d) Kế toán thuế GTGT nộp theo phơng pháp trực tiếp, thuế Tiêu thụ đặc biệt,
3.1 Nhận xét, đánh giá chung về công tác kế toán doanh thu bán hàng và xác
3.1.1 Những u điểm chủ yếu.
Mặc dù trong những năm gần đây tình hình kinh doanh của công ty gặp nhiều khó khăn do do có nhiều đối thủ cạnh tranh trên thị trờng rất gay gắt, nh- ng Công ty cổ phần vật t vận tải xi măng vẫn tồn tại và phát triển đó là nhờ sự chỉ đạo sát sao của Tổng công ty xi măng Việt nam và sự hợp tác có hiệu quả của các công ty xi măng thành viên trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt nam, đặc biệt là sự nỗ lực không ngừng của tập thể cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Một mặt công ty đã tìm mọi biện pháp để giữ vững và mở rộng thị phần kinh doanh những mặt hàng truyền thống, tìm thêm những mặt hàng kinh doanh mới, mặt khác công ty tiến hành sắp xếp lại bộ máy quản lý, củng cố lại công tác kế toán. Thực tế chứng minh Công ty đã đi đúng hớng, việc làm ổn định, đời sống cán bộ công nhân viên đợc cải thiện, sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Tổ chức tốt công tác kế toán đã đóng góp một phần không nhỏ trong thành tích chung đó.
Là công cụ của quản lý, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác định kêt quả bán hàng nói riêng của công ty trong những năm vừa qua đã không ngừng đợc hoàn thiện cho phù hợp với tình hình thực tế, đáp ứng đợc nhu cầu quản lý đặt ra. Đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi và ph- ơng pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán với các bộ phận có liên quan cũng nh giữa các nội dung của công tác kế toán, đồng thời bảo đảm cho số liệu kế toán phản ánh trung thực hợp lý, rõ ràng và dễ hiểu. Tổ chức kế toán ở công ty hiện nay tơng đối phù hợp với điều kiện thực tế ở Công ty.
Với mạng lới kinh doanh trên địa bàn nhiều tỉnh, bao gồm 11 chi nhánh trực thuộc đóng trên phạm vi cả nớc, Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán là phù hợp. Thông qua việc sắp xếp tại mỗi chi nhánh, kế toán viên của chi nhánh đã đợc giao nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh. Tổ chức lập, luân chuyển chứng từ phục vụ cho công tác hạch toán kế toán theo đúng quy định của Công ty. Kịp thời phản ánh các thông tin cần thiết giúp cho lãnh đạo công ty có những quyết định chính xác, kịp thời trong kinh doanh, tránh đựoc tình trạng quan liêu. Bộ máy kế toán đợc tổ chức gọn nhẹ, chuyên môn hoá trong công tác kế toán, giúp nhân viên kế toán phát huy hết năng lực và
trình độ. Do đó các phần hành kế toán đợc thực hiện một cách chính xác, đúng quy định giúp cho việc đối chiếu giữa các phần hành kế toán đợc thực hiện một cách nhanh chóng thuận lợi.
Hiện nay ở Công ty đang áp dụng hình thức kế toán sổ nhật ký chung. Hình thức ghi sổ này thích hợp với mọi loại hình đơn vị và thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và luân chuyển sổ hợp lý, khoa học trên cơ sở vận dụng một cách sáng tạo chế độ kế toán hiện hạnh và phù hợp với khả năng trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán trong Công ty. Các sổ sách kế toán nh: Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản, sổ chi tiết, các bảng tổng hợp chứng từ gốc, các báo cáo kế toán... đợc lập một cách có hệ thống và trung thực hợp lý, có tính hiệu quả thông qua chơng trình kế toán của Công ty trên máy vi tính. Do khối lợng công việc kế toán của công ty phát sinh rất lớn, Công ty là một trong những đơn vị đa tin học vào công tác kế toán sớm nhất của Tổng công ty xi măng Việt nam, do đó đã giảm đợc việc ghi chép bằng tay của các cán bộ kế toán, đồng thời đa ra các số liệu thông tin kịp thời, chính xác phục vụ một cách có hiệu quả cho việc quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của lãnh đạo công ty.
Các tài khoản công ty sử dụng theo hệ thống tài khoản kế toán do Bộ ttài chính ban hành ngày 01/11/1995 theo quy định số 1141/TC/QĐ/CĐKT. Cho đến nay việc áp dụng này vẫn đợc triển khai tốt và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Với việc mở thêm tài khoản cấp II, cấp III...để theo dõi chi tiết cho từng loại hàng hoá, từng nội dung kinh tế đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép sổ sách và theo dõi quản lý kế toán không bị nhầm lẫn, phản ánh một cách chính xác doanh thu, chi phí, kết quả bán hàng của từng loại hàng hoá, dịch vụ phục vụ công tác quản trị của công ty. Đồng thời với cách hạch toán hàng hoá bằng những tài khoản chi tiết cho từng loại hàng hoá sẽ rất thuận tiện cho việc vào sổ cuối tháng hoặc cuối kỳ. Công ty thực hiện tốt việc kiểm tra chứng từ, cập nhật sổ sách kịp thời, nắm rõ tình hình mua bán hàng hoá, tình hình nhập, xuất hàng tồn một cách đầy đủ và chính xác để nhằm có phơng hớng giải quyết một cách nhanh chóng các vấn đề phát sinh trong quá trình kinh doanh.
Ngoài ra với đội ngũ cán bộ ở phòng kế toán có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm cho nên công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng cũng nh các phần hành kế toán khác đợc tổ chức thực hiện một cách khoa học, tơng đối hoàn thiện và đã đảm bảo thực hiện hạch toán theo đúng chế độ qui định của Nhà nớc và Bộ Tài Chính.
Nói chung, công tác kế toán doanh thu và xác định kết quả bán hàng ở công ty đợc tổ chức khá linh hoạt, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý của công ty.
3.1.2 Một số hạn chế trong công tác kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty. định kết quả bán hàng tại công ty.
Bên cạnh những u điểm nói trên, kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty vật t vận tải xi măng còn một số hạn chế cần khắc phục sau:
- Thứ nhất: Việc luân chuyển chứng ban đầu phục vụ cho công tác hạch toán kế toán còn chậm và thờng dồn vào cuối tháng nên làm cho công tác hạch toán bị chậm và thiếu chính xác không đáp ứng đợc tính kịp thời của thông tin kế toán. Bởi vì toàn bộ quá trình bán hàng và lập các chứng từ ban đầu cũng nh lập hoá đơn bán hàng chủ yếu phát sinh tại các Chi nhánh trực thuộc. Khi kết thúc tháng kinh doanh, kế toán chi nhánh mới tập hợp toàn bộ hoá đơn bán hàng ( liên 3) và các chứng từ khác có liên quan nộp về phòng kế toán Công ty. Phòng kế toán Công ty tiếp nhận và kiểm tra chứng từ trớc khi nhập số liệu vào máy vi tính. Tất cả công việc của phòng kế toán đều diễn ra chủ yếu vào đầu tháng sau. Quá trình luân chuyển của hoá đơn, chứng từ kể từ lúc phát sinh nghiệp vụ kinh tế đến khi chuyển về đến phòng kế toán còn chậm làm cho kế toán không phản ánh đợc kịp thời tình hình bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ của công ty.
- Thứ hai: Việc hạch toán giá vốn hàng bán của Công ty hiện nay cha đầy đủ theo chế độ quy định. Giá vốn hàng bán phải bao gồm giá mua ( giá gốc) và chi phí thu mua hàng hoá. Nhng trên thực tế hạch toán hiện nay của Công ty, giá vốn hàng bán chính là giá mua hàng hoá. Còn chi phí thu mua hàng hoá, công ty đã hạch toán thẳng vào chi phí bán hàng. Việc hạch toán này đã làm cho giá vốn hàng hoá bán ra, đặc biệt là giá trị hàng hoá tồn kho đợc phản ánh không chính xác.
- Thứ ba: Hệ thống sổ chi tiết kế toán bán hàng thực hiện trên máy vi tính tuy tơng đối đầy đủ nhng cha thuận tiện cho việc theo dõi giữa việc mua bán và công nợ của khách hàng. Cụ thể: Hiện nay Công ty cha xây dựng nhật ký bán hàng mà chỉ theo dõi trên nhật ký chung và sổ chi tiết bán hàng theo khách hàng và bảng tổng hợp bán hàng theo khách hàng. Trên sổ chi tiết bán hàng mới chỉ phản ánh khối lợng, đơn giá, giá trị hàng bán trên hoá đơn cho từng loại hàng hoá nhng không phản ánh tình hình thanh toán cũng nh số d công nợ của khách hàng. Tình hình thanh toán cũng nh số d công nợ của khách hàng lại đợc theo dõi riêng ở bảng: “Chi tiết khách hàng”, “Thanh toán khách hàng”, “Tổng hợp công nợ TK 131”. Điều này dẫn đến việc xem xét số d nợ phải thu khách hàng để từ đó có kế hoạch bán hàng hợp lý trở nên khó khăn hơn.
- Thứ ba: Tình hình thu hồi tiền bán hàng của Công ty còn rất chậm. Do công ty đang áp dụng hình thức bán hàng trả chậm nên tình trạng khách hàng chiếm dụng tiền bán hàng của Công ty xảy ra một cách nghiêm trọng nhng Công ty không có biện pháp hữu hiệu để khắc phục tình trạng này. Có những thời điểm công ty bị chiếm dụng tiền hàng lên đến hơn 40 tỷ đồng, buộc công ty phải đi chiếm dụng vốn của đơn vị khác hoặc đi vay vốn của ngân hàng. Tình trạng này đã tạo nên một tình hình tài chính không lành mạnh, nhiều rủi ro và ảnh hởng ngiêm trọng đến hiệu quả kinh doanh của Công ty.
- Thứ t : Phơng thức bán hàng cha linh hoạt, đặt biệt cha có những chính sách khuyến khích đối với ngời mua nh chính sách khuyến mại, chiết khấu, ...Cho nên việc kinh doanh của công ty còn chậm thích nghi với cơ chế thị tr- ờng, khả năng cạnh tranh không cao, hiệu quả kinh tế còn thấp.
Việc bán hàng hiện nay của Công ty chủ yếu cho các Công ty xi măng thành viên dới sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng công ty xi măng, do đó công ty cha thực sự linh hoạt, chủ động, sáng tạo trong việc đẩy mạnh kinh doanh, mở rộng thị trờng tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ.
- Thứ năm: Về tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính. Mặc dù Công ty là đơn vị đi đầu trong Tổng công ty xi măng áp dụng kế toán trên máy vi tính nhng đến nay chơng trình kế toán này đã lạc hậu, không theo kịp với trình độ công nghệ thông tin hiện nay và yêu cầu quản lý của thời kỳ mới. Một số phần việc nh lập Bảng trích khấu hao TSCĐ, Bảng tổng hợp xuất nhập tồn, bảng tính và phân bổ tiền lơng, kê khai thuế vẫn còn thực hiện thủ công. Các phần hành kế toán vẫn mang tính chắp vá cho nên việc theo dõi gặp nhiều khó khăn.
3.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty cổ phần vật t vận tải xi bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty cổ phần vật t vận tải xi măng
3.2.1 Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty cổ phần vật t vận tải xi măng
- Thứ nhất: Về tổ chức luân chuyển chứng từ ban đầu.
Việc tổ chức luân chuyển chứng từ ban đầu một cách hợp lý, kịp thời quyết định rất lớn đến công tác hạch toán kế toán, cho nên Công ty cần xây dựng lại quy chế luân chuyển chứng từ sao cho phù cho phù hợp, đặc biệt là chứng từ mua bán hàng hoá. Ví dụ nh việc quy định sau 5 ngày các đơn vị phải thu thập và gửi chứng từ về Phòng kế toán để hạch toán, hoặc phải trang bị máy fax, máy vi tính cho các đơn vị và thực hiện nối mạng để chuyền dữ liệu hàng ngày về phòng kế toán. Làm đợc việc này sẽ giúp cho công tác hạch toán đợc kịp thời, theo sát đợc diễn biến của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đặc biệt là giúp doanh nghiệp kiểm soát đợc lợng hàng hoá mua vào, bán ra, tồn kho từng khu vực, từng loại hàng hoá và công nợ của từng khách hàng. Từ đó giúp lãnh đạo đa ra những quyết định chuẩn xác, đúng đắn nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Thứ hai: Công ty cần đầu t nâng cấp hệ thống máy tính hiện có của Công ty, xây dựng lại chơng trình kế toán mới cho phù hợp với chế độ kế toán và các chuẩn mực kế toán mới ban hành. Chơng trình kế toán mới phải khắc phục đợc những tồn tại hiện nay nh tính liên hoàn của các phần hành kế toán. Việc theo dõi chi tiết khách hàng mua hàng của Công ty phải thể hiện đầy đủ
các yếu tố nh số lợng, giá cả, giá trị hàng bán, số tiền khách hàng đã thanh toán và số d công nợ còn phải thu trên cùng một trang sổ. Mặt khác phải ghi rõ thời hạn thanh toán, khi theo dõi có thể biết đợc khoản nào đã đến hạn và khoản nào đã quá hạn để có biện pháp xử lý, thu hồi nợ kịp thời. Điều này giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp thấy đợc kết quả kinh doanh, tình hình tiêu thụ của từng mặt hàng, có biện pháp phù hợp với tình hình thực tế... Việc nâng cấp chơng trình kế toán trên máy vi tính sẽ làm giảm những công việc sự vụ, tạo điều kiện cho nhân viên kế toán đi sâu vào công tác quản lý và học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
- Thứ ba: Để nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trờng nhằm mở rộng thị phần, Công ty cần có chính sách bán hàng linh hoạt hơn nữa. Đặc biệt quan tâm đến chính sách khuyến mại, chiết khấu thơng mại đối với những khách hàng mua hàng với khối lợng lớn, tăng cờng mối quan hệ với bạn hàng. Đặc biệt phải sắp xếp lại bộ máy quản lý, kiểm tra kiểm soát chặt chẽ chất lợng hàng hoá, coi giữ gìn chất lợng hàng hoá là nhiệm vụ sống còn của Công ty. Tăng cờng các biện pháp thực hành tiết kiệm chi phí nh tổ chức tốt giao nhận, bảo quản tốt không để hao hụt hàng hoá xảy ra, tổ chức khoán một số chi phí nh điện thoại, điện thắp sáng, sử dụng xe con, văn phòng phẩm ...
- Thứ t : Tích cực tìm biện pháp thu hồi kịp thời tiền bán hàng, không đợc để hiện tợng chiếm dụng vốn nh hiện nay nhằm tạo nên môt nền tài chính lành mạnh, hạn chế rủi ro và nâng cao hiệu quả trong kinh doanh. Để làm đợc điều đó, công ty phải thực hiện theo dõi sát sao hơn tình hình công nợ của từng khách hàng, tạo mối quan hệ tốt với khách hàng để có thể thu hồi nợ nhanh chóng hơn. Mặt khác công ty nên áp dụng chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng trả tiền sớm, giảm đợc khoản vốn bị chiếm dụng, tăng vòng quay của vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của công ty. Bên cạnh đó công ty phải xem xét những khoản nợ quá hạn của khách hàng, có quy định lãi đối với những khoản quá hạn này vừa giúp công ty giảm bớt những khó khăn do cha thu hồi đợc nợ, vừa tạo cho khách hàng tâm lý trả nợ cho công ty nhanh hơn
- Thứ năm: Hạch toán trị giá vốn hàng xuất bán ở công ty hiện nay cha hợp lý, khoản chi phí thu mua, vận chuyển hàng hoá, cần phải tính vào trị giá… vốn hàng xuất bán, có nh vậy giá trị hàng xuất bán và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ mới đợc phản ánh một cách đúng đắn, giúp nhà quản trị doanh nghiệp nắm