intổng hợp Hà Nội.
ý kiến 1: Lập biên bản kiểm nghiệm các loại vật liệu mua ngoài nhập kho.
Để đảm bảo tính xác thực của số liệu kế toán phục vụ cho công tác quản lý vật liệu, vật liệu mua về trớc khi nhập kho phải đợc kiểm nhận để xác định đợc số lợng, chất lợng, quy cách thực tế của vật liệu. Cơ sở để kiểm nghiệm là hoá đơn của ngời cung cấp.
Trong quá trình kiểm nghiệm, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hoá đơn hay hợp đồng mua bán thì ban kiểm nghiệm phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc xử lý về sau.
Trờng hợp vật liệu mua về đã qua kiểm nghiệm đảm bảo về số lợng và quy cách thì cũng phải lập biên bản kiểm nghiệm để xác định và làm căn cứ pháp lý khi có tranh chấp, kiện tụng,...
Ví dụ: Theo hợp đồng số 33335 ngày 23/01/2004, công ty mua của
công ty giấy Bãi Bằng 20.000tờ giấy cuộn 60 g khổ 79 đơn giá 312đ/kg. Thực tế kiểm nhận số lợng là 20.000kg đúng quy cách và đảm bảo chất l- ợng. Ban kiểm nghiệm lập biên bản kiểm nghiệm sau:
Biểu 3.1: Biên bản kiểm nghiệm
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - tự do - hạnh phúc
Biên bản kiểm nghiệm vật liệu nhập kho
Số: 10, Ngày 23 tháng 01 năm 2004 Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 33335 giữa
Bên bán : Công ty giấy Bãi Bằng Điạc chỉ : Phú Ninh – Phú Thọ Bên mua : Công ty in tổng hợp HN Địa chỉ : 67 Phó Đức Chính – Hà Nội
Về việc : công ty giấy Bãi Bằng bán giấy cho công ty in tổng hợp VN tại kho của công ty in tổng hợp, hai bên lập hợp đồng kiểm nghiệm gồm có:
ông Nguyễn Văn Hào : Đại diện bên bán – Uỷ viên Ông Lê Văn Hoàng : Đại diện bên mua – trởng ban
ông Đoàn Phúc Lập : Uỷ viên Bà Nguyễn Thanh Hoa : Uỷ viên
Hai bên cùng kiểm nghiệm số nguyên vật liệu mà công ty giấy Bãi Bằng giao cho công ty in tổng hợp Hà Nội và thống nhất đa ra kết luận về số nguyên vật liệu đảm bảo theo hợp đồng đã ký STT Tên quy cách, phẩm chất Mã số Đơn vị tính Số lợng
Kết quả kiểm nghiệm SL đúng quy cách Số lợng sai quy cách 1 Giấy cuộn 60g/m2 khổ 79 Tờ 20.000 20.000 0
Số lợng vật liệu trên đã đợc nhập kho công ty in tổng hợp Hà Nội ngày 23/01/2004
ý kiến 2: Xây dựng hệ thống danh điểm nguyên vật liệu:
Xây dựng hệ thống danh điểm nguyên vật liệu là để tạo thuận lợi cho việc ghi chép, tiết kiệm thời gian và giảm bớt công tác kế toán nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu ở công ty đa dạng về chủng loại, quy cách, mẫu mã, các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thờng xuyên nên khối lợng công tác kế toán rất nhiều phức tạp. Vì vậy để quản lý tốt và hạch toán một cách chính xác công ty phải tiến hành phân loại vật liệu một cách hợp lý và khoa học.
Việc phân loại nguyên vật liệu có thể dựa vào nội dung, công dụng kinh tế của từng thứ vật liệu để chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ, phế liệu....Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay, do cha đợc cơ giới hoá trong công tác kế toán nên việc phân loại nh trên cha đợc chi tiết gây khó khăn và mất nhiều thời gian của kế toán vật liệu. Chính vì vậy công ty cần lập thêm “Sổ danh điểm vật t” để đảm bảo cho công tác quản lý vật liệu dễ dàng chặt chẽ và thống nhất hơn, việc kiểm tra đối chiếu dễ dàng và dễ phát hiện sai sót. Đồng thời giúp cho việc hạch toán kế toán chính xác hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính toán, công tác kế toán vật liệu, góp phần giảm bớt khối lợng công tác kế toán, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời phục vụ yêu cầu quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh.
“Sổ danh điểm vật t” có thể mở bằng cách: Ký hiệu mỗi loại vật liệu theo nguyên tắc dựa vào số loại vật liệu, số nhóm vật liệu cho mỗi loại, dựa vào một số thứ vật liệu cho mỗi loại, số quy cách vật liệu cho mỗi thứ, nhng trên cơ sở phải đợc kết hợp với hệ thống tài khoản kế toán.
Cụ thể, có thể dựa vào số hiệu tài khoản cấp 2 đối với vật liệu để xây dựng bộ mã vật liệu cho công ty, mã các loại vật liệu gồm có :
-TK 1521: Nguyên vật liệu giấy
-TK 1522: Nguyên vật liệu làm bản in -TK 1523: Nguyên vật liệu mực
-TK 1524: Phụ tùng thay thế -TK 1525: Vật liệu phụ
-TK 1526: Phế liệu thu hồi
Trong mỗi loại vật liệu ta chia thành các nhóm và lập mã số cho từng nhóm. ở công ty, do vật liệu rất đa dạng về chủng loại cho nên có thể diễn tả nhóm Tài khoản cấp 2 bằng nhóm mã số đầu tiên gồm 4 chữ số, nhóm mã số thứ 2 biểu diễn nhóm vật liệu bằng 2 chữ số
VD: Giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 79x109 có thể ký hiệu là 15211
Thể hiện: 152: Nguyên vật liệu
1521: Nguyên vật liệu giấy
152101: Bãi Bằng60g/m2 khổ 79x109
Biểu 3.2: Sổ danh điểm vật liệu
Sổ danh điểm vật liệu
Tên nguyên vật liệu Mã số Đơn vị tính Ghi chú 1 2 3 4 1. Giấy 1521 Tờ Bãi Bằng 60g/m2khổ 79x109 152101 Tờ ... ... ... ... Tân Mai 59,2x83,2 152129 Tờ 2. Bản in 1522 Tấm Bản 16 trang Zaia 152201 Tấm Bản 8 trang Ko 152202 Tấm Bản 8 trang Pol 152203 Tấm Bản 4 trang Goto 152204 Tấm 3. Mực 1523 Kg
Đen Trung Quốc 152301 Kg
... ... ... ...
Đỏ Tây Ban Nha 152324 Kg
... ... ... ...
ý kiến 3: Doanh nghiệp có sổ chi tiết theo dõi vật t nhng cha thể hiện
đúng chức năng của nó, bên cạnh đó DN còn sử dụng sổ xuất vật t, sổ nhập vật t, sổ xuất giấy + bản in riêng. Nh vậy là sổ kế toán chi tiết vật t khá phức tạp và cha có hiệu quả cao. DN nên lập lại sổ chi tiết vật t, còn sổ xuất vật t, sổ nhập vật t coi nh một bảng kê các chứng từ nhập, xuất vật t.
Biểu 3.3: Sổ chi tiết vật t, sản phẩm, hàng hoá
Sổ chi tiết vật t, sản phẩm, hàng hoá
Năm 2004 Tài khoản: 1521 : Nguyên vật liệu giấy
Tên, quy cách vật liệu : Giấy Bãi bằng 60g/m247x59 Mã số vật liệu : 152103 Đơn vị tính : 1000đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 01/01 SD đầu năm 14 110 1540 20 13/01 Mua nhập kho 111 15 200 3000 ... ... ... ... ... ... ... ...… ... ... ... 35 27/01 Xuất cho SX 6211 15,5 100 1550 31/01 SD cuối kỳ 15 210 3150 Ngày 31 tháng 01 năm 2004 Ngời ghi sổ Kế toán trởng
Sổ đợc mở theo từng tài khoản, theo từng kho và theo từng thứ vật liệu. Sổ trên đợc mở cho loại giấy Bãi Bằng. Sổ chi tiết cung cấp cho ngời cần thông tin một lợng thông tin đầy đủ, chính xác về tình hình biến động của từng loại vật liệu về cả số lợng và giá trị. Ngoài việc cung cấp thông tin cho kế toán vật liệu, sổ chi tiết còn cung cấp số liệu chính xác cho kế toán tính giá thành phục vụ cho công tác tính giá. Với mẫu sổ nh trên nó đã thể hiện đúng chức năng của nó.
Phòng sản xuất kỹ thuật dựa trên số tồn kho trên sổ chi tiết để lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị ảnh hởng. Trong khi “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu” theo dõi nhập, xuất,
tồn một cách tổng hợp tất cả các loại vật t trong công ty thì sổ chi tiết theo dõi chi tiết theo từng loại vật t, giúp cho việc hạch toán chi tiết theo vật liệu theo ph- ơng pháp thẻ song song chính xác và hiệu quả hơn.
ý kiến 4: Để hạch toán nguyên vật liệu một cách chính xác và cung cấp
thông tin một cách kịp thời thì với các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu doanh nghiệp nên hạch toán ngay theo giá tạm tính. Cuối tháng khi đã tính đợc giá bình quân của nguyên vật liệu thì tiến hành điều chỉnh sau, khi đó mọi thông tin đều kịp thời và chính xác.
ý
kiến 5: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Do yêu cầu đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất nên trong kho vật liệu luôn có một mức dự trữ nhất định. nguyên vật liệu chính của công ty là giấy và mực in là những loại vật liệu khó bảo quản và dễ h hỏng, kém phẩm chất. mặt khác, các thông tin từ tổng công ty giấy Việt Nam cho thấy giá sẽ giảm nhiều. Để có thể chủ động bù đắp tổn thất do việc giảm giá nguyên vật liệu tồn kho gây ra, công ty nên trích lập một khoản dự phòng.
Vào thời điểm cuối kỳ kế toán, công ty phải lập hội đồng để thẩm định mức giảm giá vật t tồn kho. Trên cơ sở đó xác định mức dự phòng cần trích lập.
Mức dự phòng cần trích lập đợc xác định dựa trên lợng vật t tồn kho giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm; mức chênh lệch giữa giá ghi sổ kế toán và giá thực tế trên thị trờng tại thời điểm đó.
Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật t bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho và Bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ chi tiết để hạch toán vào giá vốn hàng bán của doanh nghiệp.
Việc hạch toán dự phòng giảm giá vật t tồn kho đợc thực hiện qua TK159 và các TK 632
Chi phí dự phòng đợc phản ánh vào giá vốn hàng bán Nợ TK 632:
Cuối năm sau, xác định mức cần trích cho năm kế hoạch và tiến hành trích bổ sung hoặc hoàn nhập phần chênh lệch vào thu nhập của năm báo cáo:
Mức dự phòng cần trích lớn hơn mức đã trích năm trớc: Nợ TK 632: Trích bổ sung phần chênh lệch
Có Tk 159:
Mức dự phòng cần trích nhỏ hơn mức đã trích năm trớc: Nợ TK 159
Có Tk 632: Ghi giảm giá vốn hàng tồn kho
ý kiến 6 : Doanh nghiệp không tập hợp chi phí sản xuất cho từng đơn đặt
hàng do đó nguyên vật liệu đợc phân bổ một cách tổng quát nhất đó là phân bổ thành chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chúng ta sẽ không tính đợc lãi hay lỗ cho một đơn đặt hàng cụ thể. Tuy nhiên, không phải toàn bộ đơn đặt hàng của doanh nghiệp đều có giá trị lớn do vậy doanh nghiệp nên tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng đơn đặt hàng, còn các chi phí khác thì phân bổ theo một tiêu thức nhất định một cách hợp lý. Chi phí vật liệu giấy cũng cần tính riêng cho sản xuất hay cho quản lý doanh nghiệp. Chỉ có nh vậy thì việc phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mới có hiệu quả.
ý kiến 7 : Công ty in tổng hợp Hà Nội là một trung tâm in lớn của Sở Văn
hoá - thông tin thành phố Hà Nội, quy mô sản xuất kinh doanh ngày càng đợc mở rộng, công tác kế toán do đó ngày càng nhiều. Việc thực hiện kế toán thủ công sẽ mất nhiều thời gian và tính chính xác không cao và không đảm bảo tiến độ, một số nghiệp vụ đợc phản ánh trùng lắp ở các phần hành. Trong điều kiện nh vậy, việc áp dụng phần mềm kế toán có rất nhiều u điểm nh: nhập, sửa chứng từ thuận tiện; truy cập số liệu nhanh, chính xác; giảm khối lợng công việc cho nhân viên kế toán.
Công ty nên thúc đẩy nhanh quá trình vi tính hoá công tác kế toán, lựa chọn một phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm hạch toán kế toán tại đơn vị mình, đào tạo nhân viên kế toán.
Kết luận
Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng trong công tác quản lý nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất nói chung và ở công ty in tổng hợp Hà Nội nói riêng, hơn thế nữa hạch toán kế toán có vai trò to lớn trong quản lý kinh tế.
Để phát huy vai trò của mình một cách có hiệu lực, đòi hỏi việc tổ chức công tác kế toán phải không ngừng đổi mới sao cho phù hợp và đáp ứng đợc yêu cầu quản lý. Đặc biệt, công tác kế toán nguyên vật liệu phải luôn đ- ợc cải tiến và hoàn thiện về hình thức tổ chức bộ máy và hình thức kế toán áp dụng để phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời một cách toàn diện về tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu.
Qua thời gian tìm hiểu thực tế của công ty in tổng hợp Hà Nội em thấy công ty in đã tổ chức, sắp xếp và dần đa công tác kế toán nguyên vật liệu đi vào nề nếp, góp phần mang lại hiệu quả cho hoạt động quản lý cũng nh hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, để công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng thực sự trở thành công cụ quản lý kinh tế và hiệu quả đòi hỏi công ty phải tìm ra giải pháp hữu hiệu hơn nữa nhằm kiện toàn tổ chức công tác kế toán một cách khoa học vừa đảm bảo phù hợp với điều kiện thực tế ở công ty, vừa đúng theo chế độ kế toán mới ban hành.
Quá trình thực tập tại công ty cũng giúp em tích luỹ đợc nhiều kinh nghiệm, tạo điều kiện để em hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình. Tuy nhiên do thời gian có hạn và kinh nghiệm còn hạn chế nên luận văn tốt nghiệp của em không tránh khỏi những thiếu sót kính mong đợc sự góp ý của thầy giáo Trần Quý Liên để chuyên đề thực tập của em đợc hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo và các cán bộ phòng kế toán – tài vụ công ty in tổng hợp Hà Nội.
Danh mục tài liệu tham khảo
1. TS. Nguyễn Thị Đông (Chủ biên).
Lý thuyết hạch toán kế toán (NXB Tài chính tháng 11/1997). 2. TS. Đặng Thị Loan (Chủ biên).
Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp (NXB Giáo dục tháng 11/1996 – Trờng đại học kinh tế quốc dân).
3. PGS.TS. Phạm Thị Gái (Chủ biên).
Phân tích hoạt động kinh doanh (NXB Giáo dục Khoa kế toán – Trờng đại học kinh tế quốc dân Hà Nội).
4. TS. Phạm Văn Dợc - Đặng Kim Cơng (Đồng chủ biên). Hớng dẫn thực hành chế độ kế toán mới (NXB Thống kê).
5. Tổ chức hạch toán kế toán (NXB Giáo dục tháng 11/1999 – Trờng ĐHKTQDHN)
6. Phân tích hoạt động kinh doanh (Bộ môn kế toán quản trị và PTHĐKD – NXB thống kê).
7. TS. Nguyễn Minh Phơng – TS. Nguyễn Thị Đông (Đồng chủ biên). Giáo trình kế toán quốc tế (NXB thống kê).
8. Tạp chí kế toán các năm 2000;2001;2002;2003. 9. PTS. Chu Minh Hảo (Chủ biên).
Kiểm tra tài chính trong các doanh nghiệp (NXB chính trị quốc gia). 10. GS.TS. Nguyễn Quang Quynh (Chủ biên).
Lý thuyết kiểm toán (NXB tài chính).
11. Hớng dẫn thực hành ghi chép chứng từ và sổ sách kế toán trong các loại hình doanh nghiệp (Bộ tài chính – Nhà xuất bản tài chính).
12. Một số tài liệu khác:
- Các báo cáo liên quan đến kế toán nguyên vật liệu công ty in tổng hợp Hà Nội.
- Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán công ty in tổng hợp Hà Nội quý 4 năm 2003.
ý kiến nhận xét của giáo viên hớng dẫn ……… ……… ………. ……… ……… ………. ……… ……… ………. ……… ……… ………. ……… ……… ………. ……… ……… ………. ……… ……… ………. ……… ……… ………. ……… ……… ………. ……… ………
ý kiến nhận xét của giáo viên phản biện ……… ……… ………. ……… ……… ………. ……… ……… ………. ……… ……… ………. ……… ……… ………. ……… ………