II. Đặc điểm tổ chức SXKD và tổ chức công tác kế toán tại Cty
2.2.2. Nhiệm vụ của Cty
Là việc cụ thể hoỏ cỏc chức năng bằng hành động, việc làm cụ thể. Mọi người đều phải cú trỏch nhiệm thực hiờn đầy đủ chức năng bộ mỏy của mỡnh, cụ thể phải xỏc định được chương trỡnh sản xuất phự hợp, phải tổ chức mọi hoạt động sản xuất, tài chớnh, nhõn sự. đồng thời phải thực hiờn nghĩa vụ với nhà nước.
Việc xỏc định chức năng và nhiờm vụ của doanh nghiệp là hết sức quan trọng. nú giỳp cho doanh nghiệp cú thể xỏc định được mục tiờu cần đạt tới, từ đú vạch ra những cụng việc cụ thể phải làm cho từng bộ phận, từng người và cú những chớnh sỏch phự hợp cho mỗi dự ỏn để thu được hiệu quả cao nhất với chi phớ hợp lý nhất.
Địa bàn kinh doanh của Cty hiờn nay mới chỉ dừng lại ở thị trường trong nước, trong tương lai Cty dự kiến sẽ thay đổi, đa dạnh hoỏ mẫu mó, nõng cao chất lượng sản phẩm để mở rộng thị trường tiờu thụ ra nước ngoài. Cty dự kiến khi mỏy in 2 màu của Đức được đưa vào hoạt động thỡ đầu năm mỏy được huy động ở mức độ bỡnh quõn 2.500tờ/giờ, đối với khổ giấy bỡnh quõn: 395 ì 545 mm, chạy 1 ca/ngày, 8 giờ/ca,22 ngày /thỏng, 12 thỏng/năm,thỡ sản lượng dự kiến đạt được là:
2.500 tờ ì 2 sản phẩm ì 8 giờ ì 1 ca ì 22 ngày ì 12 thỏng = 10.560.000sp.
( 01 tờ khổ 395ì 545 mm in được 2 sản phẩm) Tổng doanh thu của mỏy in đức đạt được là:
10.560.000sp ì 250đ = 2.640.000.000đ ( đơn giỏ bỡnh quõn của 01 sp là 250đ)
Cty TNHH sản xuất và XNK Bao Bỡ Hà Nội là một đơn vị sản xuất kinh doanh độc lập, được quyền quyết định tổ chức bộ mỏy quản lý của doanh nghiệp mỡnh. Để phự hợp với đặc điểm riờng của doanh nghiệp mỡnh và hoạt động cú hiệu quả nhất, Cty đó tổ chức bộ mỏy quản lý theo mụ hỡnh quản lý tập trung( trực tuyến ). Theo mụ hỡnh này thỡ mọi hoạt động của cụng ty đều chịu sự chỉ đạo thống nhất của giỏm đốc cụng ty.
Với cơ cấu tổ chức bộ mỏy như sau, mỗi phũng ban của cụng ty đều cú chức năng nhiệm vụ riờng, phục vụ cho yờu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
2.3.1. Nhiệm vụ của từng phũng ban:
● Giỏm đốc cụng ty: là đại diện phỏp nhõn của cụng ty, là người chịu trỏch nhiệm về kết quả sản xuất king doanh và làm trũn nghĩa vụ đối với nhà nước theo quy định hiện hành. Giỏm đốc điều hành mọi hoạt động sản xuất theo chế độ một thủ trưởng cú quyền quyết định cơ cấu tổ chức, bộ mỏy quản lý của cụng ty theo nguyờn tắc gọn nhẹ đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh cú hiệu quả.
● Phũng kỹ thuật - Kiểm tra chất lượng: xõy dựng, quản lý, theo dừi cỏc quy trỡnh, quy phạm kỹ thuật trong quỏ trỡnh sản xuất đảm bảo chất lượng của sản phẩm. khi cú kế hoạch thỡ triển khai thử mẫu thụng qua khỏch hàng duyệt sau đú mới đem xuống sản xuất hàng loạt, xỏc định mức hao phớ nguyờn vật liệu, hướng dẫn cỏch đúng, dỏn hộp cho cỏc phõn xưởng sản xuất. Đồng thời kiểm tra chất lượng sản phẩm từ cỏc kho ở cỏc phõn xưởng
● Phòng tổ chức hành chính lao động tiền l– ơng: Làm chức năng văn
phòng và tổ chức lao động tiền lơng, có nhiệm vụ quản lý hồ sơ, quản lý quỹ tiền lơng, tổ chức thực hiện chính sách đối với ngời lao động, tham mu cho Giám đốc điều động, tiếp nhận, sắp xếp CBCNV trong công ty cho phù hợp với nhu cầu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.Theo dõi, tham mu cho Giám đốc công tác thi đua khen thởng, kỹ luật, theo dõi công tác trật tự an ninh trong công ty.
● Phòng tài chính kế toán: Quản lý, huy động và sử dụng các nguồn vốn của công ty sao cho đúng mục đích và có hiệu quả cao nhất. Phòng có trách nhiệm tổ chức thực hiện ghi chép, xử lý các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình sản xuất của
Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH SX & XNK Bao Bì Hà Nội
Giám Đốc Trung Tâm Thiết Kế Phòng Kế Hoạch Phòng Kỹ Thuật Phòng TCHC LĐTL Phòng Kế Toán Phòng Kinh doanh Phòng Bảo Vệ Phân xởng sản Xuất Quản đốc Phân xởng II Phân xởng I Tổ Chế Bản Tổ In Tổ Cán Láng Tổ Dán tay
Công ty, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, lập các báo cáo nh: Báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tổng kết tài sản Ngoài ra còn phải…
phân tích hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nhằm mục đích cung cấp các thông tin cho ngời quản lý để họ đa ra những phơng án có lợi nhất cho công ty.
● Phòng thiết kế: Có nhiệm vụ tham mu cho Giám đốc về công tác thiết kế mẫu mã các sản phẩm theo nhu cầu và thị hiếu của thị trờng.
● Phòng bảo vệ: Có trách nhiệm bảo vệ tài sản, giữ gìn an ninh trật tự trong toàn công ty.
● Phân xởng sản xuất: Là nơi trực tiếp sản xuất ra sản phẩm và chiếm đa số nguồn nhân lực sản xuất của công ty.Thực hiên nhiệm vụ biến các nguyên vật liệu đầu
2.4. Tình hình thực hiện công tác kế toán:
● Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty:
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức và quản lý, bộ máy kế toán ở Cty sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì đợc tổ chức theo hình thức tập trung. Theo hình thức này toàn bộ công tác kế toán đợc thực hiện trọn vẹn trong phòng tài chính kế toán của công ty từ khâu ghi chép ban đầu đến khâu tổng hợp, lập báo cáo và kiểm tra kế toán. Do phạm vị sản xuất của công ty không lớn lắm nên quy mô tổ chức bộ máy kế toán cũng tơng đối gọn nhẹ, phù hợp với tình hình của công ty, đồng thời vẫn đảm bảo hoàn thành tôt công tác kế toán.
Có thể khái quát tổ chức bộ máy kế toán của công ty qua sơ đồ sau: * Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán:
+ Kế toán trởng: Là ngời chịu trách nhiêm trớc Giám đốc và các cơ quan tài chính về các vấn đề liên quan đến tài chinh của Cty. Chỉ đạo chuyên môn về nhiêm vụ kế toán trong phòng. Bên cạnh đó, là ngời trực tiếp theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và khấu hao TSCĐ.
+ KT tổng hợp kiêm kế toán công nợ phải trả: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ, tính giá thành cho từng loại sản phẩm, theo dõi
doanh thu bán hàng và thanh toán công nợ với khách hàng. Đồng thời, hàng tháng có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty
+ KT công nợ phải thu kiêm KT NH, KT lơng: Có nhiêm vụ lập phiếu thu, phiếu chi, theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và quan hệ thanh toán với ngân hàng nh: vay,tra tiền..Tính lơng và bảo hiểm cho công nhân trực tiếp sản xuất cũng nh ở các phòng thuộc công ty, thanh toán lơng, phu cấp và các khoản liên quan cho công nhân trong Cty theo đinh kỳ.
+ Thủ quỹ: Có nhiêm vụ thu chi và bảo quản tiền mặt tại Cty.
+ Thủ kho: Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu,thành phẩm, đối chiếu thơng xuyên với kế toán.
Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất Bao bì hộp carton: Kế toán trưởng KT tổng hợp kiêm KT công nợ phải trả Thủ quỹ Thủ kho KT công nợ phải thu kiêm KT NH KT lương Chế bản In Láng bóng Bế Hộp Dán Kiểm tra Đóng gói Kho tiêu thụ Sản phẩm
2.5. Tình hình thực hiện chế độ kế toán.
Về hệ thống chứng từ kế toán Cty SX Bao Bì Hà Nội sử dụng mẫu đúng theo chế độ kế toán quy định:
* Các Ctừ kế toán đợc sử dụng trong hạch toán NVL ở cty gồm: + Phiếu nhập kho ( mẫu 01 - VT)
+ Phiếu xuất kho ( mẫu 02 - VT)
+ Phiếu XK kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03 - VT)
+ Biên bản kiểm nghiệm sản phẩm hàng hoá ( mẫu 08 - VT) + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 - BH)
* Về tài khoản kế toán : Cty áp dụng hầu hết hệ thống tài khoản kế toán đ- ợc ban hành theo quyết định số 1141/QĐ/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 và các quy định có sửa đổi bổ sung của Bộ Tài Chính.
* Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: Cty áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp bình quân.
* Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho : Cty áp dụng cả 2 phơng pháp đó là + Phơng pháp kê khai thờng xuyên
+ Phơng pháp kiểm kê định kỳ
* Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán: Bắt đầu từ năm 2005 Cty đã sử dụng phần mềm kế toán.
- Hình thức kế toán hiện nay Cty đang áp dụng là: Nhật ký chung với hệ thống tài khoản chi tiết, tổng hợp, báo cáo kế toán đầy đủ trong máy. có thể nói đây là hình thức kế toán phù hợp với doanh nghiệp sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán.
+ Ưu điểm của hình thức nhật ký chung: đơn giản, dễ hiểu và thuận tiện cho việc phân công lao động trong bộ máy kế toán, ghi chép kế toán rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu sổ liệu.
- Hệ thống sổ Cty sử dụng trong quá trình hạch toán : + Sổ nhật ký chung
+ Sổ kế toán chi tiết
* Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán:
- Cuối mỗi quý, kế toán tổng hợp của Cty tiến hành lập và gửi báo cáo chính theo quy định của bộ tài chính bao gồm:
+ Bảng cân đối kế toán ( mẫu số B01 - DN) + Bảng cân đối phát sinh các tài khoản
+ Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ( mẫu số B02 - DN) + Thuyết minh báo cáo tài chính ( mãu số B09 - DN)
Sơ đồ kế toán trên máy vi tính
Chứng từ gốc Vào máy Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối Phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ ( thẻ ) kế Toán chi tiết
Bảng tổng hợp Chi tiết
Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối Chiếu
2.6. Thực trạng tổ chức kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm tại Cty SX Bao Bì Hà Nội.
Là một đơn vị SXKD nên chi phí và giá thành luôn đợc Cty coi trọng hàng đầu. Vì điều đó ảnh hởng đến lợi nhuận, đến sự tồn tại và phát triển của Cty, nhất là trong cơ chế thị trờng nh hiện nay. Chính vì lẽ đó, bộ phận kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm ở Cty đợc đặt lên vị trí quan trọng và luôn đợc quản lý một cách chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi để năng cao hiệu quả SXKD.
2.6.1. Đối tợng tập hợp CPSX và đối tợng tính giá thành san phẩm.
* Đối tợng tập hợp CPSX:
Sản xuất Bao Bì là một loại hàng hóa đặc biệt, ssản phẩm của Cty lại đợc đi kèm với hệ số của các doanh nghiệp khác. Cty sản xuất ra sản phẩm không phải cho ngời tiêu dùng cuối cùng mà lại theo các đơn đặt hàng của các doanh nghiệp khác nh: doanh nghiệp dợc phẩm, thực phẩm, đồ uống để các doanh…
nghiệp này đóng gói sản phẩm của mình rồi mới đa ra thị trờng. Do Cty tiến hành sản xuất trong một phân xởng nên đối tợng tập hợp CPSX là từng loại sản phẩm đối với chi phí NVL chính trực tiếp và là toàn bộ phân xởng sản xuất đối với chi phí NVL phụ, chi phí nhiên liệu, chi phí vật t khác, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí SXC.
* Đối tợng tính giá thành:
Xác định đối tợng tính giá thành sản phẩm là công việc đầu tiên trong toàn bộ công tác tính giá thành sản phẩm của kế toán. Việc xác định đúng đối tợng tính hoàn thành có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Đối tợng tính giá thành sản phẩm mà kế toán Cty SX bao bì Hà nội đã xác định là từng quy cách, kích cỡ, phẩm cấp của sản phẩm hoàn thành.
2.6.2. Kế toán tập hợp CPSX và tính Z sản phẩm tại Cty SX Bao Bì Hà Nội. Nội.
Tại Cty, CPNVL có một vị trí quan trọng đối với sản xuất, nó chiếm một tỷ lệ cao trong giá thành sản phẩm.NVL của Cty gồm nhiều chủng loại, kích cỡ khác nhau.
Do vậy để đảm bảo yêu cầu cho quá tình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm quản lý NVL một cách chặt chẽ có hiệu quả, Cty đã phân chia NVL một cách tỷ mỉ để từ đó nhận biết đợc số hiện có và tình hình biến động của từng loại NVL đó.
Trong quá tring sản xuất sản phẩm, Cty sử dụng những NVL sau:
- NVL chính gồm: Giấy Duplex, giấy bãi bằng, giấy couches, giấy Dcan, giấy tráng kim…
- NVL phụ: kẽm, màng, mực, keo dán…
- Nhiên liệu: Dỗu hoả, cồn, mỡ…
- Phụ tùng thay thế: Dao xén, trục máy,dao cắt lề, vòng bi…
- Phế liệu: Lề, đâud cuộn dây, phôi máy giấy...
Để hạch toán và quản lý NVL lế toán mở TK 152 và TK này đợc mở chi tiết. Ngoài ra kế toán còn mở TK 153 “ CCDC” để quản lý công cụ xuất dùng cho sản xuất. Hàng tháng thủ kho đối chiếu sổ sách với thẻ kho, và chuyển cho phòng kế toán tài vụ để kiểm tra số lợng NVL thực nhập – xuất – tồn.
Khi có nhu cầu sử dụng NVL, tổ trởng tổ sản xuất sẽ xuống kho lĩnh vật ttheo phiếu đề nghị cấp vật t. Thủ kho căn cứ vào chất lợng ghi trên phiếu đố để cho xuất kho vật liệu. Hiện nay, Cty đang áp dụng phơng pháp bình quân gia quyền để hạch toán NVL xuất kho. Công thức tính dợc áp dụng nh sau:
Giá thức tế vật liệu Số lợng vật Đơn giá thực tế = x
Trong đó :
Đơn giá thực tế bình quân của Giá thực tế VL tồn ĐK + Giá thực tế VL tồn TK = ___________________________________________________________ Vật liệu xuất dùng Số lợng VL tồn ĐK + Số lợng VL nhập TK
Với đơn giá tính đợc, căn cứ vào phiếu XK kế toán vật t hạch toán trực tiếp cho từng đối tợng chịu chi phí và tính đồng thời lên sổ chi tiết và sổ cái TK 152.
Cuối kỳ hạch toán kế toán tiến kiểm kê kho nhằm mục đích xác định chính xác số lợng, chất lợng và giá trị NVL có trong kho tại thời điểm kiểm kê và đối chiếu kiểm tra với sổ chi tiết NVL. Nếu có chênh lệch thì tuy từng trờng hợp cụ thể mà có hình thức sử lý cho phù hợp. Còn nếu thấy khớp đúng thì căn cứ vào sổ chi tiết NVL kế toán lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho NVL.
VD: Căn cứ vàp quyết định của Giám Đốc và thủ kho viết phiếu xuất kho:
Cty: TNHH SX & XNK
Bao Bì Hà Nội phiếu xuất kho
Địa chỉ: Ngày 20 tháng 03 năm 2007 Số: Ngời nhận hàng: Nguyễn Văn Danh
Đơn vị: Tổ in OFSET 02 Lý do xuất: Sản xuất
Stt Mã kho Tên vật t Tknợ TKcó Đvt Số lợng Giá TT
1 KVLC Giấy BB 58/84 420*590 154 1521 kg 28,11 11814,1 332.094 2 KVLC Giấy couches 80,790*1090 154 1521 kg 37,890 15151,2 574.078 3 KVLC Giấy Dlex 250 g, 709*1090 154 1521 kg 624,300 7835,33 4.891.579 4 KVLC Giấy tráng kim 470g,790*900 154 1521 kg 671,680 17.200 11.552896 Tổng cộng 17.350647
Bằng chữ: mời bảy triệu ba trăm năm mơi nghin sáu trăm bốn bảy đồng
Xuất, ngày tháng năm2007… …
Thủ tởng đơn vị Phụ trách bộ phận sử dụng Ngời nhận hàng Thủ kho ( ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Cty: TNHH SX & XNK
Bao Bì Hà Nội phiếu xuất kho
Ngày 20 tháng 03 năm 2007 Ngời nhận hàng: Nguyễn Văn Danh
Đơn vị: Tổ in OFSET 02 Nội Dung: Cho sản xuất
Stt Mãkho Tên vật t TK nợ TK có Đvt Slợng Đơn giá Thành tiền 1 KVLP Mực xanh AP 154 1522 kg 23,00 111851,62 2.572.587 2 KVLP Mực đen TQ 154 1522 kg 12,50 35.250 440.625 3 KVLP Mực đỏ AP 154 1522 kg 18,00 106167,62 1.911.017 4 KVLP Mức vàng TQ 154 1522 kg 7,50 40.934,77 307.011 5 KVLP Bản kẽm 154 1522 Cái 50,00 22.400,00 1.120.000