: Ghi hàng ngày
2.3.1.Thủ tục nhập kho
2.3.1.1. Trờng hợp nhập vật t từ nguồn mua ngồi:
Theo chế độ kế tốm quy định tất cả các loại vật t khi về đến cơng ty đều phải kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho.
Khi vật t đợc chuyển đến cơng ty(thơng thờng việc vận chuyển là do đội vận tải của cơng ty đảm nhiệm) ngời đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) mang hố đơn của bên bán vật t(trong hố đơn đã ghi các chỉ tiêu chủng loại, quy cách vật t, khối lợng vật t, định giá vật t, thành tiền , hình thức thanh tốn...)lên phịng vật t.
Căn cứ vào hố đơn của đơn vị bán một số trờng hợp cĩ cả biên bản nghiệm thu về số lợng và chất lợng của hội đồng nghiệm thu. Sau đĩ phịng vật t xem xét, kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của hố đơn, nếu nội dung ghi trong hố đơn phù hợp với hợp đồng đã ký kết, đúng chủng loại, chất lợng đảm bảo, đủ số lợng....thì hợp đồng nhập kho số vật liệu đĩ đồng thời lập thành 3 liên phiếu nhập kho:
+ Một liên do phịng vật t giữ.
+ Một liên giao cho ngời đã mua vật liệu để nhập vật liệu vào kho sau đĩ giao cho thủ kho, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho.
+ Một liên ghim vào hố đơn chuyển sang kế tốn nhập vật liệu để thanh tốn. Nh trên đã đề cập, khi nhập vật liệu thủ kho ký vào phiếu nhập kho sau khi đã kiểm tra về mặt số lợng, căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho và giữ thẻ.
Tồn bộ chi phí vận chuyển, bảo quản , chi phí liên quan đến vận chuyển vật liệu. Cơng ty thờng dùng tiền mặt để thanh tốn kế tốn căn cứ vào chứng từ cụ thể tập hợp riêng vào khoản mục vân tải.
Hố đơn (GTGT) mẫu số 01GTKT-3LL Liên 2 (Giao cho khách hàng)
Ngày 31 tháng 12 năm 2005 ký hiệu: HC/01-B Số 032977
Để vận chuyển số cát vàng trên về nhập kho. Cơng ty thuê xe ơtơ, chủ xe
Anh Đỗ Tuấn Đạt vận chuyển vật liệu về kho của cơng ty. Cùng ngày vật liệu về kho, sau khi kiểm kê đủ Kế tốn thanh tốn theo trình tự sau:
Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp t nhân Mạnh Khải
Địa chỉ: 1069 Đức giang- Gia lâm Hà Nội Số tài khoản:0101020872 Điện thoại:...MS:
Họ tên ngời mua hàng:.Lê Duy Thọ Đơn vị: Cơng ty Xây dựng số 5 - Hà Nội
Địa chỉ: 101 Laựng Há,Quaọn ẹoỏng ẹa,TP Haứ Noọi Tài khoản: Hình thức thanh tốn: Tiền mặt,...MS: 0500236821
TT Tên hàng hố dịch vụ Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Cát vàng M3 790 32.000 25.280.000
Cộng tiền hàng: 25.280.000 Thuế xuất GTGT:5% Tiền thuế GTGT: 25.280 Tổng cộng tiền thanh tốn: 26.544.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai mơi sáu triệu năm trăm bốn mơi bốn nghìn... Ngời mua hàng Kế tốn trởng Thủ trởng đơn vị
Hố đơn (GTGT) mẫu số 01GTKT-3LL Liên 2 (Giao cho khách hàng)
Ngày 02 tháng 03 năm 2005 ký hiệu: HC/01-B Số: 033475
Căn cứ vào hố đơn bán hàng của doanh nghiệp t nhân Mạnh Khải cán bộ phịng vật t viết phiếu nhập kho vật t.
Đơn vị bán hàng: Anh Đỗ tuấn Đạt
Địa chỉ:...Số tài khoản: Điện thoại:...MS:
Họ tên người mua hàng: Lê duy Thọ Đơn vị: Cơng ty Xây dựng số 5 - Hà Nội
Địa chỉ101 Laựng Há,Quaọn ẹoỏng ẹa,TP Haứ Noọi Số tài khoản: Hình thức thanh tốn: Tiền mặt ...MS: 0500236821-1
TTTên hàng hố dịch vụSố lượngĐơn giáThành tiềnABC1231Vận chuyển cát vàngChuyến850.000400.000 Cộng tiền hàng:
400.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thuế xuất GTGT:10%...Tiền thuế GTGT: 40.000 Tổng cộng tiền thanh tốn:440.000 Số tiền viết bằng chữ:..Bốn trăm bốn mươi ngàn.đồng....
Đơn vị: Phiếu nhập kho Số 137 Mẫu số 01-VT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Nợ TK 152 Cĩ TK 111 Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn văn Nguyên
Theo...số...ngày...tháng...năm...của doanh nghiệp t nhân Mạnh Khải từ 26/12 đến 31/12/2005.
Nhập tại kho: Lê Duy Thọ ST T Tên, nhãn hiệu quy cách, pc, vt Msố Đvt Slợng Đgiá Ttiền Theo ct Thực nhập A B C Đ 1 2 3 4 1 Cát vàng Cộng 790 790 32000 25.280.000 25.280.000
Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai năm triệu hai trăm tám mơi ngàn đồng.
Ngời nhập Thủ kho Ngời viết HĐ KT trởng Thủ trởng Phụ trách cung tiêu ngời giao hàng thủ kho KT trởng Thủ trởng đơn vị
Đơn vị: Phiếu nhập kho Số 124 Mẫu số 01-VT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Nợ TK : 152 Cĩ TK : 111 Ngày 31 tháng 11 năm 2005
Họ tên ngời giao hàng: Đỗ Thu Trang
Theo...số...ngày...tháng...năm...của doanh nghiệp t nhân Mạnh Khải từ 26/12 đến 31/12/2005.
Nhập tại kho: Hồng Tuấn Thanh ST T Tên, nhãn hiệu quy cách, pc, vt Msố Đvt Slợng Đgiá Ttiền Theo ct Thực nhập A B C Đ 1 2 3 4 1 Xi măng Cộng 1120 1120 65000 72.800.000 72.800.000
Cộng thành tiền (bằng chữ): Bảy hai triệu tám trăm ngàn đồng.
Ngời nhập Thủ kho Ngời viết HĐ KT trởng Thủ trởng Phụ trách cung tiêu ngời giao hàng thủ kho KT trởng Thủ trởng đơn vị
Đơn vị: Phiếu nhập kho Số 175 Mẫu số 01- VT QĐ số 1141TC/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC Nợ TK : 152
Ngày 02 tháng 03năm 2005 Cĩ TK : 111
Họ và tên ngời giao hàng : Trần Thanh Lãm Đơn vị : Phịng kế hoạch vật t.
Lý do: Nhập vật t của cơng ty TNHH Mai Nam Nhập tại kho: Phạm Văn Tuấn
STT Tên, nhãn hiệu ,quy cách phẩm chất vật t Mã số Đơn vị Theo Số Lợng chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Cát đen m3 1000 1000 22.900 22.900.000 Cộng 1000 1000 22.900 22.900.000
Cộng thành tiền : (Hai mơi hai triệu chín trăm nghìn đồng chẵn )
Ngời nhập Thủ kho Ngời viết HĐ KT trởng Thủ trởng
Cộng thành tiền (bằng chữ): Tám mơi tám triệu hai trăm ngàn đồng chẵn. Phụ trách cung tiêu ngời giao hàng thủ kho KT trởng Thủ trởng đơn vị
Cuối ngày kế tốn VL phải đối chiếu với kế tốn theo dõi cơng nợ để phát hiện những trờng hợp thủ kho cịn thiếu phiếu nhập cha vào thẻ kho hoặc tiếp liệu cha mang đến chứng từ hố đơn đến để thanh tốn nợ.
Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phịng kế tốn cơng ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho đồng thời kế tốn rút số d cuơí tháng và ký xác nhận vào thẻ kho.
2.3.1.2. Trờng hợp những vật t dụng cụ sản xuất sau khi đã dùng hết hoặc thu hồi do thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liểu trong sản xuất:
Căn cứ vào yêu cầu nhập hàng, phịng vật t lập 2 liên phiếu nhập rồi giao cho ngời nhận để làm thủ tục nhập hàng .
Trình tự lập và luân chuyển chứng từ nh trên nhng 1 liên đợc dùng để đĩng vào chứng từ thanh tốn lơng hoặc thanh tốn các yêu cầu cụ thể khác theo sự quản lý của đơn vị.
2.3.2.Thủ tục xuất kho.
Trong Cơng ty Xây dựng số 5 - Hà Nội nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là cho phục vụ thi cơng cơng trình, hạng mục cơng trình. Hàng ngày phịng vật t cĩ trách nhiệm làm thủ tục để nhập xuất vật liệu phục vụ cho thi cơng cơng trình.
Căn cứ vào kế hoạch về sử dụng số lợng vật t theo yêu cầu đợc tính tốn theo mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật phịng vật t lập phiếu xuất gồm 2 liên. Phịng vật t căn cứ vào tính chất, mức độ và tiến độ sản xuất mà cĩ thể tiến hành xuất 1 tháng 5 đến 10 lần theo yêu cầu của đội sản xuất .
Chứng từ xuất bao gồm 2 loại chính: phiếu xuất kho và phiếu xuất kho theo hạn mức ( loại này rất ít đợc sử dụng )
Phiếu xuất kho đợc viết thành 2 liên (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Một liên giao cho nhân viên đội sản xuất giữ.
+ Một liên giao cho thủ kho giử để vào thẻ sau đĩ chuyển lên phịng kế tốn vật liệu làm cơ sở hạch tốn và lu giữ.
Trình tự xuất vật liệu cho đội sản xuất.
Mỗi đội sản xuất cĩ một nhân viên kinh tế dới sự chỉ đạo của đội trởng đội sản xuất định kỳ, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, căn cứ vào mức tiêu hao nguyên vật liệu để xuất kho vật t. Sau đĩ tiến hành mang lên phịng vật t để kiểm tra đối chiếu tiêu hao nguyên vật liệu. Trớc khi xuất vật t, thủ kho tiến hành thủ tục pháp lý kiểm tra lại xem thực tế trong kho cịn số vật liệu khơng, thủ kho và ngồi xin lĩnh vật t cùng ký vào phiếu xuất kho để thủ kho xuất vật liệu.
Sau khi đã xuất kho vật liệu, thủ kho giữ một liên ngời xin lĩnh giữ một liên. Định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho phịng kế tốn. Thủ kho sử dụng phiếu xuất kho này để ghi vào thẻ kho và trừ thẻ.
Ví dụ: Ngày 25/12/2005, đội phĩ kỹ thuật đội sản xuất vật liệu Nguyễn Văn Nguyên xin lĩnh vật liệu. Cụ thể là 800 m3 đá 1x2 phục vụ sản xuất ASP cơng trình cơng ty Bình An
Đơn vị Phiếu xuất kho Số 167 Mẫu 02- VT QĐ số 1141-TC /QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Nợ TK621 Cĩ TK 152 Họ tên ngời nhận hàng: Trần Văn Sơn
Lý do xuất kho: phục vụ sản xuất ASP cơng trình cơng ty Bình An Xuất tại kho: Nguyễn Văn Nam
STT Tên nhãn hiệu quy cách pc Msố Đvt SL ĐG T.tiền Ycầu Txuất A B C D 1 2 3 4 1 Đá 1x2 1801 M3 230,3 230,3 90.419,3 20.823.566
Đơn vị Phiếu xuất kho Số 169 Mẫu 02- VT QĐ số 1141-TC /QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 25 tháng 12 năm 2005 Nợ TK621 Cĩ TK 152
Họ tên ngời nhận hàng: Nguyễn văn Nguyên- đội phĩ đội kỹ thuật Lý do xuất kho: Đổ mĩng cơng trình
Xuất tại kho: Lê Duy Thọ STT Tên ,nh n hiệuã
Quy cách, phẩm chất Mã
số ĐVT Số lợng Yêu cầu Thực xuất
A B 1 2 3 4 5 6=5*4
1 Xi măng PC 30 Kg 128850 128850 548,755 70707081
Đơn vị Phiếu xuất kho Số 165 Mẫu 02- VT QĐ số 1141-TC /QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 31 tháng 10 năm 2005 Nợ TK621 Cĩ TK 152 Họ tên ngời nhận hàng: Đỗ Thu Trang
Lý do xuất kho: Đổ mĩng cơng trình Xuất tại kho: Hồng Tuấn Thanh
STT Tên nhãn hiệu quy cách pc vật Mã số Đvt SL ĐG T.tiền Ycầu Txuất A B C Đ 1 2 3 4 1 Cát Đen Cộng m3 677 677 677 677 22.900 15.503.300 15.503.300
Ngời nhận Thủ kho Phụ trách cơng tiêu KT trởng Thủ trởng