1. Tiếp nhận chứng từ nhờ thu:
- TTV tiếp nhận chứng từ nhờ thu do khách h àng gửi. Hồ sơ nhờ thu của khách hàng bao gồm: 01 giấy yêu cầu nhờ thu kèm bản kê chứng từ và các chứng từ liên quan đến nhờ thu.
- TTV đĩng dấu “ĐÃ NHẬN” và ghi rõ ngày nhận 2. Kiểm tra chứng từ nhờ thu:
- Kiểm tra loại, số lượng chứng từ với liệt kê chứng từ trên giấy chỉ dẫn nhờ thu để đảm bảo khớp đúng.
- Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS, vào sổ theo dõi và tiến hành kiểm tra các chi tiết trên giấy yêu cầu gửi chứng từ nhờ thu của khách h àng theo các nội dung sau:
+ Các chi tiết về ngân hàng gửi nhờ thu (trong trường hợp này là BIDV Khánh Hịa) bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ, số điện tín Swift, số điện thoại, số fax v à số tham chiếu chứng từ.
+ Tên, địa chỉ đầy đủ của ngân hàng thu hộ (Collecting Bank). + Tên, địa chỉ đầy đủ của người trả tiền.
+ Số tiền và loại tiền nhờ thu.
+ Điều khoản nhờ thu và điều khoản chuyển giao chứng từ. + Phí nhờ thu.
+ Các chỉ thị trong trường hợp từ chối thanh tốn, từ chối chấp nhận.
+ Trên giấy nhờ thu phải ghi rõ : Nhờ thu được tuân thủ theo quy tắc thống nhất về nhờ thu của phịng thương mại quốc tế (URC522).
- Nếu khách hàng đề nghị kiểm tra chứng từ xuất tr ình theo LC thì ngân hàng tiến hành kiểm tra. Nếu phát hiện bộ chứng từ cĩ bất đồng th ì tạo thơng báo bộ chứng từ cĩ bất đồng gửi khách hàng:
+ Nếu khách hàng chỉnh sửa/ bổ sung chứng từ thì kiểm tra lại chứng từ mới được chỉnh sửa/ bổ sung.
+ Nếu khách hàng đề nghị hỏi ý kiến ngân hàng thanh tốn thì Chi nhánh l ập điện thơng báo bất đồng gửi đến ngân h àng để yêu cầu ngân hàng này xác nhận cĩ
chấp nhận những bất đồng đĩ khơng v à thơng báo cho khách hàng kết quả ngay khi nhận được phản hồi.
3. Gửi chứng từ nhờ thu và thực hiện địi tiền:
- TTV lập chỉ thị nhờ thu theo mẫu cĩ sẵn căn cứ vào giấy yêu cầu nhờ thu do khách hàng gửi đến.
- Gửi bằng đường bưu điện (qua cơng ty chuyển phát nhanh quốc tế cĩ uy tín) bộ chứng từ kèm chỉ thị nhờ thu đến ngân hàng đại lý theo yêu cầu của khách hàng trên giấy yêu cầu nhờ thu. Nếu khách hàng khơng chỉ ra ngân hàng nhờ thu thì TTV cĩ quyền lựa chọn ngân hàng đại lý để gửi chứng từ. Nếu ngân h àng do khách hàng yêu cầu khĩ khăn trong quá trình giao dịch như khơng tham gia Swift thì TTV thương lượng với khách hàng để lựa chọn ngân hàng đại lý.
Trong thời gian gửi bộ chứng từ đi, Chi nhánh cĩ nhiệm vụ phải theo d õi bộ chứng từ nhờ thu:
- Nếu sau 15 ngày kể từ ngày gửi chứng từ nhờ thu mà khơng cĩ điện trả lời của ngân hàng nhờ thu về việc thanh tốn/ chấp n hận thanh tốn, TTV lập điện MT420 tra sốt để nắm tình trạng bộ chứng từ.
- Nếu sau 60 ngày kể từ ngày gửi chứng từ nhờ thu mà khơng nhận được điện trả lời của ngân hàng nhờ thu về việc thanh tốn/ chấp nhận thanh tốn, TTV thơng báo cho khách hàng để cĩ ý kiến xử lý bộ chứng từ.
- Trường hợp ngân hàng nhờ thu thơng báo từ chối tồn bộ hoặc một phần bộ chứng từ, TTV thơng báo cho khách h àng để cĩ ý kiến bằng văn bản, xử lý theo đề nghị của khách hàng và thu phí phát sinh.
4. Hạch tốn nhờ thu:
Căn cứ vào giấy báo cĩ của ngân hàng nước ngồi, TTV lập yêu cầu chi ngoại tệ, thu phí. Hạch tốn xuất ngoại bảng số tiền đ ược nước ngồi thanh tốn (kể cả phần nước ngồi trừ phí hoặc giảm giá trị nhờ thu).
2.4.2 Quy trình thực hiện phương thức thanh tốn chuyển tiền 2.4.2.1 Chuyển tiền đi:
1. TTV nhận hồ sơ chuyển tiền từ khách hàng hoặc qua Phịng quản lý khách hàng.
2. Tiến hành kiểm tra hồ sơ chuyển tiền: Hồ sơ giao dịch chuyển tiền đi của khách hàng bao gồm:
Lệnh chuyển tiền: cĩ đủ chữ ký của chủ tài khoản và đủ số dư thanh tốn trên tài khoản.
Các chứng từ liên quan để thực hiện chuyển tiền bao gồm:
Trường hợp chuyển tiền để trả nợ vay n ước ngồi: hợp đồng vay vốn và các giấy tờ liên quan; văn bản cho phép vay vốn của ngân h àng Nhà nước.
Trường hợp chuyển tiền mậu dịch: hợp đồng nhập khẩu, hĩa đ ơn thương mại, tờ khai hải quan, các giấy tờ li ên quan.
Trường hợp chuyển tiền phi mậu dịch:
- Chuyển lợi nhuận, thu nhập của tổ chức, cá nhân người nước ngồi về nước: chứng từ xác minh hồn thành nghĩa vụ thuế theo luật định của Viêt Nam; hợp đồng/ giấy phép cho phép cá nhân, tổ chức hoạt động tại Việt Nam.
- Chuyển tiền của cơng dân Việt Nam ra n ước ngồi: giấy tờ chứng minh nhu cầu thực tế cần phải chuyển ngoại tệ ra n ước ngồi như: thơng báo nộp học phí của trương học, giấy báo thu phí, lệ phí của nước ngồi, CMND.
3. Thực hiện việc chuyển tiền: sau khi ho àn tất việc kiểm tra hồ sơ, căn cứ vào lệnh chi của khách hàng, TTV lập điện MT103 để thực hiện việc chuyển tiền.
4. Kiểm tra phí chuyển tiền:
- Trường hợp phí chuyển tiền ngồi nước do người thụ hưởng chịu, trong nước do người chuyển tiền chịu thì trong điện chuyển tiền tại trường 71 sẽ ghi là: SHA.
- Trường hợp phí chuyển tiền ngồi nước và trong nước đều do người chuyển tiền chịu thì tại trường 71 ghi: OUR. Khi sử dụng Code này, TTV phối hợp với phịng kế tốn theo dõi nếu ngân hàng nước ngồi thu phí của NHĐT&PT thì thu lại từ người ra lệnh.
- Trường hợp phí chuyển tiền ngồi nước và trong nước đều do người thụ hưởng chịu tại trường 71 ghi: BEN. Khi đĩ, TTV sẽ khơng thự c hiện thu phí của người chuyển tiền, thực hiện trích phí từ số khách h àng yêu cầu chuyển đi. Số tiền thực chuyển cho người thụ hưởng bằng số tiền khách hàng yêu cầu chuyển trừ đi số phí ngân hàng thu.
2.4.2.2 Chuyển tiền đến:
1. Khi TTV nhận lệnh chuyển tiền bằng điện MT100/103 hoặc bằng thư sẽ: - Kiểm tra và xác nhận mã khĩa đúng đối với điện chuyển tiền hoặc kiểm tra mẫu thư chuyển tiền cĩ phải là bản gốc khơng, thư khơng rách, nội dung rõ ràng, khơng bị tẩy xĩa. Thư cĩ xác nhận của cán bộ phịng mật mã “Chữ ký ủy quyền từ ngân hàng đại lý là hợp lệ và cĩ hiệu lực”.
- Kiểm tra nội dung lệnh chuyển tiền: lệnh chuyển tiền phải cĩ đầy đủ các yếu tố sau:
+ Số tiền, loại tiền, ngày hiệu lực
+ Tên người thụ hưởng cùng với một số thơng tin sau: Địa chỉ cụ thể ng ười thụ hưởng, số tài khoản của người thụ hưởng (nếu số tài khoản khơng thuộc hệ thống NHĐT&PT thì phải chỉ ra ngân hàng giữ tài khoản), ngân hàng phục vụ người thụ hưởng.
2. Thực hiện lệnh chuyển tiền
Trước khi thực hiện lệnh chuyển tiền, TTV cần kiểm tra chi tiết về phí thực hiện dịch vụ để thực hiện theo đúng chỉ dẫn v à tránh những sai sĩt cĩ thể làm nảy sinh tranh chấp. Nếu tại trường 71 của điện MT100/103 thể hiện:
- OUR: thì TTV tiến hành trả tồn bộ số tiền báo cĩ của ngân hàng nước ngồi cho người thụ hưởng, thực hiện địi phí ở ngân hàng ra lệnh và theo dõi việc trả phí của ngân hàng nước ngồi.
Việc địi phí được ngân hàng thực hiện như sau: Lập điện địi phí mà ngân hàng nhận là ngân hàng gửi điện thanh tốn trong đĩ đưa ra chỉ dẫn thanh tốn. Trên bức điện cần thể hiện: tham chiếu đến số tham chiếu của điện chuyển tiền, ngày chuyển, số tiền, ngày hiệu lực. Nêu rõ tổng số phí địi (bao gồm phí thực hiện, phí điện, phí tra sốt nếu phát sinh) v à chỉ dẫn trả phí vào tài khoản NOSTRO của NHĐT&PT Việt Nam.
- BEN, SHA hoặc khơng cĩ trường 71: thì ngân hàng thu phí từ người thụ hưởng bằng cách trừ vào số tiền ngân hàng nước ngồi báo cĩ trước khi thực hiện lệnh chi trả.
Sau khi đã kiểm tra chi tiết phí, giao dịch vi ên thực hiện khai báo vào chương trình quản lý và lập Phiếu chuyển khoản:
- Nếu người hưởng mở tài khoản tại NHĐT&PT Khánh Hịa, thì ngân hàng sẽ chuyển tiền vào tài khoản của ngân hàng tại Chi nhánh và gửi giấy báo cĩ đến khách hàng.
- Nếu ngân hàng người hưởng hoặc người hưởng là ngân hàng ngồi hệ thống NHĐT&PT: kế tốn lập lệnh chuyển tiền gửi ngân h àng đại lý liên quan thực hiện
VD: Người hưởng là Truc An Company khơng cĩ tài kho ản tại NHĐT&PT Khánh Hịa mà cĩ tài khoản tại AGRIBANK tại TP Hồ Chí Minh th ì khi tiền đến NHĐT&PT Khánh Hịa sẽ lập lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng đại lý
AGRIBANK HCM yêu cầu ngân hàng này chuyển tiền vào tài khoản của người hưởng.
2.4.3 Quy trình thực hiện phương thức thanh tốn bằng thư tín dụng chứng từ:
2.4.3.1 Thanh tốn hàng xuất:
1. Tiếp nhận và kiểm tra tính chân thật của LC:
- TTV khi tiếp nhận LC gốc do ngân hàng phát hành/ngân hàng thơng báo g ửi đến sẽ phải tiến hành kiểm tra tính xác thực của thư tín dụng nhận được. Các bước kiểm tra được tiến hành như sau:
Đối với điện đến Chi nhánh từ Hội sở chính v à trong hệ thống:
Điện đến bằng SWITF: điện đã qua bộ phận mật mã của hội sở chính cĩ dấu “ Mã khĩa đã được kiểm tra đúng” “ Test correct” đĩng bằng dấu v à cĩ chữ ký cán bộ phụ trách cơng tác mật mã.
Nếu LC được mở bằng thư: Khi thiết lập mối quan hệ với các ngân hàng bạn, NHĐT&PT đều phải gửi danh sách chữ ký mẫu cho ngân h àng bạn và nhận danh sách chữ ký mẫu của bên đối tác. Vì vậy, khi nhận được thư tín dụng mở bằng thư thì phải tiến hành kiểm tra xác thực chữ ký trên LC của ngân hàng phát hành. Việc kiểm tra này được thực hiện bởi cán bộ Phịng Điện Tốn của Chi nhánh.LC được xem là hợp lệ khi: Thư cĩ xác nhận của cán bộ phịng mật mã” Chữ ký ủy quyền hợp lệ và cĩ hiệu lực”(*)
Đối với điện khách hàng xuất trình tại Chi nhánh để giao dịch do các ngân hàng khác tại Việt Nam thơng báo, Chi nhánh lựa chọn cách thức:
Trực tiếp liên hệ với ngân hàng thơng báo giao dịch để kiểm tra và cĩ bằng chứng xác nhận bằng văn bản.
Lập biểu mẫu và gởi bằng fax về Hội sở chính kèm theo bức thư giao dịch để kiểm tra chữ ký và đợi trả lời như (*).
- Sau khi kiểm tra tính xác thực của thư tín dụng, TTV đĩng dấu “ĐÃ NHẬN” và ghi ngày, giờ nhận.
- Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS.
2. Kiểm tra nội dung LC: (tất cả những ví dụ đưa ra để minh họa đều dựa
vào nội dung của LC số SD3BM899375 do ngân hàng WESTPAC BANKING CORPORATION phát hành theo yêu c ầu của người nhập khẩu là LONG RIVER FOODS PTY LTD).
Tại NHĐT&PT Khánh Hịa, các TTV luơn dành cho khách hàng m ột lời khuyên chân thành cho nhà xuất khẩu là khi nhận được LC hoặc sửa đổi LC thì cần phải kiểm tra cẩn thận ngay lập tức nội dung LC, đối chiếu với các điều khoản hợp đồng đã ký kết. Nếu thấy khơng thể thực hiện đ ược đầy đủ, đúng các điều kiện, điều khoản quy định trong LC thì phải lập tức yêu cầu người mở LC sửa đổi thơng qua ngân hàng mở LC.
Một thực tế đáng tiếc thường xảy ra là người hưởng lợi thấy khơng thực hiện được đầy đủ, đúng các điều khoản của LC nh ưng khơng yêu cầu người mở LC sửa đổi, vẫn giao hàng và xuất trình bộ chứng từ cĩ sai sĩt, dẫn đến việc trả ti ền hồn tồn phụ thuộc vào thiện chí của người mở LC, mất đi tính “khơng thể hủy ngang” của LC và phải chịu thêm một khoản phí gọi là “phí sai sĩt chứng từ”. Thậm chí, viện lý do từ chối chứng từ sai sĩt, cĩ khi ng ười mua khơng muốn nhận hàng vì lý do nào đĩ (ví dụ người nhập khẩu chưa muốn nhận hàng để ép giá người xuất khẩu hoặc giá loại hàng hĩa đĩ trên thị trường thế giới đang giảm mạnh). Người mua sẽ từ chối thanh tốn và nhận hàng, người bán sẽ bị thiệt hại khơng nhỏ (chi phí vận tải, thuê kho bãi, vốn bị ứ đọng, chi phí bảo quản…).
Sau khi nhận và kiểm tra tính chân thật của LC, TTV cĩ trách nhiệm kiểm tra nội dung của LC. Mục đích kiểm tra nội dung của LC để:
- Phát hiện kịp thời và thơng báo những điều khoản bất lợi (nếu cĩ) trong nội dung của LC đến khách hàng để yêu cầu phía nhập khẩu tu chỉnh và sửa đổi cho phù hợp.
- Nắm vững các điều khoản và điều kiện trong LC để phục vụ cho việc lập hồ sơ LC sau này.
- Kịp thời thơng báo đến khách hàng những điều khoản đặc biệt trong LC (nếu cĩ).
Kiểm tra LC là một trong những khâu rất quan trọng của ph ương thức tín dụng chứng từ đối với tổ chức xuất khẩu. V ì LC cĩ thể giống hợp đồng và cũng cĩ thể khác hợp đồng, nhưng khi thanh tốn thì phải thực hiện theo đúng các điều khoản của LC. Vì vậy, TTV khi nhận được LC cần kiểm tra kỹ các nội dung sau:
+ Ngân hàng mở LC: đây là ngân hàng cam kết, bảo đảm việc thanh tốn cho tổ chức xuất khẩu. Vì vậy người xuất khẩu cần xem xét Ngân h àng mở LC cĩ uy tín hay khơng (thái độ chính trị, tiềm lực về vốn…), trách nhiệm cam kết thanh tố n cĩ rõ ràng cụ thể hay khơng, đã cĩ quan hệ giao dịch lần nào với ngân hàng này
chưa…Nếu chưa an tâm thì cĩ thể yêu cầu cĩ ngân hàng thứ ba đĩng vai trị là ngân hàng xác nhận để được đảm bảo hơn.
+ Ngân hàng thơng báo: khi LC yêu cầu ngân hàng thơng báo là NHĐT&PT Khánh Hịa mà khơng yêu cầu gì thêm nữa thì lúc đĩ NHĐT&PT Khánh Hịa chính là ngân hàng thơng báo và NHĐT&PT Khánh H ịa cĩ trách nhiệm chuyển nguyên văn thư tín dụng đến khách hàng. Tuy nhiên, cĩ trường hợp LC gửi đến NHĐT&PT Khánh Hịa nhưng trong đĩ lại quy định “THIS LC SHOULD BE ADVISED THROUGH…(Tên ngân hàng khác)” thì ph ải chuyển cho ngân hàng mà LC yêu cầu.
VD: Nhà nhập khẩu ở nước ngồi yêu cầu ngân hàng ABC phát hàng thư tín dụng gửi đến người thụ hưởng ở Việt Nam thơng qua ngân h àng thơng báo là ngân hàng VIETINBANK Khánh Hịa. Nh ưng ngân hàng ABC này lại khơng cĩ quan hệ mạng Swift với VIETINBANK Khánh H ịa nên phải thơng qua BIDV Khánh H ịa (là ngân hàng đã cĩ quan hệ giao dịch) để gửi LC đến ngân h àng thơng báo. Trong trường hợp này, NHĐT&PT Khánh Hịa đĩng vai trị là ngân hàng trung gian.
+ Ngày mở LC: thơng thường LC được bên nhập khẩu mở trước ngày giao hàng một thời gian nhất định. Khoảng thời gian n ày khơng được quá dài vì sẽ gây ứ đọng vốn cho người mua do khi mở LC họ phải ký quỹ một p hần hay tồn bộ kim ngạch LC. Nhưng cũng khơng được quá ngắn vì người bán sẽ khơng đủ thời gian chuẩn bị hàng hĩa và làm các thủ tục cần thiết để giao hàng một cách đầy đủ. Vì vậy, thời gian này phải hợp lý cho cả hai bên thường được tính tối thiểu bằng khoảng thời gian giao hàng cộng với thời gian lập và kiểm tra chứng từ của người bán, cộng với thời gian lưu giữ và chuyển chứng từ từ ngân hàng người bán qua ngân hàng mở LC. Hiện nay tại các cơng ty xuất nhậ p khẩu tại Khánh Hịa, thời gian lập bộ chứng từ trung bình khoảng 3-4 ngày. Thời gian lưu giữ chứng từ tại BIDV Khánh Hịa là 1 ngày.
+ Loại LC: đây là điều khoản quan trọng cĩ ảnh hưởng đến khả năng thanh tốn của LC. Cĩ rất nhiều loại thư tín dụng nhưng hiện nay, ở NHĐT&PT Khánh