Sử dụng hiệu quả các công cụ quản lý là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của doanh nghiệp. Dù là doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực nào, quy mô nhỏ hay lớn, hình thức sở hữu ra sao thì việc làm tốt khâu quản lý sẽ đem lại hiệu quả kinh doanh cao cho doanh nghiệp. Kế toán là một trong những công cụ đắc lực giúp cho việc quản lý hiệu quả các hoạt động kinh doanh. Bộ máy kế toán cung cấp thông tin cho các nhà quản lý trong doanh nghiệp về tình hình biến động tài sản, nguồn vốn, tình hình kinh doanh một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời. Với các chức năng như trên mà tổ chức công tác kế toán là một trong những mặt quan trọng được các doanh nghiệp hết sức quan tâm. Vinatech cũng không ngoại lệ, ban giám đốc công ty cũng rất chú trọng trong việc xây dựng bộ máy kế toán hợp lý nhất nhằm mang lại thông tin nhanh nhạy, chính xác phục vụ cho việc ra quyết định một cách đúng đắn nhất.
Nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và đặc biệt là phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của công ty.
Phòng kế toán của công ty bao gồm 4 nhân viên, được bố trí và phân công như sau:
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Là người đứng đầu phòng kế toán, chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc công ty về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình. Kế toán trưởng phải tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty, điều hành, hướng dẫn, tổ chức thực hiện và kiểm tra công tác hạch toán của các nhân viên kế toán. Đồng thời hướng dẫn, cụ thể hóa kịp thời các chế độ, chính sách, quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính liên quan đến lĩnh vực kế toán cho các nhân viên kế toán khác. Ngoài ra kế toán trưởng còn có nhiệm vụ tổng hợp số liệu từ các chứng từ ghi sổ đã được duyệt để ghi vào sổ tổng hợp, tổng hợp chi phí, doanh thu, xác định kết quả kinh doanh, phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ theo quy định.
Kế toán tài sản cố định kiêm thủ quỹ: theo dõi tình hình biến động tài sản cố định (TSCĐ), tính và phân bổ khấu hao TSCĐ đồng thời là người giữ tiền của doanh nghiệp.
Kế toán vật tư, hàng hóa kiêm thủ kho và kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương: Ngoài nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động hàng hóa tại kho của công ty, có trách nhiệm bảo quản hàng hóa không để xảy ra thâm hụt, mất mát, định kỳ nhân viên kế toán này còn phải căn cứ vào các bảng chấm công do phòng nhân sự cung cấp để tính ra lương phải trả cho từng nhân viên, lập bảng tống hợp thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
Kế toán công nợ kiêm kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi tình hình công nợ của toàn công ty, tình hình biến động tăng giảm tiền mặt, TGNH, trực tiếp thực hiện các giao dịch với ngân hàng.
BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY VINATECH
Kế toán TSCĐ kiêm thủ quỹ
Kế toán hàng tồn kho, tiền lương và thủ kho
Kế toán công nợ kiêm kế toán vốn bằng tiền Kế toán trưởng
Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Vinatech
Tuy mỗi kế toán viên có một chức năng và nhiệm vụ riêng biệt nhưng đều thực hiện nhiệm vụ chung của bộ phận kế toán đó là:
• Phản ánh, ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách trung thực và kịp thời theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
• Phân tích, tổng hợp số liệu, lập hệ thống sổ sách, báo cáo một cách kịp thời để cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng
• Thường xuyên kiểm tra, giám sát việc chấp hành các quy định về quản lý kinh tế nói chung và các quy định, chế độ kế toán nói riêng.
• Phân tích các thông tin kế toán tài chính để có cái nhìn sâu hơn về tình hình tài chính của công ty, từ đó đưa ra đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty cũng như tăng cường hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý chung:
Bộ máy kế toán được tổ chức tập trung đã tạo ra rất nhiều thuận lợi cho việc kiểm tra, thu thập số liệu, thông tin cho hoạt động kế toán. Điều này cũng giúp cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời cho ban lãnh đạo công ty, tạo điều kiện cho việc ra quyết định một cách nhanh chóng và đúng đắn nhất. Mặc dù quy mô công ty không lớn nhưng lại có khá nhiều hoạt động phức tạp. Tuy vậy nhưng ban lãnh đạo vẫn bao quát và giám sát được hoạt động của các phòng ban trong công ty, đó là nhờ có bộ máy kế toán làm việc rất có hiệu quả, luôn cung cấp thông tin một cách trực tiếp và kịp thời cho lãnh đạo công ty. Phòng kế toán chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc tạo cho việc ký duyệt các chứng từ thuận lợi và dễ dàng hơn. Cách phân công công việc trong phòng kế toán cũng đảm bảo cho các chứng từ được kiểm tra một cách chặt chẽ về tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp, được phân loại và bảo quản theo một quy chuẩn nhất định do kế toán trưởng đề ra. Việc tổng
hợp thông tin kế toán do đích thân kế toán trưởng thực hiện, vì vậy kế toán trưởng tiếp cận được với thông tin tài chính kế toán một cách đầy đủ và sâu sắc dẫn đến việc tham mưu cho ban lãnh đạo công ty về các vấn đề liên quan đến tài chính cũng xác đáng và đạt hiệu quả cao hơn.