Xuất phát từ yêu cầu quản lý TSCĐ cũng nh nguyên tắc thận trọng trong hạch toán TSCĐ đòi hỏi phải hạch toán chi tiết TSCĐ. Thông qua hạch toán chi tiết TSCĐ kế toán sẽ cung cấp những chỉ tiêu quan trọng về cơ cấu tài sản về giá trị và hiện vật, tình hình phân bố TSCĐ theo địa điểm sử dụng cũng nh tình hình bảo quản, quy kết trách nhiệm vật chất của mỗi bộ phận và cá nhân trong việc bảo quản, sử dụng TSCĐ đợc giao. Đây là những thông tin quan trọng cho lãnh đạo của Công ty.
Để hạch toán chi tiết TSCĐ, Công ty căn cứ vào những quy định của chế độ và yêu cầu quản lý của mình để xây dựng thủ tục, hệ thống chứng từ, sổ sách riêng nhằm quản lý chặt chẽ, có hiệu quả TSCĐ của Công ty.
Khi có TSCĐ tăng thêm, Công ty thành lập ban nghiệm thu kiểm nhận TSCĐ. Ban này có nhiệm vụ nghiệm thu và cùng bên giao TSCĐ lập “Biên bản giao nhận TSCĐ”. Đồng thời, lập biên bản bàn giao TSCĐ cho đơn vị, bộ phận sử dụng. Biên bản này đợc lập cho từng đối tợng TSCĐ. Với những TSCĐ cùng loại, giao nhận cùng một lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thì có thể lập chung một biên bản. Sau đó, cùng với một số chứng từ ban đầu khác nh: hợp đồng kinh tế, biên bản kiểm nghiệm về kỹ thuật…Kế toán lập cho mỗi đối tợng tài sản một hồ sơ riêng. Hồ sơ này đợc lu trữ tại phòng kế toán để làm căn cứ cho kế toán hạch toán vào sổ chi tiết TSCĐ.
Lấy trờng hợp mua 01 tổ máy phát điện làm ví dụ. Sau khi thực hiện đầy đủ thủ tục cần thiết để mua sắm TSCĐ nh ký kết hợp đồng kinh tế, kiểm tra chất lợng tài sản. Hai bên mua và bán lập biên bản giao nhận. Biên bản này do bên bán hàng lập có sự chứng kiến của Công ty. Nội dung nh sau:
Cty cung ứng thiết bị và giải pháp kỹ thuật Địa chỉ: 214A1- 17 Ngọc Khánh Điện thoại: 048.465120 ******* Địa chỉ: 214 A1- 17 Ngọc Khánh Điện thoại: 048.465120
Đại diện: Bà Trần Thị Kim Oanh Chức vụ: Giám đốc
Bên mua hàng: Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên
Địa chỉ: 82-Vơng Thừa Vũ-Thanh Xuân - Hà Nội Mã số thuế: 01001004400011
Đại diện: Ông Hà Chức vụ: Cán Bộ phòng kỹ thuật
Stt Tên hàng Đơn vị tính Số lợng
1 Tổ máy phát điện hiệu ONiS ViSA model P100M
Tổ máy 01
Chất lợng hàng: Hàng đảm bảo các thông số kỹ thuật mới 100%
Phơng thức thanh toán: Tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản.
Thời hạn thanh toán: Bên mua hàng Ông Hà- Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên cam kết 100% tổng giá trị tiền thanh toán ngay sau khi nhận đợc nhận đầy đủ hàng và đầy đủ giấy tờ thanh toán. Biên bản này đợc lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị nh nhau.
Đại diện bên bán hàng Đại diện bên mua hàng
(ký tên, đóng dấu) ( ký tên, đóng dấu)
Sau khi thủ tục mua sắm TSCĐ hoàn thành Công ty tiến hành bàn giao TSCĐ cho bộ phận sử dụng. Biên bản kiểm nghiệm kiêm giao nhận TSCĐ đợc lập với sự chứng kiến của bên giao là đại diện Công ty và bên nhận là bộ phận sử dụng. Nội dung của Biên bản này nh sau:
Đơn vị: Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên Địa chỉ : 82-Vơng Thừa Vũ-TX-HN
biên bản kiểm nghiệm kiêm giao nhận TSCĐ
Ngày 15 tháng 03 năm 2004