Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành kèm theo quyết định 15/TC/QĐ/CĐ kế toán ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về NVL, CCDC bao gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01- VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02- VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03- VT ) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 08- VT)
- Hoá đơn bán hàng (Mẫu số 01- BH)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02- BH)
Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán mang tính chất hướng dẫn như :
- Phiếu xuất kho theo hạn mức (Mẫu số 04- VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 05- VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07- VT)
• Sổ kế toán chi tiết NVL, CCDC:
Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết NVL, CCDC áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ, thẻ kế toán chi tiết phù hợp. Các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết bao gồm:
- Thẻ kho (Mẫu số 06- VT) - Sổ kế toán chi tiết vật tư - Bảng kê nhập, xuất
- Bảng kê luỹ kế nhập- xuất - Báo cáo nhập- xuất- tồn - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư.
Các loại chứng từ trên đây được lập và luân chuyển theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành. Các chứng từ này là cơ sở, căn cứ pháp lý để kế toán vật tư kế toán chi tiết NVL, CCDC trong công ty.
Do đặc điểm NVL của công ty là các hoá chất, do đó việc tồn kho nhiều, lâu sẽ dẫn đến hư hỏng nên khi mua NVL về phục vụ cho sản xuất, phòng Kinh doanh và phòng Kỹ thuật phải tính toán lượng NVL nhập kho dùng trong kỳ và dự phòng cho các trường hợp cần thiết.