Bộ máy kế toán của Công ty bao gồm: Phòng kế toán ở Công ty và các Ban kế toán ở các xí nghiệp thành viên. Nó đợc tổ chức theo kiểu hỗn hợp.
* Phòng kế toán ở Công ty
Có nhiệm vụ tổng hợp các tài liệu kế toán từ các đơn vị gửi lên, thực hiện việc kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đối với các nghiệp vụ kinh tế tài chính có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp và các hoạt động chung cho toàn Công ty, hớng dẫn kiểm tra về chuyên môn đối với các đơn vị.
Gồm 06 ngời, - Kế toán trởng:
Là ngời phụ trách trực tiếp công tác tài chính – kế toán của Công ty. Kế toán trởng chịu trách nhiệm hớng dẫn đôn đốc và kiểm tra công việc do các bộ phận kế toán và các kế toán viên thực hiện, đồng thời chịu trách nhiệm trớc BGĐ và cấp trên về số liệu trên báo cáo tài chính.
- Phó trởng phòng kế toán:
Phụ trách công tác kế toán của toàn Công ty, kiêm kế toán tài sản cố định, kế toán chi phí – giá thành.
- Kế toán nguyên vật liệu, tiền gửi ngân hàng, xây dựng cơ bản, thanh toán các khoản tạm ứng, công nợ, kinh phí sự nghiệp.
- Kế toán bán hàng, kiêm kế toán công nợ và thống kê kinh tế. - Thủ quỹ, kiêm máy tính.
* Ban kế toán ở các đơn vị thành viên
Tuỳ theo quy mô, đặc điểm của từng đơn vị:
- Trởng ban kế toán, kiêm kế toán tổng hợp, kế toán tài sản cố định, kế toán chi phí – giá thành.
- Kế toán vốn bằng tiền, thanh toán, nguyên vật liệu, hàng hoá, tiền lơng và các khoản thanh toán theo lơng.
- Thủ quỹ, kiêm nhân viên máy tính và thống kê.
Nh vậy, Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty vừa đảm bảo tuân thủ theo đúng quy định của chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành, đồng thời phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị. Vì vậy, nó đã thực sự phát huy đợc vai trò của
từng kế toán, góp phần quan trọng quyết định sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
2.1.2.2 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán hiện hành
Hiện nay, Công ty Điện tử Sao Mai đang áp dụng Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính, và các chuẩn mực kế toán đã ban hành, có bổ sung, cập nhật theo những thay đổi của chế độ và thiết kế cho phù hợp với đặc thù của Công ty, từ đó góp phần quan trọng giúp kế toán hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của mình.
* Những thông tin chung về chế độ kế toán của Công ty đợc khái quát nh sau:
- Niên độ kế toán: Từ 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 của năm. - Hình thức sổ kế toán Công ty hiện nay đang áp dụng:
Hình thức " Chứng từ ghi sổ".
Trình tự ghi sổ theo hình thức này đợc cụ thể hoá nh sau:
Hiện nay, các phần hành kế toán tại đơn vị hầu hết đợc thực hiện bằng Máy tính, thông qua 1 Phần mềm kế toán do cán bộ Trung tâm tin học Cục tài chính – Bộ quốc phòng lập trình ra. Theo hình thức này, bằng phần mềm kế toán đang đợc áp dụng tại Công ty:
+ Hàng ngày, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc các nhân viên của từng phần hành kế toán, thể hiện trên các phần hành kế toán, đồng thời họ phải tiến hành phân loại ra các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế, từ đó lập CTGS cho chúng. Trên cơ sở đó, có căn cứ nhập liệu vào máy tính. Trong máy tính đã mở sẵn các Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp theo mã riêng phù hợp với yêu cầu quản lý, theo dõi chi tiết của Công ty. Do đó, khi có nghiệp vụ kinh tế phát
sinh, liên quan đến đối tợng cụ thể, sau khi nhân viên kế toán nhập số liệu vào máy, chỉ cần gọi Tên mã riêng là số liệu đó đã có trong Sổ chi tiết, Sổ cái tài khoản.
+ Cuối tháng, căn cứ vào Sổ cái các tài khoản máy tính lập ra Bảng cân đối số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản). Từ các Sổ chi tiết, Máy tính lập Bảng tổng hợp chi tiết, nhân viên kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết. Nếu không có sai sót, máy tính sẽ lập các Báo cáo tài chính sau khi nhân viên kế toán tiến hành nhập vào máy các Bút toán trung gian, mang tính định kỳ là Bút toán phân bổ, kết chuyển tự động và thực hiện lệnh lập Báo cáo tài chính.
Nh vậy, Công ty tiến hành hạch toán và khoá sổ theo tháng, phù hợp với quản lý hoạt động tài chính – kinh tế của Công ty.
- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho:
Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phơng pháp Thẻ song song và hạch toán tổng hợp Hàng Tồn Kho theo phơng pháp Kê Khai Thờng Xuyên.
- Phơng pháp khấu hao tài sản cố định:
Hiện nay, Công ty tiến hành trích khấu hao Tài Sản Cố Định theo phơng pháp khấu hao đều (khấu hao đờng thẳng).
- Phơng pháp tính Thuế Giá trị Gia Tăng:
Công ty áp dụng phơng pháp khấu trừ để tính thuế giá trị gia tăng. - Phơng pháp xác định trị giá sản phẩm dở dang cuối kỳ:
Do chi phí nguyên vật liệu chính chiếm 70-80% tổng chi phí, do đó doanh nghiệp đang áp dụng phơng pháp xác định trị giá sản phẩm dở dang cuối kỳ theo phơng pháp chi phí nguyên vật liệu chính. Theo đó, giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ chỉ bao gồm chi phí nguyên vật liệu chính mà không tính đến các chi phí khác (các chi phí này tính hết cho sản phẩm hoàn thành).
Công ty nhập kho thành phẩm, hàng hoá theo giá thực tế và xuất kho theo phơng pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ.
* Tổ chức bộ sổ kế toán trong kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá của Công ty:
Đợc khái quát qua Sơ đồ 16.
Sơ đồ 16: Tổ chức Sổ kế toán trong kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Điện tử Sao Mai
Chứng từ gốc (PNK, HĐGTGT,...) Bảng tổng hợp CTG Chứng từ – Ghi sổ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết TK 131, 156, 511, 632, 641, 642, ... Sổ cái các TK156, 511, 632, 641, 911... Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Sổ quỹ
Bảng tổng hợp chi tiết TK 131, 156, ...