: Ghi hàng ngày
2.2.1.1.Đặc điểm của vật liệu:
Cơng ty Xây dựng số 5 - Hà Nội là một cơng ty xây lắp nên vật liệu sử dụng ở cơng ty cũng cĩ những đặc thù riêng. Khi thực hiện thi cơng bất cứ một
cơng trình nào dù là cơng trình lớn hay cơng trình nhỏ thì đều phải sử dụng một khối lợng lớn vật liệu với những chủng loại khác nhau quy cách phong phú đa dạng. Những nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình thi cơng của cơng ty phong phú và đa dạng ở chỗ nĩ là sản phẩm của nhiều nghành khác nhau. Chẳng hạn những vật liệu là sản phẩm của ngành cơng nghiệp nh: xi măng sắt, thép .cĩ vật liệu là sản phẩm của ngành lâm nghiệp nh… gỗ làm xà gồ, tre, nứa ..cĩ những vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác nh… : cát, đá, sỏi .Những loại vật liệu này cĩ thể đã qua chế biến hoặc ch… a qua chế biến là tuỳ thuộc vào yêu cầu của cơng việc. Khối lợng sử dụng cũng khác nhau.Cĩ loại phải sử dụng với khối lợng lớn với nhiều quy cách khác nhau. Ví dụ chỉ tính riêng một loại vật liệu nh xi măng gồm rất nhiều chủng loại nh: xi măng Bỉm Sơn, hồng Thạch, xi măng Chinpon .cho đến các loại sắt thép, gạch,… đá…….Các loại vật liệu sử dụng với khối lợng ít hơn: tre nứa, gỗ .…
Để hình thành nên một thực thể cơng trình thì cần sử dụng rất nhiều loại vật liệu. Là cơng ty kinh doanh xây lắp nên chi phí về vật liệu thờng chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí xây dựng cơng trình.
Ta cĩ thể nhận thấy điều này thơng qua số liệu về yếu tố chi phí của cơng ty trong năm 2005.
STT Yếu tố chi phí Số tiền
1 Chi phí nguyên vật liệu 61.831.327.802
2 Chi phí nhân cơng 8.233.738.448
3 Chi phí khấu hao TSCĐ 5.419.000.973
4 Chi phí dịch vụ mua ngồi 17.637.078.698
5 Chi phí bằng tiền khác 20.864.646.749
Tổng cộng 113.967.796.670
( Trích số liệu trong thuyết minh báo cáo tài chính Cơng ty năm 2005) 2.2.1.2 Phân loại vật liệu:
Để tiến hành thi cơng cơng trình hạng mục cơng trình, Cơng ty cần phải sử dụng một khối lợng lớn vật liệuvà các chủng loại cũng rất phong phú đa dạng. Muốn quản lý chặt chẽ, sử dụng vật liệu cĩ hiệu qủa thì cần tiến hành
phân loại vật liệu. Cơng ty mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phản ánh từng loại vật liệu cho mỗi loại vật t một mã số riêng. Và do đĩ tất cả vật t sử dụng đều đ- ợc hạch tốn vào tài khoản 152. Ta cĩ thể nhận thấy điều này trên bảng danh điểm vật liệu.
Sổ danh điểm vật liệu:
Mã vật liệu Tên quy cách vật liệu Đơn vị tính
Cấp I Cấp II Cấp III 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 ……. 13 13 18 18 20 20 20 20 29 29 32 32 01 02 01 02 04 05 06 07 01 02 01 02 Cĩt ép Mặt gỗ xoan Cát vàng Cát vàng (loạI 1) Đá 1x2 Đá 0,5x1 Đá mạt loạI 1 Bột đá Xi măng Sơng Đà PC 30 Xi măng hồng thạch Thép phi6 Thép phi 8 Tấm Tấm m3 m3 m3 m3 m3 Kg Tấn Tấn Kg Kg
Nh vậy nguyên vật liệu theo cách phân loại của cơng ty đợc hiểu là: - Nguyên vật liệu khơng đợc chia thành vật liệu chính vật liệu phụ mà gọi chung là vật liệu chính.Đây là đối tợng lao động chủ yếu của cơng ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nĩ bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà cơng ty sử dụng: xi măng, cát, đá, gạch, ngĩi, vơi, gỗ .trong mỗi loại lại đ… ợc chia thành nhiều nhĩm. Ví dụ:
Xi măng: xi măng Hồng Thạch Xi măng Bỉm Sơn
Xi măng Sơng Đà PC 30
- Nhiên liệu: ở cơng ty nhiên liệu chủ yếu là các loại xăng dầu cung cấp nhiệt lợng cho các loại máy mĩc xe cộ .ở đây chủ yếu là các loại xăng dầu:… - Dầu Therima
- Dầu FO
Dầu cũng đợc phân thành nhĩm: Dầu
Dầu thải
Dầu phanh……
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loạI máy mĩc và phụ tùng thay thế của các loạI xe ơ tơ nh: mũi khoan, săm lốp ơtơ,
- Phế liệu thu hồi:Phế liệu của cơng ty gồm các đoạn thừ của thép, vỏ bao xi măng……Nhng cơng ty khơng thực hiệnviệc thu hồi phế liệu nên khơng cĩ phế liệu thu hồi.
Hiên nay Cơng ty cĩ các kho cĩ thể chứa chủng loại vật t giống nhau hoặc khác nhau. Riêng các loại vật liệu nh vơi cát, sỏi thơng th… ờng đợc đa thẳng tới chân cơng trình.
2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu.
Đánh giá vật liệu là viêc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định.Thơng thờng, kế tốn nhập xuất vật liệu phản ánh theo giá thực tế.
Việc tính giá vật liệu là khâu quan trọng trong tổ chức kế tốn vật liệu. Phơng pháp tính giá hợp lý sẽ cĩ tác dụng rất lớn trong sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng và hạch tốn vật liệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trên nguyên tắc vật liệu là tài sản lu động địi hỏi phải đợc đánh giá thực tế, song cơng tác kế tốn vật liệu cịn cĩ thể đánh giá theo giá hạch tốn. Giá vật liệu nhập kho gồm giá theo giá hố đơn, khi xuất kho vật liệu kế tốn tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo đơn giá thực tế đích danh. Thực tế việc đánh giá vật liệu ở Cơng ty Xây dựng số 5 - Hà Nội nh sau:
*Giá thực tế vật liệu nhập kho.
Vật liệu nhập kho của cơng ty chủ yếu là vật liệu mua ngồi. Cơng ty cĩ đội xe riêng nên khi mua vật t với số lợng lớn thì chi phí vận chuyển do bên bán chịu và chi phí này đợc tính vào giá mua vật t. Nh vậy trị giá vật liệu nhập kho là giá thực tế ghi trên hố đơn ( bao gồm cả chi phí vận chuyển)
(Xem hố đơn GTGT và phiếu nhập kho phần thủ tục nhập kho). *Giá thực tế vật liệu xuất kho.
Khi xuất kho vật liệu cho các đội xây lắp phục vụ thi cơng cơng trình thì sử dụng giá xuất kho bằng giá thực tế đích danh ( bao gồm giá hố đơn + các chi phí khác cĩ liên quan đến lơ hàng mua nh chi phí bốc xếp, tìm kiếm nguồn hàng...). Vật liệu xuất kho thuộc lơ hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho lơ hàng đĩ để xác định giá thực tế vật liệu xuất kho.
Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 167 ngày 31/12/2005. Xuất cho đồng chí Nguyễn Văn Nam 230,3 m đá 1x2 với đơn giá là 90.419,3đ/1m3
Nh vậy giá thực tế là
220,3 x 90.419.3 = 20.823.566
2.2.3. Tổ chức thu mua vât liệu.
Tất cả các vật liệu Cơng ty đều đợc mua từ các nguồn vốn trong nớc. Vốn Cơng ty Xây dựng số 5 - Hà Nội gồm: Vốn ngân sách Nhà nớc, vốn tự cĩ của Cơng ty, vốn vay ngân hàng.
Việc mua vật liệu thờng thuận tiện dễ dàng. Thờng Cơng ty mua vật liệu tại gần chân cơng trình, hoặc địa phơng nơi Cơng ty thi cơng cơng trình, hạng mục cơng trình. Gía cả thờng là giá chung, đơi khi cĩ thay đổi do phải tăng chi phí vận chuyển bốc rỡ do vật liệu mua ở xa nơi thi cơng.
Ngồi việc thu mua vật liệu thì khâu bảo quản cũng rất quan trọng. Cơng ty đã sử dụng hệ thống kho tàng bến bãi, các khu bảo quản vật liệu với các điều kiện phù hợp cho từng loại vật liệu. Những loại vật liệu bảo quản trong kho nh xi măng, sắt thép, đợc thủ kho ghi chép và phản ánh đầy đủ, đợc sắp xếp gọn gàng, đúng chủng loại, khơng bị lộn xộn, dễ dàng kiểm kê và bảo đảm trong khâu vân chuyển đợc thuận lợi. Với vật liệu bảo quản ngồi trời, Cơng ty sử dụng phơng bạt che đậy và đợc cơng coi bảo quản, cũng nh bảo vệ rất cận thận.
Để thuận tiện cho thi cơng cơng trình, hạng mục cơng trình, Cơng ty th- ờng xuất thẳng vật liệu đến chân cơng trình, để trách mất mát hao hụt và giảm đợc phí vận chuyển bốc dỡ...
Trong quá trình sử dụng nguyên vật liệu, nếu xảy ra trờng hợp mất mát, thiếu hụt tuỳ từng trờng hợp cụ thể Cơng ty cĩ cách xử lý riêng.
+ Nếu nh hao hụt trong định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp + Nếu nh hao hụt ngồi định mức do ai gây ra, thì ngời đĩ phải chịu bồi thờng.
+ Trờng hợp cha rõ nguyên thì phải chờ xử lý.
2.3. Tổ chức cơng tác kế tốn vật liệu ở Cơng ty Xây dựng số 5 - Hà Nội.
Cùng với việc sử dụng hình thức kế tốn nhật ký chung. Cơng ty cũng cĩ một số vận dụng ở mẫu sổ để phù hợp với tình thế và phát huy tốt các chức năng của kế tốn.
2.3.1.1. Trờng hợp nhập vật t từ nguồn mua ngồi:
Theo chế độ kế tốm quy định tất cả các loại vật t khi về đến cơng ty đều phải kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho.
Khi vật t đợc chuyển đến cơng ty(thơng thờng việc vận chuyển là do đội vận tải của cơng ty đảm nhiệm) ngời đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) mang hố đơn của bên bán vật t(trong hố đơn đã ghi các chỉ tiêu chủng loại, quy cách vật t, khối lợng vật t, định giá vật t, thành tiền , hình thức thanh tốn...)lên phịng vật t.
Căn cứ vào hố đơn của đơn vị bán một số trờng hợp cĩ cả biên bản nghiệm thu về số lợng và chất lợng của hội đồng nghiệm thu. Sau đĩ phịng vật t xem xét, kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của hố đơn, nếu nội dung ghi trong hố đơn phù hợp với hợp đồng đã ký kết, đúng chủng loại, chất lợng đảm bảo, đủ số lợng....thì hợp đồng nhập kho số vật liệu đĩ đồng thời lập thành 3 liên phiếu nhập kho:
+ Một liên do phịng vật t giữ.
+ Một liên giao cho ngời đã mua vật liệu để nhập vật liệu vào kho sau đĩ giao cho thủ kho, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho.
+ Một liên ghim vào hố đơn chuyển sang kế tốn nhập vật liệu để thanh tốn. Nh trên đã đề cập, khi nhập vật liệu thủ kho ký vào phiếu nhập kho sau khi đã kiểm tra về mặt số lợng, căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho và giữ thẻ.
Tồn bộ chi phí vận chuyển, bảo quản , chi phí liên quan đến vận chuyển vật liệu. Cơng ty thờng dùng tiền mặt để thanh tốn kế tốn căn cứ vào chứng từ cụ thể tập hợp riêng vào khoản mục vân tải.
Hố đơn (GTGT) mẫu số 01GTKT-3LL Liên 2 (Giao cho khách hàng)
Ngày 31 tháng 12 năm 2005 ký hiệu: HC/01-B Số 032977
Để vận chuyển số cát vàng trên về nhập kho. Cơng ty thuê xe ơtơ, chủ xe
Anh Đỗ Tuấn Đạt vận chuyển vật liệu về kho của cơng ty. Cùng ngày vật liệu về kho, sau khi kiểm kê đủ Kế tốn thanh tốn theo trình tự sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp t nhân Mạnh Khải
Địa chỉ: 1069 Đức giang- Gia lâm Hà Nội Số tài khoản:0101020872 Điện thoại:...MS:
Họ tên ngời mua hàng:.Lê Duy Thọ Đơn vị: Cơng ty Xây dựng số 5 - Hà Nội
Địa chỉ: 101 Laựng Há,Quaọn ẹoỏng ẹa,TP Haứ Noọi Tài khoản: Hình thức thanh tốn: Tiền mặt,...MS: 0500236821
TT Tên hàng hố dịch vụ Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Cát vàng M3 790 32.000 25.280.000
Cộng tiền hàng: 25.280.000 Thuế xuất GTGT:5% Tiền thuế GTGT: 25.280 Tổng cộng tiền thanh tốn: 26.544.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai mơi sáu triệu năm trăm bốn mơi bốn nghìn... Ngời mua hàng Kế tốn trởng Thủ trởng đơn vị
Hố đơn (GTGT) mẫu số 01GTKT-3LL Liên 2 (Giao cho khách hàng)
Ngày 02 tháng 03 năm 2005 ký hiệu: HC/01-B Số: 033475
Căn cứ vào hố đơn bán hàng của doanh nghiệp t nhân Mạnh Khải cán bộ phịng vật t viết phiếu nhập kho vật t.
Đơn vị bán hàng: Anh Đỗ tuấn Đạt
Địa chỉ:...Số tài khoản: Điện thoại:...MS:
Họ tên người mua hàng: Lê duy Thọ Đơn vị: Cơng ty Xây dựng số 5 - Hà Nội
Địa chỉ101 Laựng Há,Quaọn ẹoỏng ẹa,TP Haứ Noọi Số tài khoản: Hình thức thanh tốn: Tiền mặt ...MS: 0500236821-1
TTTên hàng hố dịch vụSố lượngĐơn giáThành tiềnABC1231Vận chuyển cát vàngChuyến850.000400.000 Cộng tiền hàng:
400.000
Thuế xuất GTGT:10%...Tiền thuế GTGT: 40.000 Tổng cộng tiền thanh tốn:440.000 Số tiền viết bằng chữ:..Bốn trăm bốn mươi ngàn.đồng....
Đơn vị: Phiếu nhập kho Số 137 Mẫu số 01-VT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Nợ TK 152 Cĩ TK 111 Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn văn Nguyên
Theo...số...ngày...tháng...năm...của doanh nghiệp t nhân Mạnh Khải từ 26/12 đến 31/12/2005.
Nhập tại kho: Lê Duy Thọ ST T Tên, nhãn hiệu quy cách, pc, vt Msố Đvt Slợng Đgiá Ttiền Theo ct Thực nhập A B C Đ 1 2 3 4 1 Cát vàng Cộng 790 790 32000 25.280.000 25.280.000
Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai năm triệu hai trăm tám mơi ngàn đồng.
Ngời nhập Thủ kho Ngời viết HĐ KT trởng Thủ trởng Phụ trách cung tiêu ngời giao hàng thủ kho KT trởng Thủ trởng đơn vị
Đơn vị: Phiếu nhập kho Số 124 Mẫu số 01-VT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Nợ TK : 152 Cĩ TK : 111 Ngày 31 tháng 11 năm 2005
Họ tên ngời giao hàng: Đỗ Thu Trang
Theo...số...ngày...tháng...năm...của doanh nghiệp t nhân Mạnh Khải từ 26/12 đến 31/12/2005.
Nhập tại kho: Hồng Tuấn Thanh ST T Tên, nhãn hiệu quy cách, pc, vt Msố Đvt Slợng Đgiá Ttiền Theo ct Thực nhập A B C Đ 1 2 3 4 1 Xi măng Cộng 1120 1120 65000 72.800.000 72.800.000
Cộng thành tiền (bằng chữ): Bảy hai triệu tám trăm ngàn đồng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngời nhập Thủ kho Ngời viết HĐ KT trởng Thủ trởng Phụ trách cung tiêu ngời giao hàng thủ kho KT trởng Thủ trởng đơn vị
Đơn vị: Phiếu nhập kho Số 175 Mẫu số 01- VT QĐ số 1141TC/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC Nợ TK : 152
Ngày 02 tháng 03năm 2005 Cĩ TK : 111
Họ và tên ngời giao hàng : Trần Thanh Lãm Đơn vị : Phịng kế hoạch vật t.
Lý do: Nhập vật t của cơng ty TNHH Mai Nam Nhập tại kho: Phạm Văn Tuấn
STT Tên, nhãn hiệu ,quy cách phẩm chất vật t Mã số Đơn vị Theo Số Lợng chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Cát đen m3 1000 1000 22.900 22.900.000 Cộng 1000 1000 22.900 22.900.000
Cộng thành tiền : (Hai mơi hai triệu chín trăm nghìn đồng chẵn )
Ngời nhập Thủ kho Ngời viết HĐ KT trởng Thủ trởng
Cộng thành tiền (bằng chữ): Tám mơi tám triệu hai trăm ngàn đồng chẵn. Phụ trách cung tiêu ngời giao hàng thủ kho KT trởng Thủ trởng đơn vị
Cuối ngày kế tốn VL phải đối chiếu với kế tốn theo dõi cơng nợ để phát hiện những trờng hợp thủ kho cịn thiếu phiếu nhập cha vào thẻ kho hoặc tiếp liệu cha mang đến chứng từ hố đơn đến để thanh tốn nợ.
Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phịng kế tốn cơng ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho đồng thời kế tốn rút số d cuơí tháng và ký xác nhận vào thẻ kho.
2.3.1.2. Trờng hợp những vật t dụng cụ sản xuất sau khi đã dùng hết hoặc thu hồi do thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liểu trong sản xuất:
Căn cứ vào yêu cầu nhập hàng, phịng vật t lập 2 liên phiếu nhập rồi giao cho ngời nhận để làm thủ tục nhập hàng .
Trình tự lập và luân chuyển chứng từ nh trên nhng 1 liên đợc dùng để đĩng vào chứng từ thanh tốn lơng hoặc thanh tốn các yêu cầu cụ thể khác theo sự quản lý của đơn vị.
2.3.2.Thủ tục xuất kho.
Trong Cơng ty Xây dựng số 5 - Hà Nội nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là cho phục vụ thi cơng cơng trình, hạng mục cơng trình. Hàng ngày phịng vật t cĩ trách nhiệm làm thủ tục để nhập xuất vật liệu phục vụ cho thi cơng cơng trình.
Căn cứ vào kế hoạch về sử dụng số lợng vật t theo yêu cầu đợc tính tốn theo mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật phịng vật t lập phiếu xuất gồm 2 liên.