Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng tiêu dùng lớn nhất cho phép để
sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành một công việc nào đó trong
những điều kiện tổ chức và kĩ thuật nhất định của thời kì kế hoạch, vì vậy mà công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư ở công ty cơ khí Z179 rất được
chú trọng. Để đảm bảo vật tư một cách tốt nhất cho sản xuất thì không thể không
coi trọng việc nâng cao chất lượng của công tác định mức.
Xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là công việc rất phức
tạp bởi chủng loại nguyên vật liệu rất phong phú và đa dạng, khối lượng xây dựng định mức lớn. Một số loại vật liệu phụ tuy giá trị không lớn nhưng lại rất quan
trọng trong việc sản xuất sản phẩm. Vì vậy công ty không chỉ chú trọng công tác
xây dựng và quản lý định mức vật tư cho các loại vật liệu chính mà còn thực hiện
rất nghiêm túc công tác xây dựng và quản lý định mức vật tư cho các vật liệu phụ,
nhằm quản lý được toàn bộ chi phí nguyên vật liệu đã và sẽ tiêu dùng trong kì, từ đó tìm biện pháp hạn chế được lượng tiêu dùng nguyên vật liệu không cần thiết
giúp cho việc sử dụng vật tư sản xuất có hiệu quả nhất.
Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư tại công ty cơ khí
Z179 do phòng Kĩ thuật đảm nhiệm. Việc xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư được tiến hành chủ yếu dựa vào các bản vẽ thiết kế sản phẩm. Hợp đồng
kinh tế giữa công ty và bạn hàng luôn kèm theo các bản vẽ kĩ thuật. Phòng kĩ thuật
dựa vào các bản vẽ đó, xây dựng hệ thống định mức vật tư sao cho lượng vật tư sử
dụng tiết kiệm nhất mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm. Phòng kĩ thuật
luôn luôn kết hợp giữa việc tính toán về kinh tế và kĩ thuật với việc phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến tiêu dùng vật tư cho kì kế hoạch. Ngoài việc dựa
vào các bản vẽ kĩ thuật, việc tiến hành công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư còn được dựa vào những căn cứ liên quan đến máy móc thiết bị, trình
độ và kinh nghiệm của người lao động…Phòng kĩ thuật luôn chú ý đến việc xây
dựng hệ thống định mức sao cho phù hợp với thực tế sản xuất. Công ty cũng hết
hành quản lý một cách chặt chẽ và không ngừng hạ thấp định mức tiêu dùng vật tư
nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vật tư cũng như hiệu quả sản xuất kinh
doanh.
Thông qua hàng loạt các hợp đồng cũng như kinh nghiệm sản xuất lâu năm,
phòng Kĩ thuật luôn cố gắng đưa ra một hệ thống định mức vật tư cho từng loại sản
phẩm một cách thực tế nhất. Dưới đây là bảng kế hoạch định mức vật tư cho một
số loại sản phẩm chính của công ty trong quý I năm 2004. (Xem trang bên )
Từ bảng định mức do phòng kĩ thuật đưa xuống, phòng kế hoạch vật tư dựa vào
đó tính toán ra lượng vật tư cần mua để sản xuất hết số lượng sản phẩm trong kì, tính ra chi phí vật tư trong kì rồi thực hiện công tác thu mua vật tư. Nhìn chung thì bảng định mức do phòng kĩ thuật đưa ra khá chính xác và hợp lý, công nhân sau
khi thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm thường hoàn thành mọi nhiệm vụ được
giao, sử dụng vật tư không vượt quá định mức đặt ra.
Phòng kế hoạch vật tư sau khi cấp phát vật tư cho các phân xưởng để tiến hành sản xuất sản phẩm thường cho cán bộ vật tư đi kiểm tra, theo dõi tình hình sử dụng
vật tư ở từng phân xưởng, từ đó đưa ra được các quyết định quản lý và sử dụng vật tư hợp lý hơn. Nếu các phân xưởng sử dụng vật tư sản xuất sản phẩm vượt quá định mức đặt ra quá nhiều ( tỉ lệ sai hỏng so với định mức cho phép là 0,5%) thì cán bộ kĩ thuật cùng phối hợp với cán bộ vật tư và quản đốc phân xưởng tìm nguyên nhân giải quyết, nếu cần thì phải đề ra một hệ thống định mức khác phù hợp hơn.
Bảng kế hoạch định mức vật tư cho một số loại sản phẩm chính Quý I năm 2004
Tên sản phẩm TT Tên vật tư ĐVT Số lượng
1 Thép 18X TT Kg 42
2 Thép rèn ngoài Kg 42
3 Dầu nhiệt luyện KgSp 33,6
Bánh răng côn xoắn chủ động benla 4 Chất thấm KgSp 33,6 1 Thép C45 Kg 1,26 2 Dầu KgSp 0,2 Bánh răng Z24M3 D12-95 3 Giấy Kg 0,19 1 Thép C45 Kg 7,04 2 Thép 20X Kg 15,15 3 Than rèn Kg 1,11
4 Dầu nhiệt luyện KgSp 12,12
Trục các loại
5 Chất thấm KgSp 12,12
1 Thép C45 Kg 7,37
2 Thép 20X Kg 0,9
3 Than rèn Kg 3,685
4 Dầu nhiệt luyện KgSp 0,72
Các loại bánh xích
5 Chất thấm KgSp 0,72
3. Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư
Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư ở công ty cơ khí Z179 là bước chuyển giao
trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển và bộ phận quản lý vật tư. Theo chế độ
hiện hành quy định, tất cả các loại vật tư về đến công ty đều phải tiến hành làm thủ
tục nhập kho, việc thu mua cung cấp vật tư cho sản xuất của công ty đều do phòng Kế hoạch – Vật tư đảm nhiệm. Phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ xem xét tất cả
các sổ sách, hợp đồng trong kì sản xuất để từ đó xác định chính xác số lượng từng
loại vật tư cần mua và từ đó xác định rõ thời gian đi mua, thời gian giao hàng và thời gian sử dụng loại vật tư đó.
Khi vật tư được nhà cung ứng vận chuyển đến kho của công ty, đại diện phòng kế hoạch sau khi nhận được hoá đơn hay phiếu xuất kho của người bán gửi đến thì tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng để quyết định chấp nhận hay
không chấp nhận lô hàng đó. Nếu không có sai sót gì thì đại diện phòng kế hoạch
vật tư làm thủ tục tiến hành nhập kho.
Trước tiên, vật tư mua về phải được kiểm nghiệm về chất lượng, số lượng,
chủng loại, quy cách xem có hợp tiêu chuẩn không. Ban kiểm nghiệm gồm có một đại diện phòng Kế hoạch – Vật tư (thường là phó phòng, người chuyên điều hành các vấn đề liên quan đến vật tư), một đại diện phòng KCS (thường là trưởng
phòng), và một thủ kho. Đại diện của phòng KCS tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng của từng loại vật tư rồi trước sự chứng kiến của ban kiểm nghiệm, lập hai
biên bản kiểm nghiệm một giao cho phòng Kế hoạch – vật tư, một giao cho phòng kế toán. Trường hợp vật tư không đúng số lượng, qui cách, phẩm chất so với
chứng từ hoá đơn, thì lập thêm một liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn
vị bán vật tư để giải quyết. Đại diện phòng Kế hoạch – Vật tư phải chịu trách
nhiệm về việc này, phải trình lên ban giám đốc và chờ ý kiến giải quyết của lãnh
đạo. Còn nếu chất lượng cũng như số lượng của vật tư không có sai sót gì thì thủ
kho tiến hành nhập kho đúng theo thủ tục. (Mẫu biên bản kiểm nghiệm và mẫu
phiếu nhập kho)
Trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và các biên bản kiểm nghiêm, phòng Kế hoạch – Vật tư lập “Phiếu nhập kho” thành ba liên, có thể lập chung cho nhiều
loại vật tư cùng loại, cùng kho hoặc có thể riêng cho từng loại. Trong đó, một liên
giao cho người nhập, một liên giao cho phòng Kế hoạch – Vật tư, một liên giao cho thủ kho làm căn cứ biên nhận vật tư. Hoá đơn của người bán được chuyển lên phòng Kế toán để làm thủ tục thanh toán.
Vật tư sau khi làm đầy đủ mọi thủ tục tiếp nhận được chuyển nhanh vào kho của công ty, bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm bảo quản vật tư không để xảy ra