I. Khát quát về công ty
5.Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh
Do đặc thù kinh doanh của công ty chủ yếu là nhập khẩu nên công tác nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty.Yêu cầu của khách hàng từ Phòng Kinh doanh sẽ đợc chuyển đến phòng xuất nhập khẩu. Phòng Nhập khẩu tiến hành giao dịch với các đối tác nớc ngoài về mặt hàng, giá cả, phơng thức vận chuyển, phơng thức thanh toán để hoàn thành các nghiệp vụ xuất nhập hàng. Sau khi hàng đã đợc nhập về phòng Kinh doanh, Kế toán và Kỹ thuật phối hợp để giao hàng cho khách. Khi công việc bàn giao hàng hóa kết thúc thì Phòng Kế toán sẽ tiến hành theo dõi công nợ.
6.Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán cung cấp cho Giám đốc các thông tin kinh tế và phân tích các hoạt động kinh tế của công ty.
Công ty tổ chức công tác kế toán theo mô hình kế toán tập trung. Toàn công ty chỉ có một Phòng Kế toán duy nhất để tập trung thực hiện toàn bộ công tác kế toán. Còn ở các cửa hàng giới thiệu sản phẩm, văn phòng đại diện trực thuộc không tổ chức kế toán riêng mà chỉ cử nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập và kiểm tra chứng từ ban đầu, định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán của công ty để kiểm tra và ghi sổ kế toán.
Phòng kế toán của công ty thực hiện việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở tất cả các đơn vị, bộ phận công ty. Cuối năm Kế toán trởng tiến hành lập báo cáo tài chính toàn công ty.
Để thực hiện đầy đủ, toàn diện các nhiệm vụ đồng thời để đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất, tập trung của kế toán trởng cũng nh sự chuyên môn hoá của cán bộ kế toán, căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh, quản lý của Công ty mà bộ máy kế toán của công ty gồm có 4 ngời đều có trình độ đại học và đ- ợc phân công công việc nh sau:
- Kế toán trởng: là ngời điều hành Phòng Kế toán với chức năng là phụ trách chung toàn bộ các khâu công việc của phòng thực thi theo đứng qui định, chính sách của nhà nớc. Kế toán trởng còn giúp Giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế, cung cấp thông tin kế toán và phân tích hoạt động kinh tế để đề ra các quyết định đồng thời chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và Nhà nớc về mặt quản lý tài chính.
- Thủ quỹ kiêm kế toán ngân hàng làm nhiệm vụ quản lý quỹ, quản lý việc thu, chi, lập báo cáo quỹ, thực hiện đầy đủ các nội quy, qui định và chịu trách nhiệm trớc Kế toán trởng về công việc của mình, giao dịch với ngân hàng.
- Kế toán tổng hợp theo dõi việc xuất nhập hàng hoá, cuối tháng tập hợp các chứng từ ghi sổ để vào sổ cái các tài khoản, lập báo cáo tài chính. Cuối mỗi quí lập bảng cân đối kế toán.
- Kế toán thanh toán kiêm kế toán lơng và BHXH: theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, trích lập và sử dụng quĩ lơng, thởng, phụ cấp và các khoản trích theo lơng nh BHXH, BHYT.. theo dõi các khoản phải thu, phải trả khách hàng.
Sơ đồ2.2: Sơ đồ Bộ máy kế toán tại công ty
7.Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán
Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy Fast Accounting với phiên bản Fast 2000 hoạt động trong môi trờng Microsoft Visual Fox 6.0. Sổ sách của công ty đợc tổ chức theo hình thức chứng từ ghi sổ và hạch toán hàng tồn kho
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán thanh toán lư–
ơng
Thủ quỹ kế toán –
Toàn bộ công việc kế toán đợc chia làm 3 bớc chính: - Lập và luân chuyển chứng từ
- Cập nhật số liệu vào máy, thực hiện các bút toán kết chuyển.
- Số liệu sẽ đợc đa vào các sổ tơng ứng. Máy sẽ thực hiện các bút toán tổng hợp và đa vào các sổ kế toán.
Sơ đồ 3.2: Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty