II. Thực trạng công tác kế toán vậtliệu công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH bao bì Hà Linh
2.2.1. Thủ tục nhập kho:
Trờng hợp nhập vật liệu, công cụ dụng cụ từ nguồn mua ngoài:
Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại vật liệu công cụ dụng cụ về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho.
Khi vật liệu, công cụ dụng cụ đợc chuyển đến công ty, ngời đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) phải mang hoá đơn của bên bán vật liệu, công cụ dụng cụ lên phòng kỹ thuật, trong hoá đơn đã ghi rõ các chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lợng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh toán…
Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, phòng kỹ thuật xem xét tính hợp lý của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký, đúng chủng loại, đủ số lợng, chất lợng đảm bảo thì đồng ý nhập kho số vật liệu đó đồng thời… nhập thành 2 liên phiếu nhập kho.
Ngời lập phiếu nhập kho phải đánh số hiệu phiếu nhập và vào thẻ kho rồi giao cả 2 liên cho ngời nhận hàng. Ngời nhận hàng mang hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và 2 liên phiếu nhập kho tới để nhận hàng. Thủ kho tiến hành kiểm nhận số lợng và chất lợng ghi vào cột thu nhập rồi ký nhận cả 2 liên phiếu nhập kho, sau đó vào thể kho. Cuối ngày thủ kho phải chuyển cho kế toán vật liệu một phiếu liên nhập còn một liên phiếu phải nhập (kèm theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) chuyển cho kế toán thanh toán để theo dõi thanh toán. Đồng thời kế toán vật liệu
phải đối chiếu theo dõi kế toán thanh toán để phát hiện những trờng hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập kho cha vào thẻ kho hoặc nhân viên tiếp liệu cha mang chứng từ hoá đơn đến thanh toán nợ. Kế toán theo dõi công nợ phải thờng xuyên theo dõi thông báo số nợ của từng ngời và có biện pháp thanh toán dứt điểm tránh tình trạng nợ lần dây da.
Thủ tục nhập kho đợc biểu diễn theo sơ đồ sau:
Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế toán công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho, đồng thời kế toán rút sổ số d cuối tháng và ký xác nhận vào thẻ kho.
Bắt đầu từ những chứng từ gốc sau đây, kế toán vật liệu sẽ tiến hành công việc của mình Vật liệu, công cụ, dụng cụ Ban kiểm nghiệm Phòng kỹ thuật Nhập kho Hoá đơn Phòng kế toán Hoá đơn Biên bản kiểm nghiệm Phiếu nhập kho
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTGT - 3LL Liên 2: giao cho khách hàng FD/99 - B
Ngày 8/10/2004 N0: 00538
Đơn vị bán hàng: Công ty giấy Bãi Bằng
Địa chỉ: Phú Thọ Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _ Điện thoại: 8588553 MS:
Họ và tên ngời mua hàng: Nguyễn Văn Hải Đơn vị: Công ty TNHH Hà Linh
Địa chỉ: 8/12 Vũ Thạch –Ba Đình- Hà Nội Số TK: _ _ _ _ _ _ _ _ _ Hình thức thanh toán: chịu Mã số
STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền 1 Giấy mặt kg 3500 3950 13.825.000
Cộng 13.825.000
Thuế VAT: 10% tiền thuế VAT 1.382.000 Tổng cộng tiền thanh toán 15.207.500 Số tiền viết bằng chữ: mời năm triệu hai trăm linh bảy nghìn năm trăm đồng chẵn.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
0 1 1 56 2 0 1 5 3 0 0 0 9 2 0 5 3 2 7 0 6
Đơn vị bán có thể sử dụng hoá đơn kiêm phiếu xuất kho để thay cho hoá đơn bán hàng. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho là căn cứ để đơn vị bán hạch toán doanh thu và ngời mua hàng làm chứng từ để ghi sổ kế toán.
Căn cứ vào hoá đơn và số hàng thực tế đã về, phòng kỹ thuật viết phiếu nhập kho ngày 8/10/99 - Số 538. Thủ kho xác định số lợng và đơn giá tiến hành nhập kho.
Mẫu số 03
Đơn vị: Công ty giâý Bãi Bằng Phiếu nhập kho
Phú Thọ (Liên 2: Giao co khách hàng) Ngày 8/10/2004
Tên ngời mua: Nguyễn Văn Hải
Theo hoá đơn số 538 ngày 8/10/2001 của Công ty giâý Bãi Bằng
STT Tên quy cách sản phẩm, hàng hoá
Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập