- Luỹ kế từ đầu quý
Sổ Cái TK152 Tháng 02/
3.2.1. Về việc phân loại vật liệu
Việc hạch toán vật liệu ở Công ty TNHH Kim Khí Hà Nội là rất phức tạp, bởi vật liệu ở Công ty có rất nhiều loại, mỗi loại lại có những qui cách, phẩm chất và kích cỡ khác nhau. Việc hạch toán kế toán vật liệu muốn đợc chính xác và thuận lợi thì vật liệu phải đợc phân loại khoa học hợp lí. Sau khi phân loại vật liệu, phải lập danh điểm vật liệu phù hợp, danh điểm của các vật liệu cũng sẽ đợc ghi vào thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu và các thẻ khác. Nhờ vậy công việc hạch toán sẽ chính xác hơn, thuận lợi hơn, giảm bớt đợc thời gian khi có công tác kiểm kê, kiểm tra. Đây còn là một điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp cơ giới hoá công tác kế toán bằng máy vi tính. Trong sự đổi mới chung của cả nớc, các doanh nghiệp của nớc ta đang dần dần đa công nghệ thông tin hiện đại vào sử dụng phổ biến. Bằng máy vi tính nh hiện nay các doanh nghiệp đang sử dụng là rất khoa học và thuận tiện cho viẹec quản lí kế toán.
Công ty nên đầu t bằng máy vi tính ngày càng nhiều vào quá trình quản lí kế toán.
Với sự trợ giúp của máy vi tính thì công tác kế toán trở nên đơn giản và gọn nhẹ hơn. Việc tìm kiếm, tập hợp thông tin dễ dàng, trong mọi thời điểm ng- ời quản lí cũng nh nhân viên kế toán có thể kiểm tra tình hình nhập -xuất - tồn
vật liệu mà không gây mất nhiều thời gian. Nó nh một công cụ quản lí vật liệu một cách hữu hiệu và làm giảm bớt khối lợng ghi chép của kế toán vật liệu.
Kế toán vật liệu có thể mở từng tệp để quản lí từng loại, nhóm, thứ vật liệu đó. Hàng ngày máy tính sẽ tính số liệu nhập - xuất - tồn kho. Vì vậy sẽ đáp ứng kịp thời chính xác số liệu bất cứ lúc nào có nhu cầu cần thông tin.
Kế toán xây dựng một sổ danh điểm vật liệu thống nhất. Để lập một sổ danh điểm vật liệu phải xây dựng một bộ mã vật liệu và xắp xếp theo đúng thứ tự. Bên cánh đó xây dựng bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp có dự trữ những mã số mới để bổ sung khi cần thiết.
Công ty có thể xây dựng bộ mã vật liệu dựa vào những đặc điểm sau đây: • Dựa vào tài khoản NVL và chi tiết tài khoản NVL
• Dựa vào loại NVL công ty đang sử dụng • Dựa vào nhóm NVL trong mỗi loại • Dựa vào thứ tự NVL trong mỗi nhóm.
• Dựa vào quy cách, phẩm chất của từng vật liệu trong mỗi thứ
*Việc phân loại vật liệu một cách khoa học, hợp lý sẽ giúp công tác quản lý và hạch toán VL đợc xác định, khoa học. Đặc biệt là trong công ty lại có nhiều loại vật liệu. Mỗi loại lại có một công dụng khác nhau.
Để phục vụ cho công tác quản lý và hạch toán VL đợc tiến hành tốt hơn dễ dàng hơn công ty nên hạch toán VL phân ra từng thứ VL nh sau:
TK 152.1: Xi măng + TK 1521-1: Xi măng + TK 1521 -2: Đá + TK1521-3: Cát TK 152.2: Vật liệu phụ + TK 1522-1 Phụ gia 300R + TK 1522-2 Phụ gia P96 + TK1522-4 Mỡ
TK 152.3: Nhiên liệu + TK 1523-1: Xăng X92 + TK 1523-2: Xăng X90
Công ty nên mở sổ danh điểm VL, tên VL phải đợc mã hoá các số danh điểm VL và xếp sắp thứ tự phải khoa học. Việc mở danh điểm VL sẽ giúp cho hạch toán kế toán đợc chính xác, sẽ góp phần giảm bớt khối lợng công tác kế toán.
Khi đánh số danh điểm nguyên vật liệu cho từng loại ta đánh 1521; 1522 . là nguyên vật liệu, vật liệu phụ . cách đánh này giúp ta dễ nhận biết… … từng loại nguyên vật liệu ta lại tiếp tục đánh 1521-1; 1522-1 cho từng nhóm… vật liệu tơng ứng. Sau đó trong các nhóm lại tiếp tục đánh 152-1-01; 1522-1- 01 cho từng thứ vật liệu…
sổ danh điểm vật liệu
TK 1521 nguyên vật liệu chính
Nhóm Danh điểm Tên nhãn hiệu quy cách ĐVT
1521-1 Xi măng
1521 - 1 - 01 Xi măng Nghi Sơn Tấn
1521 - 1 - 02 Xí măng Hoàng Thạch Tấn ……… ………. ……….. 1521- 2 Đá 1521 - 2- 01 Đá 1 x 2 M3 1521 - 2 - 01 Đá hộc M3 1521 - 2 - 02 1521 - 2 - 02 ……… ………. ………..
Ưu nhợc điểm của đề xuất này là: • Ưu điểm:
Khi lập sổ danh điểm VL ta dễ dàng phân biệt đợc từng loại, từng thứ NVL. Giúp cho việc kiểm kê theo dõi hạch toán vật liệu nhập - xuất nhanh và chính xác.
• Nhợc điểm
Phải tiến hành phân loại, ghi chép tỉ mỉ tốn nhiều thời gian và công sức.