Hàng tháng căn cứ vào nhiệm vụ và kế hoạch SXKD được giao và định mức tiêu hao vật tư cho từng loại sản phẩm, phòng Kỹ thuật lập định mức vật tư cho từng phân xưởng. Căn cứ vào định mức vật tư của từng phân xưởng, phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu lập phiếu lĩnh vật tư hạn mức. Phiếu lĩnh vật tư hạn mức được lập thành 03 liên, trong đó:
-Một liên giao cho phân xưởng giữ, hàng ngày khi đi lĩnh vật tư, phân xưởng phải lấy ký nhận của thủ kho.
-Hai liên còn lại giao cho thủ kho giữ tại kho để vào thẻ kho, cuối tháng giao lại cho kế toán vật tư của phòng Kế hoạch - Tài vụ.
Đối với CCDC khi xuất kho, kế toán cũng tiến hành các thủ tục tương tự như vật liệu. Căn cứ để xuất kho CCDC là định mức sử dụng CCDC cho sản xuất hoặc nhu cầu sử dụng CCDC cho công tác quản lý hay bán hàng.
Khi NVL, CCDC được xuất kho sử dụng cho các mục đích mà không theo phiếu lĩnh vật tư hạn mức thì phải có sự đồng ý của các phòng ban chuyên môn ,còn nếu là trường hợp đặc biệt thì phải có sự đồng ý của giám đốc.
Mẫu phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức và phiếu xuất kho được lập như sau
Bảng số 06
CÔNG TY CỔ PHẦNXÀ PHÒNG HÀ NỘI XÀ PHÒNG HÀ NỘI
PHIẾU LĨNH VẬT TƯ HẠN MỨC
Tháng 02 năm 2005
Đơn vị lĩnh: Phân xưởng Kem giặt Tên vật liệu: Natri Sunfat
Nhập tại kho: Hoá chất
Tên, quy cách vật tư Đơn vị tính Giá đơn vị bình quân Hạn mức lĩnh cả tháng Lý do sử dụng
Natri Sunfat kg 73.6 Sản xuất kem giặt
Trưởng phòng cung tiêu Trưởng phòng Kế hoạch
Ngày tháng
Xin lĩnh Kho thực phát Ghi chú Số lượng Phụ trách đơn vị Số lượng Số kiện Người lĩnh ký Tồn đầu tháng 02/2005: 50 Nhập trong kỳ: 73.6 Thực dùng: 100 Tồn chuyển sang tháng 23.6 Cộng 100 Số lượng thực phát trong tháng: 100kg Viết bằng chữ: một trăm kilogam chẵn
Thủ kho Phụ trách đơn vị lĩnh
Bảng số 07
XÀ PHÒNG HÀ NỘI Ngày 29 tháng 02 năm 2005 QĐ số 1141 TC/CĐKT Ngày 1-1-1995 của BTC
Họ tên người nhận hàng: Phân xưởng Kem giặt Lý do xuất kho: Sản xuất kem giặt
Xuất tại kho: Hoá chất
Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm Mã số Đơn vị
Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Muối Sunfat ngoại Na2SO4 kg 100 100 1.031.098 103.110 Cộng 103.110
Xuất, ngày 29 tháng 02 năm 2005
Thủ trưởng đơn vị KT trưởng Phụ trách đơn vị Người nhận Thủ kho