2.2.3.1. Kế toán doanh thu bán hàng.
* Nguyên tắc kế toán doanh thu bán hàng tại công ty:
- Công ty chỉ phản ánh vào tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ số doanh thu của khối lợng hàng hóa đã xác định tiêu thụ trong kỳ tức đợc khách hàng chấp nhận thanh toán, không phân biệt đã thu tiền hay cha. - Hàng hóa của công ty thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng đợc phản ánh theo giá bán cha có thuế GTGT.
- Khi phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng TK 511”Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, không sử dụng TK 512”Doanh thu nội bộ”, TK 521”Chiết khấu thơng mại”, TK 531”Hàng bán bị trả lại”, TK532”Giảm giá hàng bán” do không phát sinh. Đồng thời, kế toán sử dụng TK 131”Phải thu của khách hàng” làm tài khoản trung gian thanh toán, nên tài khoản đối ứng của TK 511 luôn là TK 131 cho dù khách hàng đã thanh toán ngay tại thời điểm mua hay mới chỉ chấp nhận thanh toán.
- Tại chi nhánh: hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào Hóa đơn GTGT, nhân viên thống kê phản ánh ngay doanh thu bán hàng vào máy, và kết nối nội bộ chuyển lên mạng chính của công ty.
- Tại công ty: Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng một lần vào cuối tháng mà không hạch toán riêng theo từng hóa đơn bán hàng, không hạch toán riêng theo từng ngày và không chi tiết cho từng loại hàng hóa.
Trong phạm vi luận văn này, em chỉ xin đi sâu tìm hiểu về công tác KTBH và XĐKQBH tại công ty.
*Tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng TK 5111”Doanh thu bán hàng hóa” để phản ánh doanh thu về kinh doanh xi măng.
Ngoài ra, công ty sử dụng các tài khoản liên quan: TK 131, TK 9111 ”Xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh“.
Khi phát sinh một nghiệp vụ bán hàng tại cửa hàng, nhân viên bán hàng lập Hóa đơn giá trị gia tăng (Biểu 2.2).
Trung tâm sau khi nhận đợc các Báo cáo từ các cửa hàng, lập Báo cáo Nhập- xuất- tồn khối cửa hàng (Biểu 2.5) và Báo cáo bán hàng (Biểu 2.6). Cuối ngày, nộp các Báo cáo này cùng các Báo cáo từ khối cửa hàng về P.TT.
P.TT tổng hợp các Báo cáo từ các trung tâm, lập Báo cáo Nhập-xuấ-tồn kho xi măng và Báo cáo bán hàng các trung tâm (mẫu tơng tự) để gửi về P.TCKT.
Tại phòng KTTC: Cuối tháng, kế toán bán hàng trên cơ sở các báo cáo từ phòng tiêu thụ gửi về, lập Bảng kê hạch toán doanh thu bán hàng tại khu vực Hà Nội (Biểu 2.7) để phản ánh doanh thu xi măng tại công ty (Hà Nội). Đồng thời, cùng với các báo cáo do chi nhánh gửi về, kế toán bán hàng lập Báo cáo doanh số bán hàng tại văn phòng công ty (Biểu 2.8) để phản ánh doanh thu bán xi măng toàn công ty.
Biểu số 2.7
Bảng kê hạch toán doanh thu bán hàng tại khu vực Hà Nội Tháng 12 năm 2005 STT Diễn giải Số lợng (tấn) Doanh số bán có thuế GTGT (đồng) Doanh số bán cha thuế GTGT (đồng) Thuế GTGT (10% DT) (đồng) I. P.TT 135.279,56 100.682.251.700 91.529.315.216 9.152.936.484 1. TT1 32.277,7 24.185.592.250 21.986.902.050 2.198.690.200 2. TT3 15.700,25 11.764.994.500 10.695.449.099 1.069.545.401 3. TT5 34.365,64 25.331.558.900 23.028.685.837 2.302.873.063 ……….
II. Khối gián tiếp 9.051,81 6.940.693.300 6.309.721.180 630.972.120 6. XNVT 3.752,55 2.820.173.030 2.563.793.640 256.379.390 7. P. KTKH 2.328 1.955.520.000 1.777.745.450 177.774.550 8. VPTTXM 2.971,26 2.165.000.300 1.968.182.090 196.818.210 Cộng 144.331,37 107.622.945.000 97.839.036.396 9.783.908.604 Cuối tháng, theo Bảng kê hạch toán doanh thu bán hàng và Báo cáo bán hàng toàn công ty, để hạch toán doanh thu bán xi măng tại trung tâm 1, kế toán bán hàng vào máy theo trình tự (Màn hình 2).
Từ màn hình giao diện chung, kế toán vào mục “Nhập chứng từ”, xuất hiện màn hình nhập liệu ”Sửa đổi nội dung chứng từ”, đánh dấu chuột vào ô Tổng hợp.
Tiến hành khai báo các thông số: Ô “Tháng”: :Nhập 12.
Ô “Ngày CT” : Nhập 31/12/05. Ô “Ngày GS” : Nhập 11/01/06. Ô “Số hiệu” : Nhập DTXM01.
Ô “Diễn giải” :Nhập doanh thu bán XM tại Cty tháng 12/2005: TT1=32.277,7 tấn.
Ô” Tài khoản” :Nhập 333111.
Ô”Diễn giải” :Máy tự chú thích nghiệp vụ.
Ô”Phát sinh Có” : Nhập số tiền 2.198.690.200, ấn enter. Ô “Tài khoản” : Nhập 5111.
Ô”Diễn giải” :Máy tự chú thích nghiệp vụ.
Ô “Phát sinh Có” :Nhập số tiền 21.986.902.050, ấn Enter. Ô “Tài khoản” :Nhập 13141011.
Ô”Diễn giải” :Máy tự chú thích nghiệp vụ. Ô” Phát sinh Nợ” :Nhập 24.185.592.250. ấn Enter.
Máy sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ chi tiết TK 5111 (Biểu 2.9), sổ cái TK 511, TK33311, TK 131. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết TK5111 kế toán thực hiện kết chuyển sang TK 9111 để xác định KQKD.
Để in ra các sổ sách, báo cáo, sổ Nhật ký chung, kế toán tiến hành các thao tác sau:
Từ màn hình giao diện chung
- Chọn mục Kế toán tổng hợp, xuất hiện màn hình in sổ sách báo cáo “Sổ kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính“, kế toán tùy theo nhu cầu muốn xem sổ Nhật ký chung, sổ cái hay các loại báo cáo thì đánh dấu vào các mục tơng ứng và nhấn In (Màn hình 3).
- Kế toán vào mục Kế toán chi tiết, xuất hiện màn hình in sổ sách báo cáo “Sổ kế toán chi tiết và báo cáo quản trị“, đánh dấu vào mục Sổ chi tiết và nhấn In (Màn hình 4).
2.2.3.2. Kế toán thuế GTGT.
* Nội dung và phơng pháp tính:
Hàng hóa của công ty chịu thuế GTGT 10% và công ty nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. Khi bán hàng hóa, cùng với việc ghi nhận doanh thu bán hàng, kế toán xác định số thuế GTGT đầu ra phải nộp nh sau:
Thuế GTGT đầu ra phải nộp =
Thuế GTGT đầu ra -
Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ Trong đó:
Thuế GTGT đầu
ra =
Giá tính thuế của hàng
hoá chịu thuế bán ra * Thuế suất
Thuế GTGT đầu vào = Tổng số thuế GTGT ghi trên hoá đơn thuế GTGT mua hoá đơn
*Tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng TK 33311 “Thuế GTGT đầu ra” để phản ánh số thuế GTGT cho hàng bán ra. Đồng thời mở chi tiết TK 33311”Thuế GTGT đầu ra tại Hà Nội” để phản ánh số thuế GTGT đầu ra tại công ty.
Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan nh TK111”Tiền mặt”, TK112”Tiền gửi ngân hàng”, TK 131”Phải thu của khách hàng”…
Cuối tháng khi nhập dữ liệu vào máy để hạch toán DTBH, đồng thời với việc làm này số liệu về thuế GTGT đầu ra cũng đợc chuyển tới Sổ chi tiết TK 333111.
Cuối tháng, kế toán thuế lập Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra (Biểu 2.10) và Tờ khai thuế GTGT (Biểu 2.11) để nộp cho cơ quan thuế.
2.2.3.3. Kế toán theo dõi thanh toán với khách hàng tại công ty vật t kỹ thuật xi măng.
Trong điều kiện áp dụng kế toán máy, việc hạch toán khoản thanh toán với khách hàng trở nên đơn giản hơn rất nhiều do có máy tính hỗ trợ.
Công tác kế toán các khoản phải thu phải thờng xuyên theo dõi công nợ từng khách hàng để thu hồi vốn kịp thời.
* Tài khoản sử dụng:
TK 131 “Phải thu của khách hàng”.
Đối với TK này, công ty xây dựng hệ thống tài khoản theo quy tắc: TK 1311: Phải thu các DN thuộc nội bộ TCT.
TK 1314: Phải thu các DN thành phần kinh tế khác. Đồng thời, tài khoản này đợc mở chi tiết cho từng thành phần kinh tế khác:
TK 1314101 : Các trung tâm bán xi măng. TK 1314102 : Văn phòng công ty.
…..
Ngoài ra, còn các tài khoản liên quan khác nh: TK 5111, TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK 9111…
* Trình tự kế toán phải thu của khách hàng.
Hàng ngày, kế toán bán hàng phải theo dõi cập nhật sổ sách tình hình bán hàng toàn công ty.
Cuối tháng, khi hạch toán doanh thu bán hàng, máy sẽ chuyển số liệu phản ánh khoản phải thu khi bán hàng vào Sổ cái và Sổ chi tiết của TK 131.
Trong tháng, khi khách hàng thanh toán tiền hàng.
- Đối với tiền khách hàng trả đã nhập quỹ công ty, kế toán tiền mặt lập phiếu thu hoặc kế toán tiền gửi ngân hàng nhận giấy báo Có của ngân hàng. Căn cứ vào các chứng từ đó, hai bộ phận kế toán này phản ánh số đã thu vào máy theo quy trình sau:
Phiếu thu Nhập dữ liệu vào máy Máy chuyển số liệu tự động (Giấy báo Có) theo trình tự trên vào Sổ cái và Sổ chi tiết TK131
- Đối với tiền khách hàng đã trả còn đang đi đờng, cuối tháng căn cứ vào Bảng kê tiền khách hàng đã trả còn đi đờng (Biểu 2.12), kế toán tiến hành vào máy nh trình tự trên.
Biểu 2.12
Bảng kê tiền khách hàng đã trả còn đI đờng tại khu vực Hà Nội (Trích)
Tháng 12 năm 2005
Ngày Tên khách hàng Số sec, UNC Số tiền
I Phòng tiêu thụ
1 Công ty xây dựng số 4- TT3 UNC 30.000.000 2 Công ty TNHH Xuân An-TT9 81996 28.023.750
…. …..
15 Công ty xây dựng số 2- TT5 576879 85.808.250
… ….
Cộng 2.541.241.325
Theo TG250 ngày 1/12/05, ngày ghi sổ 1/12/05, thu tiền xi măng (UNC) công ty cổ phần Xuân Sơn do trung tâm 1 bán hàng số tiền 150.000.000.
Kế toán vào máy:
Từ màn hình giao dịên chung, chọn “Nhập chứng từ”, đánh dấu vào mục Tổng hợp và tiến hành khai báo các thông số: về Tháng, Ngày CT, Ngày GS, Số hiệu, Diễn giải.
Ô “Tài khoản” :Nhập 13141011.
Ô “Diễn giải” :Máy tự chú thích nghiệp vụ.
Ô “Phát sinh Có” :Nhập số tiền 150.000.000, ấn Enter. Ô “Tài khoản” :Nhập 1121.
Ô “Diễn giải” :Máy tự chú thích nghiệp vụ. Ô “Phát sinh Nợ” : Máy sẽ tự hiện số liệu. ấn Enter.
Máy sẽ kết xuất số liệu sang sổ chi tiết TK 13141011 (Biểu 2.13), sổ cái TK 131 (Biểu 2.14). Cuối tháng, kế toán in ra sổ chi tiết TK13141011 và sổ cái TK 131 để theo dõi tình hình công nợ của từng khách hàng và của toàn công ty.