14222 Chi phí quản lý chờ kết chuyển
1.2.2.6. Kế toán thanh toán với khách hàng
Tại Công ty Vilexim, với số lợng khách hàng thờng xuyên quen thuộc tơng đối lớn. Các khoản công nợ phát sinh cần đợc theo dõi chặt chẽ để đảm bảo thu nợ đầy đủ, đúng hạn bởi đây cũng đồng thời là nguồn trả nợ vay Ngân hàng (chiếm tỷ lệ rất lớn trong nguồn vốn của Công ty). Đây là phần hành quan trọng có tác động tới uy tín của Công ty trong quan hệ tín dụng với Ngân hàng và các tổ chức tín dụng.
Phần mềm kế toán Fast Accounting áp dụng tại Công ty Vilexim cho phép theo dõi công nợ phải thu của từng hoá đơn, thời hạn thu tiền của từng hoá đơn. Để chỉ rõ thời hạn thu tiền của từng hoá đơn, khi cập nhật các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn thu tiền kể từ ngày lập hoá đơn. Dữ liệu này có thể đợc thông báo ngầm định cho từng khách hàng khi khai báo các thông tin liên quan đến khách hàng trong danh mục khách hàng; hoặc có thể sửa đổi số ngày ngầm định này cho từng hoá đơn cụ thể.
Đối với mỗi hoá đơn Fast Accounting chỉ cho phép theo dõi một hạn thanh toán mà thôi. Do đó, chơng trình sẽ hiểu rằng số tiền phải thu vào ngày phải thu là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu ta chỉ cần theo dõi thu tiền trên hoá đơn mà không cần theo dõi thời hạn phải thu thì không cần nhập thời hạn thanh toán trong quá trình cập nhật các hoá đơn.
Số tiền đầu kỳ còn phải thu của từng hoá đơn bán hàng và hạn thu tiền đợc cập nhật ở menu “Vào số d đầu kỳ của các hoá đơn”. Thao tác trong menu này t- ơng tự nh thao tác nhập liệu chung.
Phiếu thu tiền của khách hàng đợc cập nhật từ phân hệ “Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay”. Sau khi các phiếu thu tiền đợc cập nhật, ta có thể phân bổ số tiền thu đợc cho từng hoá đơn bán hàng đã xuất. Công việc này đợc tiến hành đồng thời khi nhập phiếu thu tiền hoặc ở chức năng “Phân bổ tiền hàng cho các hoá đơn”.
Biểu 2.14. Phân bổ số tiền thanh toán cho các hoá đơn
Fast Accounting áp dụng tại Công ty Vilexim có khả năng cung cấp các Sổ kế toán công nợ phải thu, Báo cáo quản trị về công nợ phải thu.
Biểu 2.15. Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng( TK131)
Các thao tác xem, in, kết xuất các loại Sổ kế toán, Báo cáo quản trị về công nợ phải thu tuân theo quy trình chung của Fast Accounting nh trên đã trình bày.
1.2.3. Kế toán chi phí lu thông và chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.2.3.1. Kế toán chi phí mua hàng.
Tại Công ty Vilexim, các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng nh phí mở L\C, phí thanh toán quan Ngân hàng, phí chuyển thuế bằng chuyển khoản do bên mua chịu, kế toán hạch toán vào chí phí bán hàng cho từng lô… hàng.
Do chi phí mua hàng liên quan đến nhiều chủng loại hàng hóa, liên quan cả đến khối lợng hàng hóa trong kì và hàng hóa đầu kì, cho nên cần phân bổ chi phí mua hàng cho hàng đã bán trong kì.
Tiêu chuẩn phân bổ chi phí mua hàng thờng đợc lựa chọn là: Số lợng; trọng lợng; trị giá mua thực tế của hàng hóa.
Công thức: Chi phí mua hàng phân bổ cho HH đã bán trong kì = Chi phí mua hàng của HH tồn kho đầu kì + Chi phí mua hàng phát sinh trong kì Tổng tiêu chuẩn phân bổ của” HH
tồn cuối kì” và HH đã xuất bán trong kì
Căn cứ vào các chứng từ do Ngân hàng cung cấp (Giấy báo nợ), kế toán tiền gửi Ngân hàng sẽ hạch toán các chi phí phát sinh đó vào từng lô hàng và tiến hành nhập liệu vào phân hệ Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay.
Khi hoàn thành tiêu thụ một lô hàng, để quyết toán cho lô hàng đó chi phí bán hàng phát sinh đợc Fast Accounting sẽ tự động kết chuyển (theo các bút toán kết chuyển đợc khai báo) để kết chuyển xác định lãi lỗ cho từng lô hàng.
1.2.3.2. Kế toán chi phí bán hàng.
Chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phí phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Tại Vilexim, chi phí bán hàng bao gồm: Chi phí nhân viên bán hàng; Chi phí vật liệu, bao bì; Chi phí dụng cụ đồ ding; Chi phí khấu hao TSCĐ; Chi phí bảo hành sản phẩm; Chi phí dịch vụ mua ngoài; Chi phí bằng tiền khác. Kế toán sử dụng TK 641 để tập hợp và kết chuyển CPBH thực tế phát sinh trong kì để xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá ổ Công ty.
Biểu 2.16. Sơ đồ hạch toán TK 641 chi phí bán hàng“ ”
TK 641 TK 911 TK 334, 338, 335 TK 214 TK 142(2) TK 111, 112, 331 Tiền lương và các
khoản trích theo lg QLDN để XĐKQKết chuyển CP
CP kết chuyển, xuất kho CCDC, VT… Trích KH TSCD Các chi phí khác K/c CP chờ p/bổ K/c CP để XĐKQ TK 142, 242, 152 153…
1.2.3.3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí có liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung toàn doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phí sau: Chi phí nhân viên quản lý; Chi phí vật liệu quản lý; Chi phí đồ dùng văn phòng; Chi phí khấu hao TSCĐ; Thuế, phí và lệ phí; Chi phí dự phòng; Chi phí dịch vụ mua ngoài; Chi phí bằng tiền khác.
Kế toán tại Vilexim sử dụng TK 642 - Chi phí QLDN để phản ánh tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lí kinh doanh, quản lí hành chính và chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của cả Công ty.
Biểu 2.17. Sơ đồ hạch toán TK 642 chi phí QLDN“ ”
TK 642 TK 911 TK 334, 338, 335 TK 214, 139 TK 142 TK 111, 112, 331 Tiền lương và các
khoản trích theo lg QLDN để XĐKQKết chuyển CP
CP kết chuyển, xuất kho CCDC, VT
Trích KH TSCD Lập dự phòng phải thu khó đòi
Các chi phí khác PS trong kỳ bằng tiền, công nợ. K/c CP chờ p/bổ K/c CP để XĐKQ TK 142, 242, 152 153…
1.2.4. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Vilexim.
Kết quả tiêu thụ hàng hoá là tổng số chênh lệch giữa doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá, cung cấp dịch vụ với giá vốn hàng tiêu thụ và với chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp tơng ứng.
Trong đó, doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ tính bằng tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trừ đi (-) các khoản giảm trừ (khoản chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế GTGT phải nộp tính theo phơng pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu).
Kết quả tiêu thụ hàng hoá biểu hiện số tiền lãi hay lỗ từ hoạt động bán hàng của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Đây là kết quả cuối cùng của quá trình bán hàng của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định.
Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Vilexim sử dụng tài khoản Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
Ngoài ra, để phân phối kết quả hoạt động kinh doanh, Công ty Vilexim cũng sử dụng Tài khoản 421- Lợi nhuận cha phân phối. Tài khoản này dùng để phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình phân phối, xử lý kết quả kinh doanh của Công ty.
Biểu 2.18. Sơ đồ hạch toán TK 911 Xác định KQKD“ ”
Fast Accounting đợc thiết kế phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim. Sau khi các chứng từ kế toán đ- ợc cập nhật, xử lý, phần mềm kế toán sẽ thực hiện các bút toán kết chuyển, phân bổ tự động để xác định kết quả lãi lỗ lô hàng:
Biểu 2.19. Kế toán chi phí và lỗ lãi lô hàng TK 632 TK 641 TK 511 TK 911 TK 421 TK 642 635711 (1) (2) (3) (5) (4) (6a) (6b) TK1422,242 Chú thích: (1) Kết chuyển giá vốn SP, HH tiêu thụ trong kỳ (2) (3) Kết chuyển CPBH, CPQLDN trong kỳ (4) Kết chuyển CPBN, CPQLDN kỳ trước chưa phân bổ hết (5) Kết chuyển doanh thu thuần
(6a) Kết chuyển lãi (6b) Kết chuyển lỗ
PHầN 2
Hoàn thiện kế rtoán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty cổ phần XNK và hợp tác đầu t
2.1. Đánh giá thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim. hàng hoá tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim.
2.1.1. Những u điểm.
Với quá trình xây dng và phát triển lâu dài, Vilexim đâ có một thị trờng truyền thống trong và ngoài nớc ổn định, không ngừng tăng cờng quan hệ gắn bó với các khách hàng quen thuộc, mở rộng tìm kiếm các bạn hàng mới. Hiện tại, Vilexim đang có quan hệ với các khách hàng ở trên 40 nớc trên thế giới với các mặt hàng xuất khẩu đa dạng nh: nông sản, lâm sản, hàng dệt may, thủ công mỹ nghệ, sản phẩm cơ khí vừa và nhỏ. Công ty cũng đã xây dựng đợc mối quan hệ với các vùng miền chuyên cung cấp hàng thu mua để xuất khẩu ổn định.
Công ty cũng đã mở rộng lĩnh vực đầu t kinh doanh, tham gia vào một số lĩnh vực nh: thành lập Trung tâm xuất khẩu Lao động tại 139 Lò Đúc – Hà Nội, mở các chi nhánh tại Hải Phòng, TP Hồ Chí Minh, Hà Tây, Hng Yên, tham gia thành lập Công ty liên doanh cán thép tại Cộng hoà Dân chủ Nhân dân Lào.
Với kinh nghiệm gần 40 năm chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu, cùng đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm đợc đào tạo chính quy, đồng thời đang hoàn thành quá trình trẻ hoá cán bộ với trình độ chuyên môn cao, năng động, sáng tạo trong kinh doanh, Vilexim đã và đang tạo dựng cho mình một nền tảng cho sự phát triển mạnh mẽ trong tơng lai, tạo đợc niềm tin vững chắc từ phía khách hàng trong và ngoài nớc.
Về tổ chức công tác kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim: Phơng thức bán hàng hiện nay của Công ty khá đơn giản, Công ty cha phải áp dụng các biện pháp marketing phức tạp tốn kém nhng hàng hoá của Công ty vẫn đợc khách hàng lựa chọn làm bạn hàng tin cậy. Hiện tại, đây là một thế manh của công ty nhng trong tơng lai khi mà cạnh tranh ngày càng gay gắt, nếu không sớm đầu t vào mảng này thì đây lại là điểm yếu của Công ty.
Đối với hoạt động bán hàng nhập khẩu, tại Công ty Vilexim, các thơng vụ mua bán đợc tiến hành tơng đối chắc chắn từ khâu lập phơng án kinh doanh, ký kết hợp đồng mua bán với khách hàng đến tổ chức thực hiện hợp đồng. Trong các hợp đồng mua bán hàng nhập khẩu thờng thoả thuận điểu khoản về trách nhiệm
của bên mua đối với hàng nhập về nh: Bên mua tự chịu trách nhiệm về só lợng và chất lợng hàng hoá theo thực tế đợc giao của khách hàng nớc ngoài; Bên mua phải mua toàn bộ lô hàng nhập khẩu và không đợc từ chối thanh toán vì bất kỳ một lý do nào; Bên mua phải đặt cọc 10% trị giá hợp đồng ngay sau khi hợp đồng đợc ký kết Những điều khoản đó đã đảm bảo vững chắc đầu ra cho hàng hoá nhập khẩu… của Công ty.
Về bộ máy kế toán, Vilexim là một doanh nghiệp có quy mô vừa nhng hoạt động trong phạm vi rộng, phân tán trong cả nớc. Với đặc điểm nh vậy, hình thức tổ chức công tác kế toán mà công ty áp dụng (vừa tập trung, vừa phân tán) là khá phù hợp, cùng đội ngũ cán bộ kế toán đợc trẻ hoá, đào tạo bài bản, có tinh thần trách nhiệm cao, năng động trong công việc đã đảm nhận khá tốt một khối lợng công việc tơng đối lớn của Công ty.
Hiện nay, Vilexim đã và đang áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán. Tuy nhiên, máy tính và kỹ thuật tin học chỉ là phơng tiện trợ giúp cho kế toán viên trong việc tính toán, xử lý và cung cấp thông tin kế toán; ứng dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán là điều cần thiết, song không thể thay thế hoàn toàn con ngời, sử dụng và điều khiển máy tính vẫn phải là con ngời, những nhân viên kế toán có chuyên môn nghiệp vụ.
Nhận xét chung về công tác tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Vilexim đợc tổ chức một cách linh hoạt, phần mềm kế toán áp dụng cũng tơng đối đáp ứng đợc yêu cầu của công việc tại phòng Kế toán, yêu cầu quản lý của Công ty. Sự phối hợp giữa phòng kế toán, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đợc thực hiện ăn khớp, nhịp nhàng đảm bảo cho việc tiêu thụ hàng hoá diễn ra thông suốt, trơn tru.
2.1.2. Những tồn tại.
Tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu là một lĩnh vực chịu ảnh hởng rất lớn cả từ phía nớc ngoài và trong nớc. Trên thế giới, tình hình kinh tế chính trị có nhiều biến động phức tạp, khó dự đoán. Năm 2005 vừa qua với những bất ổn tại Trung Đông đã làm cho nguồn cung cấp dầu mỏ không ổn định, giá dầu mỏ leo thang liên tục ảnh hởng tới giá cả các sản phẩm từ dầu mỏ nh: Hoá chất, hạt nhựa,
ga lạnh cũng tăng giá có tác động xấu tới giá nhập khẩu và giá bán trong n… ớc của Công ty. Tình hình chính trị bất ổn còn khiến cho chi phí vận tải quốc tế, chi phí bảo hiểm hàng hoá cũng tăng cao, ảnh hởng tới sức cạnh tranh của hàng hoá xuất nhập khẩu tại Công ty Vilexim. Ngoài ra, trong năm qua, đồng USD bị mất giá so với đồng EUR và đồng JPY cũng có tác động ngợc chiều tới hoạt động nhập khẩu của các thị trờng truyền thống của Công ty là Châu Âu và Nhật Bản.
Về hoạt động nhập khẩu hàng về bán trong nớc của Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim: Trong quá trinh nhập khẩu hàng hoá, nh trên đã đề cập, phần lớn các khoản chi phí liên quan đều đợc khách hàng trong nớc chịu! Tại sao khách hàng sẵn sàng chấp thuận các điều khoản đó? Uy tín của Công ty trong hoạt động xuất nhập khẩu với kinh nghiệm lâu năm, hay trình độ nghiệp vụ ngoại th- ơng của cán bộ kinh doanh trong Công ty đều không trả lời thoả đáng câu hỏi này. Vấn đề đặt ra ở đây là Công ty cha tổ chức đợc kênh tiêu thụ hàng hoá chuyên nghiệp: thiếu hệ thống kho tàng, phơng tiện vận chuyển làm nhiệm vụ bảo quản và lu thông hàng hoá; mạng lới cửa hàng, cửa hiệu trng bày và bán hàng. Điều này khiến cho việc bán hàng nhập khẩu bị hạn chế, hàng hoá Công ty nhập về thờng chỉ bán đợc cho khách hàng nhất định, và những cuộc mua bán thờng mang tính chất mua bán tay ba. Trong đó, Công ty đóng vai trò là cầu nối, đứng ra làm thủ tục nhập khẩu, khi hàng về tới cảng đã có phơng tiện của khách hàng trong nớc chờ sẵn để chuyển đi với giá rất tốt. Sự vội vàng nh vậy của phía khách hàng nội đã khẳng định rằng, nhu cầu về hàng hoá mà Công ty nhập khẩu tại thị trờng nội địa là không nhỏ.
Do những đặc điểm trên mà hoạt động của kế toán bán hàng của Công ty hiện vẫn rất đơn giản. Thông tin mà kế toán bán hàng cung cấp chủ yếu để phục vụ cho việc theo dõi công nợ của khách hàng. Việc xác định kết quả lãi lỗ bán hàng cho thấy tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu thuần về bán hàng tại công ty là rất thấp.
Về tổ chức bộ máy kế toán, tại các phòng kinh doanh hiện phải bố trí một