II- Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty Sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội.
3.2Trình tự luân chuyển các chứng từ đợc qui định nh sau:
3.2.1.Trờng hợp nhập kho nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu của công ty đợc hình thành từ hai nguồn là mua ngoài và thuê ngoài gia công chế biến ( mua ngoài là chủ yếu).
a.Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho.
Nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm vì vậy khi tiến hành mua vật liệu về để sản xuất ra sản phẩm thì trớc khi nhập kho cần phải đợc kiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lợng, chất lợng và qui cách thực tế của vật liệu.
Công tác kiểm nghiệm đợc tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc phòng kỹ thuật và thủ kho vật t. Cơ sở để kiểm nhận là hoá đơn của ngời cung cấp và hợp đồng mua hàng (Trờng hợp cha có hoá đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng để kiểm nhận). Trong quá trình kiểm nhận vật liệu nhập kho nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai qui cách, kém phẩm chất ghi trong hợp đồng phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân. Nếu đã xác định rõ nguyên nhân do ngời cung cấp công ty có thể yêu cầu ngời cung cấp giảm giá hoặc có thể từ chối không nhận số nguyên vật liệu đó. Sau khi kiểm nhận các thành viên của ban kiểm nhận phải lập "Biên bản kiểm nghiệm vật t ", trên cơ sở của biên bản kiểm nghiệm vật t, hoá đơn bán hàng của ngời cung cấp, phòng Kế hoạch vật t sẽ lập phiếu nhập kho vật t. Phiếu nhập kho vật t lập thành 3 liên :
Liên1: Lu tại phòng Kế hoạch vật t
Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng và chuyển lên cho phòng kế toán.
Liên 3: Dùng để thanh toán ( giao cho ngời cung cấp)
Trên phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan, các loại vật liệu mua về nhập kho theo đúng kho đã qui định.
Ví dụ 1: Ngày 5/1/2001 công ty mua vật liệu của công ty Inox Tiến Đạt và nhận đợc các chứng từ sau:
Biểu1:
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL
Liên 2: Giao cho khách hàng CD/00-B Ngày 3 tháng 1 năm 2001
N0: 096196 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Inox Tiến Đạt
Địa chỉ: Thanh trì Hà Nội Số tài khoản: 4311.02007102768 Ngân hàng: EXIM BANK Hà Nội Điện thoại:... MST:
Họ tên ngời mua hàng: Hoàng Văn Tú
Đơn vị: Công ty Sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội Địa chỉ: 20 Bích Câu- Hà Nội Số TK:710A-00130
Sở giao dịch I NHCTVN Hình thức thanh toán: NP hoặc chuyển khoản
Số TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐV tính Số l- ợng Đơn giá (Đồng) Thành tiền (Đồng) A B C 1 2 3=1x2
1 Inox USU 304 0,4 ly x1020x cuộn kg 584,4 27.619 16.140.5432 Inox USU 304 0,6 ly x 1020 x