1. Đánh giá công tác kế toán tại công ty cơ giới và xây lắp số 13
3.1 Công tác luân chuyển chứng từ
Chứng từ ban đầu là chứng từ đợc lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh. Nó là cơ sở, căn cứ pháp lý cho việc ghi chép các sổ kế toán. Chứng từ ban đầu có hợp pháp, hợp lý, chính xác thì mới quyết định tính chính xác hợp lý của các bớc công việc tiếp theo.
Việc lập chứng từ ban đầu ở công ty đã tuân theo các nguyên tắc chế độ kế toán đã đề ra, tuy nhiên trong một số trờng hợp ở khâu kế tiếp thì vẫn còn những tồn tại: Vẫn còn tình trạng chứng từ ban đầu hạch toán ở tháng này nhng đã phát sinh ở tháng trớc, kế toán vẫn có cách giải quyết đợc song không đảm bảo tính kịp thời của kế toán. Đặc biệt là đối với công ty đang áp dụng một loại giá đó là giá thực tế, bởi vì giá cả ở từng thời kỳ khác nhau, biến động liên tục do đó việc tập hợp chi phí rất dễ thiếu chính xác.
Nguyên nhân của trờng hợp này là do nhân viên kế toán đội không kịp thời mang chứng từ gốc về phòng tài vụ, một mặt do điều kiện đờng xá xa xôi, các đội thi công công trình phải đi theo những công trình trên khắp đất nớc ... Do vậy mà gây ra sự chậm trễ trong việc luân chuyển chứng từ ban đầu.
Để giải quyết vấn đề này, theo em phải bắt đầu từ:
-Phân loại chứng từ: Cần phổ biến, hớng dẫn tổ chức phân loại chứng từ một cách chặt chẽ từ dới các đội để họ hiểu đợc tầm quan trọng của chúng. Ví dụ: Phân loại chứng từ theo nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ...
-Định kỳ, phòng tài vụ nên chủ động cử cán bộ kế toán chuyên trách xuống các đơn vị để kết hợp với các đơn vị kiểm tra, kiểm soát, xử lý, phân loại và thu nhận chứng từ nhằm giúp công tác kế toán phản ánh, cung cấp thông tin đợc kịp thời, chính xác.
3.2.Đối với công tác quản lý và kế toán chi phí nguyên vật liệu.
Quá trình tập hợp chi phí và phân bổ chi phí vật liệu, nguyên liệu cho các đối tợng sử dụng, về cơ bản công ty đã thực hiện nguyên tắc vật liệu xất dùng cho đối tợng nào thì tính chi phí cho đối tợng đó.
Tại công ty cơ giới và xây lắp số 13, các đội xây dựng công trình là các đội trực thuộc sự quản lý của công ty, không có t cách pháp nhân. Vì vậy, việc tự lo mua sắm vật t cho hoạt động xây lắp của các đội công trình đôi lúc gặp khó khăn, nhiều khi phải ngừng thi công do thiếu nguyên vật liệu đặc biệt là những nguyên vật liệu qúy hiếm trên thị trờng. Theo em, không chỉ những nguyên vật liệu khó mua mà cả nguyên vật liệu chính công ty nên cử cán bộ cung ứng đi liên hệ, giao dịch và ký hợp đồng với các nhà cung cấp có uy tín đảm bảo cung cấp vật t đủ về số lợng và đảm bảo về chất lợng cho công ty khi cần thiết ở mọi lúc, mọi nơi. Để đảm bảo sử dụng vật t đúng mức, tiết kiệm, hàng tháng các đội lập bảng kế hoạch mua vật t dựa trên khối lợng xây lắp và định mức tiêu hao vật t. Sau khi phòng kế hoạch duyệt, công ty sẽ quyết định loại vật t nào do công ty mua, loại vật t nào do đội tự mua và số lợng bao nhiêu. Bảng kế hoạch này là cơ sở đánh giá tình hình sử dụng vật t thực tế. Cuối tháng(qúy), phòng kế hoạch cùng phòng tài vụ và ban lãnh đạo công ty phân tích đề ra biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vật t. Sau khi ký hợp đồng mua vật t với nhà cung cấp, đến thời hạn cán bộ cung ứng sẽ đi áp tải vật t về tận công trờng của đội xây dựng công trình. Hai bên sẽ tiến hành lập biên bản bàn giao vật t (lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản). Sau đó, nhân viên kế toán đội
sẽ tiến hành lập bảng theo dõi chi phí vật t. Căn cứ vào biên bản giao nhận vật t, công ty sẽ làm thủ tục thanh toán cho ngời bán và ghi sổ kế toán.
Chi phí vật t chiếm tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí. Do đó tiết kiệm chi phí vật t phải đợc coi trọng hàng đầu. Tuy nhiên tiết kiệm vật t không có nghĩa là cắt xén lợng vật liệu đã đợc định mức chi cho thi công từng công trình mà là hạ đến mức thấp nhất giá mua vật t mà vẫn đảm bảo chất lợng. Giảm chi phí vật t bao gồm giảm chi phí thu mua vật t và chi phí vận chuyển vật t tới tận chân công trình. Để làm đợc điều đó công ty cần thiết lập đợc mối quan hệ tốt với nhà cung cấp vật t có uy tín. Đồng thời, công ty phải thờng xuyên nghiên cứu, khảo sát giá thành của vật t trên thị trờng để tránh tình trạng bị mua với giá cao nhng thực tế giá trên thị trờng đã hạ. Ngoài ra, công ty phải giảm các hao hụt trong khâu bảo quản, thi công, giảm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, nắm chắc giá thị trờng để đối chiếu, kiểm tra hóa đơn vật t do nhân viên cung ứng mang về, lập các phơng án cải tiến kỹ thuật, thay thế một số vật liệu có thể giảm chi phí mà vẫn không ảnh hởng đến chất lợng công trình. Công ty cần xây dựng quy chế thởng cho cán bộ công nhân viên nào tìm đợc nguồn hàng rẻ, đồng thời thởng cho cán bộ có những hành động tiết kiệm chi phí vật t để tạo ý thức trong cán bộ công nhân công trờng.
Ngoài việc giảm chi phí vật t ở cả hai khâu: Khâu thu mua và trong khi sử dụng, công ty vẫn phải quản lý chặt chẽ vật liệu nhập và xuất tại các kho của công trờng. Trong trờng hợp công ty phá dỡ những công trình cũ để xây mới, công ty nên tổ chức tận dụng thu hồi phế liệu chặt chẽ hơn. Đây thực sự là nguồn quan trọng giúp công ty giảm bớt phần nào vật t mới cần mua cho thi công.
Mặt khác, vật t sử dụng cho thi công các công trình gồm nhiều chủng loại khác nhau nên kế toán đội cần mở các sổ danh điểm vật liệu. Việc phân chia vật liệu một cách chi tiết tỷ mỷ, trong đó vật liệu đợc chia thành loại, nhóm, thứ và mỗi loại nhóm thứ đợc sử dụng một ký hiệu riêng gọi là số danh điểm vật liệu và đợc sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu. Mỗi loại vật liệu sử dụng một số trang trong sổ danh điểm vật liệu để ghi đủ các nhóm thứ vật liệu thuộc loại vật liệu đó.Vì nh thế sẽ giúp ích cho việc xác định giá thực tế vật t xuất dùng đợc chính xác và việc quản lý vật t đợc chặt chẽ hơn, thuận lợi cho kế toán trong ghi sổ.
Ví dụ: Sổ danh điểm vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp có thể đợc xây dựng nh sau:
Sổ danh điểm vật liệu
Loại: Nguyên liệu, vật liệu chính-Ký hiệu 152
Ký hiệu Tên, nhãn
hiệu quy ĐVT Đơn giá Ghi chú
Nhóm Danh điểm vật liệu 1521-01 Gạch các loại Viên 1521-01-01 Gạch xây t- ờng
1521-01-02 Gạch lát nền 1521-01-03 Gạch ốp t- ờng ... ... kg 1521-02 Sắt các loại 1521-02-01 Φ18 ... ....
3.3.Đối với công tác hạch toán chi phí nhân công trực tiếp.
ở công ty hiện nay không trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất mà khi khoản chi phí này phát sinh kế toán hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp theo bút toán:
Nợ TK 622 Có TK 334
Nh vậy nếu trong kỳ số công nhân nghỉ phép nhiều thì chi phí công nhân trực tiếp tăng kéo theo giá thành sản phẩm cũng tăng từ đó ảnh hởng đến kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ của công ty.
Bởi vậy, để chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ít bị biến động giữa các kỳ công ty nên trích trớc tiền lơng nghỉ phép cho công nhân trực tiếp sản xuất để đảm bảo đúng chế độ quy định, cũng nh đảm bảo cho việc phản ánh chi phí đợc chính xác. Mục đích của công việc trích trớc này nhằm lấy số tiền lơng nghỉ phép của những tháng có số công nhân nghỉ phép ít bù vào những tháng có số công nhân nghỉ phép nhiều (ví dụ: vào mùa hè công nhân đi nghỉ mát, du lịch nhiều).
Khi trích trớc tiền lơng nghỉ phép kế toán ghi:
Nợ TK 622 Trích trớc tiền lơng nghỉ phép công nhân trực tiếp sản xuất. Có TK 335
Khi công nhân thực tế xin đợc nghỉ phép, kế toán ghi: Nợ TK 335
Có TK 334
Bên cạnh đó, đối với cán bộ công nhân viên trong bộ phận gián tiếp ở đội công trình, công ty nên có chế độ tăng thu nhập để khuyến khích khi giá trị sản l- ợng của tháng đạt cao hoặc có những công trình trọng điểm yêu cầu tiến độ thi công nhanh, ở vùng khó khăn...
3.4.Đối với công tác hạch toán chi phí sử dụng máy thi công .
Mức trích trước = Tiền lương thực tế phải trả CNV trong tháng ì Tỷ lệ trích trước
Tỷ lệ trích trước
Tổng số tiền lương nghỉ phép theo kế hoạch của năm
Tổng qũy tiền lương theo kế hoạch
Theo chế độ kế toán hiện hành chi phí máy thi công là toàn bộ chi phí vật t, lao động và chi phí bằng tiền trực tiếp cho quá trình sử dụng máy thi công của đơn vị bao gồm:
-Chi phí khấu hao máy thi công.
-Chi phí sửa chữa lớn và sửa chữa thờng xuyên máy thi công. -Chi phí tiền lơng của công nhân phục vụ và điều khiển máy. -Nhiên liệu, động lực dùng cho máy thi công.
-Chi phí bằng tiền khác.
Tại công ty cơ giới và xây lắp số 13, kế toán công ty không tách chi phí nhiên liệu và chi phí nhân công phục vụ máy thi công mà tính gộp vào khoản mục chi phí nhân công trực tiếp và khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Nh vậy, chi phí máy thi công của công ty chủ yếu là chi phí khấu hao và sửa chữa lớn máy thi công. Việc hạch toán chi phí máy thi công nh vậy cha phản ánh chính xác toàn bộ chi phí phát sinh của phần máy thi công.
Theo em, vì công ty tổ chức đội máy thi công riêng nên kế toán công ty tập hợp toàn bộ các chi phí phát sinh cho phần máy thi công nh: Nguyên vật liệu, nhân công điều khiển máy, chi phí khấu hao máy thi công... theo đúng chế độ kế toán hiện hành và tập hợp vào tài khoản 623-Chi phí sử dụng máy thi công. Vì khi kế toán công ty sử dụng tài khoản 627-M để tập hợp chi phí máy thi công thì công ty có thể giảm bớt đợc một tài khoản trong hệ thống tài khoản sử dụng ở công ty nhng lại hay gây ra sự nhầm lẫn giữa chi phí sản xuất chung của toàn đội công trình và chi phí máy thi công, gây ra sự thiếu chính xác khi phân tích khoản mục giá thành. Nội dung, kết cấu TK 623 đã trình bày ở chơng I.
Khi hạch toán khoản mục chi phí máy thi công căn cứ chứng từ gốc, kế toán ghi:
Nợ TK 623-Chi phí máy thi công. Có TK 152-Nguyên vật liệu. Có TK 214-Hao mòn TSCĐ.
Có TK 334-Phải trả công nhân viên.
Có TK 111,112,331-Phải trả công nhân viên.
Cuối kỳ, kết chuyển chi phí sang TK 154-Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang:
Nợ TK 154 Có TK 623
Đối với máy thi công thuê ngoài, căn cứ vào hợp đồng thuê máy và biên bản thanh lý hợp đồng, kế toán ghi:
Nợ TK 623 Tổng chi phí theo hợp đồng. Nợ TK 1331(nếu có)
Có TK 111,112,331
Việc hạch toán chi phí máy thi công vào TK 623 không ảnh hởng đến giá thành từng công trình.
Công ty nên tăng cờng kiểm tra thờng xuyên, đột xuất việc bảo dỡng máy thi công, ở các đội nên lập bảng theo dõi họat động của tất cả các máy thi công tại
công trờng để có thể theo dõi một cách tổng thể tình hình sử dụng máy thi công tại 1 công trờng. Mẫu cụ thể nh sau:
Công ty cơ giới và xây lắp số 13.
Bảng theo dõi hoạt động máy thi công. Thi công tại công trình
Đội công trình số: Tháng:
Ngày Máy trộn bê tông b3501-TQ Ghi chú
Cấp nhiên
liệu Sáng Số ca hoạt độngChiều Tối
1 30 lít 1 1 0
2 __ 1 0 0
3 .... .... .... ....
Ngời theo dõi Tổ trởng
Cán bộ cấp nhiên liệu hết ngày ghi cấp nhiên liệu cho từng máy vào cột cấp nhiên liệu. Cán bộ quản lý thiết bị máy nóc và cán bộ kỹ thuật theo dõi hoạt động của từng thiết bị, cách ghi có thể nh sau:
-Thiết bị không làm việc: 0 -Thiết bị sửa chữa: SC -Thiết bị cho thuê ngoài: 1
3.5.Đối với việc ghi sổ kế toán.
Đối với sổ nhật ký chung, kế toán công ty gần nh không ghi cụ thể ngày tháng ghi sổ. Nh vậy là không đúng với quy định. Ngoài ra, đối với sổ cái các tài khoản kế toán công ty ghi lại toàn bộ từ nhật ký chung mà không có sự tổng hợp theo từng trang nhật ký chung nên gây ra tình trạng mất nhiều thời gian cho viẹc ghi chép và thời gian để đối chiếu với sổ chi tiết.
Bởi vậy, với sổ nhật ký chung kế toán công ty nên đề ngày ghi sổ cụ thể ( có thể theo ngày ghi trên chứng từ vì cuối tháng chứng từ mới đợc gửi lên từ các đội công trình) để có cơ sở theo dõi những chứng từ nào đã đợc ghi vào sổ, những chứng từ nào cha ghi nhằm tránh đợc việc ghi sót hay ghi thừa nghiệp vụ kế toán. Với sổ cái, kế toán nên ghi tổng hợp số liệu của từng khoản mục chi phí theo từng trang nhật ký chung để vừa tiết kiệm thời gian vừa dễ đối chiếu với sổ chi tiết.
3.6 Đối với việc xây dựng mô hình cung cấp thông tin về chi phí, giá thành sản phẩm ở công ty. thành sản phẩm ở công ty.
Khác với kế toán tài chính, kế toán quản trị cung cấp thông tin thỏa mãn nhu cầu của các nhà quản trị doanh nghiệp, là những ngời mà các quyết định và hành động của họ quyết định sự thành công hoặc thất bại của doanh nghiệp đó. Kế toán quản trị không chỉ tạo ra thông tin cung cấp cho nhà quản trị cấp cao để ra quyết định kinh doanh, quyết định sử dụng các nguồn lực, mà còn cả thông tin về các mặt kỹ thuật để các nhà quản lý thừa hành sử dụng thực thi trách nhiệm của mình. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải luôn luôn quan tâm đến việc quản lý chi phí, vì mỗi đồng chi phí bỏ ra đều có ảnh hởng
đến lợi nhuận. Vì vậy, vấn đề quan trọng đợc đặt ra cho nhà quản trị doanh nghiệp là phải kiểm soát chi phí của doanh nghiệp.
Trong kế toán quản trị, xác định chi phí là quá trình tổng hợp chi phí có liên quan đến sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Mục đích tổng hợp chi phí nhằm cung cấp tài liệu chi phí đơn vị cần thiết cho nhà quản trị để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty cơ giới xây lắp số 13 tổ chức hoạt động với một số ngành nghề kinh doanh thuộc lĩnh vực XDCB nên rất phù hợp với việc sử dụng phơng pháp xác định chi phí theo công việc. Phơng pháp này đợc áp dụng cho những sản phẩm thực hiện theo đơn đặt hàng và theo yêu cầu của từng khách hàng riêng biệt. Sản phẩm dễ nhận diện, có giá trị cao, và có kích thớc lớn. Phiếu chi phí công việc là một chứng từ chi tiết dùng để tổng hợp các chi phí sản xuất trong phơng pháp xác định chi phí theo công việc. Phiếu chi phí công việc đợc lập khi phòng kế toán nhận đợc thông báo và lệnh sản xuất đã đợc phát ra cho công việc đó. Lệnh