d) Kế toán thuế GTGT nộp theo phơng pháp trực tiếp, thuế Tiêu thụ đặc biệt,
2.2 Đặc điểm chung về tổ chức công tác kế toán của công ty
2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm phát huy vai trò của kế toán là một yêu cầu quan trọng đối với giám đốc và kế toán trởng. Là một doanh nghiệp thơng mại có các chi nhánh nằm rải rác trên khắp địa bàn phân công. Do vậy công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình. Với t cách là một công cụ quản lý, hoạt động kế toán của công ty luôn luôn cố gắng cung cấp thông tin tài chính một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời phục vụ công tác quản lý tài chính nói riêng và quản lý doanh nghiệp nói chung.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Phân công nhiệm vụ của phòng kế toán cụ thể nh sau:
-Kế toán trởng: Là ngời phụ trách duy nhất chịu trách nhiệm hớng dẫn, kiểm tra các công việc do nhân viên kế toán thực hiện, tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu quản lý và phân công trách nhiệm cho từng ngời, từng bộ phận có liên quan, chịu trách nhiệm về các thông tin báo cáo trớc giám đốc và tổng công ty.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp các số liệu của các nhân viên đa lại, đôn đốc các phần hành để đảm bảo tiến độ tổng hợp và lập các báo cáo kế toán, lập báo cáo nhanh một số chỉ tiêu tài chính chủ yếu của công ty hàng tuần cho ban giám đốc công ty.
- Kế toán tiền lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ: Có nhiệm vụ theo dõi, tính toán nguồn lơng, thực hiện phân bổ tiền lơng vào các yếu tố chi phí trong tong tháng, theo dõi, tính và trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, chịu trách nhiệm chia lơng, chia thởng.
- Kế toán TSCĐ, CCDC, NNVL, Đầu t XDCB, Sửa chữa lớn, nhỏ, ...
Kế toán trởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền l- ơng,BH XH, BHYT, KPCĐ Kế toán TSCĐ, CCDC, NVL, ĐT XDCB, SChữa Kế toán thanh toán vốn bằng tiền tiền mặt, TGNH Thủ quỹ Kế toán quản lý các chi nhánh Kế toán hàng mua Kế toán hàng bán Các chi nhánh
(kế toán, thống kê, thủ quỹ)
Kế toán thanh toán c- ớc vận tải
Theo dõi toàn bộ công tác XDCB, sửa chữa tài sản, kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ chi tiêu trong XDCB, sửa chữa. Theo dõi toàn bộ TSCĐ, CCDC, vốn chủ sở hữu, nguồn vốn XDCB của công ty. Tính toán và hạch toán trích khấu hao và tiền thu sử dụng vốn trong từng tháng vào chi phí lu thông theo đúng chế độ quy định.
- Kế toán thanh toán vốn bằng tiền, tiền mặt, TGNH:. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ chi tiêu bằng TM, TGNH trớc khi làm thủ tục thanh toán. Lu trữ chứng từ thu chi tiền mặt theo đúng chế độ qui định. Theo dõi và đôn đốc thu hồi các khoản công nợ tạm ứng theo nhiệm vụ phân công.
- Thủ quỹ: Thu chi tiền mặt, lập báo cáo quỹ hàng ngày. Kiểm tra lại tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ thu chi trớc khi nhập tiền mặt hoặc xuất tiền mặt ra khỏi quỹ. Cùng với kế toán tiền mặt tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt vào ngày cuối cùng hàng tháng theo đúng quy định.
- Kế toán quản lý các chi nhánh: Theo dõi các TK tiền mặt, TGNH, tạm ứng của các đơn vị trực thuộc. Theo dõi, quản lý, kiểm tra, thanh quyết toán toàn bộ tình hình chi tiêu tài chính tại các đơn vị trực thuộc. Tổng hợp phân loại chi phí theo từng nội dung chi tiêu. Quản lý HĐKT theo dõi việc thanh quyết toán, công nợ của các khách hàng phát sinh tại chi nhánh do Giám đốc công ty uỷ quyền cho chi nhánh ký và thực hiện.
- Kế toán hàng mua: Theo dõi toàn bộ các khách hàng bán hàng cho công ty. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ mua hàng hoá trớc khi ghi chép sổ sách và làm thủ tục thanh toán cho khách hàng. Lập báo cáo tình hình xuất nhập tồn các mặt hàng trong từng tháng của toàn công ty.
- Kế toán hàng bán: Theo dõi toàn bộ khách hàng mua hàng hoá hoặc thuê dịch vụ của công ty. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ mua hàng hoá trớc khi ghi chép sổ sách kế toán. Lu trữ toàn bộ hợp đồng, hoá đơn chứng từ có liên quan của từng khách hàng mua hàng, đôn đốc thu hồi công nợ để đảm bảo vốn cho kinh doanh.
- Kế toán thanh toán cớc vận tải: Theo dõi khách hàng vận tải, bốc xếp. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ thuê vận chuyển hàng hoá trớc khi ghi chép sổ sách và làm thủ tục thanh toán cho khách hàng. Tổng hợp cớc vận chuyển bốc xếp theo từng mặt hàng, từng chuyến vận chuyển trong từng tháng để phục vụ cho việc phân tích hoạt động kinh tế.
- Các chi nhánh: Nhân viên kế toán ở các chi nhánh có nhiệm vụ tập hợp số liệu, chứng từ phát sinh chuyển lên công ty theo định kỳ.
2.2.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán của công ty
- Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 đến 31/12
- Đơn vị tiền tệ trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác là Đồng Việt Nam.
- Hình thức sổ kế toán: Sổ Nhật ký chung.
- Phơng pháp kế toán TSCĐ: theo quy định của Nhà nớc, trích KHTSCĐ theo quyết định số 206/203/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trởng Bộ tài chính
- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo phơng pháp bình quân gia quyền năm, phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên .
Bộ máy kế toán làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết, lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán của công ty. Hiện nay công ty đang thực hiện hạch toán kế toán theo hình thức sổ nhật ký chung. Từ ngày 1/1/1996 công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán mới theo quyết định QĐ 1141 TC/ QĐCĐKT ngày1/11/1995 của nhà nơc áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp. Hình thức sổ nhật ký chung này trong nhiều năm qua đã phát huy đợc hiệu quả trong công tác kế toán của công ty và tỏ ra phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Hình thức này đã giúp kế toán công ty nâng cao năng suất của kế toán viên, rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán và cung cấp số liệu nhanh chóng, đầy đủ, chính xác cho công tác quản lý.
Hệ thống sổ kế toán bao gồm: Sổ kế toán tổng hợp(sổ nhật ký chung, sổ cái TK) và sổ chi tiết. Thực hiện ghi sổ theo trình tự sau:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, các đối tợng cần theo dõi chi tiết, kế toán ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan, đồng thời ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó chuyển ghi vào các Sổ cái có liên quan. Cuối tháng, cuối quý, cộng số liệu trên sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh, đồng thời lập bảng tổng hợp chi tiết, sau khi đối chiếu số liệu tổng hợp trên sổ cái và số liệu chi tiết sẽ lập các Báo cáo tài chính.
Tại các chi nhánh hạch toán theo phơng thức báo sổ, kế toán chi nhánh có nhiệm vụ tập hợp chứng từ phát sinh chuyển lên phòng kế toán công ty theo định kỳ để lập báo cáo. Riêng chi nhánh Phả Lại hạch toán phụ thuộc, chi nhánh lu chứng từ và tự hạch toán sổ cái, các nhân viên kế toán tại chi nhánh tiến hành hạch toán ghi chép toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở chi nhánh mình vào một hệ thống sổ riêng biệt, cuối tháng tiến hành lập Báo cáo kết quả
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
kinh doanh, Bảng cân đối số phát sinh gửi lên phòng kế toán công ty để kế toán tổng hợp tiến hành lập Báo cáo kết quả kinh doanh chung cho toàn công ty.
Công ty lập các Báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính.
Công ty nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế.
2.3 Thực trạng tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty cổ phần vật t vận tải xi măng. kết quả bán hàng ở Công ty cổ phần vật t vận tải xi măng.
2.3.1 Đặc điểm hàng hoá dịch vụ, phơng thức bán hàng và phơng thức thanh toán tại công ty. thanh toán tại công ty.
2.3.1.1 Các loại hàng hoá, dịch vụ tại công ty.
Do chức năng chính của công ty cổ phần vật t vận tải xi măng là kinh doanh vật t, vận tải đầu vào cho các nhà máy sản xuất xi măng trên toàn quốc, công ty có những loại hàng hoá, dịch vụ sau:
-Cung ứng các loại vật t nh than, xỉ pirit, các loại phụ gia (đá bazan, đá bôxit, quặng sắt), cho các nhà máy xi măng thuộc Tổng công ty xi măng Việt… Nam
-Sản xuất xỉ tuyển, kinh doanh các loại vật liệu xây dựng khác -Kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hoá.
2.3.1.2 Phơng thức bán hàng và thanh toán tại công ty.
Do công ty chủ yếu cung cấp vật t, dịch vụ cho các nhà máy xi măng với khối lợng lớn, nên công ty bán hàng theo hình thức bán buôn (bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp tay ba là chủ yếu, bán buôn qua kho chỉ một phần nhỏ ở chi nhánh Bỉm Sơn).
Công ty áp dụng hình thức thanh toán là chấp nhận cho khách hàng thanh toán chậm trong một thời hạn nhất định để khuyến khích khách hàng và mở rộng quan hệ kinh doanh. Thời hạn thanh toán tuỳ thuộc vào sự thoả thuận giữa hai bên.
2.3.2 Kế toán doanh thu bán hàng.
Công tác tiêu thụ ở Công ty vật t vận tải xi măng diễn ra thờng xuyên, liên tục với số lợng lớn. Khi có yêu cầu mua hàng của khách hàng, công ty kiểm tra xác định hàng tồn kho, số d nợ khách hàng nếu hợp lý thì sẽ đáp ứng yêu cầu đó. Hoạt động bán buôn khi thực hiện phải có hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và công ty quy định mọi điều khoản thoả thuận về số lợng, chủng loại, chất lợng, phơng thức thanh toán, thời hạn thanh toán. Sau khi hợp đồng kinh tế đã đợc ký kết, hoá đơn GTGT sẽ do chi nhánh hoặc công ty lập ghi rõ số lợng, giá trị hàng hoá, đây cũng là căn cứ để xuất hàng.
• Bộ chứng từ thanh toán hàng bán gồm:
Liên 3- Hoá đơn GTGT do chi nhánh hoặc công ty lập, Biên bản giao nhận hàng hoá, Phiếu chất lợng hàng, Các chứng từ khác có liên quan.
Chi nhánh cuối nguồn tiếp nhận các loại chứng từ của chi nhánh đầu nguồn do khách hàng vận tải hoặc do ngời bán hàng chuyển tới, phối hợp với các đơn vị liên quan để kiểm tra, lập phiếu chất lợng hàng hoá và tổ chức giao hàng cho khách hàng mua, lập phiếu nhập kho xuất thẳng, lập hoá đơn bán hàng và các chứng từ liên quan khác với khách hàng mua và khách hàng vận tải, lập báo cáo “Nhập xuất tồn kho hàng hoá” ( phần nhận hàng).
Ngoài ra, riêng đối với chi nhánh Bỉm Sơn, sau khi tiếp nhận chứng từ của chi nhánh đầu nguồn do khách hàng vận tải chuyển đến, phối hợp kiểm tra, lập phiếu chất lợng hàng hoá, biên bản giao nhận hàng hoá và chứng từ liên quan khác với khách hàng vận tải, lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để vận chuyển hàng hoá giao cho Công ty xi măng Bỉm Sơn. Phối hợp với bên mua kiểm tra và lập phiếu chất lợng khi hàng hoá vận chuyển đến Công ty xi măng Bỉm Sơn, lập hoá đơn bán hàng và các chứng từ liên quan khác. Nếu chứng từ do ngời bán hàng chuyển đến thì tơng tự các chi nhánh khác.
Bộ chứng từ này do các chi nhánh tập hợp và chuyển về công ty theo h- ớng dẫn giao phòng kế hoạch, phòng kinh doanh phụ gia để kiểm tra xác nhận khối lợng và giá trị hàng hoá đã tiêu thụ sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi chép sổ sách kế toán và thu tiền.
• Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng gồm: TK511, 3331, 111, 112, 131.
• Các sổ kế toán sử dụng:
Sổ nhật ký chung, sổ cái các TK 511, 131, sổ chi tiết TK 511, 131,… … Bảng tổng hợp bán hàng theo khách hàng, Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào, Bảng chi tiết thanh toán theo khách hàng,…
+ Khi hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng Nợ TK 131 (chi tiết theo khách hàng)
Có TK 511 Có TK 3331
• Ví dụ: Theo số liệu của công ty cổ phần vật t vận tải xi măng:
Ngày 31/12/2006 Công ty bán than cám 3c cho Công ty xi măng Bút Sơn với đơn giá 428.571,42 đ/ tấn, khối lợng là 14.347,87 tấn.
Kế toán căn cứ vào số lợng mua, đơn giá bán để lập Hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT đợc lập có đầy đủ chữ ký của ngời mua hàng, ngời bán hàng, thủ tr- ởng đơn vị.
Hóa đơn GTGT gồm 3 liên: liên 1 lu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, Liên 3 lu nộ bộ dùng để thanh toán.
hoá đơn (GTGT) Liên 3 : Nội bộ Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Mẫu số : 01.GTKT-3LL EG/2003 B No : 0067625 Đơn vị bán hàng : Chi nhánh Công ty Vật t vận tải Xi măng tại Hà Nam
Địa chỉ : La Mát-Kiện Khê- Thanh Liêm- Hà Nam
Số tài khoản :...
Điện thoại : ... MST: 0100106352007 Họ tên ngời mua hàng : Đoàn Văn Tuấn
Đơn vị : Công ty xi măng Bút Sơn
Địa chỉ: Thanh Sơn- Kim Bảng- Hà Nam
Số tài khoản : ...7302- 0011c....NHĐTPT Hà Nam...
Hình thức thanh toán : Chuyển khoản MS : 07 00117613
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị
tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Than cám 3c Tấn 14347,87 428.571,42 6.149.087.143
Cộng tiền hàng : 6.149.087.143
Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế GTGT : 307.454.357
Tổng công tiền thanh toán: 6.456.541.500
Số tiền viết bằng chữ : Sáu tỷ bốn trăm năm sáu triệu năm trăm bốn mốt nghìn năm trăm đồng chẵn
Ngời mua hàng
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)Ngời bán hàng ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)Thủ trởng đơn vị
Định khoản nghiệp vụ trên nh sau:
Nợ TK 1311: 6.456.541.500
Có TK 51111: 6.149.087.143 Có TK 3331: 307.454.357
Ví dụ: Theo số liệu thực tế tại công ty: Ngày 13/12/2006 Công ty vận chuyển than cho Công ty than Hà Tu khối lợng 837,43 tấn than, đơn giá 13333 đ/tấn.
Định khoản nghiệp vụ trên nh sau:
Nợ TK 1312: 11.724.020
Có TK 511311: 11.165.454 Có TK 3331: 558.566
Cuối tháng căn cứ vào các Hoá đơn GTGT theo thứ tự số các hoá đơn, kế toán bán hàng tổng hợp và lập “Bảng kê Hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra”.
Từ chứng từ gốc, kế toán ghi chép nghiệp vụ bán hàng vào Sổ Nhật ký chung. Sổ Nhật ký chung đợc mở thành một sổ dùng cho cả năm, đánh số trang nhật ký chung để thuận lợi cho việc đối chiếu số liệu khi cần thiết. Trên sổ phản ánh nội dung của từng nghiệp vụ và ghi theo quan hệ đối ứng tài khoản, làm cơ sở ghi sổ cái TK 511, 3331, 131, Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ… kinh tế, kế toán căn cứ chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký chung.