tại Công ty Tu tạo vàphát triển nhà 2.1 Tổng quan chung về công ty.
2.2.3.1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Nguyên vật liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng trong chi phí và là một bộ phận chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm xây lắp. Vì vậy, việc tập hợp chính xác, đầy đủ chi phí nguyên vật liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc xác định tiêu hao vật chất trong thi công và tính chính xác giá thành sản phẩm cũng nh kết quả sản xuất kinh doanh của toàn đơn vị. Do vậy, việc tổ chức thu mua xuất dùng nguyên vật
liệu cũng nh hạch toán nguyên vật liệu luôn phải gắn chặt với nhau và với từng đối t- ợng sử dụng nó.
Tại công ty Xí nghiệpThực nghiệm và Phát triển nhà, nguyên vật liệu đợc sử dụng gồm nhiều chủng loại khác nhau, có tính năng công dụng khác nhau và đợc sử dụng cho các mục đích khác nhau. Chi phí nguyên vật liệu bao gồm toàn bộ giá trị vật liệu cần thiết trực tiếp tạo ra sản phẩm hoàn thành. Giá trị nguyên vật liệu bao gồm giá trị thực tế của vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu động lực, phụ tùng phục vụ cho máy móc phơng tiện thi công. Tuỳ từng trờng hợp cụ thể mà vật liệu có thể mua về nhập kho hoặc chuyển thẳng đến công trình.
Tại Xí nghiệp, tuỳ từng khối lợng và tính chất của từng công trình, Phòng kế toán triển khai theo hình thức giao kế hoạch hay giao khoán gọn cho các đội công trình. Trớc hết, Bộ phận kỹ thuật căn cứ vào bản vẽ thiết kế thi công công trình, hạng mục công trình để dự toán khối lợng xây dựng theo từng loại công việc( xây, trát, gia công, lắp dựng cốt thép, đổ bê tông..). Trên phòng kế hoạch căn cứ vào khối lợng dự toán các công trình; căn cứ vào tình hình sử dụng vật t, quy trình, quy phạm về thiết kế kỹ thuật và thi công, tình hình tổ chức sản xuất, lực lợng trang bị kỹ thuật, công nghệ thi công của đơn vị cũng nh nhiều yếu tố liên quan khác để kịp thời đa ra định mức thi công và sử dụng nguyên vật liệu. Định mức vật liệu bao gồm vật liệu chính, vật liệu phụ, các vật kết cấu phụ kiện(không bao gồm vật liệu sử dụng cho máy móc, phơng tiện vận chuyển và vật liệu sử dụng trong sản xuất chung) cần cho việc hoàn thành xây lắp. Bộ phận kỹ thuật thi công các công trình căn cứ vào bản vẽ thi công và khối lợng công việc thực hiện theo tiến độ yêu cầu cấp vật t cho thi công công trình. Kế toán căn cứ yêu cầu cấp vật t của cán bộ thi công và bản định mức chi phí vật t từng công trình , hạng mục công trình do phòng kế hoạch gửi, lập phiếu xuất kho vật t hoặc cho các đội trởng đội thi công tạm ứng để mua vật t. Thủ kho căn cứ phiếu xuất kho vật t hợp lý, hợp lệ thì xuất kho vật t. Hàng ngày,thủ kho phải chuyển chứng từ vật t về phòng kế toán để tính toán hạch toán.
Vật t hàng hoá mua về phục vụ cho sản xuất dù có hoá đơn hay cha có hoá đơn đều phải lập ngay phiếu nhập kho. Về ngày nào phải nhập kho ngày đó và nếu xuất ra để sản xuất thì cũng phải lập ngay chứng từ xuất kho.
Vật t mà Công ty sử dụng thi công công trình bao gồm: Vật t từ kho của Công ty, vật t Công ty mua xuất thẳng tới công trình và vật t giao cho các tổ đội tự đảm nhiệm.
Việc nhập xuất vật t đợc thực hiện qua thẻ kho của Xí nghiệp do phòng quản lý vật t. Nếu vật t hàng hoá giao thẳng tới chân công trình thì đội trởng hay đội phó thi công phải ký nhận thay thủ kho, sau đó phải chuyển ngay về phòng vật t và phòng kế toán để vào thẻ kho và sổ kế toán.
ở Xí nghiệp, giá thực tế vật liệu xuất dùng từ kho đợc tính theo phơng pháp thực tế đích danh :
Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho cho công
trình
Giá mua
vật tư Chi phí thu mua,vận chuyển bốc dỡ
Khi tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng tài khoản 621 “chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”.
Chứng từ ban đầu để hạch toán nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng là các phiếu chi tiền tạm ứng , phiếu xuất kho vật t, hoá đơn mua hàng ... cùng các giấy tờ liên quan khác.
Trên chứng từ xuất, mọi vật t hàng hoá xuất ra phục vụ sản xuất ghi cụ thể từng nội dung công trình , hạng mục công trình và có đầy đủ chữ ký theo quy định. Các đơn vị, cá nhân khi có nhu cầu tạm ứng phải đề nghị Giám đốc duyệt. Khi xin tạm ứng ghi rõ ràng đầy đủ nội dung cần tạm ứng để thanh toán kịp thời và đầy đủ chứng từ hoá đơn hợp lệ.
Khi có nhu cầu xuất vật liệu kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho theo mẫu sau:
Xí nghiệp thực nghiệm
và phát triển nhà Phiếu xuất kho
Số: 67
Ngày 05 tháng 10 năm 2001 Họ và tên ngời nhận: Vũ Hữu Hảo
Địa chỉ(Bộ phận): Đội xây dựng 1
Lý do xuất : Phục vụ công trình cải tạo UBND phờng Khâm thiên Xuất tại kho: kho số 1
STT Tên, nhãn hiệu quy
định phẩm chất NVL Mã số Đơn vị Yêu cầuSố lợngThực xuất Đơngiá Thành tiền
1. Xi măng Kg 1000 1000 807 807.000
Tổng 8075.000
Khi xuất kho Thủ kho ghi số thực xuất lên phiếu xuất kho rồi ký giao cho nhân viên vận chuyển hoặc đội xây dựng. Sau khi vật liệu đợc chuyển tới đội sản xuất xây lắp, ngời nhận kiểm tra số lợng xong ký ngân phiếu và giữ phiếu làm chứng từ thanh toán. Đội trởng tập hợp phiếu xuất nhập t thành một quyển riêng cuối kỳ lập Bảng kê nhận vật t từ kho của Xí nghiệp để theo dõi riêng.
Trong trờng hợp các Đội xây dựng nhận vật t khi Công ty mua về chuyển thẳng tới công trình thì chứng từ là “ Biên bản giao nhận vật t giữa ngời cung ứng vật t với ngời phụ trách đội thi công. Biên bản này đợc lập thành 2 liên, mỗi bên giữ một liên làm chứng từ thanh toán.Phụ trách đội phải chuyển chứng từ mua hàng về Xí nghiệp.
Trong trờng hợp nhân viên mua vật liệu theo yêu cầu của chủ nhiệm công trình. Các chứng từ cần lu trữ là: hoá đơn mua hàng, hoá đơn GTGT hoặc Biên bản giao
nhận vật t... giữa ngời cung ứng vật t với ngời phụ trách đội thi công. .. Các chứng từ này sẽ đợc chuyển lên Xí nghiệp để kế toán tập hợp chi phí.
Đối với vật t đội thi công tự mua thì ngời có trách nhiệm đối với công trình đi mua vật t hoặc cử nhân vên đi mua nhng khi mua về cần phải có các chứng từ sau nh: hoá đơn mua hàng, hoá đơn GTGT hoặc Biên bản giao nhận vật t... giữa ngời cung ứng vật t với ngời phụ trách đội thi công. .. Các chứng từ này sẽ đợc chuyển lên Xí nghiệp để kế toán tập hợp chi phí đê thanh toán.
Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc này để định khoản Trình tự hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp nh sau:
-Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 “nguyên vật liệu”.
Nợ TK 133 “ thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ:. Có 141, 111, 112 “tổng giá thanh toán”.
-Trong kỳ nếu xuất kho vật t của Xí nghiệp ty tới công trình kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho ghi:
Nợ TK621 “chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”.
Có TK152 “trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng”.
Cụ thể tại công trình ở UBND phờng Khâm Thiên căn cứ vào phiếu xuất kho số 67 ngày 05/10/2001 kế toán ghi:
Nợ TK621: 807.000đ
Có TK152:807.000đ
Trờng hợp Xí nghiệp mua vật liệu của Công ty, kế toán căn cứ vào giấy báo nợ hạch toán vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đồng thời ghi giảm khoản phải thu. Đây là một điểm còn hạn chế của doanh nghiệp trong việc vận dụng tài khoản. Kế toán ghi nh sau:
Nợ TK621 “ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” Có TK131 “phải thu của khách hàng”.
-Trờng hợp vật t mua về không nhập kho mà chuyển thẳng đến công trình, căn cứ vào hoá đơn mua hàng kế toán ghi:
Nợ TK621 “ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” Nợ TK133 “thuế GTGT đợc khấu trừ”
Có TK331, 111, 112, 141: tổng giá thanh toán.
- Cuối tháng, kế toán kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Nợ TK 154 “ chi phí sản xuất kinh doanh dở dang:.
Khi đó, ở công trình ở UBND phờng Khâm Thiên kế toán kết chuyển chi phí nguyên vật liệu sang tài khoản 154 để tính giá thành sản phẩm xây lắp nh sau:
Nợ TK154: 67.848.900đ Có TK621: 67.848.900đ
-Cuối kỳ, nếu còn nguyên vật liệu không dùng hết để lại cho kỳ sau, kế toán ghi: Nợ TK152: Trị giá nguyên vật liệu không dùng hết còn lại cho kỳ sau
Có TK154 :Trị giá nguyên vật liệu còn lại cho kỳ sau
Căn cứ vào phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ do kế toán nguyên vật liệu phụ trách kho vật liệu kiểm kê và lập kế toán tính ra số vật t thực tế đã sử dụng trong kỳ cho các công trình theo công thức sau:
rong đó:
Tổng giá trị vật t
sử dụng trong kỳ = Giá trị vật t tồn đầu kỳ + nhập trong kỳGiá trị vật t - Giá trị vật t tồn cuối kỳ Giá trị vật t
nhập trong kỳ = Giá trị vật t nhận từ kho Công ty + Giá trị vật t đội tự mua.
Có thể biểu diễn quá trình hạch toán chi phí nguyên vật liệu qua sơ đồ sau:
Sổ chi tiết 152 152 621 154 111, 112, 331 131 133
Xuất vật liệu từ kho đến công trình
VL mua ngoài Thẳng đến công trình
Mua vật liệu của Tổng Công ty VAT mua ngoài K/C Kết chuyển chi phí Nguyên vật liệu trực Vật liệu dùng không hết Sử dụng cho kỳ sau
Tên tài khoản: Chi phí nguyên vật liệu Tài khoản: 621(621814)
Từ 01/10 đến 31/12/2001
Đơn vị tính:đồng
Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền
Ngày Số Nợ Có
01/10 40 Xuất khoá cửa 1521 746.900
05/10 41 Xuất xi măng 1521 807.000 06/10 42 Xuất thiết bị nớc 1521 2.857.600 06/10 43 Xuất vật t điện 1521 9.088.400 30/10 44 Xuất vật t nớc 1521 1.205.200 30/10 45 Xuất vật t nớc 1521 3.067.000 30/10 46 Xuất tôn, vít, thép 1521 12.456.600 30/10 47 Xuất ống sắt 1521 3.255.200 30/10 48 Xuất bu lông 1521 600.000 30/10 49 Xuất cửa 1521 34.765.000 31/10 477 Kết chuyển CPNVL (621-154 621814) 154814 67.848.900 Tổng phát sinh Nợ 67.848.900 Tổng phát sinh Có 67.848.900 D cuối kỳ
Nguồn: Xí nghiệp Thực nghiệm và phát triển nhà