14222 Chi phí quản lý chờ kết chuyển
1.2.2. Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty
Phơng thức bán hàng đợc áp dụng chủ yếu tại Công ty Vilexim là bán hàng trực tiếp thu tiền ngay, bán hàng trả chậm có tính lãi. Hoạt động bán hàng khi thực hiện phải có Hợp đồng mua bán giữa khách hàng và Công ty. Mọi điều khoản về tên hàng, số lợng, quy cách, chủng loại; Thời gian và địa điểm giao nhận; Phơng thức thanh toán phải đợc thỏa thuận trong Hợp đồng mua bán trớc khi bán hàng. Một Hợp đồng mua bán đợc ký kết phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa phòng Kinh doanh XNK và phòng TCKT. Trong đó, phòng TCKT cần thực hiện các bớc nh viết Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, theo dõi thu tiền bán hàng, hạch toán vào các lô hàng vào chơng trình Fast. Hợp đồng mua bán đợc lập thành 04 bản có giá trị pháp lý nh nhau, mỗi bên giữ 02 bản.
Nhập khẩu hàng vê bán trong nớc là hoạt động bán hàng chủ yếu ở Vilexim. Thông thờng, khách hàng phải đặt cọc 10% trị giá Hợp đồng mua bán hàng nhập khẩu ngay sau khi hợp đồng đợc ký kết để Công ty ký quỹ mở L\C tại ngân hàng. Số còn lại (90%) bên mua thanh toán trong khoảng thời gian thỏa thuận giữa 2 bên tùy từng lô hàng (thờng là 03 tháng) và Công ty có thu lãi trả chậm. Quá thời hạn thanh toán, Công ty có quyền thu tiền đặt cọc và phát mại hàng hóa để thu hồi vốn. Khách hàng phải chịu mọi chi phí nh: Phí Ngân hàng, c- ớc vận chuyển từ cảng về kho, phí bốc xếp, hải quan, giám định, công tác phí, thuê xe và nộp thuế nhập khẩu, thuế VAT đúng thời hạn.…
Đối với bán hàng xuất khẩu, Công ty cũng tổ chức đàm phán, ký kết Hợp đồng mua bán (Sales Contract) với phía nớc ngoài với các điều khoản thỏa thuận bao gồm: Hàng hóa, đơn giá, số lợng, trị giá; Thời gian địa điểm giao hàng; Phơng thức thanh toán; Yêu cầu về bộ chứng từ hàng xuất Ph… ơng thức thanh toán thờng đợc lựa chọn là chuyển tiền điện T\T (Telegraphic Transfer). Đây là phơng thức thanh toán có lợi nhất cho ngời xuất khẩu.
Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Vilexim sử dụng các chứng từ chủ yếu sau đây:
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, ủy nhiệm thu, Séc, Giấy báo Có của ngân hàng, Sổ phụ ngân hàng...
- Chứng từ kế toán liên quan khác nh : Hợp đồng kinh tế, Hoá đơn thơng mại Commercial Invoice (dùng trong bán hàng xuất khẩu).
Hoá đơn GTGT xác nhận số lợng, đơn giá, số tiền bán và tổng giá thanh toán của hàng xuất bán. Hoá đơn do kế toán tiêu thụ lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1 lu tại phòng kinh doanh XNK, sau này sẽ chuyển cho cơ quan Thuế; Liên 2 giao cho ngời mua làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán ở đơn vị mua; Liên 3 lu tại phòng Tài chính Kế toán để thanh toán và làm cơ sở hạch toán.
Quy trình luân chuyển Hoá đơn GTGT
- Trớc hết, bộ phận liên quan (ngời mua) chuẩn bị tiền và các chứng từ liên quan đến việc trả tiền (Giấy báo Có của ngân hàng, phiếu thu ). Sau đó, chứng từ… đợc luân chuyển theo trình tự sau:
(1) Nhân viên kế toán đợc bố trí tại các phòng kinh doanh để viết hoá đơn sẽ nhận các chứng từ thanh toán, viết hóa đơn bán hàng (hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) gồm 3 liên.
(2) Kế toán trởng, chủ tài khoản (Giám đốc) ký duyệt hóa đơn.
(3) Kế toán tiêu thụ nhận hóa đơn đã ký duyệt, đa ngời mua ký (Liên 1 lu ở phòng kinh doanh XNK; Liên 2 giao cho ngời mua; Liên 3 lu tại phòng TCKT). Nếu ngời mua không có điều kiện ký hoá đơn (ngời mua ở xa, ngời mua là ngời n- ớc ngoài) thì sẽ đóng dấu “Bán hàng qua điện thoại” vào chỗ chữ ký của ngời mua hàng.
(4) Kế toán tiêu thụ, thanh toán nhập liệu vào phần hành kế toán tơng ứng. (5) Chuyển hóa đơn đến các bộ phận kế toán liên quan để nhập liệu (nếu cần)
(6) Lu hóa đơn ở bộ phận kế toán bán hàng, kết thúc quy trình lu chuyển Hoá đơn GTGT.
Nh đã trình bày ở trên, do đặc điểm kinh doanh của Công ty, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá, kế toán hàng hoá tại công ty sẽ tiến hành tổ chức xử lý theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng bộ hợp đồng kinh tế đợc ký kết, từng lô hàng xuất nhập khẩu.
+) Đối với hàng nhập khẩu, giá mua hàng thờng là giá CIF đợc ấn định tại cảng giao hàng tại Việt Nam. Giá CIF bao gồm giá mua gốc cộng chi phí vận chuyển và bảo hiểm để đa hàng hoá về cảng tại Việt Nam.
Trị giá vốn của hàng NK xuất kho để bán đợc áp dụng theo phơng pháp bình quân gia quyền tính cho cả tháng.
Trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho đợc tính căn cứ vào số lợng vật t xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức:
Trong đó, đơn giá bình quân gia quyền đợc xác định nh sau: Đơn giá bình quân = Trị giá vốn thực tế vật t tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế vật t nhập trong k ỳ Số lợng vật t tồn đầu kỳ + Số lợng vật t nhập trong kỳ
+) Đối với hoạt động xuất khẩu, giá vốn của lô hàng xuất khẩu bao gồm giá mua gốc tại Việt Nam + chi phí thu mua liên quan tới lô hàng (CP sơ chế, bảo quản, vận chuyển hàng tới cảng để xuất khẩu).
1.2.2.3. Kế toán giá vốn hàng hoá tiêu thụ.
Tại Vilexim, kế toán giá vốn hàng hoá tiêu thụ theo phơng thức giao bán trực tiếp sử dụng TK 632 “Giá vốn hàng bán”. TK này phản ánh trị giá vốn của thành phẩm, hàng hóa lao vụ dịch vụ đã bán, các khoản chi phí nguyên vật liệu,
Trị giá vốn thực tế
vật t xuất kho =
Số lợng vật t xuất
kho X
Đơn giá bình quân gia quyền
nhân công giá trị khấu hao hụt vốn đợc tính vào giá vốn hàng bán cũng nh trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Biểu 2.5. Sơ đồ kết cấu TK 632 Giá vốn hàng bán“ ”
(2) Hàng mua chuyển thẳng không qua kho
Sau khi tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, ta phân bổ cho số hàng hóa đợc tiêu thụ trong kỳ. Từ đó, ta xác định đợc trị giá vốn của hàng tiêu thụ trong kỳ: Trị giá vốn hàng tiêu thụ = Trị giá vốn của hàng xuất kho để bán + Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ
cho số hàng đã bán
Trị giá vốn hàng nhập khẩu gồm giá CIF và chi phí mua. Các chi phí mua của một lô hàng nhập khẩu tại Công ty Vilexim thông thờng bao gồm: Lãi vay Ngân hàng; Thủ tục phí, điện phí Ngân hàng; Phí vận chuyển, bốc dỡ; Phí Công ty; Các khoản thuế không hoàn lại Các chi phí này đ… ợc tính cho từng lô hàng để xác định lãi lỗ lô hàng. Kết chuyển XĐKQ TK 911 TK 156
(1) Xuất kho bán trực tiếp
TK 632
TK 111,112,331...
TK133 133
Giá vốn hàng bán của hàng nhập khẩu tại Công ty Vilexim đợc xác định thủ công nh sau:
Biểu 2.6. Bảng tính giá vốn hàng bán cho từng lô hàng
Bảng tính giá vốn hàng Nhập khẩu
Phòng KD1 Tên hàng: ổ bi
Số L\C, T\TR, D\P: D\P022 Số phơng án:
Chỉ tiêu Số tiền Ghi chú
Giá mua hàng 6.895.000
Thuế Nhập khẩu 344.750
Thuế TTĐB ì
Cớc vận chuyển 137.900
Phí Công ty 689.500
Lãi vay Ngân hàng 153.988
Phí chuyển tiền NH 62.055
Phí bốc dỡ, giao nhận… 55.000
Tổng cộng (Giá vốn) 8.338.193
Số lợng 88.000
Giá vốn trung bình: 8.319.500
Ngời lập biểu Kế toán trởng
1.2.2.4. Kế toán doanh thu bán hàng.1) Nội dung. 1) Nội dung.
Kế toán bán hàng tại Vilexim bao gồm hai mảng chính yếu sau đây:
a) Xuất khẩu hàng hoá ra nớc ngoài
Khi hàng gửi đi xuất khẩu đợc xác định là hoàn thành xuất khẩu, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lợng, giá trị hàng hoá thực tế xuất khẩu, kế toán bán hàng tiến hành lập Hoá đơn GTGT của hàng xuất khẩu, đồng thời định khoản bút toán phản ánh doanh thu bán hàng xuất khẩu đã đợc ngời mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán (thông thờng ngời nhập khẩu phía nớc ngoài thanh toán ngay bằng điện chuyển tiền qua mạng SWIFT tại ngân hàng):
Nợ TK 111(2), 112(2), 131 (Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch)
Có TK 511(1) (Tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá BQLNH) Hàng hoá trong hoạt động xuất khẩu theo quy định hiện hành đều thuộc đối tợng chịu thuế suất thuế GTGT là 0% (khác đối tợng không chịu thuế GTGT). Do đó, doanh thu bán hàng xuất khẩu là toàn bộ số tiền bán hàng xuất khẩu.
b) Nhập khẩu hàng hoá về bán trong nớc
Kế toán nhập khẩu hàng về bán trong nớc tơng tự nh trong kinh doanh th- ơng mại nội địa, khi hàng hoá xuất kho đợc xác định là đã tiêu thụ và ghi nhận doanh thu bán hàng, tức là ngời mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán bán hàng sẽ định khoản nh sau:
Nợ TK 131, 111(1), 112(1) Có TK 5111(1) Có TK 333(1)
Công ty Vilexim là đơn vị nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, hàng hoá kinh doanh ở công ty đều thuộc đối tợng chịu thuế GTGT. Vì vậy, doanh thu bán hàng của công ty chính là toàn bộ số tiền bán hàng không bao gồm thuế GTGT.
2) Chứng từ kế toán sử dụng
Kế toán bán hàng tại Công ty Vilexim sử dụng các chứng từ chủ yếu sau đây:
- Hoá đơn GTGT.
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, ủy nhiệm thu, Séc, Giấy báo Có của ngân hàng, Sổ phụ ngân hàng...
- Chứng từ kế toán liên quan khác nh : Hợp đồng kinh tế, Hoá đơn thơng mại Commercial Invoice (dùng trong bán hàng xuất khẩu).
Hoá đơn GTGT xác nhận số lợng, đơn giá, số tiền bán và tổng giá thanh toán của hàng xuất bán. Hoá đơn do kế toán tiêu thụ lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1 lu tại phòng kinh doanh XNK, sau này sẽ chuyển cho cơ quan Thuế; Liên 2 giao cho ngời mua làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán ở
đơn vị mua; Liên 3 lu tại phòng Tài chính Kế toán để thanh toán và làm cơ sở hạch toán.
3) Quy trình nhập liệu.
Để nhập liệu một chứng từ vào phần mềm kế toán Fast Accounting, kế toán bán hàng cần nắm đợc quy trình nhập một chứng từ mới trong Fast Accounting. Trên cơ sở minh họa nhập liệu một Hoá đơn GTGT lập cho khách hàng của phòng XNK2 (đây là tên cũ của phòng KD1) mua ổ bi nhập khẩu thanh toán theo D\P022 sau đây, các quá trình nhập liệu các chứng từ khác cũng lặp lại tơng tự.
Biểu 2.7. Hoá đơn GTGT
Hoá đơn Mẫu số : 01 GTKT-3LL
Giá trị gia tăng LX/2005B
Liên 3 : Lu tại Phòng Kế toán
Ngày 31 tháng 03 năm 2006 0030669
Đơn vị bán : Công ty CP XNK&HTĐT VILEXIM
Địa chỉ : 170 Giải Phóng, Phơng Liệt, Thanh Xuân, HN Số tài khoản: Điện thoại : MST : 010007035
Họ tên ngời mua hàng:
Đơn vị : Cty chế tạo máy XD& Khai thác mỏ Hoà Phát
Địa chỉ : Xã Giai Phạm, Yên Mỹ, Hng Yên Số tài khoản : Hình thức thanh toán : CK/TM MST : 0900198095
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2
1 ổ bi Chiếc 88.000 9.259.000
Cộng tiền hàng : 9.259.000 Thuế suất GTGT : 5 % Tiền thuế GTGT : 462.950 Tổng cộng tiền thanh toán : 9.721.950 Số tiền viết bằng chữ : Chín triệu, bảy trăm hai mốt ngàn, chín trăm năm mơi đồng, chẵn./.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Trởng phòng TC-KT Giám đốc
Vũ Đình Phúc Nguyễn Trờng Sơn
Các bớc để nhập Hoá đơn GTGT trên vào Fast Accounting
Bớc 1) Chọn menu cần thiết bằng gõ phím Enter hoặc bấm chuột trái vào menu lựa chọn:
Biểu 2.8. Cập nhật số liệu vào các chứng từ tiêu thụ hàng hoá
Trong ví dụ này là “Bán hàng và công nợ phải thu” => “Cập nhật số liệu” => “Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”
Bớc 2) Fast Accounting sẽ lọc ra 5 chứng từ đợc nhập liệu gần nhất và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng đợc nhập. Bấm phím ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Chỉ có các nút “Mới”, “Lọc” và “Quay ra” là có hiệu lực thực hiện, các nút khác đều vô hiệu lực. Con trỏ nằm tại nút “Mới”
Bớc 3) Tại nút “Mới” bấm phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến trờng đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ.
Bớc 4) Lần lợt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ, các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác nh thuế, chi phí, chiết khấu, …
Màn hình nhập liệu
- Mã khách: XN2019, tức là khách thứ 19 của phòng XNK2 theo mã khách hàng trong danh mục khách hàng. Khi con trỏ ở trờng mã khách gõ phím Enter, Fast Accounting tự động mở cửa sổ Danh mục khách hàng để lấy mã khách cần chọn. Các thông tin liên quan đến khách hàng nh địa chỉ, mã số thuế đ… ợc Fast Accounting tự động điền vào.
- Mã TK nợ là TK131101 – Phải thu của khách hàng trong nớc phòng KD1 (tên mới của phòng XNK2)
- Gõ phím Enter liên tục cho con trỏ chạy tới trờng Số HĐ thì nhập số HĐ là “0030669”; xong gõ Enter để chuyển sang trờng số seri, nhập số seri là “LX/2005B”.
- Gõ phím Enter để con trỏ chuyển tới trờng ngày hạch toán, nếu không nhập ngày mà tiếp tục gõ Enter thì Fast Accounting tự động điền ngày hạch toán là ngày theo đồng hồ máy tính lúc đó (today). Đối với ngày lập hoá đơn cũng tơng tự nh vậy.
- Tại trờng tỷ giá, gõ Enter để bỏ qua, chơng trình mặc định là tỷ giá VND =1,0000.
- Tại trờng mã hàng, gõ Enter để mở cửa sổ Danh mục hàng hoá, chọn mã hàng là KD1OBI, chơng trình sẽ tự điền tên hàng và đơn vị tính. Các trờng mã kho, mã vụ việc cũng tơng tự nh vậy.
- Tại trờng số lợng, nhập nh trên Hoá đơn là “88.000”, giá bán mặc định là 0.000 do Công ty chỉ quan tâm đến số lợng và trị giá của cả lô hàng. Trị giá lô hàng đợc điền vào trờng Thành tiền VND.
- Gõ phím Enter liên tục đến khi, Fast Accounting hỏi “Có nhập tiếp không?”. Do ta chỉ nhập một mặt hàng nên sẽ trả lời là “Không”.
- Tiếp theo tới trờng mã thuế, gõ Enter cho cửa sổ Danh mục thuế suất hiện lên, chọn mã thuế tơng ứng với thuế suất trên hoá đơn là mã thuế 5. Chơng trình tự động tính thuế và định khoản các nghiệp vụ:
Nợ TK 131101
Có Tk 33311
Bớc 5) Tại nút “Lu”, bấm phím Enter để lu chứng từ. Khi chơng trình thực hiện lu xong thì sẽ hiện lên thông báo “Đã thực hiện xong!”.
Bớc 6) Sau khi lu xong chứng từ vừa mới cập nhật thì con trỏ sẽ chuyển đến nút “Mới” và lúc này có các khả năng sau để lựa chọn công việc tiếp theo:
- Mới: Vào chứng từ mới
- In chứng từ: In chứng từ hiện thời - Sửa: Sửa lại chứng từ hiện thời - Xoá: Xoá chứng từ hiện thời
- Xem: Xem các chứng từ vừa mới cập nhật
- Lọc: Lọc các chứng từ đã cập nhật trớc đó để xem, sửa, xoá - PgUp: Xem chứng từ trớc chứng từ hiện thời
- PgDn: Xem chứng từ sau chứng từ hiện thời - Quay ra: Kết thúc cập nhật chứng từ
Trên đây là các bớc quy trình nhập liệu một Hoá đơn GTGT, quá trình nhập liệu đối với các chứng từ khác trong Fast Accounting cũng tiến hành tơng tự.
Khi nhập Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho cần quan tâm các vấn đề sau: Liên quan đến hạch toán TK hàng tồn kho, TK doanh thu, TK giá vốn thì ch-