Công ty sử dụng một lợng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ rất lớn. Khi nhập mua phòng KCS tiến hành kiểm tra chất lợng của nguyên vật liệu đầu vào. Phòng KCS lập phiếu kiểm tra chất lợng kèm hoá đơn mua hàng chuyển lên phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho. Sau đó chuyển 1 liên cho thủ quỹ ký chuyển 1 liên cho phòng tài vụ. Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho sẽ làm thủ tục nhập kho. Định kỳ 10 ngày hoặc cuối tháng có sự đối chiếu giữa kế toán, thống kê bên phòng kinh doanh và thủ kho.
Việc xuất kho theo định mức: Căn cứ định mức phòng kinh doanh chuyển xuống cho các xí nghiệp, các xí nghiệp căn cứ định mức và kế hoạch sản xuất từng ngày sẽ xuống thủ kho lấy. Cuối tháng tổng hợp lại chuyển cho phòng kinh doanh để tính ra tổng định mức xuất cả tháng. Trong trờng hợp xuất bán thì phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn tài chính. Hoá đơn 4 liên:
Liên 1: đa khách hàng
Liên 2: Lu tại phòng kinh doanh Liên 3: thủ kho
Liên 4: Phòng tài vụ
Sau đó căn cứ vào phiếu xuất kho để xuất.
Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán NVL, CCDC
111, 112, 141, 331 152,153 621
154 627,641,642,241
3381 154
1381
821
Thanh toán tiền mua bằng tiền mặt, TGNH, tạm ứng hoặc cha
thanh toán
Nhập vật liệu tự chế biến hoặc thuê ngoài chế biến
Vật t kiểm kê phát hiện thừa Xuất thuê ngoài gia công chế biến
Xuất cho phân xởng, cho bán hàng, QLDN và cho XDCB
Xuất để chế tạo sản phẩm
Vật t phát hiện thiếu khi kiểm kê
Quy trình ghi sổ: