1. Khái quát chung về công ty intổng hợp Hà Nội
1.4.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty in tổng hợp Hà Nội xây dựng hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ tài chính và thực hiện sửa đổi bổ sung theo Thông t số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ tài chính về “Hớng dẫn kế toán thực hiện 4 chuẩn mực kế toán”.
Tại công ty kế toán sử dụng các tài khoản sau để theo dõi tổng hợp nguyên vật liệu:
TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
Tài khoản này có các tài khoản cấp hai nh sau: TK 1521: Nguyên vật liệu giấy
TK 1522: Nguyên vật liệu làm bản in TK 1523: Nguyên vật liệu mực
TK 1526: Vật liệu điện TK 1527: Phế liệu thu hồi
TK 151: Hàng mua đang đi đờng. 1.4.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán.
Công ty lựa chọn hình thức sổ “Chứng từ ghi sổ– ” và hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Công tác kế toán đợc thực hiện thủ công. Mỗi nhân viên kế toán phụ trách một phần hành kế toán cụ thể.
Hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập “chứng từ ghi sổ”. Căn cứ vào “chứng từ ghi sổ” để ghi vào “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”, sau đó đợc dùng để ghi vào “sổ Cái”. Các chứng từ gốc sau khi đợc làm căn cứ lập “chứng từ ghi sổ” đợc dùng để ghi vào “sổ, thẻ kế toán chi tiết”.
Cuối kỳ phải khoá sổ và tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số D của từng tài khoản trên “sổ Cái”. Căn cứ vào “sổ cái” để lập “Bảng cân đối số phát sinh”
Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên “sổ Cái” và “Bảng tổng hợp chi tiết” (đợc lập từ sổ kế toán chi tiết) đợc dùng để lập các báo cáo tài chính.
Công tác kế toán phải đảm bảo quan hệ đối chiếu kiểm tra: Phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”. Tổng số d Nợ và tổng số d Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số d của từng tài khoản tơng ứng trên “Bảng tổng hợp chi tiết”.
Công ty áp dụng niên độ kế toán theo năm, năm kế toán trùng với năm dơng lịch (Từ 01/01 đến 31/12). Kỳ kế toán doanh nghiệp áp dụng theo quý.
• Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Thẻ kho; sổ theo dõi chi tiết nguyên vật liệu; bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu; bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; sổ chi tiết thanh toán với khách hàng.
1.4.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán.
Cuối kỳ kế toán thực hiện tổng hợp số liệu cung cấp cho cấp trên và các đơn vị có liên quan. Kế toán phải lập các báo cáo theo quy định của Bộ tài chính: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính.
Báo cáo kết quả kinh doanh công ty lập theo quý còn thuyết minh báo cáo tài chính thì lập định kỳ 6 tháng.
Báo cáo quản trị đợc lập thờng xuyên nhằm đáp ứng nhu cầu quản trị và cung cấp thông tin cho việc lên các báo cáo tài chính. Bao gồm: Báo cáo sử dụng vật t, báo cáo thanh toán với khách hàng....
2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà Nội. tổng hợp Hà Nội.
2.1. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại công ty.
2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu.
Đặc điểm sản xuất của công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng nên chủng loại sản phẩm rất đa dạng và phong phú. Mỗi đơn đặt hàng khác nhau thì có yêu cầu về hình thức, mẫu mã sản phẩm khác nhau và sản xuất đến đâu thì tiêu thụ ngay đến đó.
Là loại hình sản xuất in ấn nên nguyên vật liệu chính của công ty phục vụ việc chế tạo sản phẩm là giấy và mực. Đây là 2 loại vật liệu quan trọng hàng đầu của công ty. Hiện nay trên thị trờng 2 loại này rất sẵn, giá cả ít biến động, chủng loại lại đa dạng, phong phú, việc thu mua lại thuận tiện nên công ty không phải nhập khẩu từ nớc ngoài. Ngoài ra công ty còn tận dụng đợc nguyên vật liệu từ trong sản xuất nh: Giấy tiết kiệm, phế liệu... Tuy nhiên nguồn nhập vẫn khai thác trên thị trờng theo giá thoả thuận, tất cả các nguyên vật liệu đều đợc bảo
quản tốt trong kho và có sự quản lý chặt chẽ. Phơng thức mua của công ty theo hình thức cung cấp thờng xuyên theo nhu cầu mặt hàng. Thông thờng khi mua vật t bên bán sẽ vận chuyển và bốc dỡ tới tận kho theo đúng chất lợng và mẫu mã yêu cầu.
2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu.
Căn cứ vào nội dung kinh tế và chức năng của mỗi loại vật liệu, đồng thời đảm bảo quản lý một cách khoa học, nguyên vật liệu của công ty đợc phân loại nh sau:
•Nguyên vật liệu chính: Gồm các loại nguyên vật liệu tham gia trực tiếp
vào quá trính sản xuất để tạo ra sản phẩm của công ty là các trang in ấn phẩm. Nguyên vật liệu chính gồm có các loại sau:
+ Các loại giấy: Giấy in là loại vật liệu chính , chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị sản xuất và dễ bị giảm phẩm chất. hiện nay công ty sử dụng trên dới 60 loại giấy có nhiều khổ và kích cỡ khác nhau: giấy offset, cutxê, đuplech, ... giấy của các công ty Bãi bằng, Hồng Hà,... với các loại có kích cỡ khác nhau. Song công ty chủ yếu sử dụng giấy của công ty Giấy Bãi Bằng.
- Giấy Bãi Bằng 60gm (đơn vị: Tờ) có các khổ: 79x109; 43x65; 47x59; 493x605; 60x84; 42x52; 34x64; 45x84; 46x63; 44x59; 49x65; 493x545
- Giấy IS 92 (đơn vị: Tờ) có các khổ: 416x592; 632x832; 57x84; 54x78; 42x53.
- Cutxe các loại (đơn vị: Tờ): 85gm, 115gm, 150gm, 230gm khổ 79x109; 230gm, 250gm, 150gm, 200gm khổ 65x56; 200gm khổ 79x109; 250 gm khổ 70x100. Cutxe Mas 140gm khổ 79x109, 85gm khổ 43x58. Cutxe 240gm khổ 56x71. Bist 230gm 79x109. Giấy Cacbon.
- Các loại giấy khác (đơn vị: Tờ): Poluya TQ 79x109; Đuplex 79x109; Bìa xanh 79x109; bìa Hàn Quốc; Đềcan 26x52; Ktan 140gm 79x109; Ktan 210gm 79x109; Bìa xanh 61x84; Bìa vàng 61x84; Việt Trì 58gm 79x109; 60x84; 615x87; Tân Mai 416x592; 592x832.
+ Mực (đơn vị: Kg): Có 24 loại mực in khác nhau bao gồm: Đen TQ; đen Nhật; vàng TQ; vàng Đức; vàng Nhật; vàng Nam Triều Tiên; xanh TQ; xanh Đức;
trắng trong TQ; nhũ bạc Anh; nhũ vàng Anh; mực khô TQ; nhũ trắng TQ; mực phản quang; trắng đục T. Bình; mực vàng TBN; mực đỏ TBN.
+ Các bản in (đơn vị: Tấm): Đợc làm bằng nhôm, có nhiều cỡ, khổ khác nhau và chủ yếu đợc mua tại thị trờng trong nớc, bao gồm: Bản 16 trang Zai; Bản 8 trang Ko; Bản 8 trang Pol; Bản 4 trang Goto.
• Nguyên vật liệu phụ: Là đối tợng lao động không cấu thành nên thực
thể sản phẩm nhng nguyên vật liệu phụ có tác dụng hỗ trợ nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất các loại sản phẩm bao gồm rất nhiều loại: Thuốc tut bản(lọ); keo PVA(kg); keo Nhật(kg); keo Sơdừa(kg); axit Phôtphoric(kg); dây thép(kg); mỡ CN(kg); xà phòng(kg); axeton(lít); dầu pha mực(lít); keo dán pisa(lọ); lỡi ca tay(cái); gang tay cao su(đôi); dầu HD40(lít); gôn(kg); kéo(cái); lót dao(cái); xô màn(m); dầu CN46(lít); chỉ khâu(cuộn)....
• Vật liệu điện (đơn vị: Cái) gồm các loại: Đèn ống 1m2; 0m6; đèn tròn 70w-220v; 30w-220v; bóng đèn mắt thần Ko; cầu dao 3pha; dây cáp 3pha; bóng Halozen; bóng tủ lạnh; stắcte; cánh quạt nhựa; đui đèn ống; phích cắm; dây điện đôi.
• Phụ tùng thay thế: Gồm các chi tiết của máy móc thiết bị nh máy in,
máy dao, máy khâu,...nh: Lỡi dao 1m3, 1m52(con); Bánh tăng máy in(cái); vòng bi các loại(vòng); cao su ốp các máy poll, máy goto, máy zamaland, máy komori, dây curoa Goto, xích MT50, xích Đông Anh, xích MT50, xích 10FT, dây curoa A19 máy gấp, dây băng 35m, dây băng 25m,...
• Vật liệu thu hồi: bao gồm giấy in hỏng, lõi giấy, giấy xớc bên ngoài
không sử dụng đợc, lề giấy, nhôm hỏng đợc thu hồi để bán...
2.1.3. Đánh giá nguyên vật liệu.
• Nhập kho nguyên vật liệu.
Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ, nguyên vật liệu nhập kho đợc tính theo giá thực tế. Công ty thờng mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp thờng xuyên và với số lợng lớn nên chi phí vận chuyển, bốc dỡ thờng do
bên bán chịu. Do vậy mà giá nguyên vật liệu nhập kho là giá không thuế trên hoá đơn giá trị gia tăng do ngời bán lập.
• Xuất kho nguyên vật liệu
Tại công ty in tổng hợp Hà Nội giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho là giá bình quân cả kỳ dự trữ, căn cứ vào sổ chi tiết của từng nguyên vật liệu.
Căn cứ vào giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ kế toán xác định giá bình quân của một nguyên vật liệu. Căn cứ vào lợng nguyên vật liệu xuất trong kỳ và giá bình quân để tính giá thực tế của vật liệu xuất kho.
Giá thực tế của Giá bình quân Số lợng nguyên vật liệu = của một x vật liệu
xuất kho nguyên vật liệu xuất kho
Giá bình quân của mỗi nguyên vật liệu đợc tính nh sau:
Giá bình quân Giá thực tế tồn đầu kỳ + Tổng giá thực tế nhập trong kỳ của một = --- nguyên vật liệu Số lợng tồn đầu kỳ + Tổng số lợng nhập trong kỳ
2.2. Tổ chức kế toán ban đầu nguyên vật liệu tại công ty.
• Thủ tục nhập kho:
Phòng kế hoạch sản xuất có nhiệm vụ cung ứng vật t và phát hành sản phẩm. Định kỳ (hàng tháng), phòng kế hoạch sản xuất dựa trên các hợp đồng kinh tế đã đợc ký kết cùng với định mức cung ứng vật t của doanh nghiệp để lập kế hoạch mua vật t. Cán bộ thu mua vật t có nhiệm vụ tìm kiếm nguồn hàng, tiến hành các giao dịch và ký hợp đồng mua hàng. Sau đó phòng sản xuất kỹ thuật lập phiếu đặt mua vật t theo mẫu sau:
Biểu 2.2: Phiếu đặt mua vật t
Công ty in tổng hợp HN Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Phòng SXKT Độc lập – tự do – hạnh phúc
phiếu đặt mua vật t
STT Tên hàng mua Chủng loại Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền Ngời mua Ngời bán Ngời nhận Ghi chú 1 Mực xanh Đức B1 Kg 100 61.600 6.160.00 0 Ô. Hào Cty nhựa B. Hợp DT 2 Mực phát quang Liksin Kg 19 770.000 14.630.00 0 Ô. Tuấn Mực SG B. Hợp DT 3 Giấy HVT 90 74x109 Tờ 10.00 0 260 2.600.00
0 Ô. Hào B.Yến
B.
Hợp DT
Ngày 26 tháng 11 năm 2003 Giám đốc duyệt Kế toán trởng Trởng phòng sản xuất kinh doanh
Khi các thoả thuận mua bán giữa công ty và nhà cung cấp hoàn tất , đến thời điểm ghi trong hợp đồng bên bán tiến hành chuyển giao số nguyên vật liệu đã thoả thuận đến cho công ty kèm theo hoá đơn giá trị gia tăng.
Ví dụ: Ngày 26 tháng 11 năm 2003, bộ phận thu mua nguyên vật liệu của công ty
nhựa Việt Nam. Công ty nhận đợc hoá đơn giá trị gia tăng theo mẫu sau:
Biểu 2.3: Hoá đơn giá trị gia tăng
Hoá đơn GTGT
số: ...36706...
Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày..26..tháng ..11..năm..2003... Đơn vị bán : Công ty nhựa Việt Nam
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Văn Hào
Đơn vị : Công ty in tổng hợp HN Hình thức thanh toán : Bằng tiền mặt
STT Tên vật t Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền (Đồng) 1 Mực đen Zikhang Kg 100 40.000 4.000.000 2 Mực đỏ Zikhang Kg 100 54.000 5.400.000 3 Mực xanh Zikhang Kg 100 56.000 5.600.000 Cộng tiền hàng 15.000.000
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 1.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán 16.500.000 Số tiền (bằng chữ): Mời sáu triệu năm trăm ngàn đồng chẵn
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị. Doanh nghiệp mua theo hình thức trọn gói nên giá của số mực trên đã bao gồm cả chi phí mua mà công ty nhựa Việt Nam đã chi trả, nên giá trị của số mực trên chỉ bao gồm giá trị ghi trên hoá đơn.
Hoá đơn giá trị gia tăng là chứng từ đầu tiên để kế toán có thể ghi nhận nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu, số liệu trên hoá đơn giá trị gia tăng là căn cứ cho việc ghi phiếu nhập kho, sổ chi tiết theo dõi thanh toán với ngời bán (mua chịu), sổ chi tiết TK 111, 112....
Nguyên vật liệu mà doanh nghiệp mua về thờng đợc nhập kho ngay không qua kiểm nghiệm, thủ kho chỉ kiểm tra một số chỉ tiêu có thể thấy ngay đợc bởi vì các bạn hàng của doanh nghiệp là thờng xuyên và có uy tín, tuy nhiên với những nguyên vật liệu có thể thấy ngay đợc sự sai phạm về chất lợng cũng nh các chỉ tiêu kỹ thuật khác thì doanh nghiệp yêu cầu ngời bán đổi số nguyên vật liệu không đạt yêu cầu đó. Căn cứ vào hoá đơn trên, thủ kho tiến hành nhập kho và phòng sản xuất kỹ thuật lập phiếu nhập kho nh sau:
Biểu 2.4: Phiếu nhập kho
Công ty in tổng hợp HN
Phiếu Nhập kho Số ..25..
Ngày..26..tháng..11..năm..2003.. Nợ: TK1523 Có: TK111 Họ tên ngời giao hàng : Công ty nhựa Việt Nam
Theo hoá đơn số: 36706 Ngày 26 tháng 11 năm 2003 Nhập tại kho : Mực ST T Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t Đơn vị tính Số lợngTheo Ctừ Thực nhập 1 Mực đen Zikhang Kg 100 100 40.000 4.000.000 2 Mực đỏ Zikhang Kg 100 100 54.000 5.400.000 3 Mực xanh Zikhang Kg 100 100 56.000 5.600.000 Cộng x x x x 15.000.000 Thành tiền 15.000.000 Ngày 26 tháng 11 năm 2003 Trởng phòng SXKT Ngời giao hàng Thủ kho
Phiếu Nhập kho đợc lập thành 2 liên, một liên đợc lu tại phòng sản xuất kỹ thuật, một liên chuyển cho Thủ kho. Thủ kho dựa vào hoá đơn giá trị gia tăng và phiếu nhập kho để vào Thẻ kho số lợng vật t thực nhập. Sau đó phiếu nhập kho đ- ợc chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán.
• Thủ tục xuất kho.
Từ các hợp đồng kinh tế đã đợc ký kết. Phòng sản xuất kỹ thuật tiến hành tính toán, từ đó tính ra mức tiêu hao giấy; bản in và các chỉ tiêu khác. Trên cơ sở những tính toán đó phòng sản xuất kỹ thuật viết Lệnh sản xuất theo mẫu sau:
Biểu 2.5: Lệnh sản xuất
Công ty in tổng hợp HN
Lệnh sản xuất
Trởng phòng SX Ngời lập phiếu Số hợp đồng Ngày đa SX : 08/12/03 Ngày trả hàng: 20/12/03
Tên tài liệu: _ _ Sổ xố lô tô 2000đ_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Khách hàng: _ Công ty SXKT Hà Giang_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _Phiếu xuất giấy:_ _231_ _ _ _ _ Số lợng thành phẩm: _ 100.000 vé_ _Số màu in:_ _4/1_ _ _ _Số mặt in: _ _ _ _ 2 _ _ _ _ _ _ _ Khổ thành phẩm: _ _ _ _6,9x15_ _ _ _Số bát in (trang): 28 bát_ Khổ in: _ _ _ _ _49,3x60,5 _ _ Loại giấy:_ _ _ _ _ _ Bãi Bằng 60_ _ _Số lợng giấy in: 3.830_ Số lợng bù hao _ _ _258 _ _ _ _ Chữ điện tử: - Can cũ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _- Sắp ký hiệu TQ33 ---> TQ 37 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _- Sắp ngày :..../..../2004 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Bình chế bản - Mặt sau: 1B (28 bát) đỏ (chung 2000đ) _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _