động sản xuất kinh doanh
2.1.3.1 Đặc điểm quy trình công nghệ
*Do đặc điểm riêng của nghành xây dựng là công trình thờng kéo dài trong nhiều năm, quá trình hạch toán kế toán phức tạp, do vậy Công Ty Sông Đà và Xí
Nghiệp Sông Đà11-3 thờng áp dụng hình thức khoán gọn, khoán một hoặc khoán một số khoản chi phí đối với các công trình trúng thầu hoặc giao thầu.
Hợp đồng giao Nhận khoán
ứng vốn thi công lần đầu ( tiến độ, kế hoặch sử dụng vốn)
Thi công công trình
- ứng vốn tiếp theo - thanh toán tạm ứng
- ứng vốn tối đa 70% giá trị - chứng từ thanh toan đảm bảo thực hiện hợp pháp hợp lệ
- Có xác nhận của phòng kỹ thuật - phân theo các khoản mục NVL trực và phòng kinh tế- kế hoạch tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung
Hoàn thành công trình sau khi Bàn giao toàn bộ công trình cho
Chủ đầu t, tiến hành quyết toán Giá trị công trình Hợp đồng kinh tế
2.1.3.2.Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh
∗ Sơ đồ tổ chức nh sau :
Công Ty cổ phần Sông Đà 11
Xí nghiệp Sông Đà 11-3
Đội Đội Đội Đội Đội Đội Đội
điện xây xây xây xây xây xây bản lắp lắp lắp lắp lắp lắp vẽ 1 2 3 4 5 6
∗ Mối quan hệ giữa xí nghiệp với các đội trực thuộc .
- Các đội trực thuộc đợc xí nghiệp khoán gọn .
- Trong phân cấp quản lý tài chính các đội trực thuộc Công Ty hoạt động theo nguyên tắc lấy thu bù chi, đảm bảo có lãi, mức lãi sẽ đợc quyết định theo từng hợp đồng giao khoán công trình, thực hiện hạch toán theo quy định của Công Ty và luật kế toán, nhân viên kế toán của đội đi thu thập chứng từ và theo dõi hạch toán tại Xí Nghiệp. Tuy nhiên các đội trực thuộc không có quyền chủ động về tài chính tức là khi muốn có vốn để tiến hành các hoạt đọng kinh doanh nh mua nguyên liệu, vật liệu do vậy các đội trực thuộc phải làm giấy đề nghị vay vốn…
lên Xí Nghiệp.
∗ Mối quan hệ giữa Xí Nghiệp với Công Ty
Xí Nghiệp chịu sự kiểm tra giám sát của Công Ty và trực tiếp nhận vốn từ CôngTy để phục vụ nhiệm vụ cho sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Trong phân cấp quản lý và hạch toán kinh doanh Xí Nghiệp có con dấu riêng và mở một tài khoản tiền gửi tại ngân hàng, có bảng cân đối kế toán riêng, Xí Nghiệp có quyền tự chủ về tài chính trong phạm vi phân cấp của Công Ty, các quy định của Tổng Công Ty và Nhà Nớc, Xí Nghiệp là đơn vị hạch toán kinh tế nội bộ, hoạt động theo nguyên tắc lấy thu bù chi và đảm bảo có lãi.
Xởng cơ khí
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Xí Nghiệp Sông Đà 11-3
2.1.4.1.Sơ đồ tổ chức :
Giám Đốc
Phó Giám đốc Phó GĐPT đầu t Phó Giám đốc PT kinh tế thu vốn PTKT thi công
Ban KT- KH Ban TC- KT Ban KT- CG Ban TC-HC
2.1.4.2.Chức năng và nhiệm vụ :
∗ Ban kinh tế kế hoạch :
- Chức năng . Tham mu cho Giám Đốc Xí Nghiệp :
+ Hoạch định chiến lợc phát triển sản xuất kinh doanh của đơn vị
+ Thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở tuân thủ đúng pháp luật và các quy định hiện hành của Nhà Nớc, của nghành, của Tổng Công Ty và của Công Ty.
+ Đề ra các biện pháp hữu hiệu nhằm tiết kiệm chi phí để giá thành và từng bớc nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên.
- Nhiệm vụ :
+ Lập kế hoạch sản xuất và báo cáo việc thực hiện kế hoạch sản xuất. + Lập và ký kết các hợp đồng kinh tế
+ Nghiệm thu, lên phiếu giá thanh quyết toán với chủ đầu t + Lập dự toán , thanh quyết toán với các đội, các chủ công trình ∗ Ban kỹ thuật vật t cơ giới :
+ Chức năng . Giúp trởng ban trong công tác tiếp nhận vận chuyển vật t đến chân các công trình an toàn.
+ Nhiệm vụ. - Kiểm tra tiến độ cấp hàng theo hợp đồng
-Kiểm tra chất lợng, khối lợng hàng theo hợp đồng trớc khi nhập kho -Làm thủ tục xuất nhập kho theo quy định
∗ Ban tổ chức hành chính :
- Công tác tổ chức tiền lơng.
+ Chức năng: - Tham mu cho Giám Đốc sắp xếp sơ đồ tổ chức của Xí Nghiệp - Tham mu cho Giám Đốc trong công tác lập kế hoạch nhân sự, sắp xếp cán bộ
+ Nhiệm vụ: - Đề xuất hoạch định chiến lợc đào tạo thay thế cán bộ
- Đảm bảo việc thực hiện các chế độ chính đối với cán bộ công nhân viên chức nh chế độ BHXH
- Công tác nhân sự :
+ Chức năng :- Giúp giám đốc tổ chức nhân sự sắp xếp cơ cấu tổ chức, tuyển chọn công nhân viên phù hợp với từng nhiệm vụ SXKD trong từng thời kỳ
- Lập kế hoạch và cân đối nhân lực từng quý
+ Nhiệm vụ : - Tiếp nhận và làm thủ tục cho cán bộ công nhân đợc điều động đến Xí Nghiệp và chuyển đi nơi khác.
- Lập sổ trích ngang sổ theo dõi công nhân viên - Lu trữ hồ sơ, sổ sách, các quyết định đến, chuyển đi - Công tác hành chính
+ Chức năng :
- Giúp Giám Đốc thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên.
- Quản lý con dấu theo đúng hớng dẫn của cấp trên
- Quản lý toàn bộ công văn giấy tờ và các hồ sơ lu trữ của Xí Nghiệp + Nhiệm vụ:
- Quản lý và mua sắm trang thiết bị văn phòng, dụng cụ hành chính, văn phòng phẩm trong toàn doanh nghiệp khi có nhu cầu
- Lập sổ theo dõi công văn đến và đi- Làm công tác văn th, lu trữ
2.1.5.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở Xí Nghiệp Sông Đà 11-3
2.1.5.1 Tổ chức công tác kế toán
∗ Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Nhiệm vụ :
( 1 ) Đồng chí Ngô Đình Khơng – Trởng ban ( Kế toán trởng )
-Giúp Giám Đốc Xí Nghiệp tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác Tài chính kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế của đơn vị theo quy chế quản lý mới và theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê, điều lệ kế toán của Nhà Nớc.
-Tổ chức bộ máy kế toán , hớng dãn và bồi dỡng nghiệp vụ đội ngũ kế toán của Xí Nghiệp.
-Phổ biến và hớng dẫn, cụ thể hoá kịp thời những chính sách chế độ về tài chính kế toán của Nhà Nớc, Bộ xây dựng và của Tổng Công Ty.
-Kiểm tra công tác hạch toán, kế toán, ghi chép sổ sách chứng từ kế toán và chỉ đạo về mặt tài chính.
-Theo dõi kiểm tra tình hình thực hiện hợp đồng kinh tế.
-Soạn thảo các văn bản quản lý kinh tế Tài chính – Kế toán của Xí Nghiệp.
-Tổ chức và tham gia vào công tác thu hồi vốn và công nợ.
-Chủ trì lập kế hoạch Tài chính, kế hoạch về vốn lu động, khấu hao, chi phí quản lý theo kỳ kế toán và lập báo cáo hoạt động kinh tế của Xí Nghiệp.
Trởng ban tài chính kế toán Kế toán tiền mặt, tiền l- ơng, BHYT, BHXH Kết toán thanh toán Kế toán NH, công nợ, Kết toán TSCĐ Kế toán NKC. Kế toán TH
- Tổ chức tạo nguồn vốn trong đơn vị và sử dụng nguồn vốn đúng mục đích.
- Chịu trách nhiệm trớc Giám Đốc Xí Nghiệp và kế toán trởng Công Ty về toàn bộ công tác Tài chính- Kế toán của đơn vị.
- Làm công văn đề nghị Công Ty cung cấp bảo lãnh với ngân hàng về năng lực tài chính.
- Quan hệ trực tiếp với các ngân hàng về công việc có liên quan.
(2) Đồng chí Nguyễn Thị Mai - Kế toán Nhật Ký chung và Kế Toán Tổng Hợp - Kế Toán Nhật Ký chung.
+ Kiểm tra cập nhật chứng từ hàng ngày
+ Nhận chứng từ tiền mặt phải ký nhận vào sổ của thủ quỹ - Kế toán theo dõi ngân hàng và lập vốn lu động
+ Lập bảng kê chứng từ tiền gửi, tiền vay để làm cơ sở kế toán
+ Lập bảng kê, công văn và chứng từ vốn lu động từ Công Ty theo nhu cầu vốn hàng tháng
+ Lập séc, uỷ nhiệm chi
+ Ngoài công việc phân trên còn làm các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu
+ Tổng hợp báo cáo Tài chính, báo cáo quản trị theo quy chế Tài chính của Công Ty và Tổng Công Ty.
+ Làm việc với Công Ty về nội dung công tác kiểm tra đôn đốc các bộ phận liên quan để tổng hợp ý kiến và đề xuất phơng án xử lý.
- Kế Toán theo dõi các khoản phải thu của khách hàng.
+ Theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế từ khi khởi công đến khi hoàn thành, lập báo các tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế.
+ Kế Toán theo dõi thanh toán với ngời mua theo từng hợp đồng kinh tế. + Theo dõi và thu hồi vốn các công trình, lập phơng án tổ chức thu vốn. + Lập báo cáo thu vốn theo định kỳ
+ Lu trữ hợp đồng kinh tế có liên quan đến các khoản phải thu của khách hàng
- Kế Toán theo dõi công nợ phải trả.
+ Theo dõi thanh toán với ngời bán từng hợp đồng kinh tế.
+ Theo dõi các khoản phải trả ngời cung cấp vật t, hàng hoá, lu trữ các hợp đồng mua bán vật t.
+ Lập bảng kê thanh toán, bảng kê các khoản phải trả , các biên bản quyết toán công nợ với ngời bán
+ Lập kế hoạch thanh toán nội bộ, tính toán đối chiếu các khoản phải trả, phải nộp và thanh toán gán trừ gia các đơn vị.
+ Hàng tháng , lập bảng đối chiếu các khoản phụ phí, lãi vay với Công Ty + Lu trữ các hợp đồng mua bán vật t
- Một số công việc khác khi có yêu cầu
(3) Đồng chí Đỗ Thị Minh – Kế toán Thanh Toán Tiền Lơng, BHXH,BHYT,KPCĐ ( đang làm kiêm thủ quỹ )
- Thủ quỹ : Quản lý nhập xuất tiền mặt
- Hàng tháng đôn đốc các bộ phận nộp chứng từ lơng, kiểm tra khối lợng giá cả thanh toán của các tổ đội, lập bảng thanh toán lơng hàng tháng cho các bộ phận
- Lập chứng từ phân bổ lơng , BHXH,BHYT, KPCĐ
- Theo dõi và lập danh sách nộp BHYT,BHXH,quyết toán lơng quý, năm. - Công tác thực hiện nghĩa vụ với Nhà Nớc.
+ Hớng dẫn đôn đốc việc thực hiện các chế độ chính sách thuế của Nhà N- ớc.
+ Trực tiếp làm việc với cục thuế để giải trình các vấn đề liên quan đến công tác thuế và các khoản phải nộp NSNN.
+ Lập kế hoạch chi trả Ngân Sách, lập báo cáo doanh thu, báo cáo các khoản thanh toán với ngân sách theo từng sắc thuế, từng cục thuế địa phơng và từng công trình.
+ Hàng tháng phải lập và gửi tờ khai thuế, báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo quy định
+ Lu trữ quyển hoá đơn thuế GTGT và phát hành hoá đơn GTGT sau đó có ý kiến chỉ đạo của kế toán trởng và thủ trởng đơn vị
(4) Đồng chí Ngô Tuyết Minh - Kế Toán công trình và theo dõi lu trữ . - Kế Toán TSCĐ
+ Theo dõi mọi biến động về TSCĐ
+ Theo dõi và quyết toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, tái đầu t TSCĐ, thanh lý TSCĐ
+ Theo dõi các dự án đầu t
+ Phối hợp với các ban nghiệp vụ liên quan để giải quyết các vấn đề tài sản cố định và công tác đầu t.
+ Lâp báo cáo về tài sản, dự án đầu t theo quy định. -Một số công việc khác
( 5 ) Đồng chí Ngô Quang Hng - Kế toán Ngân hàng, Công nợ phải trả -Theo dõi thanh toán với ngời bán theo từng hợp đồng kinh tế
- Theo dõi những vấn đề liên quan đến ngân hàng về tiền gửi, tiền vay để làm cơ sở ghi sổ kế toán.
- Theo dõi các khoản phải trả ngời cung cấp vật t, hàng hoá, quyết toán công nợ với ngời bán
- Kế Toán thanh toán.
+ Lập phiếu chi thu hàng ngày theo mẫu quy định của báo cáo Tài chính + Lập phiếu thanh toán tạm ứng của các cá nhân vay nợ tạm ứng
+ Tham gia kiểm kê quỹ và theo dõi tiền mặt
2.1.5.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán ở Xí Nghiệp Sông Đà 11-3
* Hiện nay Xí Ngiệp Sông Đà 11-3 áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung,toàn bộ công tác kế toán Tài chính đợc thực hiện trong phòng tài chính Kế Toán của Xí Nghiệp. Các công trình không có bộ phận kế Toán riêng mà chỉ cử các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ ghi chép, kiểm tra, giám sát cung cấp thông tin cần thiết về các hoạt động của công trình.Trờng hợp Xí Nghiệp trúng thầu các công trình ở các tỉnh lẻ, điều kiện đi lại không thuận lợi, thì định kỳ hàng tháng, quý nhân viên kinh tế phải tập hợp ghi chép ban đầu về các khoản thu chi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất để kế toán có biện pháp sử lý và hạch toán vào sổ cụ thể. Mục đích kiểm tra, chỉ đạo và đảm bảo sự
lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trởng cũng nh chỉ đạo kịp thời của ban lãnh đạo Xí Nghiệp đối với toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh.
* Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán của Xí Nghiệp.
Từ đặc điểm tổ chức sản xuất, tính chất, quy mô, sự phân cấp quản lý, tình hình trang bị phơng tiện kỹ thuật, trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán,Xí Nghiệp Sông Đà 11-3 đã áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung với các loại sổ nh: Sổ nhật ký chung, sổ cái,sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết .…
Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để kiểm tra tính hợp pháp ghi sổ nhật ký chung, sổ và thẻ chi tiết theo trình tự thời gian.Từ nhật ký chung tổng hợp số liệu để ghi vào sổ cái cuối tháng kế toán căn cứ vào số liệu ở báo cáo lập bảng tổng hợp số liệu và báo cáo tài chính.
Sơ đồ: Trình tự ghi sổ và hạch toán theo hình thức kế toán nhậtký chung áp dụng tại xí nghiệp Sông Đà 11-3.
Chứng từ ghi sổ
(1b) (1a)
Sổ nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết
( 2 ) ( 4 ) Sổ cái Các bảng chi tiết số (3) D tài khoản tổng hợp, phí sản xuất (6) ( 5 ) ( 7 )
Các báo biểu kế Các báo cáo biểu Toán quản trị kế toán Tài Chính
( 8 ) Giải thích sơ đồ :
(1a) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc nhận đợc kế toán ghi, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đó đồng thời định khoản ghi vào nhật ký chung.
Bảng cân đối phát sinh tr- ớc khi khoá sổ
(1b) Với những chứng từ liên quan đến đối tợng cần hạch toán chi tiết kế toán ghi vào sổ chi tiết liên quan.
(2a) Căn cứ vào nhật ký chung kế toán chuyển số liệu vào sổ cái tài khoản liên quan.
(2) Và (5) Cuối kỳ căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán lập bảng kế toán nháp để xem xét , theo dõi kiểm tra số phát sinh, số d các tài khoản,đồng thời ghi các bút toán điều chỉnh từ đó lập các báo cáo tài chính nh bảng cân đối kế toán (B01- DN), báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh.
(2) Bảng tổng hợp chừng từ gốc liên quan đến đối tợng cần hạch toán chi tiết kế toán ghi vào sổ chi tiết liên quan.
(6) Cuối tháng căn cứ các bảng trên, kế toán lập báo cáo kế toán quản trị, báo cáo thu, chi.
(7) và(8) Kế toán đối chiếu so sánh kiểm tra giữa số liệu kế toán tài chính với kế toán quản trị.
∗ Giới thiệu qua về phần mềm kế toán đang áp dụng tại Xí Nghiệp Sông Đà 11-3.