1. Tiếp nhận, thơng báo chứng từ nhờ thu:
Khi TTV nhận bộ chứng từ do ngân hàng chuyển thì đĩng dấu “RECEIVED” và ghi rõ ngày, tháng, năm nhận bộ chứng từ.
2. Kiểm tra chứng từ:
- Kiểm tra số lượng chứng từ với liệt kê chứng từ trên giấy nhờ thu (coversheet) nếu cĩ sai lệch phải thơng báo ngay tới ngân hàng nhờ thu và chờ chỉ dẫn. Những chứng từ khơng được liệt kê trong chỉ dẫn nhờ thu, TTV khơng chịu trách nhiệm về loại, số lượng các chứng từ đã nhận.
- Kiểm tra chỉ dẫn nhờ thu để khẳng định rằng nhờ thu tuân thủ theo URC522 do Phịng thương mại quốc tế ban hành. Thường trên nhờ thu sẽ ghi: This collection is subject to the ICC UNIFORM RULE S for COLLECTION URC 522.
Nếu chỉ thị nhờ thu khơng rõ ràng, hình thức nhờ thu khơng thực hiện được thì phải thơng báo ngay cho ngân hàng nh ờ thu và ghi rõ“Chúng tơi đang giữ chứng từ chờ sự định đoạt của các ngài, trong vịng 10 ngày làm việc kể từ ngày điện nếu khơng nhận được trả lời, chúng tơi sẽ trả lại chứng từ, các chi phí li ên quan các ngài sẽ chịu”.
- Kiểm tra tên và địa chỉ của ngân hàng nhận nhờ thu (trong trường hợp này là ngân hàng BIDV Chi nhánh Khánh Hịa), khi đĩ phía gĩc phải của chỉ thị nhờ thu sẽ ghi TO: ……. Nếu chứng từ gửi nhầm thì TTV phải điện báo cho ngân hàng gửi nhờ thu (Remitting Bank), nội dung thơng báo phải n êu rõ chờ chỉ thị và yêu cầu trả điện phí thơng báo kèm cước phí chuyển trả chứng từ.
Sau khi đã kiểm tra chứng từ hợp lệ, TTV sẽ lập 2 bản thơng báo nhờ thu (1 bản gửi đến khách hàng bằng điện thoại, fax hoặc gửi bưu điện; 1 bản lưu vào hồ sơ làm bằng chứng đã thơng báo cho khách hàng) và xác nh ận với ngân hàng đại lý về việc đã nhận bộ chứng từ nhờ thu.
3. Giao chứng từ nhờ thu và thanh tốn/ chấp nhận thanh tốn:
Nhờ thu theo hình thức chấp nhận thanh tốn giao chứng từ (Delivery of documents against acceptance- D/A):
Trên nhờ thu sẽ ghi là:
This collection is subject to the ICC UNIFORM RULES for COLLECTION URC522
DOCUMENTS AGAINST ACCEPTANCE
Khi khách hàng đáp ứng đủ điều kiện sau: trên giấy đề nghị xử lý bộ chứng từ khách hàng đã ghi rõ chấp nhận bộ chứng từ, văn bản cam kết thanh tốn bộ chứng từ khi đến hạn. Lúc này, Chi nhánh sẽ:
- Giao chứng từ cho khách hàng.
- Lập điện MT412 thơng báo cho ngân h àng nhờ thu về việc chấp nhận trả tiền của nhà nhập khẩu.
- Vào sổ theo dõi chi tiết các bộ chứng từ nhờ thu đã giao cho khách hàng và đã gửi thơng báo chấp nhận thanh tốn, đồng thời hạch tốn xuất ngoại bảng số tiền trên chứng từ đã giao cho khách hàng.
- 15 ngày trước khi đến hạn thanh tốn, TTV lập v à gửi thơng báo nộp tiền đến cho khách hàng để nhắc nhở sắp đến hạn thanh tốn.
- Đến hạn thanh tốn, lập điện trả tiền theo chỉ thị nhờ thu, đồng thời thu phí theo quy định hiện hành của NHĐT&PT Việt Nam.
Lưu ý:
Trường hợp bộ chứng từ cĩ hối phiếu địi tiền trả chậm địi tiền NHĐT&PT Khánh Hịa (trong trường hợp này ngân hàng đã bị ràng buộc trách nhiệm thanh tốn) hoặc vận đơn ghi người nhận hàng theo lệnh của NHĐT&PT Khánh Hịa thì khi ký chấp nhận thanh tốn khách hàng phải thực hiện trên cả hối phiếu và giấy thơng báo của ngân hàng, hồn tất thủ tục ký quỹ hoặc thủ tục nhận vay nợ đối với ngân hàng trong trường hợp khách hàng khơng đủ tiền.
VD: Trên hối phiếu ghi là:
To: BANK FOR INVESTMENT AND DEVELOPMENT KHANH HOA BRANCH.
Hoặc B/L ghi trên mục:
Consignee: BANK FOR INVESTMENT AND DEVELOPMENT KHANH HOA BRANCH.
Khi đến hạn thanh tốn thì ngân hàng chỉ làm thủ tục ký hậu vận đơn cho khách hàng khi khách hàng cĩ đ ủ tiền thanh tốn hoặc được Phịng tín dụng xác nhận đảm bảo nguồn thanh tốn.
Nhờ thu theo hình thức thanh tốn chứng từ (Delivery of documents against payment- D/P):
This collection is subject to the ICC UNIFORM RULES for COLLECTION URC522
DOCUMENTS AGAINST PAYMENT - Thanh tốn trả tiền ngay (D/P at sight):
Khi khách hàng cĩ đủ tiền thanh tốn, thực hiện ký hậu vận đ ơn và giao chứng từ cho khách hàng. Phơtơ chứng từ mỗi loại một bản (nếu ngân h àng nhờ thu khơng gửi bản sao bộ chứng từ dành cho ngân hàng thực hiện chỉ thị nhờ thu).
Lập điện trả tiền MT202 theo chỉ thị nhờ thu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Thanh tốn hối phiếu cĩ kỳ hạn (D/P at X days sight): nếu ngân h àng nhận được chứng từ nhờ thu theo hình thức này, TTV thơng báo cho khách hàng đ ến ký chấp nhận hối phiếu cĩ kỳ hạn. Chứng từ chỉ đ ược trao khi hối phiếu đã được chấp
nhận và được thanh tốn. Nếu khách hàng muốn nhận chứng từ ngay thì phải ký quỹ 100% hoặc hồn tất thủ tục vay nợ ngân hàng, khi đĩ khách hàng đã ủy quyền cho ngân hàng thanh tốn bộ chứng từ. Nếu khách hàng thanh tốn vào ngày đáo hạn để nhận chứng từ.
2.4.1.2 Nhờ thu hàng xuất:
1. Tiếp nhận chứng từ nhờ thu:
- TTV tiếp nhận chứng từ nhờ thu do khách h àng gửi. Hồ sơ nhờ thu của khách hàng bao gồm: 01 giấy yêu cầu nhờ thu kèm bản kê chứng từ và các chứng từ liên quan đến nhờ thu.
- TTV đĩng dấu “ĐÃ NHẬN” và ghi rõ ngày nhận 2. Kiểm tra chứng từ nhờ thu:
- Kiểm tra loại, số lượng chứng từ với liệt kê chứng từ trên giấy chỉ dẫn nhờ thu để đảm bảo khớp đúng.
- Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS, vào sổ theo dõi và tiến hành kiểm tra các chi tiết trên giấy yêu cầu gửi chứng từ nhờ thu của khách h àng theo các nội dung sau:
+ Các chi tiết về ngân hàng gửi nhờ thu (trong trường hợp này là BIDV Khánh Hịa) bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ, số điện tín Swift, số điện thoại, số fax v à số tham chiếu chứng từ.
+ Tên, địa chỉ đầy đủ của ngân hàng thu hộ (Collecting Bank). + Tên, địa chỉ đầy đủ của người trả tiền.
+ Số tiền và loại tiền nhờ thu.
+ Điều khoản nhờ thu và điều khoản chuyển giao chứng từ. + Phí nhờ thu.
+ Các chỉ thị trong trường hợp từ chối thanh tốn, từ chối chấp nhận.
+ Trên giấy nhờ thu phải ghi rõ : Nhờ thu được tuân thủ theo quy tắc thống nhất về nhờ thu của phịng thương mại quốc tế (URC522).
- Nếu khách hàng đề nghị kiểm tra chứng từ xuất tr ình theo LC thì ngân hàng tiến hành kiểm tra. Nếu phát hiện bộ chứng từ cĩ bất đồng th ì tạo thơng báo bộ chứng từ cĩ bất đồng gửi khách hàng:
+ Nếu khách hàng chỉnh sửa/ bổ sung chứng từ thì kiểm tra lại chứng từ mới được chỉnh sửa/ bổ sung.
+ Nếu khách hàng đề nghị hỏi ý kiến ngân hàng thanh tốn thì Chi nhánh l ập điện thơng báo bất đồng gửi đến ngân h àng để yêu cầu ngân hàng này xác nhận cĩ
chấp nhận những bất đồng đĩ khơng v à thơng báo cho khách hàng kết quả ngay khi nhận được phản hồi.
3. Gửi chứng từ nhờ thu và thực hiện địi tiền:
- TTV lập chỉ thị nhờ thu theo mẫu cĩ sẵn căn cứ vào giấy yêu cầu nhờ thu do khách hàng gửi đến.
- Gửi bằng đường bưu điện (qua cơng ty chuyển phát nhanh quốc tế cĩ uy tín) bộ chứng từ kèm chỉ thị nhờ thu đến ngân hàng đại lý theo yêu cầu của khách hàng trên giấy yêu cầu nhờ thu. Nếu khách hàng khơng chỉ ra ngân hàng nhờ thu thì TTV cĩ quyền lựa chọn ngân hàng đại lý để gửi chứng từ. Nếu ngân h àng do khách hàng yêu cầu khĩ khăn trong quá trình giao dịch như khơng tham gia Swift thì TTV thương lượng với khách hàng để lựa chọn ngân hàng đại lý.
Trong thời gian gửi bộ chứng từ đi, Chi nhánh cĩ nhiệm vụ phải theo d õi bộ chứng từ nhờ thu:
- Nếu sau 15 ngày kể từ ngày gửi chứng từ nhờ thu mà khơng cĩ điện trả lời của ngân hàng nhờ thu về việc thanh tốn/ chấp n hận thanh tốn, TTV lập điện MT420 tra sốt để nắm tình trạng bộ chứng từ.
- Nếu sau 60 ngày kể từ ngày gửi chứng từ nhờ thu mà khơng nhận được điện trả lời của ngân hàng nhờ thu về việc thanh tốn/ chấp nhận thanh tốn, TTV thơng báo cho khách hàng để cĩ ý kiến xử lý bộ chứng từ.
- Trường hợp ngân hàng nhờ thu thơng báo từ chối tồn bộ hoặc một phần bộ chứng từ, TTV thơng báo cho khách h àng để cĩ ý kiến bằng văn bản, xử lý theo đề nghị của khách hàng và thu phí phát sinh.
4. Hạch tốn nhờ thu:
Căn cứ vào giấy báo cĩ của ngân hàng nước ngồi, TTV lập yêu cầu chi ngoại tệ, thu phí. Hạch tốn xuất ngoại bảng số tiền đ ược nước ngồi thanh tốn (kể cả phần nước ngồi trừ phí hoặc giảm giá trị nhờ thu).
2.4.2 Quy trình thực hiện phương thức thanh tốn chuyển tiền 2.4.2.1 Chuyển tiền đi:
1. TTV nhận hồ sơ chuyển tiền từ khách hàng hoặc qua Phịng quản lý khách hàng.
2. Tiến hành kiểm tra hồ sơ chuyển tiền: Hồ sơ giao dịch chuyển tiền đi của khách hàng bao gồm: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Lệnh chuyển tiền: cĩ đủ chữ ký của chủ tài khoản và đủ số dư thanh tốn trên tài khoản.
Các chứng từ liên quan để thực hiện chuyển tiền bao gồm:
Trường hợp chuyển tiền để trả nợ vay n ước ngồi: hợp đồng vay vốn và các giấy tờ liên quan; văn bản cho phép vay vốn của ngân h àng Nhà nước.
Trường hợp chuyển tiền mậu dịch: hợp đồng nhập khẩu, hĩa đ ơn thương mại, tờ khai hải quan, các giấy tờ li ên quan.
Trường hợp chuyển tiền phi mậu dịch:
- Chuyển lợi nhuận, thu nhập của tổ chức, cá nhân người nước ngồi về nước: chứng từ xác minh hồn thành nghĩa vụ thuế theo luật định của Viêt Nam; hợp đồng/ giấy phép cho phép cá nhân, tổ chức hoạt động tại Việt Nam.
- Chuyển tiền của cơng dân Việt Nam ra n ước ngồi: giấy tờ chứng minh nhu cầu thực tế cần phải chuyển ngoại tệ ra n ước ngồi như: thơng báo nộp học phí của trương học, giấy báo thu phí, lệ phí của nước ngồi, CMND.
3. Thực hiện việc chuyển tiền: sau khi ho àn tất việc kiểm tra hồ sơ, căn cứ vào lệnh chi của khách hàng, TTV lập điện MT103 để thực hiện việc chuyển tiền.
4. Kiểm tra phí chuyển tiền:
- Trường hợp phí chuyển tiền ngồi nước do người thụ hưởng chịu, trong nước do người chuyển tiền chịu thì trong điện chuyển tiền tại trường 71 sẽ ghi là: SHA.
- Trường hợp phí chuyển tiền ngồi nước và trong nước đều do người chuyển tiền chịu thì tại trường 71 ghi: OUR. Khi sử dụng Code này, TTV phối hợp với phịng kế tốn theo dõi nếu ngân hàng nước ngồi thu phí của NHĐT&PT thì thu lại từ người ra lệnh.
- Trường hợp phí chuyển tiền ngồi nước và trong nước đều do người thụ hưởng chịu tại trường 71 ghi: BEN. Khi đĩ, TTV sẽ khơng thự c hiện thu phí của người chuyển tiền, thực hiện trích phí từ số khách h àng yêu cầu chuyển đi. Số tiền thực chuyển cho người thụ hưởng bằng số tiền khách hàng yêu cầu chuyển trừ đi số phí ngân hàng thu.
2.4.2.2 Chuyển tiền đến:
1. Khi TTV nhận lệnh chuyển tiền bằng điện MT100/103 hoặc bằng thư sẽ: - Kiểm tra và xác nhận mã khĩa đúng đối với điện chuyển tiền hoặc kiểm tra mẫu thư chuyển tiền cĩ phải là bản gốc khơng, thư khơng rách, nội dung rõ ràng, khơng bị tẩy xĩa. Thư cĩ xác nhận của cán bộ phịng mật mã “Chữ ký ủy quyền từ ngân hàng đại lý là hợp lệ và cĩ hiệu lực”.
- Kiểm tra nội dung lệnh chuyển tiền: lệnh chuyển tiền phải cĩ đầy đủ các yếu tố sau:
+ Số tiền, loại tiền, ngày hiệu lực
+ Tên người thụ hưởng cùng với một số thơng tin sau: Địa chỉ cụ thể ng ười thụ hưởng, số tài khoản của người thụ hưởng (nếu số tài khoản khơng thuộc hệ thống NHĐT&PT thì phải chỉ ra ngân hàng giữ tài khoản), ngân hàng phục vụ người thụ hưởng.
2. Thực hiện lệnh chuyển tiền
Trước khi thực hiện lệnh chuyển tiền, TTV cần kiểm tra chi tiết về phí thực hiện dịch vụ để thực hiện theo đúng chỉ dẫn v à tránh những sai sĩt cĩ thể làm nảy sinh tranh chấp. Nếu tại trường 71 của điện MT100/103 thể hiện:
- OUR: thì TTV tiến hành trả tồn bộ số tiền báo cĩ của ngân hàng nước ngồi cho người thụ hưởng, thực hiện địi phí ở ngân hàng ra lệnh và theo dõi việc trả phí của ngân hàng nước ngồi.
Việc địi phí được ngân hàng thực hiện như sau: Lập điện địi phí mà ngân hàng nhận là ngân hàng gửi điện thanh tốn trong đĩ đưa ra chỉ dẫn thanh tốn. Trên bức điện cần thể hiện: tham chiếu đến số tham chiếu của điện chuyển tiền, ngày chuyển, số tiền, ngày hiệu lực. Nêu rõ tổng số phí địi (bao gồm phí thực hiện, phí điện, phí tra sốt nếu phát sinh) v à chỉ dẫn trả phí vào tài khoản NOSTRO của NHĐT&PT Việt Nam.
- BEN, SHA hoặc khơng cĩ trường 71: thì ngân hàng thu phí từ người thụ hưởng bằng cách trừ vào số tiền ngân hàng nước ngồi báo cĩ trước khi thực hiện lệnh chi trả.
Sau khi đã kiểm tra chi tiết phí, giao dịch vi ên thực hiện khai báo vào chương trình quản lý và lập Phiếu chuyển khoản:
- Nếu người hưởng mở tài khoản tại NHĐT&PT Khánh Hịa, thì ngân hàng sẽ chuyển tiền vào tài khoản của ngân hàng tại Chi nhánh và gửi giấy báo cĩ đến khách hàng.
- Nếu ngân hàng người hưởng hoặc người hưởng là ngân hàng ngồi hệ thống NHĐT&PT: kế tốn lập lệnh chuyển tiền gửi ngân h àng đại lý liên quan thực hiện
VD: Người hưởng là Truc An Company khơng cĩ tài kho ản tại NHĐT&PT Khánh Hịa mà cĩ tài khoản tại AGRIBANK tại TP Hồ Chí Minh th ì khi tiền đến NHĐT&PT Khánh Hịa sẽ lập lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng đại lý
AGRIBANK HCM yêu cầu ngân hàng này chuyển tiền vào tài khoản của người hưởng.
2.4.3 Quy trình thực hiện phương thức thanh tốn bằng thư tín dụng chứng từ:
2.4.3.1 Thanh tốn hàng xuất:
1. Tiếp nhận và kiểm tra tính chân thật của LC: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- TTV khi tiếp nhận LC gốc do ngân hàng phát hành/ngân hàng thơng báo g ửi đến sẽ phải tiến hành kiểm tra tính xác thực của thư tín dụng nhận được. Các bước kiểm tra được tiến hành như sau:
Đối với điện đến Chi nhánh từ Hội sở chính v à trong hệ thống:
Điện đến bằng SWITF: điện đã qua bộ phận mật mã của hội sở chính cĩ dấu “ Mã khĩa đã được kiểm tra đúng” “ Test correct” đĩng bằng dấu v à cĩ chữ ký cán bộ phụ trách cơng tác mật mã.
Nếu LC được mở bằng thư: Khi thiết lập mối quan hệ với các ngân hàng bạn, NHĐT&PT đều phải gửi danh sách chữ ký mẫu cho ngân h àng bạn và nhận danh sách chữ ký mẫu của bên đối tác. Vì vậy, khi nhận được thư tín dụng mở bằng thư thì phải tiến hành kiểm tra xác thực chữ ký trên LC của ngân hàng phát hành. Việc kiểm tra này được thực hiện bởi cán bộ Phịng Điện Tốn của Chi nhánh.LC được xem là hợp lệ khi: Thư cĩ xác nhận của cán bộ phịng mật mã” Chữ ký ủy quyền hợp lệ và cĩ hiệu lực”(*)
Đối với điện khách hàng xuất trình tại Chi nhánh để giao dịch do các ngân hàng khác tại Việt Nam thơng báo, Chi nhánh lựa chọn cách thức:
Trực tiếp liên hệ với ngân hàng thơng báo giao dịch để kiểm tra và cĩ bằng chứng xác nhận bằng văn bản.
Lập biểu mẫu và gởi bằng fax về Hội sở chính kèm theo bức thư giao dịch để kiểm tra chữ ký và đợi trả lời như (*).
- Sau khi kiểm tra tính xác thực của thư tín dụng, TTV đĩng dấu “ĐÃ