2. Quy trình kế toán toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty xăng dầu Hàng không Việt nam
2.1. Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ
Chứng từ được sử dụng tại công ty theo một quy định thống nhất, chặt chẽ. Các chứng từ được lập trên cơ sở quy định chung của Nhà nước đồng thời bổ sung thêm một số khoản mục đáp ứng yêu cầu hạch toán và quản lý. Công ty bán hàng theo hai phương thức, chính vì vậy các chứng từ cũng có những đặc điểm riêng biệt:
* Theo phương thức bán buôn trực tiếp cho khách hàng:
Trường hợp công ty bán buôn trực tiếp cho khách hàng là không nhiều và không thường xuyên. Sau khi các hợp đồng kinh tế được ký kết, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu trên cơ sở đó tiến hành lập lệnh xuất hàng và hoá đơn GTGT giao cho thủ kho để làm thủ tục xuất hàng. Sau khi nhận được lệnh xuất hàng, thủ kho tiến hành xuất hàng, lập phiếu xuất kho và giao hoá đơn cho khách, đồng thời lập biên bản giao nhận hàng hoá. Biên bản giao nhận hàng hoá kèm theo phiếu xuất kho được chuyển cho phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đối chiếu, kiểm tra trước khi chuyển lên cho kế toán làm căn cứ hạch toán.
Các hoá đơn bán hàng trong trường hợp này được lập làm 5 liên: 1 liên lưu tại phòng kinh doanh, 1 liên thủ kho giữ, 1 liên gửi lên phòng TC - KT, 1 liên giao cho khách hàng và 1 liên gửi lên phòng thống kê - tin học. Liên được gửi lên phòng kế toán được dùng làm căn cứ hạch toán. Liên được gửi lên phòng thống kê tin học để phục vụ cho tổng hợp thông tin về tình hình kinh doanh trong kỳ, lập các báo cáo tổng hợp theo yêu cầu quản lý. Liên thủ kho giữ làm căn cứ đối chiếu trong trường hợp cần thiết.
Sau đây là mẫu hoá đơn bán buôn trực tiếp cho khách hàng:
Biểu số 4: HOÁ ĐƠN BÁN BUÔN TRỰC TIẾP
Trần Thị Phương Thanh 27 Kế toán 46B
CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG
Phát hành theo Công văn Số 5603 TCT/AC ngày 14/12/2000 Của Tổng Cục Thuế Mẫu số: 01 GTKT-5LL-02 Ký hiệu: CT/2006T Số: 01972 HOÁ ĐƠN (GTGT) (Ngày 28 tháng 12 năm 2007)
Đơn vị bán hàng : Công ty xăng dầu Hàng không Việt nam Địa chỉ : 202 Nguyễn Sơn, Gia Lâm, Hà nội
Số TK : 001.1.00.0017289 Tại Ngân hàng Ngoại thương Việt nam Điện thoại : 04.8272316 Mã số thuế: 0100107638
Họ tên người mua hàng: Vietnamairlines
Địa chỉ : 200 Nguyễn Sơn, Gia Lâm, Hà nội
Hình thức thanh toán : Chuyển khoản Mã số thuế: 0100107518 1
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng đồng/tấnĐơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Dầu Jet A1 tấn 1,190 15.850.000 18.861.500
Cộng tiền hàng: 18.861.500 Tiền thuế GTGT: 1.886.150 Thuế suất GTGT: 10% Tổng cộng tiền thanh toán: 20.747.650 Số tiền bằng chữ: hai mươi triệu bẩy trăm bốn mươi bẩy nghìn sáu trăm năm mươi đồng.
Người mua hàng
(Ký, họ tên)
Người lập hoá đơn
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
* Theo phương thức bán hàng qua các chi nhánh, xí nghiệp của công ty: Theo phương thức này, khi hàng được xuất cho các chi nhánh, đơn vị, công ty uỷ quyền cho xí nghiệp xuất lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ chỉ ghi tiêu thức số lượng, còn đơn giá sẽ được công ty quy định trong hoá đơn luân chuyển nội bộ sau khi nhận được bảng tổng hợp hàng hoá bán ra do xí nghiệp gửi về vào cuối tháng. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có mẫu như sau:
Biểu số 5: PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ
Trần Thị Phương Thanh 28 Kế toán 46B
CÔNG TY XĂNG DÂU HK VIỆT NAM
XÍ NGHIỆP XĂNG DẦU HK MIỀN BẮC Phát hành theo công văn số 3511 TCT/AC
Ngày 14/10/1998 của Tổng cục Thuế Mẫu số: 05
Ký hiệu: MB/99
Số: 017705
PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ
Liên 2: Giao cho người vận chuyển Ngày 02 tháng 11 năm 2007
Điện thoại: 04.8840094 Số TK: 3611-0047 MST: 01001107638-1-001
- Căn cứ vào lệnh điều động số: 1173 Ngày 30 tháng 10 năm 2007 của công ty xăng dầu Hàng không về việc: Điều động
Họ tên người vận chuyển: Hứa Minh Sâm
Hợp đồng số: giấy gt số 220 /VTXD ngày 01/11/2007 Phương tiện vận chuyển: 80H-1047 Xuất hàng tại kho: N2 Nhập hàng tại kho: sân bay Vinh
STT Tên sản phẩm, vật tư,
hàng hoá tínhĐV Thực xuấtSố lượngThực nhập Đơn giá Thành tiền
1 T0 : 280 Jet A1,D15 : 0,7987 VCF: 0,9878
lit 17.870 Cộng
Xuất ngày 02 tháng 11 năm 2007 Nhập ngày tháng năm 2007
Người lập phiếu
Khi bán hàng qua các chi nhánh, xí nghiệp, khách hàng của xí nghiệp không chỉ là các hãng Hàng không mà còn có cả các doanh nghiệp công nghiệp và các khách hàng lẻ. Chính vì vậy, cách thức luân chuyển chứng từ cũng có nhiều điểm riêng biệt. Các xí nghiệp tuỳ từng khách hàng để lập hoá đơn, chứng từ theo quy định chung thống nhất trong toàn công ty:
+ Khi xí nghiệp bán hàng cho các hãng Hàng không Việt nam bay tuyến nội điạ, các xí nghiệp lập phiếu xuất kho, căn cứ trên phiếu xuất kho, kế toán xí nghiệp lập bảng kê bán hàng và các hoá đơn giá trị gia tăng. Các hoá đơn được giao trực tiếp cho khách hàng trong trường hợp xí nghiệp ký hợp đồng kinh tế. Còn trong trường hợp công ty ký hợp đồng thì các hoá đơn được chuyển về công ty để công ty tập hợp và gửi cho khách hàng. Nói chung, hoá đơn bán hàng cho các hãng Hàng không tại xí nghiệp được lập làm 5 liên, 1 liên giao cho thợ máy, 1 liên giao cho đại diện hãng, 1 liên lưu tại xí nghiệp, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên gửi công ty. Số liệu trên hoá đơn là căn cứ để kế toán xí nghiệp theo dõi doanh thu nội bộ và hạch toán doanh thu bán hàng hàng tháng để kết chuyển về công ty. Phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng xí nghiệp lập được trích trong phần phụ lục I và phụ lục II.
+ Khi xí nghiệp bán hàng cho các hãng hàng không Việt Nam bay tuyến quốc tế và các hãng hàng không quốc tế, hoá đơn trong trường hợp này
không phải là hoá đơn GTGT. Vì luật thuế GTGT quy định, xăng dầu cung cấp trực tiếp cho các máy bay từ Việt nam đi nước ngoài hoặc từ nước ngoài đến Việt nam để đi nước khác thì không chịu thuế GTGT. Hàng ngày, các xí nghiệp căn cứ vào nhu cầu nhiên liệu mà các hãng hàng Hàng không bay tuyến quốc tế đặt mua, mở tờ khai bán nhiên liệu (Tờ khai này được mở riêng cho từng hãng Hàng không: hãng Hàng không nước ngoài hạ cánh tại Việt nam và hãng Hàng không Việt nam bay quốc tế). Tờ khai này được chuyển đến các cơ trưởng hoặc đại diện của hãng Hàng không ký vào đơn đặt hàng theo mẫu quy định của công ty trước khi tra nạp nhiên liệu. Sau 1 ngày, xí nghiệp tập hợp tất cả các bộ chứng từ của mỗi lần bán nhiên liệu cho từng chuyến bay và gửi cho hải quan các cửa khẩu sân bay để làm thủ tục tái xuất, gồm hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và đơn đặt hàng. Đồng thời, nếu là khách hàng công ty ký hợp đồng, công ty thu tiền, xí nghiệp cũng gửi hoá đơn về công ty để công ty tập hợp, phân loại và gửi cho khách hàng. Căn cứ vào lượng thực xuất, kế toán xí nghiệp lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho cho từng lần bán hàng theo mẫu như trong phụ lục III.
Khi các chi nhánh bán lẻ bán cho khách hàng ngoài ngành hàng không, có hai phương thức bán, đó là bán buôn và bán lẻ. Các khách hàng này là do xí nghiệp ký hợp đồng, chính vì vậy, trong trường hợp bán buôn, chi nhánh lập hoá đơn, hoá đơn được chia làm 3 liên, trong đó, 1 liên được gửi cho khách hàng, 1 liên kế toán xí nghiệp giữ và 1 liên thủ kho giữ. Trong trường hợp bán lẻ, các cửa hàng cũng lập hoá đơn và bảng kê hàng hoá bán lẻ, các hoá đơn cũng được gửi trực tiếp cho khách hàng. Xí nghiệp không gửi các hoá đơn này cho công ty mà trực tiếp quản lý. Cuối tháng, chỉ tập hợp doanh thu bán cho khách ngoài Hàng không, lập bảng kê hàng bán ra và các bảng tổng hợp hàng hoá bán lẻ gửi cho kế toán văn phòng công ty làm căn cứ hạch toán.
Cuối tháng, tại công ty, trên cơ sở bảng kê hàng hoá bán được tại xí nghiệp, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tiến hành lập hoá đơn luân chuyển nội bộ. Hoá đơn này là căn cứ để theo dõi khoản thanh toán giá vốn hàng giao giữa công ty và xí nghiệp, đồng thời cũng là căn cứ để xác định thuế GTGT đầu ra tại công ty, thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tại xí nghiệp. Hoá đơn
được lập làm 3 liên, 1 liên lưu, 1 liên giao cho phòng kế toán, 1 liên gửi cho xí nghiệp.
Biểu số 6: HOÁ ĐƠN LUÂN CHUYỂN NỘI BỘ