- Chuyển văn thư phát hành
2. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN NÂNG CAO HIỆU QUẢ:
2.2. Nhĩm giải pháp về quy trình, thủ tục:
XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, HỒ SƠ CƠNG VIỆC: 1. Hiện trạng về quy trình xử lý:
- Quy trình hiện tại: Tất cả các cơng văn, giấy tờ đến đơn vị đều qua bộ phận văn thư. Văn thư chuyển cho Chánh Văn phịng xem xét, phân cơng chuyên viên xử lý sau đĩ trình lãnh đạo đơn vị được phân cơng phụ trách lĩnh vực liên quan duyệt quyết định. Hồ sơ giải quyết vụ việc luơn được đưa vào lưu trữ một phiên bản.
- Các quy trình xử lý cơng việc diễn ra ở Văn phịng đều đang được nghiên cứu, cải cách, xây dựng thành các quy trình chuẩn. Cĩ thể nĩi rằng quá trình này chỉ mới bắt đầu, địi hỏi khơng ít thời gian để hồn thành cải cách hành chính.
2. Yêu cầu nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý:
- Phương thức quản lý thủ cơng, khơng thể mang lại hiệu quả cao, cho dù cĩ được cải cách. Xã hội phát triển địi hỏi hoạt động quản lý nhà nước phải xử lý một khối lượng lớn hơn trước, năng động hơn và hiệu quả hơn. Điều này Chỉ cĩ thể cĩ được khi thực hiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin hay nĩi đúng hơn là chuyển sanh phương thức quản lý hiện đại trong mơi trường thơng tin số hĩa.
- Quá trình hiện đại hĩa quản lý hành chính nhà nước khơng diễn ra đột biến trong một khoảng thời gian ngắn mà là một quá trình tiếp cận từng bước. Đĩ chính là quá trình cái cách hành chính theo hướng hiện đại hĩa: Xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý cơng việc chuẩn. Quy trình này là trục phát triển các ứng dụng cơng nghệ thơng tin.
- Việc xây dựng hệ thống tin học hĩa quản lý quản lý văn bản, hồ sơ cơng việc là nhằm đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu quả của hệ thơng quản lý nhà nước.
3. Các giải pháp: Xây dựng hệ thơng trên nền web, sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL (mySQL hoặc SQL Server) để quản lý, tổ chức trên mạng LAN, WAN.
4. Dự kiến kết quả:
- Quy trình thơng tin tin học hĩa:
Quản lý văn bản đi – đến của văn phịng (các đơn vị quản lày hành chính nhà nước)
Quản lý và giám sát quá trình xứ lý cơng văn từ khâu tiếp nhận, xử lý bởi các chuyên viên trên hệ thống máy tính và các cấp lãnh đạo, kết thúc vụ việc và lưu trữ hồ sơ vụ việc.
Quản lý hồ sơ vụ việc, đặc biệt là đối với các vụ việc quan trọng bằng cách tổ chức và cập nhật hệ thống cơ sở dữ liệu hồ sơ cơng việc thống nhất trong tồn tỉnh.
- Sản phẩm phần mềm ứng dụng: Phần mềm quản lý hồ sơ cơng vệc của Chính phủ chuyển giao cho địa phương và được phân tích, thiết kế ứng dụng cho các quy trình cụ thể diễn ra trong điểu kiện riêng của từng đơn vị địa phương. Đây là một hệ thống gồm 30 hệ con (cài đặt trên 30 đơn vị) hoạt động tương đối độc lập. Giai đoạn đâu trao đổi giữa các hệ con này thực hiện bằng kết nối qua kênh điện thoại. Giai đoạn sau qua mạng trục hoặc đường thuê riêng (leased line) và hệ thống trở nên hồn thiện hơn do khả năng tích hợp dữ liệu và xử lý cơng việc trên diện rộng một cách trực tiếp. Kế hoạch triển khai, cài đặt: Đây là một bài tốn phức tạp, vì vậy đối với TP.HCM phương án triển khai sẽ là làm từ dễ đến khĩ: Bắt đầu từ Văn phịng UBND TP.HCM, Sở Khoa học Cơng nghệ, Sở Tài nguyên Mơi trường, Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư là những nơi đã cĩ trang bị kỹ thuật và chuẩn bị lực lượng ở mức độ nhất định ứng dụng hệ thống quản lý cơng văn đi – đến thay thế một phần của cơng việc Văn thư. Sau đĩ mở rộng đến các đơn vị khác và nâng dần đến hệ thơng quản lý cơng việc của các chuyên viên trên máy tính và cuối cùng và đưa vào hệ thống quản lý hồ sơ vụ việc trên tồn hệ thống quản lý nhà nước.
- Khối lượng dữ liệu (số bản ghi hoặc độ lớn dữ liệu theo MB): Tổng số cơng văn luân chuyển trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước tại TP.Hồ Chí Minh là 147.780. Trong đĩ cơng văn đến là 112.960 và cơng văn đi là 34.820. Riêng tại Văn
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
phịng UBND tỉnh, cơng văn đến là 18.770 và cơng văn đi là 11.530. Khối lượng 147.780 văn bản một năm tương đương khoảng gần 20GB.
XÂY DỰNG HỆ THỐNG TỔNG HỢP THƠNG TIN BÁO CÁO: Dự kiến kết quả:
- Về mặt thời gian: Việc ứng dụng hệ thống tổng hợp thơng tin báo cáo trên mạng WAN mang lại lợi ích trước tiên là về mặt thời gian. Khi quy định mốc thời gian gửi báo cáo, các báo cáo điện tử sẽ được tập hợp nhanh chĩng và đầy đủ, hay hơn hẳn phương pháp truyền thống vừa chậm, vừa rời rạc, kéo dài.
- Về mặt thơng tin: Với khả năng chuẩn hĩa thơng tin sẽ được triển khai, các báo cáo sẽ được chuẩn hĩa cả về nội dung lẫn hình thức. Về nội dung, sự phân định nội dung cĩ cấu trúc và khơng cĩ cấu trúc sẽ tạo ra khả năng tự động tổng hợp đối với những nội dung cĩ cấu trúc. Việc này khẳng định tính vượt trội của phướng pháp mới.
- Về tính kinh tế: Với khả năng hệ thơng thơng tin tổng hợp báo cáo sẽ thay thế dần hệ thống báo cáo bằng văn bản, tính kinh tế thấy rõ ở lượng giấy, mực cần để in báo cáo, cước phí chuyển báo cáo và các chi phí lao động cĩ liên quan được giảm thiểu.
- Về khả năng tích hợp: Sự hình thành hệ thống tổng hợp báo cáo và CSDL báo cáo là cơ sở để thực hiện tích hợp thơng tin với các nguồn thơng tin khác (các CSDL kinh tế xã hội, hạ tầng cơ sở, cán bộ cơng chức, khiếu nại,...).
- Về hiệu quả quản lý: Qua tất cả những điều nêu trên, hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước chắc chắn sẽ tăng lên.
HỆ THỐNG THƯ TÍN NỘI BỘ: Dự kiến kết quả:
- Trao đổi thơng tin điện tử là một phương thức cịn khá mới đối với một bộ phận lớn cán bộ chuyên viên TP.Hồ Chí Minh. Do đĩ, lúc đầu chưa quen, nhiều người sẽ tỏ ra lúng túng. Tuy nhiên, việc sử dụng hệ thống này dễ dàng khiến họ nhanh chĩng làm quen và sử dụng thường xuyên. Đây là một trong những cách giúp phổ cập kiến thức cơng nghệ thơng tin vào tồn bộ lực lượng cán bộ quản lý tồn tỉnh một cách nhanh nhất.
- Thời gian tìm kiếm thơng tin giảm đi, cán bộ chuyên viên làm việc hiệu quả hơn; Khối lượng trao đổi thơng tin cao.
- Hệ thống này sẽ là một hệ thống ứng dụng cĩ chi phí thấp nhất mà mang lại hiệu quả cao nhất.
Nguyên tắc tiếp nhận và ban hành văn bản: văn bản đi, văn bản đến phải được tổ chức tiếp nhận và gửi theo cơ chế “một cửa”; tất cả văn bản đi, văn bản đến phải thực hiện đầy đủ các thủ tục theo quy định của pháp luật về cơng tác văn thư và cập nhật lên mạng LAN của ngành, huyện theo dõi, quản lý và phục vụ cho việc khai thác, sử dụng thơng tin được thuận lợi, bao gồm các thơng tin sau:
- Đối với văn bản đến gửi qua mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh: nhập số văn bản đến, ngày nhận văn bản, tên người cĩ trách nhiệm phân phối giải quyết văn bản đến (thơng tin về số, ký hiệu, cơ quan ban hành, trích yếu, ngày ký, người ký văn bản sẽ do phần mềm theo dõi văn bản đi, văn bản đến tự động cập nhật).
- Đối với văn bản gửi bằng giấy: nhập thơng tin về số, ký hiệu, cơ quan ban hành, trích yếu văn bản, ngày ký văn bản, người ký văn bản, số văn bản đến, ngày nhận và tên người cĩ trách nhiệm phân phối giải quyết văn bản đến.
- Đối với các loại hồ sơ trình giải quyết cơng việc của tổ chức, cơng dân chuyển thẳng cho cá nhân, bộ phận chuyên mơn xử lý thì cần nhập thêm thơng tin về cá nhân, bộ phận chuyên mơn xử lý, ngày phải xử lý xong theo quyđịnh của pháp luật.
Trình, chuyển giao văn bản đến trên mạng LAN:
- Văn bản đđến phải đđược trình kịp thời (đối với văn bản gửi bằng giấy) hoặc truyền đđến đđịa chỉ trên mạng (đối với văn bản gửi qua mạng) cho Lãnh đđạo ngành, huyện hoặc người đđược Lãnh đđạo ngành, huyện phân cơng phân phối giải quyết văn bản đđến. Văn bản đđến chỉ dấu chỉ các mức đđộ khẩn phải đđược trình hoặc truyền ngay sau khi hồn thành các thủ tục đđăng ký.
- Căn cứ vào nội dung văn bản, người phân phối giải quyết văn bản đến giao cho cá nhân, bộ phận chuyên mơn xử lý nhưng phải qua Phịng Hành chính – Tổ chức, khơng được giao trực tiếp cho bộ phận, cá nhân chuyên mơn. Phịng Hành chính – Tổ chức cĩ trách nhiệm nhập vào mạng LAN tên bộ phận, cá nhân xử lý văn bản đđến, ngày phải xử lý xong theo thời hạn đđược pháp luật quy đđịnh hoặc theo quy đđịnh của ngành, huyện và truyền đđến đđịa chỉ trên mạng (đối với văn bản gửi qua mạng) hoặc chuyển (đối với văn bản bằng giấy) cho cá nhân, bộ phận chuyên mơn xử lý.
Soạn thảo, trình duyệt văn bản trên mạng LAN:
Cán bộ, cơng chức được giao xử lý cĩ trách nhiệm soạn thảo văn bản giải quyết, chọn lựa hình thức, độ mật, độ khẩn phù hợp theo quy định.
Bản thảo phải gửi đến địa chỉ trên mạng cho người cần xin ý kiến; gửi cho Trưởng phịng Hành chính – Tổ chức thẩm tra về nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày trước khi trình người cĩ thẩm quyền ký văn bản duyệt. Người được hỏi ý kiến cĩ trách nhiệm tham gia ý kiến trên bản điện tử (phần mềm tin học cung cấp cơng cụ cho việc này) và gửi trả lại trên mạng cho người soạn thảo để hồn chỉnh dự thảo. Cán bộ soạn thảo gửi bản thảo cuối cùng đến địa chỉ trên mạng của người cĩ thẩm quyền ký văn bản.
Người cĩ thẩm quyền ký văn bản bổ sung, sữa chữa trực tiếp vào bản dự thảo (nếu cần), sau đĩ in một bản để ký. Trường hợp bổ sung, sửa chữa nhiều hoặc làm lại thì yêu cầu cán bộ soạn thảo thực hiện (phần mềm tin học cĩ cung cấp cơng cụ này).
Ban hành và gửi văn bản trên mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh:
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Văn bản sau khi được người cĩ thẩm quyền ký được gửi về Phịng Hành chính – Tổ chức (cả bản giấy và tệp (file) văn bản) để làm thủ tục văn thư.
Phịng Hành chính – Tổ chức kiểm tra thể thức văn bản lần cuối cùng; nhập thơng tin quản lý văn bản đi (số, ký hiệu, trích yếu), người chủ trì soạn thảo, ngày ký, người ký văn bản, ten cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản.
Phịng Hành chính – Tổ chức lưu và chuyển phát văn bản đi theo quy định của pháp luật về cơng tác văn thư; đồng thời gửi đến địa chỉ trên mạng cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản để thơng tin nhanh (nếu cĩ địa chỉ trên mạng), sau đĩ gửi theo đường cơng văn.
Văn bản của ngành, huyện phải gửi đến địa chỉ cơng của cơ quan nhận văn bản từ địa chỉ cơng của cơ quan mình. Những văn bản gửi từ những địa chỉ khác của cơ quan gửi văn bản hoặc đến địa chỉ khác của cơ quan nhận văn bản chỉ cĩ giá trị tham khảo, các đơn vị nhận văn bản khơng cĩ trách nhiệm xử lý hoặc thực hiện. Người được giao quản lý địa chỉ cơng của cơ quan phải chịu trách nhiệm về việc gửi văn bản của cơ quan trên mạng.
Những văn bản chỉ gửi qua mạng máy tính:
- Văn bản gửi nội bộ cơ quan: giấy mời họp, lịch cơng tác, các loại báo cáo, cơng văn, thơng báo, văn bản sao lục;
- Văn bản cấp dưới gửi cấp trên bao gồm: các báo cáo tháng, báo cáo tuần, báo cáo nhanh, báo cáo đột xuất, lịch cơng tác;
- Văn bản cấp trên gửi cho cấp dưới bao gồm: văn bản sao lục, giấy mời họp, thơng báo, cơng văn đơn đốc nhắc nhở;
- Cơng văn chỉ đạo;
- Những văn bản gửi cho cơ quan khác để biết. HỆ THỐNG WEBSITE TÁC NGHIỆP:
Dự kiến kết quả:
- Trang thơng tin điện tử phục vụ điều hành tác nghiệp vừa là mơi trường giao dịch, tiếp nhận thơng tin vừa là “thư viện điện tử” phục vụ tra cứu thơng tin cho các cán bộ chuyên viên do đĩ hiệu quả cơng việc chắc chắn được nâng cao.
- Việc cập nhật kết quả xử lý cơng việc là một biện pháp nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên vì kết quả làm việc trên các khâu đều được thể hiện rõ ràng. Yếu tố này làm thay đổi thĩi quen làm việc thủ cơng, hướng tới một thĩi quen làm việc cơng nghiệp.
- Mơi trường thơng tin ngày càng hồn thiện này giúp các nhà quản lý cĩ thể thực hiện được những cách làm mới mà trước đây khơng cĩ khả năng thực hiện như “Giao ban trên mạng”, “Họp chuyên mơn qua mạng”,...
WEBSITE ĐỒN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI-ĐẠI BIỂU HĐND:
- Bổ sung chức năng thơng tin tình hình, tiến độ giải quyết đơn thư của cơng dân vào hệ thống website TP.HCM và website ĐBQH TP.