1. Khái quát chung về công ty intổng hợp Hà Nội
1.3. Đặc điểm quy trình sản xuất kinh doanh
Xuất phát từ đặc điểm ngành in nói chung, của công ty nói riêng, sản phẩm sản xuất phải trải qua nhiều khâu gia công liên tiếp, trong chu trình khép kín theo chơng trình nhất định mới cho ra thành phẩm. Mỗi sản phẩm, hoá đơn, chứng từ, biên bản, ấn chỉ... từ khi bắt đầu sản xuất cho tới khâu hoàn thiện phải trải qua một trong hai chu trình sau đây:
Công nghệ in Offset: Dây chuyền công nghệ này sản xuất những sản
phẩm mang tính chất phức tạp nh các tạp chí, sách báo, biểu mẫu kế toán, vé số...
Công nghệ in Typo: Dây chuyền này sản xuất những sản phẩm có số nháy
nh xổ số
Các giai đoạn công nghệ cần thực hiện để thực hiện in Offset:
Giai đoạn sắp chữ trên vi tính: Có nhiệm vụ tạo mẫu cho từng loại sản phẩm, đánh ký tự lên bảng in bằng máy in laser trên bản nhôm và kiểm tra hoàn chỉnh xong sẽ chuyển sang phòng làm phim.
Giai đoạn làm phim thiết kế kích thớcđể chọn dơng bản hợp lý.
Giai đoạn tạo bản nhôm và phôi bản: tạo ra các bản nhôm và phôi bản nhôm từ các dơng bản để vào máy in.
In Offset: thực hiện in Offset với những sản phẩm phức tạp đòi hỏi công nghệ cao. Các sản phẩm của giai đoạn này có thể chuyển sang in Typo để tiếp tục in hoàn thiện.
Phân xởng in Typo thực hiện các giai đoạn công nghệ sau:
Sắp chữ thủ công: Các công nhân sắp chữ trên khuôn theo nội dung cần in do phòng kỹ thuật sản xuất chuyển sang.
Đúc bản in: Đối với những sản phẩm cần in với số lợng lớn, in nhiều lần thì mới đúc bản chì để tránh sự hao mòn khuôn chữ. Bản in đợc đúc bằng nhôm.
In Typo: Công nhân làm nhiệm vụ gắn vào máy in Typo các bản chì để in ra các bản in theo mẫu. Ngoài ra, giai đoạn này còn thực hiện in số nhẩy cho tất cả các sản phẩm quản lý bằng số nhảy nh biên lai, hoá đơn, các loại vé do giai đoạn in Offset chuyển sang.
Hoàn thiện thành phẩm: Phân xởng này có tỷ lệ công nhân lớn, có nhiệm vụ hoàn thiện các tờ in do giai đoạn in Offset chuyển sang nh nhặt xếp bằng các liên cùng một loạt số nhảy thành các quyển, gấp sách, bao keo quét hồ dán. Quy trình sản xuất kinh doanh của công ty đợc khái quát bằng sơ đồ sau:
công nghệ in Offset Sắp chữ trên vi tính Chuẩn bị mẫu phim Bình bản Phơi bản Công nghệ in Typo Sắp chữ thủ công Đúc bản chì Tài liệu in In Offset In Typo
Sơ đồ 2.2: Quy trình công nghệ sản xuất tại công ty in tổng hợp Hà Nội 1.4. Tổ chức công tác kế toán.
1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán ở công ty in tổng hợp Hà nội đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến với mô hình kế toán tập trung, gồm 6 nhân viên kế toán mỗi nhân viên có các chức năng nhiệm vụ riêng.
Sơ đồ 2.3: Bộ máy kế toán tại công ty In tổng hợp Hà Nội. Nhiệm vụ của mỗi nhân viên kế toán:
Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp, kế toán chi phí giá thành Kế toán TSCĐ Kế toán tiêu thụ và thanh toán
Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
Kế toán
Kế toán trởng: Là ngời quản lý bao quát toàn bộ công việc kế toán của
công ty, có quyền quyết định và kiểm tra giám sát mọi công việc trong phòng kế toán, tham gia cho giám đốc về các phơng án, chiến lợc kinh doanh, tham gia những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Kế toán trởng là ngời chịu trách nhiệm trớc giám đốc về các vấn đề tài chính, kế toán của công ty. Kế toán trởng còn kiêm kế toán tổng hợp nên còn có nhiệm vụ tổng hợp, cân đối sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính định kỳ, tăng cờng bảo vệ tài sản và tiền vốn.
Kế toán tiêu thụ và thanh toán: Làm nhiệm vụ thanh toán các khoản
công nợ với ngời mua và ngời bán. Xác định kết quả kinh doanh. Thanh toán tiền lơng và các chế độ khác với cán bộ công nhân viên. Đồng thời theo dõi doanh thu bán hàng của công ty.
Kế toán vật t: Theo dõi quá trình cung cấp nguyên vật liệu, cung cụ dụng
cụ và việc sử dụng vật t vào quá trình sản xuất. Theo dõi quá trình thu mua nguyên vật liệu.
Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng: Theo dõi và tính toán các
khoản phải trả cho cán bộ công nhân viên, tính toán bảo hiểm xã hội. Phân bổ tiền lơng của lao động gián tiếp vào chi phí sản xuất chung.
Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình biến động của tài sản cố
định, trích khấu hao, phân bổ khấu hao, và theo dõi các nguồn bù đắp cho việc hình thành tài sản cố định. Đồng thời kế toán tài sản cố định còn theo dõi TK112- Tiền gửi ngân hàng”. Theo dõi việc thanh toán với khách hàng thông qua hệ thống ngân hàng.
Thủ quỹ: Theo dõi thu, chi tại quỹ tiền mặt của công ty. Lập phiếu thu,
phiếu chi và quản lý quỹ tiền mặt của công ty.
Công ty vận dụng thống nhất theo hệ thống danh mục chứng từ do bộ tài chính ban hành. Việc lập chứng từ phải có căn cứ rõ ràng, hợp lý, không lập một cách tuỳ tiện. Các chứng từ liên quan đến kế toán nguyên vật liệu bao gồm:
- Các dự trù mua vật t.
- Phiếu đặt mua vật t.
- Hoá đơn giá trị gia tăng.
- Phiếu nhập kho.
- Lệnh sản xuất.
- Phiếu xuất giấy + bản in.
- Phiếu đề nghị xuất vật liệu.
- Phiếu xuất kho.
- Thẻ kho.
1.4.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Công ty in tổng hợp Hà Nội xây dựng hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ tài chính và thực hiện sửa đổi bổ sung theo Thông t số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ tài chính về “Hớng dẫn kế toán thực hiện 4 chuẩn mực kế toán”.
Tại công ty kế toán sử dụng các tài khoản sau để theo dõi tổng hợp nguyên vật liệu:
TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
Tài khoản này có các tài khoản cấp hai nh sau: TK 1521: Nguyên vật liệu giấy
TK 1522: Nguyên vật liệu làm bản in TK 1523: Nguyên vật liệu mực
TK 1526: Vật liệu điện TK 1527: Phế liệu thu hồi
TK 151: Hàng mua đang đi đờng. 1.4.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán.
Công ty lựa chọn hình thức sổ “Chứng từ ghi sổ– ” và hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Công tác kế toán đợc thực hiện thủ công. Mỗi nhân viên kế toán phụ trách một phần hành kế toán cụ thể.
Hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập “chứng từ ghi sổ”. Căn cứ vào “chứng từ ghi sổ” để ghi vào “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”, sau đó đợc dùng để ghi vào “sổ Cái”. Các chứng từ gốc sau khi đợc làm căn cứ lập “chứng từ ghi sổ” đợc dùng để ghi vào “sổ, thẻ kế toán chi tiết”.
Cuối kỳ phải khoá sổ và tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số D của từng tài khoản trên “sổ Cái”. Căn cứ vào “sổ cái” để lập “Bảng cân đối số phát sinh”
Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên “sổ Cái” và “Bảng tổng hợp chi tiết” (đợc lập từ sổ kế toán chi tiết) đợc dùng để lập các báo cáo tài chính.
Công tác kế toán phải đảm bảo quan hệ đối chiếu kiểm tra: Phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”. Tổng số d Nợ và tổng số d Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số d của từng tài khoản tơng ứng trên “Bảng tổng hợp chi tiết”.
Công ty áp dụng niên độ kế toán theo năm, năm kế toán trùng với năm dơng lịch (Từ 01/01 đến 31/12). Kỳ kế toán doanh nghiệp áp dụng theo quý.
• Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Thẻ kho; sổ theo dõi chi tiết nguyên vật liệu; bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu; bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; sổ chi tiết thanh toán với khách hàng.
1.4.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán.
Cuối kỳ kế toán thực hiện tổng hợp số liệu cung cấp cho cấp trên và các đơn vị có liên quan. Kế toán phải lập các báo cáo theo quy định của Bộ tài chính: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính.
Báo cáo kết quả kinh doanh công ty lập theo quý còn thuyết minh báo cáo tài chính thì lập định kỳ 6 tháng.
Báo cáo quản trị đợc lập thờng xuyên nhằm đáp ứng nhu cầu quản trị và cung cấp thông tin cho việc lên các báo cáo tài chính. Bao gồm: Báo cáo sử dụng vật t, báo cáo thanh toán với khách hàng....
2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà Nội. tổng hợp Hà Nội.
2.1. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại công ty.
2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu.
Đặc điểm sản xuất của công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng nên chủng loại sản phẩm rất đa dạng và phong phú. Mỗi đơn đặt hàng khác nhau thì có yêu cầu về hình thức, mẫu mã sản phẩm khác nhau và sản xuất đến đâu thì tiêu thụ ngay đến đó.
Là loại hình sản xuất in ấn nên nguyên vật liệu chính của công ty phục vụ việc chế tạo sản phẩm là giấy và mực. Đây là 2 loại vật liệu quan trọng hàng đầu của công ty. Hiện nay trên thị trờng 2 loại này rất sẵn, giá cả ít biến động, chủng loại lại đa dạng, phong phú, việc thu mua lại thuận tiện nên công ty không phải nhập khẩu từ nớc ngoài. Ngoài ra công ty còn tận dụng đợc nguyên vật liệu từ trong sản xuất nh: Giấy tiết kiệm, phế liệu... Tuy nhiên nguồn nhập vẫn khai thác trên thị trờng theo giá thoả thuận, tất cả các nguyên vật liệu đều đợc bảo
quản tốt trong kho và có sự quản lý chặt chẽ. Phơng thức mua của công ty theo hình thức cung cấp thờng xuyên theo nhu cầu mặt hàng. Thông thờng khi mua vật t bên bán sẽ vận chuyển và bốc dỡ tới tận kho theo đúng chất lợng và mẫu mã yêu cầu.
2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu.
Căn cứ vào nội dung kinh tế và chức năng của mỗi loại vật liệu, đồng thời đảm bảo quản lý một cách khoa học, nguyên vật liệu của công ty đợc phân loại nh sau:
•Nguyên vật liệu chính: Gồm các loại nguyên vật liệu tham gia trực tiếp
vào quá trính sản xuất để tạo ra sản phẩm của công ty là các trang in ấn phẩm. Nguyên vật liệu chính gồm có các loại sau:
+ Các loại giấy: Giấy in là loại vật liệu chính , chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị sản xuất và dễ bị giảm phẩm chất. hiện nay công ty sử dụng trên dới 60 loại giấy có nhiều khổ và kích cỡ khác nhau: giấy offset, cutxê, đuplech, ... giấy của các công ty Bãi bằng, Hồng Hà,... với các loại có kích cỡ khác nhau. Song công ty chủ yếu sử dụng giấy của công ty Giấy Bãi Bằng.
- Giấy Bãi Bằng 60gm (đơn vị: Tờ) có các khổ: 79x109; 43x65; 47x59; 493x605; 60x84; 42x52; 34x64; 45x84; 46x63; 44x59; 49x65; 493x545
- Giấy IS 92 (đơn vị: Tờ) có các khổ: 416x592; 632x832; 57x84; 54x78; 42x53.
- Cutxe các loại (đơn vị: Tờ): 85gm, 115gm, 150gm, 230gm khổ 79x109; 230gm, 250gm, 150gm, 200gm khổ 65x56; 200gm khổ 79x109; 250 gm khổ 70x100. Cutxe Mas 140gm khổ 79x109, 85gm khổ 43x58. Cutxe 240gm khổ 56x71. Bist 230gm 79x109. Giấy Cacbon.
- Các loại giấy khác (đơn vị: Tờ): Poluya TQ 79x109; Đuplex 79x109; Bìa xanh 79x109; bìa Hàn Quốc; Đềcan 26x52; Ktan 140gm 79x109; Ktan 210gm 79x109; Bìa xanh 61x84; Bìa vàng 61x84; Việt Trì 58gm 79x109; 60x84; 615x87; Tân Mai 416x592; 592x832.
+ Mực (đơn vị: Kg): Có 24 loại mực in khác nhau bao gồm: Đen TQ; đen Nhật; vàng TQ; vàng Đức; vàng Nhật; vàng Nam Triều Tiên; xanh TQ; xanh Đức;
trắng trong TQ; nhũ bạc Anh; nhũ vàng Anh; mực khô TQ; nhũ trắng TQ; mực phản quang; trắng đục T. Bình; mực vàng TBN; mực đỏ TBN.
+ Các bản in (đơn vị: Tấm): Đợc làm bằng nhôm, có nhiều cỡ, khổ khác nhau và chủ yếu đợc mua tại thị trờng trong nớc, bao gồm: Bản 16 trang Zai; Bản 8 trang Ko; Bản 8 trang Pol; Bản 4 trang Goto.
• Nguyên vật liệu phụ: Là đối tợng lao động không cấu thành nên thực
thể sản phẩm nhng nguyên vật liệu phụ có tác dụng hỗ trợ nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất các loại sản phẩm bao gồm rất nhiều loại: Thuốc tut bản(lọ); keo PVA(kg); keo Nhật(kg); keo Sơdừa(kg); axit Phôtphoric(kg); dây thép(kg); mỡ CN(kg); xà phòng(kg); axeton(lít); dầu pha mực(lít); keo dán pisa(lọ); lỡi ca tay(cái); gang tay cao su(đôi); dầu HD40(lít); gôn(kg); kéo(cái); lót dao(cái); xô màn(m); dầu CN46(lít); chỉ khâu(cuộn)....
• Vật liệu điện (đơn vị: Cái) gồm các loại: Đèn ống 1m2; 0m6; đèn tròn 70w-220v; 30w-220v; bóng đèn mắt thần Ko; cầu dao 3pha; dây cáp 3pha; bóng Halozen; bóng tủ lạnh; stắcte; cánh quạt nhựa; đui đèn ống; phích cắm; dây điện đôi.
• Phụ tùng thay thế: Gồm các chi tiết của máy móc thiết bị nh máy in,
máy dao, máy khâu,...nh: Lỡi dao 1m3, 1m52(con); Bánh tăng máy in(cái); vòng bi các loại(vòng); cao su ốp các máy poll, máy goto, máy zamaland, máy komori, dây curoa Goto, xích MT50, xích Đông Anh, xích MT50, xích 10FT, dây curoa A19 máy gấp, dây băng 35m, dây băng 25m,...
• Vật liệu thu hồi: bao gồm giấy in hỏng, lõi giấy, giấy xớc bên ngoài
không sử dụng đợc, lề giấy, nhôm hỏng đợc thu hồi để bán...
2.1.3. Đánh giá nguyên vật liệu.
• Nhập kho nguyên vật liệu.
Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ, nguyên vật liệu nhập kho đợc tính theo giá thực tế. Công ty thờng mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp thờng xuyên và với số lợng lớn nên chi phí vận chuyển, bốc dỡ thờng do
bên bán chịu. Do vậy mà giá nguyên vật liệu nhập kho là giá không thuế trên hoá đơn giá trị gia tăng do ngời bán lập.
• Xuất kho nguyên vật liệu
Tại công ty in tổng hợp Hà Nội giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho là giá bình quân cả kỳ dự trữ, căn cứ vào sổ chi tiết của từng nguyên vật liệu.
Căn cứ vào giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ kế toán xác định giá bình quân của một nguyên vật liệu. Căn cứ vào lợng nguyên vật liệu xuất trong kỳ và giá bình quân để tính giá thực tế của vật liệu xuất kho.
Giá thực tế của Giá bình quân Số lợng nguyên vật liệu = của một x vật liệu
xuất kho nguyên vật liệu xuất kho
Giá bình quân của mỗi nguyên vật liệu đợc tính nh sau:
Giá bình quân Giá thực tế tồn đầu kỳ + Tổng giá thực tế nhập trong kỳ của một = --- nguyên vật liệu Số lợng tồn đầu kỳ + Tổng số lợng nhập trong kỳ
2.2. Tổ chức kế toán ban đầu nguyên vật liệu tại công ty.
• Thủ tục nhập kho:
Phòng kế hoạch sản xuất có nhiệm vụ cung ứng vật t và phát hành sản phẩm. Định kỳ (hàng tháng), phòng kế hoạch sản xuất dựa trên các hợp đồng