2. Quy trình kế toán toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty xăng dầu Hàng không Việt nam
2.2. Quy trình ghi sổ và sổ sách kế toán trong kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty xăng dầu Hàng không Việt nam
kết quả tiêu thụ tại công ty xăng dầu Hàng không Việt nam
Công ty có quy mô lớn, các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, chính vì vậy, công ty lựa chọn hình thức kế toán trên máy vi tính để hạch toán. Phần mềm kế toán máy được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức nhật ký chung. Quy trình kế toán theo hình thức này được thực hiện như sau:
Trần Thị Phương Thanh 31 Kế toán 46B
CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM
Phát hành theo Công văn Số 5603 TCT/AC ngày 14/12/2000 của Tổng cục Thuế Mẫu số: 01 GTKT-3LL-02 Ký hiệu: CT/2007T Số: 01163 HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 3: lưu Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty xăng dầu Hàng không
Địa chỉ: Số 202 Nguyến Sơn, Quận Long Biên, Hà Nội Số tài khoản: 001.1.00.0017289
Điện thoại: 04.8272316
Họ tên người mua hàng: Xí nghiệp xăng dầu hàng không Miền Trung Đơn vị: Xí nghiệp xăng dầu hàng không Miền Trung
Địa chỉ: Đà nẵng
Hình thức thanh toán: chuyển khoản Mã số thuế: : 01-00107638 - 002
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Jet A1 Tấn 3.439,256 882,223 USD/tấn 3.034.190,746 USD 2 Do Tấn 3.439,256 2.615.614 Đồng/tấn 8.995.766.143 (HK nội địa bay trong nước)
Cộng tiền hàng: 3.034.190,746 USD + 8.995.766.143 đồng Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 303.419.075 USD + 899.576.614 đồng Phí xăng dầu:
Tổng cộng tiền thanh toán: 3.337.609,82 USD + 9.895.342.757 đồng Số tiền viết bằng chữ:
Người mua hàng
(Ký ghi rõ họ tên)
Người lập hoá đơn
(Ký ghi rõ họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
Đối với các nghiệp vụ phát sinh tại công ty, hàng ngày, các hoá đơn và phiếu xuất kho được gửi lên phòng tài chính - kế toán cuả công ty, sau khi đã được kiểm tra, xem xét đảm bảo độ trung thực, chính xác của thông tin, kế toán xác định tài khoản ghi có, tài khoản ghi nợ để nhập dữ liệu vào phần mềm qua màn hình nhập liệu. Đối với các nghiệp vụ phát sinh tại xí nghiệp, cuối tháng sau khi nhận được bảng tổng hợp hàng hóa bán ra của các xí nghiệp gửi về, kế toán mới cập nhật số liệu vào cửa sổ nhập liệu. Từ cửa sổ nhập liệu, số liệu sẽ được kết chuyển tự động vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp, làm căn cứ lên báo cáo.
Định kỳ cuối mỗi quý và mỗi năm, kế toán thực hiện thao tác khoá sổ, lập báo cáo tài chính quý, báo cáo tài chính năm. Số liệu kế toán giữa sổ tổng hợp chi tiết, sổ cái từng tài khoản và các báo cáo tài chính luôn phải đảm bảo sự khớp đúng. Nếu có sai sót, đó là do lỗi của kế toán viên, vì vậy, kế toán công ty luôn kiểm tra kỹ lưỡng số liệu trước khi in báo cáo tài chính trình kế toán trưởng và ban giám đốc.
Hệ thống sổ được thiết kế phù hợp với hình thức nhật ký chung, bao gồm các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp bao gồm sổ nhật ký và sổ cái. Hệ thống sổ kế toán chi tiết bao gồm các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Số liệu cập nhật hàng ngày vào cửa sổ nhập liệu (được xem như nhật ký chung chi tiết). Cửa sổ nhập liệu được thiết kế như sau:
Số CT Ngày CT Nội dung CT ĐV tính TK Nợ Mã QL TK có Mã QL $ Tỷ giá Số tiền
Theo đó, mỗi tài khoản được sử dụng có một mã quản lý riêng, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác đối chiếu kiểm tra khi cần thiết. Nếu khách hàng thanh toán bằng USD, kế toán căn cứ vào tỷ giá thích hợp tiến hành quy đổi ra tiền Việt Nam. Số liệu sau khi cập nhật tự kết chuyển vào các sổ liên quan.
Các sổ cái trong quy trình tiêu thụ gồm: sổ cái TK 131, sổ cái TK 511, sổ cái TK 512, sổ cái TK 521, sổ cái 632, sổ cái TK 641, sổ cái TK 642, sổ cái TK 911. Sổ cái của công ty không có cột đối chiếu với nhật ký chung, không có cột ngày tháng ghi sổ, ngày tháng chứng từ và số hiệu chứng từ, tuy vẫn đảm bảo cung cấp thông tin chính, nhưng khó đáp ứng được yêu cầu đối chiếu, so sánh.
Các sổ chi tiết gồm: sổ chi tiết TK 131(được mở chi tiết theo tên khách hàng), sổ chi tiết TK 632 (được mở chi tiết theo tên hàng hoá), sổ chi tiết 512 (được mở chi tiết theo tên hàng hóa), sổ chi tiết 511 (được mở chi tiết theo tên hàng hoá), sổ chi tiết TK 641, sổ chi tiết TK 642, sổ chi tiết 911. Các sổ chi tiết được lập để cung cấp thông tin chi tiết. Sổ chi tiết được lập đồng thời với sổ tổng hợp, làm căn cứ đối chiếu cuối kỳ. Nếu có sự sai lệch, kế toán tiến hành kiểm tra sự đúng đắn trong việc cập nhật chứng từ gốc, kiểm tra chi tiết trên từng tài khoản, sau đó, đối chiếu số tổng cộng của các sổ chi tiết từng tài khoản chi tiết với số tổng cộng trên sổ cái của tài khoản đó để tìm lỗi sai.