II- Thực trạng công tác kế toán vật liệu tại Xí nghiệp inI TTXVN 1 Đặc điểm và phân loại VL tại xí nghiệp
4. Tổ chức kế toán tổng hợp vật liệu
4.2. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu.
VL nhập vào của XN in I - TTXVN chủ yếu đợc mua từ các nguồn trong nớc cho dù chúng đợc sản xuất ở trong nớc hay đợc nhập từ nớc ngoài. Trong điều kiện kinh tế thị trờng nh hiện nay, do sự phong phú, đa dạng về sản phẩm và tính cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp nên nhu cầu về nguồn hàng của công ty luôn đợc đáp ứng kịp thời, không có trờng hợp hoá đơn về mà hàng cha về. Mặt khác, kế toán chỉ ghi định khoản khi hàng hoá mua nhập đủ trong kho. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ gồm các cột :
Cột trích yếu : Viết vắn tắt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày. Cột tài khoản: Ghi tên các tài khoản tơng ứng với các nghiệp vụ phát sinh. Cột số tiền : Viết số tiền theo các tài khoản.
Sau đây là các nghiệp vụ cụ thể diễn ra tại XN : 4.2.1.Hàng mua về nhập kho
Trong tháng, VL mua về nhập kho tuỳ theo phơng thức thanh toán mà kế toán định khoản khác nhau. Phơng thức thanh toán của công ty có thể là thanh toán bằng tiền mặt, bằng tiền gửi ngân hàng, hay có thể là tạm ứng cho cán bộ thu mua và có thể thanh toán chậm
a, Đối với trờng hợp thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng
Việc thanh toán ngay bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng chủ yếu đợc dùng trong trờng hợp mua các loại vật liệu phụ có giá trị nhỏ .
Ngày 20/3/2001, ông Trịnh Tấn Mai đi mua giấy Couche 128 g/m2, tổng giá thanh toán 12.641.909,5 đồng (thuế GTGT 10%) về nhập kho. Chiết khấu mua hàng đợc h- ởng 126.419 đồng. Kế toán ghi: • Nghiệp vụ mua hàng: Nợ TK 1521- Giấy Couche 128 g/m2 11.492.645 đ Nợ TK 1331 1.149.264,5 đ Có TK 1121 12 641 909,5 đ
• Nghiệp vụ chiết khấu mua hàng:
Nợ TK 1121 126.419 đ
Có TK 711 126.419 đ
Trên thực tế tại công ty, việc mua vật liệu nhập kho chủ yếu đợc thanh toán theo phơng thức tạm ứng cho cán bộ thu mua hay theo phơng thức thanh toán chậm:
Việc mua vật liệu nhập kho tại công ty là hoạt động thờng xuyên nên số tiền tạm ứng cho cán bộ thu mua trong kỳ là rất lớn.
Ngày 20/3/2001, Hải Hà mua mực in và phim ảnh bằng tiền tạm ứng. Tổng giá thanh toán 5.500.000 (Thuế GTGT 550.000 )
Kế toán định khoản nh sau:
• Hàng mua vào nhập kho:
Nợ TK 1521 5.500.000
Mực in 4.500.000
Phim ảnh 1.000.000
Nợ TK 1331 550.000
Có TK 141- Hà 6.050.000
Tuy nhiên, khi hàng về nhập kho, lúc kiểm kê phát hiện toàn bộ số phim ảnh không đạt tiêu chuẩn cho nên đã đem trả lại ngay. Kế toán ghi:
Nợ TK 111 1.100.000
Có TK 1331 100.000
Chứng từ ghi sổ
Ngày 20 tháng 3 năm 2001 Số: 64 Đơn vị tính: Đồng
Trích yếu Tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
1 2 3 4 5
1a.Ông Trịnh Tấn Mai mua
giấy Couche 128 g/m2 1521 11.492.645 Thuế GTGT 10% 1331 1.149.264,5
Tổng giá thanh toán 1121 12.641.909,5
1b. Chiết khấu hàng bán 111 126.419
đợc hởng 711 126.419
2a. Hải Hà mua vật t bằng
tiền tạm ứng. Trong đó: 1521 5.500.000 Thuế GTGT (10%) 1331 550.000
Tổng giá thanh toán 141 6.050.000
2b. Trả lại toàn bộ số phim ảnh đã mua
111 1.100.000
1521 1.000.000
Thuế GTGT (10%) 1331 100.000
Tổng cộng 19.918.328,5 19.918.328,5
Ngời vào sổ Ngời lập chứng từ Thủ trởng đơn vị
c, Đối với trờng hợp thực hiện phơng thức thanh toán chậm
Phơng thức thanh toán chậm chỉ đợc sử dụng trong các trờng hợp mua hàng với giá trị lớn, thờng là mua các vật liệu chính: giấy, mực và bản kẽm.
Ngày 3/3/2001, ông Nguyễn Cao Khải đi mua giấy Bãi Bằng 58 g/m (84x125), tổng giá thanh toán (gồm cả thuế GTGT 10%) là 108.359.526 đ cha thanh toán. Hàng mua đợc giảm giá 1%. Đến ngày 29/3/2000, nhận đợc giấy báo Nợ số 0215/2000 do Ngân hàng công thơng quận Đống Đa gửi tới thông báo đã thanh toán hết số tiền phải trả cho Công ty giấy Bãi Bằng (sau khi trừ khoản giảm giá hàng mua đợc hởng kể trên) là 97.523.574 đồng.
Kế toán ghi:
• Khi giấy về nhập kho:
Nợ TK 1521- Giấy 98.508.660 đ Nợ TK 1331 9.850.866 đ
Có TK 331- Bãi Bằng 108.359.526 đ
• Nghiệp vụ giảm giá hàng mua:
Nợ TK 331- Bãi Bằng 985.086 đ
Có TK 1521- Giấy 985.086 đ
• Căn cứ giấy báo Nợ số 0215/2000 của Ngân hàng công thơng quận Đống Đa, ghi :
Nợ TK 331- Bãi Bằng 97.523.574 đ
Có TK 112 97.523.574 đ
Sau đó, kế toán lập Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ này và đồng thời ghi vào Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán - đối tợng : Công ty giấy Bãi Bằng(Do XN in I - TTXVN thờng xuyên mua giấy tại Công ty giấy Bãi Bằng nên kế toán mở một sổ chi tiết thanh toán với ngời bán riêng cho Công ty giấy Bãi Bằng).
Bảng số : chứng từ ghi sổ Ngày 29 tháng 3 năm 2001 Số: 82
Trích yếu Tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
1 2 3 4 5
1. Thanh toán toàn bộ số tiền
mua giấy Bãi Bằng loại 58 g/m2 331 - BB 97.523.574
(85x125) cho Cty giấy Bãi Bằng 112 97.523.574
Tổng 97.523.574 97.523.574
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán Tài khoản : 331 – Phải trả ngời bán
Đối tợng : Công ty giấy Bãi Bằng
Loại tiền : VNĐ Đơn vị tính : Đồng
NT Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh Số d
Ghi sổ SH NT đối ứng Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1. Số d đầu tháng 3 203.788.65 1 2. Số phát sinh trong tháng 3 ... 29/3 0215/ NHCT
29/3 Thanh toán cho công ty giấy Bãi
Bằng 112 97.523.574 ... Cộng số phát sinh 397.471.846 357.345.508 3. Số d cuối kỳ 181.662.31 3
Ngày 3/3/2001, ông Nguyễn Cao Khải đi mua giấy Bãi Bằng 58 g/m (84x125) về nhập kho trả 250 000 đ tiền vận chuyển, kế toán ghi:
Nợ TK 1521 - Giấy Bãi bằng 250.000 đ Có TK 111 250.000 đ Bảng số 7b: chứng từ ghi sổ Ngày 3 tháng 3 năm 2001 Số: 04
Trích yếu Tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
1 2 3 4 5
1a. Ông Khải đi mua giấy
Bãi Bằng 58 g/m2 (84x125) 1521 98.508.660 Thuế GTGT (10%) 1331 9.850.866
Tổng giá thanh toán 331 108.359.526
1b. Hàng mua đợc 331 985.086
giảm giá 1% 1521 985.086
2. Ô. Khải trả chi phí vận chuyển
1521 250.000
giấy bằng tiền mặt 111 250.000
Tổng 109.594.612 109.594.612
4.2.2.Hàng mua về thiếu so với hoá đơn
Ngày 12/2/2001, ông Nguyễn Cao Khải mua giấy Couche loại 100g/m2 (64x91,5), trị giá là 32.480.000 đ, cha có thuế GTGT (Thuế suất thuế GTGT 10%). Khi đem về nhập kho thì phát hiện thiếu với giá trị thiếu là 443.600 đ. Nguyên nhân đợc xác định là do đơn vị bạn giao thiếu.
Kế toán ghi:
Nợ TK 1521- Giấy Couche 32.036.400 đ Nợ TK 1381 443.600 đ Nợ TK 1331 3.248.000 đ
Nguyên nhân do đơn vị bạn giao thiếu Nợ TK 1388 443.600 đ Có TK 1381 443.600 đ Bảng số 8: Chứng từ ghi sổ Ngày 12 tháng 2 năm 2001 Số: 69
Trích yếu Tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
1 2 3 4 5
1. Ông Khải mua giấy Couche 100 g/m2 nhập kho 1521- Giấy 32.036.400 Số vật liệu thiếu 1381 443.600 Thuế GTGT (10%) 1331 3.248.000
Tổng giá thanh toán 331 35.728.000
2. Xác định số thiếu hụt do lỗi
1388 443.600
của bên giao hàng 1381 443.600
Tổng 36.171.600 36.171.600
4.2.3. Hàng mua về thừa so với hoá đơn
Ngày 15/3/2001, ông Ngô Tấn Mai mua bột chống váng và bột phun khô, trị giá là 600.000 đ, thuế GTGT là 60.000 đ. Nhng khi đem về nhập kho thấy thừa so với hoá đơn, giá trị của số hàng thừa là 30.000 đ. Sau này, số thừa đợc công ty mua lại luôn. Kế toán ghi:
Khi hàng về nhập kho:
Nợ TK 1522 630.000 đ Nợ TK 1331 60.000 đ
Có TK 111 660.000 đ Có TK 3381 30.000 đ Số hàng thừa đợc công ty mua lại:
Nợ TK 3381 30.000 đ
Có TK 1522 30.000 đ 4.2.4. Phế liệu thu hồi từ sản xuất
• Đối với phế liệu phát sinh trong quá trình sản xuất nh giấy lề, giấy do in hỏng, bản kẽm... nhập lại kho vật liệu, sau đó đem bán thu tiền về. Giá trị vật liệu thu hồi đợc đánh giá theo giá ớc tính.
Ngày15/3/2001, số giấy phế liệu thu hồi đợc là 236.500 đ Định khoản : Nợ TK 1528 236.500 đ
Bảng số 9: chứng từ ghi sổ Ngày 15 tháng 3 năm 2001 Số: 51
Trích yếu Tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
1 2 3 4 5
1a. Ông Ngô Tấn Mai mua bột 1522 630.000 chống váng và bột phun khô 1331 60.000
Thuế GTGT (10%) 111 660.000
Số hàng thừa so với hoá đơn 3381 30.000 1b. Số hàng thừa đợc công 3381 30.000
ty mua lại 1522 30.000
2. Nhập kho phế liệu thu hồi 1528 236.500
trong quá trình sản xuất 631 236.500
Tổng 956.500 956.500