II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả tiờu thụ hàng hoỏ tại Cụng ty cổ phần đầu tư
2.Tổ chức bộ mỏy quản lý cũng như bộ mỏy kế toỏn
a/ Trước hết cụng ty nờn bố trớ , sắp xếp lại khối lượng cụng việc cho phự hợp với tỡnh hỡnh thực tế tại cụng ty cả về nhõn viờn trong bộ mỏy quản lý và nhõn viờn trong khõu kế toỏn.Việc làm đú nhằm trỏnh tỡnh trạng mất cõn đối về thời gian cũng như khối lượng cụng việc,đảm bảo được việc phản ỏnh thụng tin, định hướng chiến lược một cỏch kịp thời và hiệu quả nhất. Cụ thể là:
Sinh viờn: Thỏi Doón Chõu Lớp: Kế toỏn 1_K37 59
Cụng ty nờn tuyển thờm ớt nhất mỗi phũng một nhõn viờn. Cỏc nhõn viờn này chuyờn làm cụng việc thị trường… để giảm bớt cụng việc cho bộ phận quản lý, tạo điều kiện cho ban giỏm đốc giành nhiều thời gian hơn vào nghiờn cứu, tỡm tũi, phõn tớch cỏc chiến lược kinh doanh nhiều hơn nữa
Đặc biệt, để đảm bảo tớnh khỏch quan, kiểm soỏt được hoỏ đơn, trỏnh được sự sai sút, nhầm lẫn cụng ty nờn tuyển thờm ớt nhất một nhõn viờn kế toỏn để đỏp ứng nhu cầu của cụng tỏc kế toỏn.Hoặc ỏp dụng phần mềm trong cụng tỏc kế toỏn.
- Khi đú, cụng việc sẽ phõn chia rừ ràng hơn, cụ thể: một kế toỏn viờn chuyờn về mảng kế toỏn nội bộ, kế toỏn tiền lương, cũn một kế toỏn viờn chuyờn về mảng kế toỏn bỏo cỏo thuế hằng thỏng, kế toỏn với khỏch hàng, cỏc khoản nợ,…
Kế toỏn nội bộ khai bỏo xỏc thực, chi tiết tất cả cỏc vấn đề liờn quan trực tiếp đến kinh doanh thương mại, hoạt động quản lý tại cụng ty, trờn cơ sở số liệu đú sẽ khai bỏo, phụ giỳp, kết hợp cựng kế toỏn trưởng phõn tớch tỡnh hỡnh hoạt động hay cỏc khoản chi phớ, giỏ vốn và doanh thu thực tế của mỗi một đơn hàng phỏt sinh là bao nhiờu, phõn tớch, xỏc định xem đơn hàng nào đem lại lợi nhuận cao nhất mà chi phớ bỏ ra là thấp nhất. Từ đú, sẽ cú hướng kinh doanh, đầu tư chuyờn sõu và mở rộng hơn nữa đối với đơn hàng đú.
Giả sử như đối với mỗi đơn hàng là khỏc nhau, cụng ty cần phõn bổ chi phớ quản lý kinh doanh theo doanh thu của mỗi đơn hàng đú, để biết được khoản lợi nhuận và chi phớ thực tế của đơn hàng là bao nhiờu, theo tiờu thức phõn bổ sau:
Chi phớ quản lý kinh doanh = (Tổng doanh thu của từng đơn hàng / Tổng doanh thu của nhiều đơn hàng) * Tổng chi phớ quản lý kinh doanh.
Cũn đối với kế toỏn viờn chuyờn về mảng thuế,.. thỡ phụ trỏch cỏc cụng việc kiểm tra chứng từ, đối chiếu, ghi chộp, nhập số liệu, phản ỏnh hằng
Sinh viờn: Thỏi Doón Chõu Lớp: Kế toỏn 1_K37 60
ngày một cỏch chớnh xỏc, chi tiết, kịp thời, đỳng quy định của kế toỏn. Theo dừi cụng nợ của từng khỏch hàng cũng như của cụng ty, bỏo cỏo thuế GTGT hàng thỏng, theo dừi cả về mặt thu – chi - tồn, cỏc biến động về tiền mặt, tiền gửi khỏch quan nhất và chớnh xỏc.
Cũn với thủ quỹ thỡ phụ trỏch về cỏc khoản tiền biến động. Vớ dụ: chỉ khi cú phiếu thu, phiếu chi, giấy tạm ứng, bảng kờ chi tiền,…đó đầy đủ chữ ký, hợp lệ, hợp phỏp theo quy định thỡ mới được xuất hay nhập quỹ tiền mặt. Như vậy sẽ trỏnh được nguyờn tắc bất kiờm nhiệm mà cụng việc lại rừ ràng, chớnh xỏc, phự hợp, kết quả làm việc sẽ cao, tuyệt đụớ khụng thể cho kế toỏn tiền mặt kiờm thủ quỹ vỡ rất dễ nảy sinh cỏc gian lận lớn.
b/ Theo em, để đảm bảo chớnh xỏc cho việc lập bỏo cỏo tài chớnh cuối thỏng, kế toỏn nờn cộng số liệu trờn mỗi sổ cỏi, lập bảng cõn đối số phỏt sinh, và sau khi đó được kiểm tra, đối chiếu, khớp đỳng cỏc số liệu trờn sổ cỏi hay bảng tổng hợp chi tiết thỡ mới được dựng để lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh.
c/ Do đặc thự kinh doanh của doanh nghiệp là bỏn buụn hàng hoỏ do đú khụng trỏnh khỏi phỏt sinh cỏc khoản làm giảm doanh thu, chớnh vỡ vậy doanh nghiệp nờn mở thờm sổ cỏi TK 521. TK 531, TK 532 để theo dừi cỏc khoản làm giảm doanh thu theo thứ tự thời gian phỏt sinh.
3. í kiến đề xuất nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng và
xỏc định kết quả tiờu thụ hàng hoỏ
a/ Về kế toỏn chi tiết hàng hoỏ
Kế toỏn chi tiết hàng hoỏ hiện nay ở cụng ty được ghi chộp song song ở kho và phũng kế toỏn. Hỡnh thức ghi sổ này ở cụng ty là chi tiết từng mặt hàng rồi ghi tỷ giỏ hay số lượng chiếc chứ khụng cú cột số lượng đơn giỏ,v.v... Chớnh vỡ vậy khi kiểm tra, xem xột sẽ mất thời gian. Một điều nữa cụng ty khụng mở “sổ tổng hợp hàng hoỏ” mà chỉ cú “sổ chi tiết hàng hoỏ xuất khẩu”. Từ sổ này cụng ty dựng luụn cho “sổ chi tiết
Sinh viờn: Thỏi Doón Chõu Lớp: Kế toỏn 1_K37 61
giỏ vốn hàng bỏn” vỡ khi vào mỏy vi tớnh sổ chi tiết giỏ vốn hàng bỏn cú trong đú.
Vậy theo tụi cụng ty nờn ghi chi tiết từng loại sổ sỏch, khụng dựng chung. Làm như vậy sẽ gõy khú khăn cho cụng tỏc quản lý cũng như ra sổ sỏch khi cú sai sút nào đú xảy ra.
b/ Kế toỏn doanh thu bỏn hàng
Như đó biết doanh thu của cụng ty gồm nhiều mặt hàng nhưng tụi chỉ núi đến mặt hàng thộp xõy dựng. Về mặt bản chất khỏch hàng thanh toỏn cho cụng ty như tiền cụng, gia cụng, chi phớ vận chuyển, v.v... vào doanh thu là chưa hợp lý. Nếu xột về lõu dài hàng xuất khẩu cũng bị đỏnh thuế lỳc đú phần lói thu về của cụng ty sẽ giảm. Vậy đõy là vấn đề doanh nghiệp cần chỳ ý và hoàn thiện hơn.
Theo tụi cụng ty nờn hạch toỏn cỏc khoản chi phớ vận chuyển, bốc dỡ nguyờn vật liệu và chi phớ mua phụ liệu,v.v... vào khoản chi hộ khỏch hàng (TK 138) và ghi sổ kế toỏn theo định khoản.
Nợ TK 138 – “phải thu khỏc”
Cú TK 111, 112 ....”Tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng”
Khi khỏch hàng thanh toỏn số tiền chi hộ cho cụng ty, kế toỏn ghi Nợ TK 111, 112
Cú TK 138
Cũn doanh thu bỏn hàng chỉ được hạch toỏn số tiền gia cụng được thanh toỏn theo định khoản:
Nợ TK 111, 112, 132 ... Cú TK 511
c/ Về phõn bổ chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp cho từng loại hàng hoỏ trong một đơn đặt hàng (hóng) được tớnh theo cụng thức:
Sinh viờn: Thỏi Doón Chõu Lớp: Kế toỏn 1_K37 62
Chi phớ bỏn hàng (CPQLDN) tớnh cho từng loại sản phẩm của một đơn hàng = Hệ số phõn bổ chi phớ bỏn hàng (CPQLDN) tớnh cho một sản phẩm, hàng hoỏ tiờu thụ của một
đơn đặt hàng x Doanh thu tiờu thụ của một đơn đặt hàng Trong đú: Chi phớ bỏn hàng (CPQLDN) tớnh cho một sản phẩm, hàng hoỏ tiờu thụ của 1 đơn
đặt hàng
=
Tổng chi phớ bỏn hàng (CPQLDN) tập hợp trong thỏng
Tổng doanh thu tiờu thụ trong thỏng
Theo tụi việc phõn bổ này chưa hợp lý vỡ thực tế giỏ thành của mỗi đơn vị đặt hàng là khỏc nhau, do đú sẽ xảy ra cỏc đơn đặt hàng là doanh thu nhưng chi phớ lại nhiều và ngược lại. Do đú việc xỏc định lói (lỗ) cho từng đơn đặt hàng sẽ khụng chớnh xỏc. Vậy cụng ty nờn tiến hàng phõn bổ cỏc khoản chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp vào cuối thỏng cho từng đơn đặt hàng, từng loại hàng cụ thể.
d/ Hoàn thiện quỏ trỡnh bỏn hàng
Thị trường là yếu tố hết sức quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh, vỡ thế doanh nghiệp phải biết quan tõm đến thị trường, đến khỏch hàng, đú chớnh là yếu tố thành bại của doanh nghiệp.
Hiện nay, cỏc cơ sở kinh doanh cỏc loại sản phẩm đều dựa trờn thị trường. Do sự cạnh tranh giữa cỏc doanh nghiệp là rất quyết liệt vỡ thế để tồn tại và đứng vững trờn thị trường, doanh nghiệp cần cú hướng đi đỳng đắn, nắm bắt thị trường và phục vụ theo thị trường là rất quan trọng. Để làm được điều đú cụng ty cần:
- Nghiờn cứu nắm bắt nhu cầu thị trường.
Sinh viờn: Thỏi Doón Chõu Lớp: Kế toỏn 1_K37 63
- Khụng ngừng nõng cao chất lượng phục vụ nhằm thoả món nhu cầu thị trường.
- Mở rộng mạng lưới kinh doanh như đại lý, hàng đổi hàng, chiết khấu bỏn hàng để tăng số lượng hàng bỏn.
- Sử dụng linh hoạt mọi phương tiện hạch toỏn kết hợp với việc vận dụng hệ thống giỏ linh hoạt.
- Tạo uy tớn với khỏch hàng về chất lượng sản phẩm núi riờng và toàn bộ hoạt động của cụng ty núi chung.
- Phải đún bắt được nhu cầu tiềm tàng của thị trường để từ đú cú kế hoạch kinh doanh hiệu quả.
4. Đảm bảo việc xỏc định kết quả kinh doanh :
Xỏc định đỳng cỏc chi phớ hợp lý, từ đú tớnh chớnh xỏc kết quả của hoạt động kinh doanh, trỏnh tỡnh trạng lói giả lỗ thật.
Túm lại: Trong cỏc doanh nghiệp thương mại quỏ trỡnh dự trữ và trao đổi hàng hoỏ là cụng việc chủ yếu, trong đú khõu cuối cựng và quan trọng nhất của việc luõn chuyển vốn kinh doanh là quỏ trỡnh tiờu thụ.Quỏ trỡnh kế toỏn phải được theo dừi chặt chẽ và thường xuyờn .Vỡ thế hoàn thiện cụng tỏc hạch toỏn hàng hoỏ, tiờu thụ hàng hoỏ và xỏc định kết quả tiờu thụ hàng hoỏ là một vấn đề hết sức quan trọng. Hoàn thiện cả nội dung lẫn phương phỏp kế toỏn cho phự hợp với thực tế của doanh nghiệp là vấn đề cần thiết. Muốn hoàn thiện cần cú những nhận xột đỳng đắn trong thực hiện cụng tỏc kế toỏn phải đảm bảo phự hợp với chớnh sỏch và đặc điểm sản xuất kinh doanh của cụng ty. Hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn này thỡ hệ thống cỏc chứng từ ban đầu cũng phải được hoàn thiện nõng cao tớnh phỏp lý, tớnh chớnh xỏc tạo điều kiện tốt cho việc kiểm tra kế toỏn. Đồng thời giỳp bạn hàng, những người quan tõm đến doanh nghiệp hiểu rừ hơn về tỡnh hỡnh thực tế của doanh nghiệp, giỳp cho nhà lónh đạo kinh doanh tốt hơn.
Sinh viờn: Thỏi Doón Chõu Lớp: Kế toỏn 1_K37 64