Cơ chế kinh doanh hiện nay và đặc điểm của ngành XDCB đã tác động rất lớn đến kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp xây lắp nói chung và công ty cổ phần Sông Đà Thăng Long nói riêng. Thực tế ở công ty CP Sông Đà Thăng Long bộ phận quản lý vật t trực thuộc phòng kinh tế kế hoạch. Do đặc thù của ngành xây lắp nên kho vật t thờng đợc tổ chức ngay tại nơi công trình thi công. Công ty có lĩnh vực kinh doanh chính là kinh doanh xây lắp, bên cạnh đó sản
xuất công nghiệp đang ngày càng phát triển và khối lợng vật t tơng đối lớn chính vì vậy mà công ty hiện tại có hai kho vật t là kho công trình Huế và kho xởng cửa UPVC tại Hà Nội.
Công ty sử dụng phơng pháp sổ số d để hạch toán chi tiết vật liệu. Đây là phơng pháp đợc sử dụng trong các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ nhập xuất vật liệu lớn và thích hợp khi sử dụng phần mềm kế toán.
Kế toán tình hình nhập xuất vật liệu liên quan đến nhiều loại chứng từ kế toán khác nhau, bao gồm những chứng từ có tính chất bắt buộc lẫn những chứng từ có tính chất hớng dẫn hoặc tự lập. Tuy nhiên dù là chứng từ gì cũng phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản, tuân thủ chặt chẽ trình tự lập, phê duyệt và luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu quản lý ở các bộ phận có liên quan và yêu cầu ghi sổ kiểm tra của kế toán.
Chứng từ liên quan đến nhập xuất nguyên vật liệu bao gồm các loại: -Phiếu nhập kho
-Phiếu xuất kho
-Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ -Phiếu xuất vật t theo hạn mức
-Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ -Bảng phân bổ vật liệu sử dụng …
Ví dụ 1:
1. Ngày 7/1 năm 2007 nhập vật t của công ty cổ phần Minh Hằng địa chỉ
122 Trờng Chinh-TP Huế theo HĐGTGT số 7746. Số lợng vật t nhập cụ thể là xi măng Kim Đỉnh 25.000kg, sắt phi 6LD 5118 kg, sắt phi 8LD 4338,3 kg, sắt phi 20LD 31.769,716 kg.
2. Ngày 11/1/2007 xuất vật t theo yêu cầu của đội xây dựng số 8 để thi công đúc cọc tại kho số 1 CT TTTM phong phú plaza Huế với số lợng là:
-Sắt Phi 6LD: 5.118 kg -Sắt phi 8LD: 4338,3 kg
-Sắt phi 20 LD: 31.679,716 kg (trong yêu cầu cung cấp vật t là 45.705,67 kg)
3. Ngày 12/1/2007 xuất kho 25.000 kg xi măng Kim Đỉnh và 14.025,96 kg sắt phi 20 LD cho đội XD số 8 để thi công đúc cọc( bổ sung số vật t cha cấp đủ theo yêu cầu của ban chỉ huy công trình Huế)
4. Ngày 15/1/2007 nhập 99,96 m2 kính an toàn 10.38mm trong suốt của
công ty kính Long Thành theo hoá đơn số 13760, đã thanh toán bằng tiền mặt.
5. Ngày 16/1/2007 Xuất 99,96 m2 kính an toàn 10.38mm trong suốt để thi công công trình nhà Anh Lâm Sài Gòn.
Trờng hợp nhập vật liệu:
Công trình xây dựng TTTM phong phú plaza Huế đã đi vào giai đoạn hai, khi bắt đầu triển khai phơng án thi công công ty cổ phần Sông Đà Thăng Long đã ký hợp đồng nhập vật t với công ty cổ phần Minh Hằng TP Huế, nội dung hợp đồng tóm tắt nh sau:
Cộng hoà x hội chủ nghĩa việt namã Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
---***---
Hợp đồng kinh tế
Số: 05/2006/HĐKT-CN-KTKH
Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25/9/1989 của Hội đồng nhà nớc ban hành.
Căn cứ nghị định số 17?HĐBT ngày 16/1/1990 của HĐ Bộ trởng ban hành điều lệ và chế độ hợp đồng kinh tế. Hôm nay, ngày 20/4/2006 tại văn phòng công ty cổ phần Vinh Hằng chúng tôi gồm có:
Bên A (Bên mua): Công ty cổ phần Sông Đà Thăng Long
Địa chỉ: Toà nhà Sông Đà Cầu Giấy ngõ 165 Quan Hoa- Cầu Giấy- HN ĐT: 04.767 2547 Fax: 04 767 2547
Mã số thuế: 0102993571-001
Tài khoản VN số: 20510000116276 tại Ngân hang đầu t và phát triển Cầu Giấy. Do Ông: Nguyễn Trí Dũng Chức vụ: TGĐ làm đại diện.
Bên bán: Công ty cổ phần Vinh Hằng Địa chỉ: 122 Trờng Chinh- Thuỷ An- TP Huế Điện thoại: 054.826.638 Fax: 054.810 205 Mã số thuế: 3300361965
Tài khoản VN số: 55110000001735- Tại ngân hàng đầu t và phát triển Thừa Thiên Huế. Do ông: Nguyễn Văn Vinh chức vụ: Giám đốc làm đại diện.
Sau khi bàn bạc hai bên đã thống nhất với các điều khoản Điều I: Tên, quy cách số lợng hàng hoá
Bên A đồng ý mua của bên B số mặt hàng cụ thể:
1. Thép xây dựng từ phi 6-32 và xi măng các loại. 2. Tiêu chuẩn: theo tiêu chuẩn CLVN 1651-1985. 3. Số lợng: theo từng đơn hang.
4. Giá cả: theo từng thời điểm khi bên A có đơn hàng. Điều II: Phơng thức giao nhận bốc xếp
1. Phơng thức giao nhận: Thép cây theo barem chuẩn, thép cuộn qua cân, xi măng đóng gói bao 50Kg của nhà sx.
2. Địa điểm giao: Tại công trình Phon Phú Plaza Huế 3. Chi phí vận chuyển do bên B chịu.
Điều III: Phơng thức thanh toán
Đơn giá thanh toán là giá trị ghi trên hoá đơn GTGT, trên cơ sở báo giá của bên B đ ợc bên A chấp nhận tại từng thời điểm.
1. Hình thức thanh toán: chuyển khoản qua ngân hàng. 2. …
Điều IV: Trách nhiệm các bên Điều V: Những cam kết chung Điều VI: Giải quyết chanh chấp Điều 7: Thời hạn và hiệu lực hợp đồng.
Đại diện bên A Đại diện bên B
(Hợp đồng mua vật t với công ty kính Long Thành đợc lập tơng tự.)
Khi cần cung cấp vật t cho thi công công trình Ban chỉ huy công trình sẽ gửi giấy đề nghị cung cấp vật t.
Công ty cổ phần Sông Đà Thăng Long Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa VN CT: TTTM Phong Phú Plaza Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Giấy đề nghị cấp vật t
Kính gửi: Tổng Giám đốc Công ty BCH công trình
Để phục vụ cho công trình: TTTM Phong Phú Plaza Tôi đề nghị đợc cấp vật t với nội dung sau:
STT Tên, chủng loại vật t ĐVT Số lợng Duyệt
1 2 3 4 Xi măng Kim Đỉnh Sắt phi 6 LD Sắt phi 8 LD Sắt phi 20 LD Kg Kg Kg Kg 25.000 5118 4338,3 45.705,67
Huế, ngày 6 tháng 1 năm 2007
Tơng tự nh vậy xởng cửa Hà Nội cũng gửi giấy yêu cầu cung cấp vật t khi cần vật t thi công.
Công ty cổ phần Sông Đà Thăng Long Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa VN CT: TTTM Phong Phú Plaza Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Giấy đề nghị cấp vật t
Kính gửi: Tổng Giám đốc Công ty Xởng cửa Hà Nội
Để phục vụ cho : Lắp đặt công trình nhà Anh Lâm Sài Gòn Tôi đề nghị đợc cấp vật t với nội dung sau:
STT Tên, chủng loại vật t ĐVT Số lợng Duyệt
1 Kính an toàn 10.83mm trong suốt M2 99,96
Ngày 14 tháng 1 năm 2007
KT Tổng GĐ Ban kỹ thuật Giám đốc xởng
Nhận đợc yêu cầu cung cấp vật t có xác nhận của ban kỹ thuật và những ngời có trách nhiệm liên quan. Ngời phụ trách vật t báo với thủ kho để kiểm tra xem trong kho còn đủ vật liệu để xuất không. Trờng hợp trong kho không đủ vật liệu ngời phụ trách vật t tiến hành gửi đơn hàng mua vật t tới nhà cung cấp. Vật t của công ty chủ yếu là mua ngoài thủ tục nhập kho đ- ợc thực hiện theo trình tự sau:
Khi vật liệu đợc vận chuyển về kho ngời giao hàng chuyển hoá đơn cho ngời phụ trách vật t .
Hóa đơn giá trị gia tăng
Liên 2: Giao khách hàng Ngày 7 tháng 1 năm 2007
Mẫu số: 01 GTKT-3LL LM/2006B
0007746
Đơn vị bán hàng: Công ty CP Minh Hằng… ………
Địa chỉ: 122 Tr… ờng Chinh TP Huế……….
Số tài khoản:……5511000101735( Ngân hàng đầu t và phát triển Huế)……….
Điện thoại:(054) 826638-Fax: 054(810205)..MS: 3300361965… ……….
Họ tên ngời mua hàng:………
Tên đơn vị: Công ty Cổ Phần Sông Đà Thăng Long
Địa chỉ: Tòa nhà Sông Đà 165 đờng Cầu Giấy Phờng Dịch Vọng Cầu Giấy HN
Số tài khoản:………
Hình thức thanh toán: ………CK……MS: 0102993571… ………
STT Tên hàng hóa
DV
ĐV
T Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 Sắt phi 6 LD Sắt phi 8 LD Sắt phi 20 LD Kg Kg Kg 5.118 4338,3 31.769,716 8.000 8.000 7904,762 40.944.000 34.706.400 250.420.612 Cộng tiền hàng 326.071.012 Thuế suất : 5% Tiền thuế GTGT: 16.303.551 Tổng cộng tiền thanh toán 342.374.563
Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm bốn hai triệu ba trăm bảy t nghìn năm trăm sáu ba nghìn đồng chẵn. Ngời mua hàng ( Ký, ghi rõ họ tên) Ngời bán hàng ( Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trởng đơn vị ( Ký, đóng dấu)
Nhận đợc hàng và hoá đơn GTGT đại diện phòng kĩ thuật cùng thủ kho kiểm tra quy cách, chất lợng, số lợng vật t. Sau khi kiểm tra tiến hành lập biên bản bàn giao vật t. Biên bản này do bộ phận quản lý vật t lập có đầy đủ các yếu tố nh: tên công ty, ngày tháng bàn giao, họ tên những ngời liên quan( thủ kho,
Hóa đơn giá trị gia tăng
Liên 2: Giao khách hàng Ngày 15 tháng 1 năm 2007
Mẫu số: 01 GTKT-3LL LM/2006B
0013760
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Kính Long Thành .… …
Địa chỉ: … ……….
Số tài khoản:……6211000258169( Ngân hàng đầu t và phát triển)……….
Điện thoại:(04) 8548096-Fax: 04(8548096)..MS: 2577039166… ……….
Họ tên ngời mua hàng:………
Tên đơn vị: Công ty Cổ Phần Sông Đà Thăng Long
Địa chỉ: Tòa nhà Sông Đà 165 đờng Cầu Giấy Phờng Dịch Vọng Cầu Giấy HN
Số tài khoản:………
Hình thức thanh toán: ………TM……MS: 0102993571… ………
STT Tên hàng hóa
DV
ĐV
T Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Kính an toàn
10.38mm trong suốt
M2 99,96 241.000 24.090.360
Cộng tiền 24.090.360
Thuế suất : 10% Tiền thuế GTGT: 2.409.036
Tổng cộng tiền thanh toán 26.499.396
Số tiền viết bằng chữ: Hai mơi sáu triệu bốn trăm chín chín nghìn ba trăm chín sáu đồng chẵn. Ngời mua hàng ( Ký, ghi rõ họ tên) Ngời bán hàng ( Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trởng đơn vị ( Ký, đóng dấu)
Cột 2: Tên quy cách. Chủng loại vật t. Cột 3: Đơn vị tính
Cột 4: Số lợng
Cột 5: Chất lợng vật t Cột 6: ghi chú
Công ty CP Sông Đà Thăng Long Cộng Hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam CT: TTTM Phong Phú Plaza Huế Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
Biên Bản bàn giao vật t
Hôm nay ngày 7 tháng 1 năm 2007 tại công trình TTTM Phong Phú Plaza chúng tôi gồm có:
A -Đại diện bên giao
1 . Ông ( Bà): …Nguyễn Thị Sơng Chức vụ: ..Nhân Viên…
2. Ông ( Bà) :………... Chức vụ:………
B -Đại diện bên nhận
1 .Ông (Bà): Phạm Văn Quảng… Chức vụ:..Thủ kho .…
2. Ông( bà):……….. Chức vụ:……….
C -Đại diện ngời kiểm tra:
1 . Ông ( Bà):..Trần Nguyên Dũng… Chức vụ: Kỹ thuật
2. Ông (Bà):……… Chức vụ:………
Cùng nhau tiến hành bàn giao các chủng loại vật t hàng hoá nh sau:
STT Tên chủng loại ĐVT Số lợng Chất lợng Ghi chú
1 2 3 4 5 6 1 2 3 Sắt phi 6 LD Sắt phi 8 LD Sắt phi 20 LD Kg Kg Kg 5.118 4338,3 31.679,716 Tốt Tốt Tốt Kết luận:
Đại diện bên giao Ngời kiểm tra Đại diện bên nhận
Biên Bản bàn giao vật t
Hôm nay ngày 15 tháng 1 năm 2007 tại kho xởng cửa UPVC Hà Nội chúng tôi gồm có: A -Đại diện bên giao
1 . Ông ( Bà): …Nguyễn Anh Đức Chức vụ: ..Nhân Viên…
2. Ông ( Bà) :………... Chức vụ:………
B -Đại diện bên nhận
1 .Ông (Bà): …Lê Hồng Thắm Chức vụ:..Thủ kho .…
2. Ông( bà):……….. Chức vụ:……….
C -Đại diện ngời kiểm tra:
1 . Ông ( Bà):..Trần Văn Nhân… Chức vụ: Kỹ thuật
2. Ông (Bà):……… Chức vụ:………
Cùng nhau tiến hành bàn giao các chủng loại vật t hàng hoá nh sau:
STT Tên chủng loại ĐVT Số lợng Chất lợng Ghi chú
1 2 3 4 5 6 1 Kính an toàn 10.38mm trong suốt M2 99.96 Tốt Kết luận:
Đại diện bên giao Ngời kiểm tra Đại diện bên nhận
Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, biên bản bàn giao vật t... ngời phụ trách vật t xem xét, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký kết, đúng chủng loại, chất lợng đảm bảo, đủ số lợng....thì hợp đồng nhập kho số vật liệu đó đồng thời lập thành 3 liên phiếu nhập kho:
Một liên giao cho ngời đã mua vật liệu để nhập vật liệu vào kho sau đó giao cho thủ kho, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho.
Một liên ghim vào hoá đơn chuyển sang kế toán nhập vật liệu để thanh toán. -Cột 2: thủ kho ghi số lợng thực nhập của từng loại vật t hàng hoá
-Cột 3: kế toán ghi đơn giá theo giá gốc vật liệu nhập kho trong hoá đơn GTGT. -Cột 4: ghi tổng số tiền của vật t nhập kho.
Đơn vị: Công ty Cổ Phần Sông Đà Thăng Long , Mẫu số: 01-VT CT: Khu phố TM plaza Huế ( Ban hành theo QĐ số 999-TC-QĐ-CĐKT Ngày 2/11/1996 của Bộ tài chính)
Phiếu nhập kho
Ngày 7 tháng 1 năm Số:…04…..
Nợ:………
Có: ………
-Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn Thị Sơng……….
-Theo HĐ số 7746 ngày 7 tháng 1 năm 2007 của công ty cổ phần Vinh Hằng 122 Trờng Chinh TP Huế
-Nhập tại kho : Số 1 CT TTTM Phong Phú Plaza Huế.
TT Tên nhãn hiệu quy cách pc
Mã số Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 3 Sắt phi 6 LD Sắt phi 8 LD Sắt phi 20 LD 020094 020107 020121 Kg Kg Kg 5.118 4338,3 31.679,716 5.118 4338,3 31.679,716 8.000 8.000 7.904,762 40.944.000 34.706.400 250.420.612 Cộng 326.071.000
Tổng số tiền viết bằng chữ: Ba trăm hai mơi sáu triệu không trăm bảy mốt nghìn mời hai đồng chẵn.
Ngày.7..thá ng 1..năm..07
Kế toán Thủ trởng Ngời giao hàng Thủ kho
Đơn vị: Công ty Cổ Phần Sông Đà Thăng Long , Mẫu số: 01-VT CT: Khu phố TM plaza Huế ( Ban hành theo QĐ số 999-TC-QĐ-CĐKT
Ngày 2/11/1996 của Bộ tài chính) Phiếu nhập kho Ngày 15 tháng 1 năm Số:…89….. Nợ:………. Có: ………
-Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn Anh Đức… …
-Theo HĐ số 13760 ngày 15 tháng 1 năm 2007 của công ty TNHH Kính Long Thành.
-Nhập tại kho : Xởng cửa UPVC Hà Nội TT Tên nhãn hiệu
quy cách pc
Mã số Đơn
vị
Số lợng Đơn giá Thành tiền
Theo CT Thực nhập 1 Kính an toàn 10.38mm trong suốt 160001 M2 99,96 99,96 241.000 24.090.360 Cộng 24.090.360
Tổng số tiền viết bằng chữ: Hai mơi t triệu chín mơi nghìn ba trăm sáu mơi đồng.
Ngày.15..th áng 1..năm..07
Kế toán Thủ trởng Ngời giao hàng Thủ kho Trờng hợp xuất vật liệu:
Khi vật liệu xuất để phục vụ thi công công trình ngời phụ trách vật t có trách nhiệm làm thủ tục xuất vật t.
Căn cứ vào kế hoạch sử dụng vật t, yêu cầu cung cấp vật t của ngời chỉ huy công trình đợc tính toán theo mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật, ngời phụ trách vật t lập ba liên phiếu xuất. Thờng thì bộ phận phụ trách vật t căn cứ vào tính chất, mức độ và tiến độ xây dựng và sản xuất để tiến hành xuất một tháng 5 đến 10 lần theo yêu cầu của đội sản xuất.
Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật t sản phẩm cùng một kho dùng cho một đối tợng hạch toán chi phí hoặc cùng mụch đích sử dụng. Phiếu xuất kho do bộ phận quản lý vật t lập thành 3 liên, một liên do bộ phận quản lý vật t giữ, một liên giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán, một liên giao cho ngời nhận vật t.
Theo yêu cầu cung cấp vật t ngày 6/1/2007 của ban chỉ huy công trình Huế thủ kho tiến hành xuất kho hai lần theo PXK03 và PXK04 số lợng cụ thể đ- ợc trình bày nh sau:
Đơn vị: Công ty cổ phần Sông Đà Thăng Long Mẫu số: 02-VT …