Trong họat động của mình, ngân hàng thường hay gặp trường hợp trả nợ quá hạn, tuy nhiên trên thực tế cũng gặp fải trường hợp ngược lại: trả nợ trước hạn, đây là vấn đề tưởng chừng tốt đẹp nhưng trên thực tế gây khó khăn cho ngân hàng. Bởi lẽ khi thực hiện cho vay một khoản tiền nào đó, ngân hàng luôn dự trù các kế hoạch và thời gian, cân đối khỏan vốn của mình, chủ yếu là phòng trường hợp trả nợ quá hạn và không thu hồi được vốn. Tuy vậy khi gặp trường hợp trả nợ gốc trước hạn, ngân hàng sẽ đối mặt với những khó khăn sau:
Do trả nợ trước hạn, nên việc huy động, điều chuyển vốn của ngân hàng sẽ gặp khó khăn. Nguồn vốn đang trong trạng thái luân chuyển có kế hoạch bỗng nhiên bị mất cân đối, cần fải điều chỉnh lại các nguồn huy động cũng như cho vay.
Việc trả nợ trước hạn làm phát sinh chi phí quản lý vốn, do ngân hàng lấy lại đựơc vốn trước thời hạn dự tính.
Cuối cùng, là trên thực tế ta thấy rằng khi có vốn nhàn rỗi, khách hàng trả lại nợ gốc và lãi cho ngân hàng, vô hình chung đã “cướp đi” khỏan thu kỳ vọng của ngân hàng đã hạch tóan từ trước trong kế hoạch, hơn nữa thường thì việc trả nợ trước hạn luôn có một lãi suất “tốt” hơn lãi suất dự kiến.
Rõ ràng là hoạt động ngân hàng luôn cần sự ổn định, tính chính xác, bởi một thành tố xuất hiện là ảnh hưởng đến tòan bộ hệ thống đang làm việc trơn tru.
2.2.2.4. Một số vấn đề cần quan tâm khác.
Khi thực tập tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên, tôi thấy rằng có một số vấn đề cũng đáng quan tâm khi thực hiện kế tóan nghiệp vụ cho vay, có thể kể đến là:
Lưu trữ hồ sơ: cán bộ tín dụng sau khi phê duyệt xong khỏan vay thì bàn giao hồ sơ cho cán bộ quản lý giải ngân lưu trữ hồ sơ tín dụng. Các bộ cho vay lưu trữ các tài liệu làm việc có liên quan đến họat động quản lý hàng ngày đối với khoản vay.
Trong thực tế thì ngòai việc lưu trữ hồ sơ, giấy, cán bộ tín dụng có thể quản lý, lưu trữ hồ sơ điện tử trên máy tính cá nhân. Mỗi cán bộ fải có thư mục cá nhân từ thư mục gốc.
Sắp xếp và bảo quản hồ sơ tín dụng: cán bộ quản lý giải ngân lập mục lục, thực hiện đánh số và sắp xếp hồ sơ tín dụng theo thứ tự danh mục. Mục lục được cập nhật khi có sự bổ sung hoặc loại bớt tài liệu. Mục lục này đựoc đính ở trang đầu mỗi hồ sơ. Mỗi khỏan tín dụng được phê duyệt phải lưu vào 2 bộ hồ sơ: bộ thứ nhất là hồ sơ pháp lý và tài sản đảm bảo: trong đó lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan đến thành lập doanh nghiệp, các vấn đề pháp lý và tài sản đảm bảo. Bộ thứ hai là hồ sơ về khỏan tín dụng trong đó lưu trữ tất cả các tài liệu khác như thư từ giao dịch, bản sao các bút tóan kế hoạch.
Việc quản lý hồ sơ tín dụng: cán bộ quản lý luôn quản lý hồ sơ tín dụng và thường xuyên kiểm tra sự đầy đủ của hồ sơ tín dụng, bổ sung kịp thời các thông tài liêu, văn bản…
Luân chuyển hồ sơ: chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên tổ chức hệ thống kho theo quy định, thời gian lưu tại kho và thời điểm, phưưogn thức hủy hồ sơ: thực hiện theo quy định hiện hành
của Nhà nước, ngân hàng Nhà Nước và Quyết Định số 3148/QĐ – PCCĐ ngày 15/11/2001 của ngân hàng ngoại thương Việt Nam
VietComBank.
Cuối cùng đó chính là hệ thống tin học trong quản lý và thực hiện nghiệp vụ kế tóan cho vay tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên: hiện nay mặc dù các tài liệu hồ sơ sẽ được tính tóan, kiểm tra và giám sát một cách đầy đủ và chính xác dưới bàn tay của các kế tóan viên, tuy vậy việc áp dụng hệ thống tin học vào trong công tác quản lý và thực thi nghiệp vụ là vô cùng hữu ích, nó không chỉ làm giảm số lượng sổ sách cần lưu trữ mà còn giúp ích rất nhiều cho quá trình tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh chóng mà không lâu như trước kia với hệ thống sổ sách, chứng từ khổng lồ. Không chỉ có vậy, hệ thống thông tin còn giúp cho liên lạc với hệ thống ngân hàng dễ dàng, và giúp cán bộ có thể quản lý được số liệu theo cách vô cùng đơn giản, tạo ra phong cách làm việc rất hiện đại và lịch sự, nâng vị thế và lòng tin của khách hàng về bản thân chi nhánh nói riêng và hệ thống ngân hàng VCB nói chung.
2.3. Những đánh giá về nội dung nghiệp vụ kế tóan cho vay tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên.
2.3.1. Những kết quả đạt được.
Trong những năm đã qua, mặc dù gặp rất nhiều khó khăn do mới được thành lập và sự cạnh tranh gay gắt từ các ngân hàng khác, chi nhánh ngân hàng Ngoại thương Hưng Yên đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ. Đó là mặc dù nằm trong địa bàn ở xa thủ đô, nhưng chi nhánh đã biết tìm tòi và ra các chiến lược đúng, đó chính là tận dụng lợi thế nằm ở gần các khu công nghiệp lớn, chi nhánh đã xúc tíến quan hệ với các công ty, doanh nghiệp đóng trên địa bàn. Để kịp với thời cuộc, giám đốc công ty đã quyết định thành lập Phòng PR (phòng quan hệ khách hàng) đề nhằm thúc đẩy quan hệ, gìn giữ cũng như mở rộng thị phần của mình trước bối cảnh trong khu vực đó có rất nhiều các ngân hàng lớn cũng đang cạnh tranh với họ: ngân hàng ACB, ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn, ngân hàng TechcomBank, ngân hàng Công thương….
Với phương châm là tận dụng và nâng cao đội ngũ cán bộ, chi nhánh đã có cái nhìn tích cực và nhìn thật xa trong tương lai, họ thường xuyên cử cán bộ đi tập huấn nghiệp vụ, kĩ thuật để nâng cao nhận thức. Là một ngân hàng có truyền thống từ lâu đời, cán bộ và giám đốc chi
nhánh luôn luôn thực hiện công việc với phương châm: không để mất thị phần, quan hệ tốt với khách hàng và giữ gìn và phát huy thế mạnh riêng của ngân hàng ngoại thương Việt Nam, đó chính là thế mạnh về các giao dịch quốc tế, buôn bán ngoại tệ, bảo lãnh tín dụng…. Bên cạnh đó, việc tổ chức bộ máy của chi nhánh rất gọn nhẹ đơn giản nhưng khoa học, đầy đủ các phòng ban cần thiết và cán bộ lãnh đạo luôn khuyến khích nhân viên tự chịu trách nhiệm và phát huy hết khả năng và năng lực của mình, điều này là một điều tuyệt vời trong quản lí nhân sự của chi nhánh, nó giúp tạo ra được phong cách làm việc khoa học, tự chủ nhưng lại rất đoàn kết trong nội bộ. Rõ ràng ban điều hành luôn muôn chi nhánh tự đi lên bằng chính thực lực của mình, và họ muốn phát huy điều đó một cách tốt nhất. Do đó, trong những năm qua, mặc dù còn ít kinh nghiệm và phải quản lí một lượng vốn lớn ( hơn 400 tỷ) nhưng cán bộ của chi nhánh luôn thực hiện đầy đủ và chính xác nghiệp vụ, không để ra sai sót, nhầm lẫn đáng tiếc, đảm bảo an tòan cho tài sản. Ngòai việc cố gắng hết sức để nâng cao lợi nhuận và phòng tránh tối đa rủi ro có thể gặp phải, cán bộ chi nhánh còn chủ động học hỏi kinh nghiệm từ những đơn vị bạn, tiếp cận với các công ty quốc tế và tiếp thu những sảm phẩm mới.
Mặc dù nằm ở xa trung tâm thủ đô Hà Nội và xa thành phố cảng Hải Phòng, nhưng không vì thế mà chi nhánh lạc hậu. Đó là bởi vì họ hiểu bên cạnh mộ giám đốc giỏi và một đội ngũ cán bộ tuyệt vời, thì điều cần thiết trong thời đại mới, thời đại thông tin khoa học kỹ thuật tiên tiến như hiện nay đó chính là hệ thống thông tin hoa học và hiện đại. Với mục tiêu: “ không chỉ đưa các hệ thống công nghệ mới vào ứng dụng mà còn kết hợp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ và tác nghiệp ”, chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Hưng Yên đang tiếp tục triển khai giai đoạn II của tiểu dự án Hiện đại hoá ngân hàng và hệ thống thanh toán nhằm tiếp tục hoàn thiện các gói sản phẩm: quản lý vốn, xếp hạng tín dụng, quản lý rủi ro và quản lý danh mục đầu tư …. Đây là nền tảng công nghệ quan trọng để chi nhánh phát triển các ứng dụng khác và tạo điều kiện để triển khai các dịch vụ thương mại điện tử sau này. Đây chính là lợi thế của họ, đó là sở hữu một hệ thống thông tin thông suốt và tiên tiến, giúp đảy nhanh qua trình tác nghiệp giữa các chi nhánh ngân hàng Ngoại thương nói riêng và với hệ thống liên ngân hàng nói chung, đặc biệt là trong thời điểm hiện tại, khi thanh tóan điện tử sẽ là xu hướng tất yếu trong lương lai gần, và đặc biệt khi mà các Ngân hàng
vững và và căn bản sẽ có thể đứng vững trước những sóng gió của cạnh tranh.
Ngòai những yếu tố thuận lợi trên, ta không thể không kể đến truỳên thống và uy tín lâu đời của ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam đã giúp chi nhánh Hưng Yên rất nhiều trong họat động kinh doanh. Nhắc tới ngân hàng Ngoại thương, người ta luôn có 2 chữ đó là “ an tòan”, khách hàng có tâm lí rất thỏai mãi khi chọn chi nhánh ngân hàng là nơi thực hiện các giao dịch cũng như khi có nhu cầu về vốn vay. Đặc biệt trong những nghiệp vụ thanh tóan quốc tế, bảo lãnh tín dụng hay kinh doanh ngoại tệ, chi nhánh luôn là “địa chỉ vàng” ở trong khu vực bởi kinh nghiệm và uy tín lâu năm của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Bởi vậy, chi nhánh Hưng Yên luôn là chi nhánh đứng đầu về giao dịch ngoại tệ trong khu vực.
Ngoài việc hoàn thành nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước, bình ổn tỷ
giá góp phần giữ vững sự phát triển của nền kinh tế khi có biến động mạnh trên thị trường quốc tế, phục vụ đắc lực cho sự nghiệp đổi mới kinh tế của Đảng và Nhà nước, chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương Hưng Yên đã góp phần không nhỏ trong các hoạt động xã hội, qua đó đã giúp cho mối quan hệ giữa Ngân hàng Ngoại thương với các địa phương ngày thêm gắn bó chặt chẽ đồng thời nó cũng phục vụ có hiệu quả cho chính sách Đền ơn đáp nghĩa của Đảng, Nhà nước, điều đó đã tạo đựợc niềm tin tưởng tuyệt đối của khách hàng về đạo đức và trách nhiệm của ngân hàng.
2.3.2. Những khó khăn, tồn tại và nguyên nhân.
Bên cạnh những mặt đạt được, ngân hàng vẫn còn một số tồn tại và khó khăn sau:
Hệ thống chứng từ còn rườm rà, rắc rối, gây bất tiện và khó khăn cho khác hàng.
Khách hàng chủ yếu vẫn là các doanh nghiệp, đây là chiến lược của chi nhánh, tuy vậy nó vô tình đã làm mất đi thị phần về cho vay tiêu dung của dân cư. Bên cạnh đó, còn ít giao dịch với các công ty lớn.
Chất lượng của mạng máy tính chưa cao, mặc dù đã có đầu tư về công nghệ, tuy vậy, tình trạng nghẽn mạng hoặc không vào được cơ sở dữ liệu của tòan hệ thống vẫn còn xảy ra nhiều.
Hiện nay trên địa bàn có rất nhiều các ngân hàng khác cạnh tranh gay gắt, đặc biệt là họ cũng bắt đầu hạ lãi suất để thu hút khách hàng truyền thống của chi nhánh.
Hiện tại vẫn đang còn thiếu bộ phận quản lí rủi ro chuyên biệt, đây là một điều rất nguy hiểm, bởi vì khả năng xảy ra rủi ro trong thời điểm cạnh tranh gay gắt là rất cao.
Về cơ cấu vốn, thì vốn cho vay là rất cao, điều này đồng nghĩa với rủi ro xảy xa khi vợ nỡ hoặc có sự cố là rất lớn.
Hiện tại, chi nhánh vẫn phải thuê địa điểm của trường cao đẳng Bách Khoa Hưng Yên, còn chưa có điều kiện sắm trang thiết bị, do đó phần nào cũng ảnh hưởng đến bộ mặt của chi nhánh.
Việc trả nợ gốc trước hạn gây ra tình trạng mất cân đối trong nguồn vốn của ngân hàng, từ đó ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả họat động kinh doanh.
Cán bộ mặc dù rất nhiệt tình nhưng nếu xét về mặt bằng của các chi nhánh lớn trong thành phố thì còn thiếu nhiều kinh nghiệm thực tế. Hơn nữa, do ở tỉnh ngòai, không phải thuộc thành phố nên các sản phẩm cũng chưa đa dạng.
Tóm lại với tình trạng thực tế như trên thì còn rất nhiều tồn tại và khó khăn mà chi nhánh ngân hàng cần phải tự mình vượt qua, có như vậy mới tạo được lợi thế cạnh tranh trong hệ thống các ngân hàng thương mại trên địa bàn
Chương 3. Một số giải pháp nhằm hòan thiện nội dung kế tóan nghiệp vụ cho vay tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên.
3.1. Phương hướng và nhiệm vụ của chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên. Thương Hưng Yên.
Đối mặt với những khó khăn trên, đòi hỏi chi nhánh cần phải có những nỗ lực hơn nữa. Chính vì thế, cán bộ và giám đốc chi nhánh ngân hàng Ngoại thương Hưng Yên đã đề ra những nhiệm vụ trước mắt như sau:
Về mặt nghiệp vụ: Mặc dù là không nằm ở trung tâm nhưng trong những năm tới, đẩy mạnh nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ để thu lợi nhuận, đồng thời nhằm phát huy thế mạnh truyền thống của ngân hàng Ngoại thương. Cố gắng hoàn thiện và phổ cập thương mại điện tử trong các giao dịch để nhằm giảm chi phí. Nâng cao hiệu năng sử dụng vốn, tăng trưởng nguồn vốn, tăng trưởng tín dụng, cố gắng đơn giản công tác kế tóan, nhất là kế tóan nghiệp vụ cho vay.
Về mặt hành chính: đẩy mạnh cải cách các thủ tục hành chính, tránh tình trạng gây khó chịu cho khách hàng dẫn đến giảm uy tín của chi nhánh.
Vể quan hệ: đối với các ngân hàng khác, một mặt nâng cao lợi thế truyền thống, không để mất thị trường, dồng thời dần dần nâng cao thị phần của mình trong các mặt hàng chiến lược của họ, thúc đẩy cho vay tiêu dùng, ngòai ra cần phải hoàn thiện hệ thống thanh tóan liên ngân hàng.
Về công nghệ: thực hiện tố các chương trình hiện đại hóa công nghệ ngân hàng và đa dạng hóa sản phẩm, dịch vụ ngân hàng theo kế hoạch và chỉ đạo của Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam.
3.2. Các giải pháp nhằm hòan thiện nội dung kế tóan nghiệp vụ cho vay tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên.
3.2.1. Giải pháp về chứng từ.
Bên cạnh hệ thống thông tin giúp ích rất nhiều cho công tác kế tóan cho vay thì hệ thống sổ sách và chứng từ được sử dụng trong ngân hàng cần được đơn giản hóa, giảm tải về số lượng. Theo tôi thì trong một số hòan cảnh cụ thế tao có thể tiến hành giảm tải, đơn giản hóa nghiệp vụ và hồ sơ như sau:
Áp dụng chung một form cho đơn xin vay vốn và phương án trả nợ (với khách hàng là doanh nghiệp) hoặc đơn xin vay kiêm hợp đồng tín dụng (đối với khách hàng là cá nhân).
Với tà sản thế chấp thì cần có chữ kí của các bên liên quan như với vợ và chồng, hoặc nếu khách hàng chưa lập gia đình thì là bố và mẹ để dễ dàng cho việc xiết nợ nếu rủi ro vỡ nợ xảy ra.
Hồ sơ vay vốn của doanh nghiệp có truyền thống làm việc với chi nhánh ngân hàng, có tình hình tài chính ổn định và có tương lai thì việc ngân hàng yêu cầu đưa nhiều giấy tờ là không cần thiết, cần tế nhị đưa ra yêu cầu một vài loại giấy tờ nào đó, mặt khác đôn đốc cán bộ