Công tác tổ chức bộ máy kế toán khoa học đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tính hiệu quả của công tác kế toán.Để phù hợp với tình hình của xí nghiệp.Và theo quy định của công ty XD số 1 đồng thời theo đúng chế độ kế toán tài chính, bộ máy kế toán của xí nghiệp đợc tổ chức nh sau:
Bảng 2:
Sơ đồ kế toán xí nghiệp Xe máy GCCK – XD
Bộ máy kế toán của Xí nghiệp đợc tổ chức theo mô hình tập trung. Phòng kế toán của Xí nghiệp gồm 4 ngời. Phòng có nhiệm vụ tiến hành mọi công việc kế toán từ việc tập hợp xử lý chứng từ ban đầu đến việc lập các báo cáo kế toán gửi về Công ty. Trên cơ sở các báo cáo do Xí nghiệp gửi lên và chứng từ của ban chủ nhiệm, phòng kế toán công ty tổng hợp số liệu, lập báo cáo chung cho toàn Công ty.
- Phụ trách kế toán (kiêm kế toán tổng hợp): Phụ trách chung về kế toán, tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp gồm tổ chức bộ máy hoạt động, hình thức sổ, hệ thống chứng từ và tài khoản áp dụng, cách luân chuyển chứng từ, cách tính 34 Phụ trách kế toán
KT thanh
toán CCDC, NVL, KT TSCĐ, Tổng Chi phí và Giá thành DT. thu vốn
toán, lập báo cáo kế toán. Theo dõi chung về tình hình tài chính của Xí nghiệp, hớng dẫn và giám sát định mức và tiêu chuẩn của nhà nớc. Đồng thời là ngời chịu trách nhiệm trớc Giám đốc XN và Công ty về toàn bộ công tác kế toán của xí nghiệp. Ngoài ra phụ trách kế toán còn làm nhiệm vụ kế toán tổng hợp có nghĩa là thực hiện tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành, lập các bảng biểu kế toán ...
- Kế toán thanh toán: Thực hiện kế toán vốn bằng tiền tất cả các khoản thanh toán trong nội bộ Xí nghiệp và ngời cung cấp.
- Kế toán TSCĐ,CCDC, NVL DT thu vốn: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm hiện có của TSCĐ và CCDC (kế toán phải theo dõi trên cả 3 mặt là nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại) tính khấu hao TSCĐ, trích phân bổ Chi phí CCDC và theo dõi lợng, Thực hiện tính toán, tổng hợp những chứng từ, hoá đơn bán hàng liên quan đến doanh thu. Cuối quí, năm tổng hợp các khoản đã thu, phải thu và chịu trách nhiệm thu hồi vốn bên ngoài doanh nghiệp ... - Thủ quỹ: Thực hiện các quan hệ giao dịch với công ty, các xí nghiệp khác,
quản lý tiền mặt, đăng ký và các chứng từ hợp pháp hợp lệ để tiến hành xuất nhập quỹ và ghi sổ quỹ.
Ngành XD cơ bản có những đặc điểm riêng biệt khác với những ngành sản xuất khác nh chu kỳ sản xuất dài, sản phẩm có tính đơn chiếc đó là những công trình, vật kiến trúc có qui mô lớn kết cấu phức tạp, thời gian xây dựng và lắp đặt dài, sản phẩm không đem ra thị trờng tiêu thụ, hầu hết đã có ngời đặt hàng trớc khi xây dựng và nơi sản xuất cũng đồng thời là nơi tiêu thụ. Chính những sự khác nhau đó đã ảnh hởng rất lớn đến công tác quản lý kinh tế, công tác kế toán trong doanh nghiệp xây lắp phải đợc tổ chức phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xất kinh doanh, qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm trong xây dựng cơ bản đồng thời thực hiện nghiêm túc những chế độ thể lệ kế toán do nhà n- ớc ban hành , cụ thể đối với sản phẩm xây lắp lấy dự toán làm thớc đo. Sản phẩm xây lắp đợc cố định tại nơi sản xuất, còn các điều kiện sản xuất khác nh xe máy, thiết bị, ngời lao động, ... phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm. Đặc điểm
này làm cho công tác quản lý, sử dụng và hạch toán tài sản, vật t rất phức tạp vì chịu ảnh hởng lớn của thiên nhiên, thời tiết do đó dễ mất mát h hỏng.
Những đặc điểm trên của ngành XD cơ bản có ảnh hởng rất lớn tới công tác tổ chức hạch toán kế toán. Và để tuân theo những qui định của công ty XD số 1 đồng thời sử dụng hệ thống sổ sách đơn giản gọn nhẹ. Xí nghiệp xe máy GCCK – XD áp dụng hình thức Nhật kí chung để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí, xí nghiệp trớc hết phản ánh nghiệp vụ đó vào tờ chứng từ gốc riêng của xí nghiệp (trừ trờng hợp nghiệp vụ chi trả bằng tiền mặt, tiền ngân hàng do phiếu chi tiền mặt, séc, uỷ nhiệm chi có số hiệu trên mỗi chứng từ). Từ các chứng từ gốc ghi chép các nghiệp vụ chi phí vào sổ kế toán liên quan.
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Sổ, thẻ KT
chi tiết chungSổ NK
Các Sổ cái Bảng tổng
hợp chi tiết
Bảng cân đốiKT
Báo cáo tài chính
Trình tự sổ kế toán đợc biểu diễn qua sơ đồ sau:(áp dụng tại xí nghiệp xe máy GCCK - XD):
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
♦ Giải tích sơ đồ:
(1a): hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc nhận đợc, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nó để tiến hành định khoản và đồng thời ghi sổ Nhật ký chung.
(1b): Với các chứng từ có liên quan đến đối tợng cần hạch toán chi tiết, kế toán ghi vào các sổ, thẻ có liên quan.
(1c): Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc nhận đợc, kế toán tiến hành phân loại và lập bảng chứng từ gốc cùng loại.
(2a): Căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại kế toán tiến hành định khoản và ghi vào sổ Nhật ký chung.
(2b): Những bảng tổng hợp chứng từ gốc có liên quan đến đối tợng cần hạch toán chi tiết, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết có liên quan.
(3): Đồng thời định kỳ 2-3 ... ngày, căn cứ vào định khoản đã ghi trên sổ Nhật ký chung, kế toán tiến hành chuyển số liệu trên sổ cái các tài khoản có liên quan. (4),(6): Cuối kỳ căn cứ vào các số liệu trên sổ cái các tài khoản kế toán lập bảng kế toán nháp để theo dõi, xem xét kiểm tra số phát sinh, số d các tài khoản,đồng thời ghi bút toán điều chỉnh, kết chuyển từ đó lấy ra các số liệu để lập báo cáo tài chính nh: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo lu chuyển tiền tệ ...
(5):Cuối tháng hoặc cuối quý, căn cứ vào các số liệu trên sổ chi tiết,kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết ...
(7):Từ các bảng tổng hợp chi tiết ... cuối kỳ kế toán lập báo cáo tài chính.
(8):Điền số liệu trên báo cáo tài chính đợc chính xác thì sổ cái và các bảng tổng hợp chi tiết luôn phải đợc đối chiếu với nhau.