Hệ thống sổ sỏch của cụng ty được sử dụng theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tàI chớnh. Để đảm bảo phự hợp với quy mụ sản xuất, hỡnh thức sản xuất, nhằm cung cấp thụng tin kế toỏn kịp thời, đầy đủ và chớnh xỏc, nõng cao hiệu quả cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty, cụng ty CP May 40 Hà Nội ỏp dụng hỡnh thức sổ kế toỏn Nhật ký chung (NKC). Việc ỏp dụng hỡnh thức sổ kế toỏn NKC tại cụng ty đó tuõn thủ theo đỳng nguyờn tắc cơ bản của hỡnh thức kế toỏn này.
Việc ỏp dụng hỡnh thức NKC tại cụng ty cú nhiờu ưu điểm như: cỏch ghi sổ dễ dàng, sổ sỏch thiết kế đơn giản, phự hợp với kế toỏn mỏy, dễ kiểm tra đối chiếu...do đú đó nõng cao năng xuất lao động của nhõn viờn kế toỏn, việc lập bỏo cỏo tài chớnh và cung cấp số liệu được nhanh chúng, kịp thời...
SƠ ĐỒ TRèNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HèNH THỨC NHẬT Kí CHUNG
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết
Sổ cỏi cỏc TK
Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bỏo cỏo tài chớnh
Bảng tổng hợp chi tiết
Do hiện nay cụng ty sử dụng phần mền kế toỏn mỏy trong hạch toỏn kế toỏn nờn quỏ trỡnh hạch toỏn được thực hiện theo cơ chế sử lý tự động của phần mền. Theo cơ chế sử lý tự động hoỏ bằng phần mền, cỏc chứng từ của cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được cập nhật hàng ngày hoặc định kỳ vào mỏy tớnh và được quản lý bằng phần mền. Dữ liệu sau khi được cập nhật sẽ được phần mền quản lý, lưu trờn đĩa điện tử dưới dạng tệp tin gọi là cỏc tệp nhật ký. Từ tệp giữ liệu này, phần mền kế toỏn sẽ thực hiện “chuyển sổ” vào cỏc “tệp sổ cỏi”. Định kỳ vào cuối kỡ kế toỏn, phần mền sẽ sử lý tệp sổ cỏi này để lờn BCTC.
TRèNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HèNH THỨC NHẬT Kí CHUNG ĐƯỢC THỰC HIỆN TỰ ĐỘNG BẰNG PHẦN MỀN KẾ TOÁN MÁY