từ nhận thì đồng thời lập phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT, hoá đơn GTGT liên 1 giao cho khách hàng, liên 2 cùng với phiếu xuất kho được chuyển cho phòng kế toán để hạch toán quản lý.
+ Bán hàng qua kho
Sau khi có đơn đặt hàng của các đơn vị trực thuộc hoặc bên ngoài, bộ phận kho trung tâm làm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nếu bán cho đơn vị trực thuộc, hoặc phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT nếu bán cho bên ngoài. Các chứng từ này sau khi được xét duyệt của phòng kinh doanh được chuyển về kho trung tâm để kiểm tra và lập danh sách theo thứ tự số sê ri và được chuyển về phòng kế toán để hạch toán quản lý.
+ Điều chuyển hàng hóa giữa các đơn vị trực thuộc, giữa siêu thị, giữa các siêu thị và bên ngoài: Khi hàng được trả về Liên hiệp lập phiếu nhập kho, khi hàng được chuyển đến đơn vị khác phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho. Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho sau đó được chuyển về phòng kế toán. Kế toán điều chỉnh công nợ đối với từng đơn vị.
* Việc xuất kho hàng bán đôi khi xuất kho, kế toán ghi nhằm mã hàng, do đó xảy ra trường hợp hàng không còn tồn vẫn ghi đã xuất, nên khi kiểm kê cuối kỳ số lượng hàng tồn của mặt hàng xuất nhằm bị âm trên báo cáo nhập xuất tồn , kế toán căn cứ vào báo cáo nhập xuất tồn điều chỉnh lại sổ sách cho phù hợp
*Ghi chú: Mẫu một số chứng từ của quá trình bán hàng được trình bày phần phụ lục C
III.2 Kế toán các nghiệp vụ bán hàng III.2.1 Tài khoản sử dụng:
Liên Hiệp sử dụng tài khoản theo hệ thống tài khoản quy định của bộ tài chính, tuy nhiên Liên Hiệp thiết kế một số tài khoản để tiện lợi theo dõi
TK 1561KD: Hàng hóa giao thẳng TK 1561KK: Hàng hóa qua kho
TK 5111KD: Doanh thu bán hàng giao thẳng cho các đơn vị bên ngoài TK 5111KK: Doanh thu bán hàng qua kho cho các đơn vị bên ngoài TK 5121KD: Doanh thu bán hàng giao thẳng cho các đơn vị trực thuộc TK 5121KK: Doanh thu bán hàng qua kho cho các đơn vị trực thuộc TK 531KD: Hàng bán giao thẳng bị trả lại
TK 531KK: Hàng bán giao thẳng bị trả lại
TK 1360: Phải thu nội bộ, chi tiết theo từng đơn vị trực thuộc TK 131A: Phải thu khách hàng trong nước
TK 33311: Thuế GTGT đầu ra TK 632: Giá vốn hàng bán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Và một số tài khoản khác có liên quan
III.2.2 Phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
+ Bán hàng giao thẳng (1) Bán cho đơn vị trực thuộc
Nợ TK 1360 (Mã từng đơn vị trực thuộc) Có TK 5121KD
Cuối tháng kết chuyển giá vốn Nợ TK 632
Có TK 1561KD (2) Bán cho bên ngoài Nợ TK 131A
Có TK 5111KD Có TK 33311
Cuối tháng kết chuyển giá vốn Nợ TK 632
Có TK 1561KD + Bán hàng qua kho
(3) Bán cho đơn vị trực thuộc
Nợ TK 1360(Mã từng đơn vị trực thuộc) Có TK 5121KK
Cuối tháng kết chuyển giá vốn Nợ TK 632
Có TK 1561KK (4)Bán cho bên ngoài Nợ TK 131A
Có TK 5111KK Có TK 33311
Cuối tháng kết chuyển giá vốn Nợ TK 632
Có TK 1561KK (5)Hàng bán bị trả lại
+ Đối với hàng bán giao thẳng Các siêu thị trả hàng
Nợ TK 1561KD Có TK 632 Nợ TK 531KD
Cuối tháng kết chuyển giảm doanh thu Nợ TK 5121KD
Có TK 531KD
Các đơn vị bên ngoài trả hàng Nợ TK 1561KD
Có TK 632 Nợ TK 531KD Nợ TK 33311
Có TK131A
Cuối tháng kết chuyển giảm doanh thu Nợ TK 5111KD
Có TK 531KD
+ Đối với hàng bán qua kho Các siêu thị trả hàng
Nợ TK 1561KK Có TK 632 Nợ TK 531KK
Có TK 1360(Mã từng đơn vị trực thuộc) Cuối tháng kết chuyển giảm doanh thu Nợ TK 5121KK
Có TK 531KK
Các đơn vị bên ngoài trả hàng Nợ TK 1561KK (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 632 Nợ TK 531KK Nợ TK 33311
Có TK131A
Cuối tháng kết chuyển giảm doanh thu Nợ TK 5111KK
(6) Bán hàng khuyến mãi: không hạch toán, kho chỉ theo dõi số lượng xuất, cuối tháng tính vào giá vốn dựa trên báo cáo nhập xuất tồn(hàng nằm trong chương trình khuyến mãi)
(7) Điều chuyển hàng hóa giữa các đơn vị + Đối với hàng bán giao thẳng