II- Thực trạng công tác kế toán NVL tại công ty
1, Một số đánh giá khái quát về công tác kế toán tại công ty
1.1 Điểm nổi bật trong công tác kế toán taị công ty
Với điều kiện, cơ chế quản lí mới tơng ứng với mô hình quản lí và đặc điểm kinh doanh thì hệ thống kế toán công ty đọc tổ chức tơng đối gọn nhẹ và thống nhất. Trong hệ thống này các phần hành công việc đều đợc sáp xếp một cách có trật tự mang tính chất chỉ đạo trực tiếp từ trên xuống dới. công ty hoạt động sản xuất kinh doanh trong nhiều lĩnh vực lại phân tán với nhiều chi nhánh, đơn vị trực thuộc công ty đã chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung lại vừa phân tán hết sức phù hợp. Hình thức này tạo điều kiện cho kế toán thực hiện chức năng của mình một cách thuận lợi đó là cung cấp thông tin cho quản lí từ việc kiểm tra, giám sát hoạt động ở các bộ phận chi nhánh, các đơn vị trực thuộc cũng nh toàn bộ công ty. cách tổ chức này cũng làm hạn chế bớt những khó nhăn trong công tác phan công lao động, chuyên môn hoá, nâng cao nghiệp vụ . Theo hình thức tổ chức bộ máy kế toán này văn phòng kế toán công ty sẽ trực tiếp hạch toán mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh dựa trên các hoá đơn , chứng từ, hợp đồng ... cùng các hạch toán ban đầu mà các chi nhánh không có tổ kế toán gửi về đầy đủ. Những chi nhánh nào mà thực hiện hạch toán đầy đủ thì hàng tháng phải gửi sổ, báo cáo về công ty. Từ các chứng từ hạchtoán, các sổ, báo cáo do các chi nhánh gửi về kế toán công ty sẽ tiến hành tổng hợp, lập báo cáo kế toán nhanh chóng, kịp thời hơn đảm bảo cung cấp thông tin một cách đầy đủ chính xác cho công tác quản lí toàn công ty..
Trong công tác kế toán tại văn phòng công ty các phần hành công việc kế toán đợc phân công một cách tơng đối rõ ràng đến từng khâu và cho từng
nhân viên kế toán. Sự phân công này làm cho bộ máy hoạt động một cách nhịp nhàng, thống nhất với sự phối hợp chặt chẽ giữa các khâu để đảm bảo tính đồng bộ và thống nhất trong hệ thống về phạm vi, phơng pháp tính toán, ghi chép, đối chiếu số liệu. Từ đó tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đối chiếu thuận tiện hơn, kịp thời có thể phát hiện ra đợc những sai sót từ nhỏ nhất để sữa chữa, chỉnh lí cho phù hợp. Việc này đảm bảo cung cấp thông tin một cách trung thực có độ chính xác cao cho ban lãnh đạo, các ngành chức năng liên quan, các tổ chức đối tợn có nhu cầu thông tin về công ty để đánh giá đợc hiệu quả kinh doanh trong kỳ. Các thông tin này đồng thời cũng giúp công ty đa ra các kế hoạch , mục tiêu xây dựng những kế hoạch kinh doanh phù hợp với quy mô, trình độ quản lí cũng nh đối với nhu cầu thị trờng.
Trong công tác lập chứng từ và luân chuyển chứng từ công ty đã thực hiện đầy đủ quy định về sử dụng mọi hoá đơn chứng từ theo đúng mẫu quy định của bộ tài chính ban hành. tất cả mọi tác dộng qua lại của các hoạt động kinh tế làm nảy sinh các nghiệp vụ kinh tế đều đợc phản ánh trên các hoá đơn, chứng từ một cách phù hợp, chính xác về các chỉ tiêu của một chứng từ thông thờng về số lợng, nguyên tắc ghi chép. Chứng từ đợc thực hiện tập hợp, lu trữ theo đúng nguyên tắc trong quản lí chứng từ . Chúng ta biết rằng, chứng từ sinh ra bởi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong các hình thức kế toán. Chứng từ đợc coi là cơ sở ban đầu cho mọi việc hạch toán do đó các chứng từ đều đợc đánh số thứ tự, thời gian và đợc kiểm tra một cách thờng xuyên về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nội dung, nghiệp vụ kinh tế thể hiện trên các chứng từ gồm cả việc kiểm tra chừng từ gốc kèm theo đó là kiểm tra về con số, chỉ tiêu, các chữ ký của các đối tợng có kiên quan. Việc kiểm tra này xác nhận chứng từ sẽ giúp cho công tác tổng hợp, phân loại thông tin kinh tế để vào sổ tổng hợp, sổ chi tiết tuỳ theo hình thức sổ kế toán áp dụng. Việc hợp lí hoá các thủ tục lập và xử lí chứng từ một cách thờng xuyên cũng rất đợc coi trọng. Công việc này bao gồm các công việc cóliên quan nh giao các thủ tụét duyệt, ký chứng từ chặt chẽ tới mức tối đa, đòng thời thực hiện khâu luân chuyển chứng từ theo đúng quy định và phù hợp với nhu cầu nghiệp vụ quản lí kinh doanh trong công ty.
Việc quản lí chặt chẽ, phân chia rạch ròi trong công tác quản lí chứng từ tạo điều kiện thuận lợi rất nhiều cho công ty và các đối tợng liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong việc kiểm tra, kê khai. Ví dụ, nh khi áp
dụng luật thuế GTGT, côn gtác quản lí thuế GTGT đầu vào và thuề GTGT đầu ra đợc phân chia thành hai mảng rõ ràng hêts sức thuận tiện cho công tác kê khai khấu trừ thuế và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nớc. NVL của công ty đợc nhập khẩu tới 60 % vì thế thuế nhập khẩu theo quy định cũng đợc công ty hachjtoán đầy đủ, chi tiết định kỳ nộp đủ, đóng đủ thuế theo đúng nghĩa vụ với nhà nớc . Công ty sử dụng chứng từ thuế GTGT bên cạnh đó khi đóng thuế cho nhà nớc ( tất cả các khoản thuée, ngân sách) công ty cũng thực hiện đầy đủ thủ tục giao nhận rất rõ ràng. Chứng từ tiêu biểu là giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nớc bằng chuyển khoản. Chứng từ này đợc ban hành theo đúng quy định thông t của Bộ taì chính. Mẫu biểu chứng từ này đã đợc trình bày ở trên .
Ví dụ : giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nớc bằng chuyển khoản Chứng từ này gồm 6 liên:
1. liên 1 l tại gốc
2. liên 2 lu tại ngân hàng- kho bạc nhà nớc nơi công ty nộp tiền mở tài khỏn
3. liên 3 giao cho ngời nộp 4. liên 4 lu tại kho bạc nhà nớc
5. liên 5 lu tại cơ quan thu nơi quản lí trực tiếp đối tợng nộp tiền. 6. liên 6 lu tại cơ quan tài chính đồng cấp với cơ qua thu
Có thể nói việc thực hiện đầy đủ chi tiết công tác chứng từ, luân chuyển đúng trình tự chứng từ làm cho công tác hạch toán của công ty thuận lợi hơn.
• Trong công tác hạchtoán kế toán tại công ty, công ty chọn hình thức kế toán nhật ký chung để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc sử dụng hình thức này làm cho quy trình hạch toán và tổ chức sổ sách kế toán đơn giản, dễ làm. áp dụng hình thức kế toán này cũng hết sức thuận tiện khi các phần hành công việc đợc thực hiện bằng máy tính. Công ty cũng đã trang bị hệ thống máy tính hiện đại để có thể giảm bớt những khó khăn trong công tác kế toán của công ty tạo điều kiện cho ra những thông tin chính xác, hiệu quả quản lí tốt hơn trong hoạch định, phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
• Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo đúng hệ thống tài khoản kế toán mẫu của bộ tài chính ban hành. Đặc biệt hệ thống tài khoản kế toán mà công ty áp dụng trong hạch toán NVL đợc chi tiết phù hợp cho hoạt động nhập, xuất, tồn kho NVL thờng xuyên của công ty.
• Trong hạch toán hàng hoá, NVL tồn kho công ty sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên. Có thể nói việc áp dụng phơng pháp này ở công ty đảm bảo cung cấp thông tin một cách thờng xuyên, chính xác tình hình biến động hàng hoá, NVL cũng nh biến động chi phí sản xuất. Các NVL nhập về đợc quản lí một cách rõ ràng, chi tiết theo danh mục từng bộ, từng lô linh kiện ... cho từng nhà cung cấp NVL cho công ty trong nớc và nớc ngoài. NVL nhập kho và xuất kho đều đợc theo dõi chặt chẽ và hạch toán đầy đủ tránh đợc tình trạng ứ đọng thừa , thiếu,thất thoát NVL trong sản xuất cũng nh trong các khâu nhập, xuất, tồn kho NVL .
• Cuối cùng các phần hành công việc kế toán trong công ty đợc thực hiện một cách thống nhất, ăn ý với nhau do côn gty có đội ngũ cán bộ và chuyên viên kế toán có trình độ nghiệp vụ nắm vững, am hiểu kỹ thuật hạch toán các nghiệp vụ nhập xuất tồn kho NVL nói riêng và các phần hành hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, công việc kế toán nói chung. Đội ngũ cán bộ, chuyên viên có trình độ đồng đều và không ngừng đợc công ty tạo mọi điều kiện để có thể nâng cao trình độ và cập nhật thờng xuyên các chế định tài chính và thanh toán theo đúng quy định. Bên cạnh sự vững chẵc về chuyên môn họ còn có trình độ về ngoại ngữ và đặc biệt rất nhiệt tình với công việc đồng thời có trách nhiệm cao trong công việc đợc giao. 1.2 Một số vấn đề cần nghiên cứu tiếp tục hoàn thiện công tác hạch toán NVL tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam
• NVL của công ty chủ yếu đợc mua ngoài, đặc biệt chủ yếu là đợc nhập khẩu từ nớc ngoài do đó từ khi NVL đợc xác định là mua cho tới khi NVL nhập kho của công ty có một thời gian tơng đối dài. Chúng ta biết rằng khi NVL đợc xác định là mua thì đó đã là tài sản của DN vì thế một cách chính xác cần hạch toán riêng vào tài khoản gọi là tài khoản hàng mua đi trên đờng khi NVL cha về nhập kho
của công ty hay đang đợc gửi tại kho ngời bán. Việc hạch toán vào tài khoản này chủ yếu vì lí do thông tin, nó sẽ cung cấp chính xác hơn tình hình tài sản hiện thời của DN. Tuy nhiên, kế toán công ty lại không tiến hành hạch toán NVL cha về nhập kho công ty vào tài khoản này. Tại công ty khi hoá đơn mua NVL đã về tới văn phòng kế toán nhng NVL lại cha về nhập kho kế toán công ty tiến hành lu các chứng từ, hoá đơn áy vào tập hàng đã mua nhng cha về và chờ cho tới khi NVL về nhập kho mới tiến hành ghi sổ kế toán hạch toán số lợng NVL trên lê tài khoản liên quan vào kỳ hạch toán mà khi NVL nhập kho. Nh vậy, Việc hạch toán kiểu này chỉ phù hợp khi hoá đơn đã về NVL cha về trong tháng đó. Trong tháng đó, để chờ NVL về kế toán có thể lu lại cha giải quyết chứng từ đó và cha ghi sổ kế toán. Trong tháng đó khi NVL về nhập kho kế toán căn cứ vào hoá đơn, kiểm nhận hàng hoá lập phiếu nhập kho và hạch toán bình thờng. Song trong trờng hợp đến cuối tháng NVL vẫn cha về thì vì lí do thông tin néu kế toán không tiến hành hạch toán ghi sổ theo tài khoản hàng đang đi trên đờng có thể sẽ làm cho nguồn thông tin về tài sản của DN khi cung cấp sẽ thiếu chính xác. Bởi NVL đã đợc DN mua có thể đã chấp nhận thanh toán cho ngời cung cấp hay đã thanh toán do đó đã thuộc quyền sở hữu của DN và nó đã là một phần tài sản của DN.
• NVL của công ty đợc chi tiết thành NVL chính, NVL phụ trong đó chủ yếu là NVL chính đó là các bộ, linh kiện, chi tiết đồng thời khi xuất cũng theo bộ, linh kiện, chi tiết nhng mỗi bộ, linh kiện, lại có nhiều chi tiết nhỏ. NVL nhập kho cũng có khá nhiều linh kiện, chi tiết nhỏ rất khó quản lí song tất cả đều đợc hạch toán chung chỉ vào các bảng kê phát sinh các tài khoản 1521, tài khoản 1522 nh vậy việc nhập xuất vật liệu nhỏ sẽ khó quản lí trong công tác kiểm kê, hạch toán vật liệu xuất dùng tình trạng thất thoát dễ xảy ra. Thiết nghĩ công ty có thể tiến hành lập sổ danh điểm vật liệu và tổng hợp trên bảng nhập, xuất, tồn vật liệu mà số liệu có thể căn cứ vào thẻ kho đã đợc lập chi tiết cho từng loại vật t khi tiến hành nhập, xuất kho vật liệu nhằm giúp kế toán công tycó thể nắm bắt kịp thời số liệu về NVL trong kho ở bất kỳ thơì điểm nào mà không cần trực
tiếp tiến hành kiểm tra thờng xuyên. Việc làm này phần nào có thể làm hạn chế bớt khối lợng công việc cho kế toán vật liệu công ty mỗi khi NVL về nhập kho hay xuất kho. Bởi mỗi khi NVL nhập về thì phòng kế toán công ty đều tiến hành mọi thủ tục từ khâu nhận hoá đơn cho đến việc xác nhận hoá đơn, lập FNK, kiểm kê vật t... lập các bảng kê chi tiết vật liệu... nếu lập sổ danh điểm vật liệu, thẻ kho cho vật liệu sẽ phần nào giúp cho công tác kế toán thuận tiện lại có thể dễ dàng đối chiếu, kiểm tra số liệu một cách chi tiết ở bất kỳ thời điểm nào. Tại kho công ty, thủ kho nên tiến hành lập thẻ kho theo dõi số lợng NVL tại kho một cách chi tiết về số lợng biến động NVL. Việc lập thẻ kho đợc tiến hành tại kho nhằm cung cấp, đối chiếu số liệu một cách chính xác, kịp thời với số liệu tại phòng kế toán công ty.
• Hiện tại công ty đang thực hiện áp dụng thống nhất giá thực tế NVL xuất kho theo giá thực tế đích danh nghĩa là NVL nhập về theo giá nào thì sẽ đợc xuất theo giá đó. Việc thực hiện tính giá xuất kho theo phơng pháp này làm cho khối lợng công việc ghi chép nhiêù, trùng lặp, lại phải thực hiện ghi sổ nhiều lần. Vả lại ph- ơng pháp này còn bị hạn chế bởi giá thực tế nhập NVL trong kỳ phải phụ thuộc vaò chứng từ nhập, nếu khi xuất dùng NVL cho sản xuất thì dễ gây ra ảnh hởng nhiều tới giá thực tế xuất kho NVL. NVL xuất dùng cho sản xuất ở công ty có tính đồng nhất cao NVL đi theo bộ, linh kiện, chi tiết vì thế công ty có thể thay đổi phơng pháp tính giá thực tế xuất kho NVL theo phhơng pháp khác cho phù hợp song việc thay đôỉ này nên đợc tiến hành một cách thống nhất trong một kỳ hạch toán. Khi muốn thay đổi phơng pháp tính giá nào cần có sự công khai và phổ biến tới từng nhân viên kế toán.
• Thêm vào đó , khi tiến hành xuất dùng NVL cho sản xuất chung bởi các chi phí sản xuất chung đều đợc kế toán coong ty hạch toán chung vào tài khoản 627- chi phí sản xuất chung mà không đợc chi tiết thành các tài khoản cấp 2 nh:
1. TK 6271- chi phí nhân viên phân xởng 2. TK 6272- chi phí NVL
3. TK 6273- chi phí dụng cụ sản xuất 4. TK 6274- chi phí khấu hao TSCĐ 5. TK 6277- chi phí dịch vụ mua ngoài 6. TK 6278- chi phí bằng tiền khác
Trong các chi phí ấy chia thành các tiểu khoản có các khoản chi phí NVL vì thế nếu không phản ánh chi tiết thành tiểu khoản chi phí vật liệu 6272 sẽ không phân biệt đợc chi tiết NVL chính hay NVL đã xuất dùng cho sản xuất chung vì vậy việc kiểm soát, phân tích các yếu tố chi phí vật liệu cấu thành nên giá thành đơn vị sản phẩm gặp nhiều khó khăn, dễ bị nhầm lẫn trong khâu hạch toán vật liệu xuất dùng để tổng hợp chi phí sản xuất do đó khó có thể đánh giá đợc tỷ lệ yếu tố chi phí NVL trong chi phí sản xuất chung nhằm tính giá thành sản phẩm.
Tóm lại, để theo dõi một cách chi tiết hơn nữa tình hình xuất dùng NVL kế toán có thể chọn phơng pháp tính giá NVL xuất kho theo phơng pháp giá hạch toán đồng thời lập bảng phân bổ NVL chi tiết cho hoạt động xuất dùng NVL cho sản xuất sản phẩm. Thực hiện điều này sẽ làm cho công tác hạch toán kế toán NVL tại công ty trở nên chặt chẽ, việc ghi sổ, đối chiếu kiểm tra sẽ dễ dàng thuận tiện..
II- Một số ý kiến đóng góp cho công tác hoàn thiện hạch toán NVL tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam( Detsco Việt Nam)