II. Thực trạng công tác kế toán vậtliệu công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH bao bì Hà Linh
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL CCDC ở CÔNG TY TNHH BAO Bì Hà Linh
toán NVL - CCDC ở CÔNG TY TNHH BAO Bì Hà Linh
I.Một số nhận xét và đánh giá chung về công tác kế toán ở công ty tnhh bao bì hà Linh
Qua quá trình tìm hiểu về tình hình và thực trạng công tác kế toán vật liệu - CCDC ở Công ty TNHH bao bì Hà Linh, em có một số nhận xét nh sau:
1.1.Tình hình chung của Công ty TNHH bao bì Hà Linh.
Công ty TNHH bao bì Hà Linh là một đơn vị sản xuất kinh doanh có hiệu quả trên địa bàn Hà Nội, sản lợng sản phẩm hàng năm đều tăng, uy tín của Công ty ngày càng đợc nâng cao, công ty luôn chấp hành tốt các khoản nộp ngân sách. Đời sống của tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty ngày càng đợc cải thiện với mức thu nhập ổn định hàng tháng. Bên cạnh đó, Công ty cũng đợc cải thiện tốt các chế độ bảo hiểm đối với ngời lao động, công tác bảo hộ lao động cũng đợc Công ty rất quan tâm. Do vậy đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty yên tâm công tác và nhiệt tình trong sản xuất.
1.1.1.Về công tác quản lý vật liệu - công cụ dung cụ.
Công ty TNHH bao bì Hà Linh tiến hành xây dựng hệ thống kho bãi nằm cạnh các phân xởng sản xuất nhằm chứa đựng, bảo quản và cung cấp vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm. Do vậy các loại vật liệu đã đợc bảo quản tốt và giảm đợc đáng kể các chi phí vận chuyển phát sinh.
Bộ phận tổ chức sản xuất, kinh doanh lập dự toán chi phí, lập kế hoạch sản xuất và cung ứng vật liệu cho sản xuất đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ và giảm đợc các chi phí lu kho phát sinh nh : chi phí bảo quản, mất mát...
Các thủ tục cung cấp vật liệu cho các phân xởng sản xuất đợc Công ty thiết lập khá chặt chẽ từ khâu lập kế hoạch thu mua cho đến lúc xuất vật liệu, thờng xuyên có sự giám sát, kiểm tra của Giám đốc Công ty.
Hơn nữa kế toán vật liệu ở phòng kế toán của Công ty thờng xuyên liên hệ với thủ kho trong việc hạch toán chi tiết NVL, CCDC. NVL, CCDC có thể cung cấp cho từng phân xởng theo từng giai đoạn nhất định, đến đâu hoàn thành dứt điểm đến đó, tăng cờng công tác quản lý ở kho và bớt đi một phần công nợ giữa Công ty và các đơn vị trong khoản ứng tiền mua nguyên vật liệu dự trữ.
Cũng trong công tác quản lý NVL, CCDC ở Công ty, em thấy mọi chứng từ là : các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đều do phòng kế toán viết. Do vậy có thể nói quá trình luân chuyển các chứng từ này là rất khoa học và hợp lý vì chứng từ gắn với quy mô thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế do vậy nó đã phản ánh đợc trách nhiệm của phòng kế toán-Kế toán VL, CCDC trong việc quản lý vật t. Công ty đã xây dựng quy trình luân chuyển phiếu nhập kho và xuất kho nh sau: Đối với phiếu nhập kho : khi NVL về đến kho, sau khi kiểm nhận nếu đủ tiêu
chuẩn nhập kho, cán bộ cung ứng viết phiếu nhập kho ghi làm 3 liên: Liên 1 : lu vật t.
Liên 2 : giao cho thủ kho.
Liên 3: Ghi cùng hoá đơn của bên bán rồi chuyển cho kế toán để làm thủ tục thanh toán. Phòng kế toán sau khi nhận đợc phiếu nhập kho kế toán NVL, kiểm tra các chứng từ đính kèm. Căn cứ vào hoá đơn để ghi đơn giá và tính thành tiền trên phiếu nhập kho, sau đó kế toán trởng ký, đa vào ghi sổ và lu trữ.
Với quy trình luân chuyển này, phiếu nhập kho đã phát huy đợc đầy đủ tính pháp lý và gắn trách nhiệm của từng ngời có liên quan đến nghiệp vụ nhập kho. Đối với phiếu xuất kho:
Phiếu xuất kho đợc lập do phòng kế toán căn cứ vào phiếu đề nghị xuất kho đã đợc giám đốc phê duyệt và có đầy đủ chữ ký liên quan. Phiếu xuất kho đợc ghi làm 2 liên:
Liên 1: liên lu vật t.
1.1.2.Về bộ máy quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ.
Công ty có bộ máy quản lý hết sức gọn nhẹ, mô hình quản lý và mô hình kế toán khoa học, hợp lý và có hiệu quả phù hợp với cơ chế thị trờng hiện nay. Các phòng ban chức năng của Công ty đã giúp cho ban lãnh đạo của Công ty giám sát thi công, quản lý kinh tế, tổ chức sản xuất kinh doanh theo khoa học và ra quyết định đúng đắn. Nhờ đó Công ty đã khẳng định đợc vị thế của mình và tạo uy tín trong lĩnh vực đầu t xây dựng trên thị trờng.
1.1.3.Về công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ.
- Công ty TNHH bao bì Hà Linh có một đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có kinh nghiệm công tác lâu năm. Hàng ngày ghi chép, phản ánh chính xác và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Công ty.
- Công ty đã hiện đại hoá việc tính toán và xử lý thông tin trong hạch toán kế toán, giảm đợc công tác tính toán thủ công, do vậy việc lập báo cáo cuối kỳ đ- ợc tiến hành nhanh chóng, kịp thời.
- Quá trình luân chuyển chứng từ tới các bộ phận kế toán rất hợp lý, nhanh chóng, kịp thời, không gây trở ngại cho quá trình ghi chép. Các chứng từ sau khi đợc dùng làm căn cứ ghi sổ đợc phân loại, sắp xếp theo trình tự thời gian và đợc kẹp vào “hồ sơ chứng từ vật liệu” của từng hợp đồng nên rất dễ tìm kiếm, kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
Các loại sổ sách, chứng từ kế toán đợc giữ gìn gọn gàng, ngăn nắp, đảm bảo đúng nguyên tắc và chế độ hồ sơ của Nhà nớc.
Bộ phân kế toán vật liệu- công cụ dụng cụ luôn hoàn thành tốt công việc đ- ợc giao. Hàng ngày ghi chép, phản ánh chính xác và kịp thời tình hình nhập - xuất kho. Việc áp dụng phơng pháp trực tiếp đích danh đã giảm đợc đáng kể công việc tính toán giá trị hàng xuất kho nên tiết kiệm đợc thời gian và công sức.
1.1.4.Về mặt hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ:
Công ty áp dụng đúng chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành trên cơ sở nghiên cứu đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, đặc điểm VL sử dụng, và tình hình nhập xuất NVL Công ty luôn chú ý cải tiến công tác kế toán để đảm bảo công việc mang lại hiệu quả cao nhất, cung cấp thông tin kịp thời. Công
ty áp dụng việc hạch toán kế toán chi tiêt NVL, CCDC theo phơng pháp thẻ song song, hạch toán tổng hợp NVL, CCDC theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, áp dụng hình thức sổ nhật ký chung đã mang lại hiệu quả cao.
Nhìn chung công tác kế toán NVL, CCDC ở công ty TNHH bao bì Hà Linh đợc thực hiên tốt và tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện cụ thể của Công ty. Vì vậy Công ty đã thực hiện tốt đợc các mặt sau:
1.1.4.1.Về việc vận dụng sổ kế toán thanh toán với ngời bán.
Việc thanh toán với các nhà cung cấp thờng là trả sau khi hàng mua về nhập kho song mới thanh toán nên để tiện theo dõi việc thanh toán đối với từng nhà cung cấp, Công ty đã mở sổ chi tiết theo dõi thanh toán với ngời bán mở cho từng nhà cung cấp. Cuối tháng cộng từng sổ chi tiết, mỗi nhà cung cấp đợc ghi một dòng nên việc thanh toán đã đợc đơn giản hơn. Đồng thời, Công ty theo dõi chặt chẽ việc nhập NVL, CCDC và thanh toán với nhà cung cấp về mặt thời gian một cách chính xác nên Công ty đã nắm đợc sự vận động vốn của mình, nhờ đó lãnh đạo Công ty đã có những biện pháp tài chính phù hợp.
1.1.4.2.Công tác hạch toán ban đầu:
Công ty đã tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hạch toán ban đầu và tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học hợp lý. Các chứng từ của Công ty ghi nhận đầy đủ sự phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế và các yếu tố tạo nên nội dung cơ bản của chứng từ : số lợng, chất lợng không gian, thời gian phát sinh nhằm đảm bảo tính chính xác và trách nhiệm của ngời có liên quan.
Nội dung chứng từ diễn đạt gọn và rõ ràng, tên vật liệu đợc ghi thống nhất ở các phiếu nhập và phiếu xuất, tên danh mục đảm bảo đợc tính thông dụng, dễ hiểu cho ngời tiếp nhận chứng từ. Trên các chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ thanh toán, có ghi rỗ tài khoản đối ứng liên quan. Dựa vào quy mô về tổ chức và quản lý, thời gian luân chuyển chứng từ của Công ty đã đợc rút ngắn để tăng tốc độ thông tin kiểm tra hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
1.1.4.3.Việc áp dụng máy vi tính trong công tác hạch toán.
Một trong những yêu cầu của công tác kế toán là tính chính xác, kịp thời với tiến độ khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, việc đa kế toán vào máy vi
tính đã và đang đợc áp dụng ở Công ty, giúp cho kế toán tính toán tổng hợp số liệu, lu trữ thông tin giảm bớt khối lợng ghi chép và sổ sách làm tăng năng suất làm việc của kế toán. Vì vậy phòng kế toán đợc trang bị một vi tính, ứng dụng một số phần mềm thực hành kế toán trong đó có phần hạch toán NVL đã phần nào tiết kiệm thời gian và đa hiệu quả công việc lên mức cao hơn. Cán bộ Công ty cũng đang thiết kế để tiến hành ứng dụng những phần hành kế toán tiếp theo.
1.1.4.4.Về giá cả vật liệu:
Có nhiều vật liệu về giá cao hơn so với thị trờng làm ảnh hởng đến giá thành sản xuất sản phẩm, nhng Công ty đã quản lý vật liệu chặt chẽ ngay từ khâu đầu vào. Lợng hàng nhập trong tháng có kế hạch, hợp đồng, Công ty đã xác định đợc vật liệu nào cần dự trữ, vật liệu nào không cần dự trữ. Nhờ đó giá vật t ở Công ty luôn hợp lý, đúng với giá thị trờng (với những loại vật t mua ngoài số lợng ít, giá trị nhỏ). Còn đối với vật t mua ngoài giá trị nhiều, số lợng lớn thì Công ty có hợp đồng quyết giá, xem xét kỹ và tham khảo giá ở nhiều nơi bán. Nhờ vậy mà chi phí của Công ty giảm đồng thời lợi nhuận của Công ty cũng tăng lên.
II.Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ở Công ty TNHH bao bì hà linh
Trên cơ sở tìm hiểu thực tế công tác kế toán vật liệu- công cụ dụng cụ ở Công ty TNHH bao bì Hà Linh, em đã bớc đầu làm quen với công việc của ngời cán bộ kế toán, tìm hiểu tổ chức bộ máy kế toán cũng nh phơng pháp hạch toán của Công ty. Đặc biệt em đã đi sâu nghiên cứu vấn đề quản lý vốn lu động và ph- ơng pháp hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ ở Công ty. Em xin đa ra một số ý kiến đề xuất nh sau:
2.1.Với công tác quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ.
Công tác quản lý vật liệu- công cụ dụng cụ ở Công ty TNHH bao bì Hà Linh nên tiến hành song song giám sát cả về số lợng và chất lợng của vật liệu mua vào. Khi vật liệu về đến kho, phòng kế toán nên cử cán bộ kế toán kết hợp với cán bộ phòng tổ chức sản xuất tiến hành kiểm nghiệm vật liệu, lập biên bản kiểm nghiệm chất lợng, quy cách phẩn chất vật liệu trớc khi làm thủ tục nhập kho vật
liệu. Nếu thực hiện tốt việc này sẽ đảm bảo chất lợng vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm :
2.2.Với công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ.
Qua qúa trình tìm hiểu thực tế việc sản xuất sản phẩm em nhận thấy : Công ty TNHH bao bì Hà Linh đã lập dự toán chi phí và kế hoạch sản xuất sản phẩm theo hợp đồng, do vậy quá trình cung ứng vật liệu cho sản xuất sản phẩm rất kịp thời và đầy đủ, tỷ lệ vật liệu tồn kho thờng rất ít và chủ yếu là các loại vật liệu phụ có giá trị thấp .
Khi mua vật t về dùng vào sản xuất, kế toán có thể hạch toán trực tiếp trên TK 621 , 627.3 ( Nếu công cụ dụng cụ phân bổ 100% ) , 142.1 (Nếu công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần ). Mà không cần phải hạch toán qua tài khoản 152, 153 . Nếu thực hiện việc này sẽ giảm đợc đáng kể chi phí và thời gian cho việc ghi chép trên các TK 152, 153 và các sổ chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ.
2.3.Về công tác phân loại vật t :
Là một doanh nghiệp sản xuất nên khối lợng VL sử dụng nhiều và có nhiều chủng loại VL, để có thể quản lý một cách chi tiết và đầy đủ các loại vật liệu thì Công ty phải tiến hành phân loại VL một cách chính xác và khoa học. Công ty nên phân loại VL dựa trên cơ sở công dụng và tính chất lý hoá của vật liệu để chia thành: NVL chính, VL phụ …giúp cho việc sử dụng tài khoản hợp lý và đúng qui định của bộ tài chính về hệ thống tài khoản kế toán.
Việc phân loại trên cơ sở nh vậy là đúng nhng khá tỉ mỉ, khối lợng công việc sẽ rất lớn, rất khó nhớ, để đảm bảo cho công tác quản lý VLđợc chặt chẽ thống nhất, sự đối chiếu kiểm tra đợc rõ ràng và dễ phát hiện sai sót, Công ty cần lập thêm sổ danh điểm VL: mỗi loại VL, mỗi nhóm, mỗi thứ VL đợc sử dụng một ký hệu riêng bằng hệ thống chữ số thay cho tên gọi, nhãn hiệu, qui cách VL trên cơ sở kết hợp với hệ thống tài khoản kế toán. Nó còn là cơ sở cho việc quản lý VL trên hệ thống máy tính đợc đơn giản, thuận tiện.
- NVL chính(152.1): Giấy sóng, giấy mặt, hạt nhựa các loại,… - NVL phụ(152.2): Mực in, keo dán, tinh bột sắn,…
NVL khác (152.4): các loại VL phục vụ cho máy móc, dây chuyền sản xuất không thuộc các nhóm trên.
Vấn đề tổ chức kế toán kho VL:
Hiện nay tại Công ty thờng không có vật liệu dự trữ cho sản xuất mà theo định mức kế hoạch của từng tháng, quý do phòng tổ chức sản xuất lập, thờng là VL nhập trong tháng để sử dụng cho sản xuất.
Điều này gây một số khó khăn cho phân xởng sản xuất là: có trờng hợp sản xuất cần nhiều lợng vật liệu hơn định mức cho sản xuất thì gần hết vật t mới báo cho phòng kinh doanh đi mua nên giá cả cao hơn mức bình thờng, đôi khi mất nhiều thời gian ,vì vậy nó gây nên quá trình đình đốn trong sản xuất. Công ty nên lập kế hoạch dự trữ vật liệu cho sản xuất đảm bảo cho sản xuất liên tục, đồng thời đề phòng các trờng hợp giá vật t biến động ảnh hởng đến sản xuất.
Vấn đề tính giá NVL, CCDC:
Công ty dùng phơng pháp giá thực tế đích danh để tính giá NVL,CCDC xuất kho nên thủ kho phải mất rất nhiều thời gian cho việc theo dõi ngày tháng của từng lô NVL, CCDC nhập kho. Đến khi kế toán tính thành tiền cũng rất dễ xảy ra nhầm lẫn vì một ngày có thể có một số lô vật liệu chủng loại giống nhau nhng đựợc nhập từ các nguồn khác nhau, mặc dù trên số sổ d, kế toán đã biết đợc lợng tồn đó nhập từ ngày nào, song lại pghải có công đoạn dò tìm đơn giá trên các phiếu nhập kho tơng ứng. Trong khi đó, vào thời điểm cuối tháng, kế toán có nhiều công việc phải làm nên các thao tác thủ công trên sẽ làm mất rất nhiều thời gian và ảnh hởng đến các công việc đó.
Vấn đề trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Vì giá cả NVL, CCDC trên thị trờng thờng xuyên biến động vì vậy Công ty nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm đề phòng những rủi ro có thể