Vinatech vận dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC. Do là một công ty có quy mô không lớn nên công ty không đầu tư một phần mềm chuyên về kế toán mà sử dụng kế toán trên Excel. Đến năm 2008 công ty được công ty phần mềm kế toán Misa cung cấp miễn phí phần mềm MISA-SME Express 7.9. Hiện nay đây là phần mềm được khá nhiều công ty sử dụng. Tuy phần mềm giúp giảm bớt khối lượng công việc kế toán đi rất nhiều nhưng các nhân viên kế toán trong công ty trước đây chưa được tiếp cận với phần mềm này, vì vậy hiện nay phòng kế toán đang sử dụng cả phần mềm kế toán Misa và phần mềm Excel. Cụ thể là các kế toán phần hành vẫn sử dụng trên Excel còn riêng kế toán tổng hợp thì sử dụng phần mềm Misa.
Mặc dù thuế nằm trong phần hành công nợ nhưng kế toán phần hành đó không trực tiếp lập báo cáo thuế mà do kế toán trưởng trực tiếp đảm nhiệm công việc này. Trong 4 hình thức ghi sổ kế toán Vinatech đã lựa chọn hình thức Chứng từ ghi sổ. Việc lựa chọn Chứng từ ghi sổ là do hình thức này phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý công ty và trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên kế toán, đặc biệt hình thức này phù hợp với việc làm kế toán trên máy tính.
Chế độ sổ sách:
Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, và sử dụng các loại sổ kế toán sau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ Cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Các sổ, thẻ chi tiết mà kế toán sử dụng đều là biểu mẫu có sẵn do Bộ Tài chính quy định. Căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc. Các chứng từ gốc cũng là căn cứ để lập Chứng từ ghi sổ và ghi sổ kế toán tổng hợp. Mẫu chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tại công ty cũng tuân theo biểu mẫu chung của Bộ Tài chính.
Hàng ngày kế toán phần hành căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại kế toán lập Chứng từ ghi sổ rồi chuyển các Chứng từ ghi sổ này cho kế toán tổng hợp để nhập số liệu vào phần mềm kế toán.
Cuối tháng kế toán tổng hợp in ra sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và các sổ kế toán tổng hợp. Trên cơ sở đó kế toán tổng hợp và kế toán phần hành đối chiếu số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết). Sau khi khớp đúng số liệu kế toán tổng hợp tiến hành in báo cáo tài chính, công việc này chỉ được thực hiện vào cuối mỗi quý, 6 tháng và cuối niên độ. Ngoài việc in báo cáo vào các thời điểm này thì Vinatech còn lập các báo cáo tài chính dự thầu nhằm phục vụ cho việc tham gia đấu thầu các dự án mua sắm thiết bị lớn của các bệnh viện.
Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty Vinatech
Ghi số liệu hàng ngày
Nhập số liệu cuối tháng, quý, năm In sổ, báo cáo cuối tháng, quý, năm Đối chiếu, kiểm tra
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT VIỆT NAM (VINATECH)
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc
cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
CHỨNG TỪ GHI SỔ PHẦN MỀM KẾ TOÁN MISA Sổ kế toán - Sổ tổng hợp Báo cáo - Báo cáo tài chính - Báo cáo thuế