Húa đơn bỏn hàng, biờn bản giao nhận hàng, chứng từ thanh toỏn
hành, chương trỡnh tự tổng hợp và kết chuyển vào cỏc sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Hàng quý, kế toỏn vào phần hệ “kế toỏn tổng hợp” để in theo hỡnh thức sổ “ Chứng từ ghi sổ” để in cỏc bỏo cỏo bắt buộc và cỏc bỏo cỏo quản trị theo yờu cầu của ban giỏm đốc.
Vớ dụ minh họa
Theo vớ dụ 1 (phương thức nhập khẩu trực tiếp)
Ngày 18/03/2008, AIRIMEX ký hợp đồng ngoại Số 01- 2008/XINFA-AIRIMEX với cụng ty thiết bị hàng khụng XINFA (XINFA AIRPORT EQUIPMENT LTD) về việc nhập khẩu 2 xe ụ tụ (Phụ lục số 2)
Tổng giỏ trị hợp đồng là: 418.000 USD
Phương thức thanh toỏn: 100% giỏ trị hợp đồng được thanh toỏn bằng hỡnh thức thư tớn dụng L/C chi trả bởi ngõn hàng của người mua (AIRIMEX) cho người bỏn (XINFA) theo 2 đợt:
Đ1: 80% giỏ trị hợp đồng Đ2: 20% giỏ trị hợp đồng
AIRIMEX kiểm tra số dư tài khoản tại ngõn hàng cổ phần Ngoại thương, nếu khụng đủ ngoại tệ, lập bộ hồ sơ vay ngoại tệ của ngõn hàng để đảm bảo việc thanh toỏn kịp thời cho nhà cung cấp. AIRIMEX ký quỹ mở L/C tại ngõn hàng Ngoại thương với 100% giỏ trị hợp đồng
Theo tiến trỡnh hợp đồng, sau khi nhận bộ chứng từ nhập khẩu AIRIMEX thanh toỏn 80% trị giỏ hợp đồng. Khi nhận được giấy bỏo nợ của ngõn hàng ngoại thương, kế toỏn TGNH nhập số liệu vào mỏy đồng thời lập phiếu chi tiền số 116/2 CusdNT ngày 05/09/2008 (Biểu số 1), tỷ giỏ ngày 05/09/2008 là 16200 VNĐ/USD. Chương trỡnh tự động tổng hợp và kết chuyển vào sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn (Biểu số7) theo bỳt toỏn sau:
Nợ TK 331 : 5.417.280.000 (80%* 418.000*16.200) Cú TK 112211 : 5.417.280.000 (80%* 418.000*16200)
Biểu số 1
Ngày 03/10/2008, hàng xỏc định là đó nhập khẩu, kế toỏn xỏc định giỏ trị hợp đồng theo tỷ giỏ thực tế trong ngày là 16620 VNĐ/USD
Kế toỏn theo dừi hợp đồng lập nhập số liệu vào mỏy, cập nhật vào chứng từ ghi sổ số T10/PT (Biểu số 2), chương trỡnh tự động kết chuyển vào sổ chi Cụng ty CPXNK hàng khụng
414 Nguyễn Văn Cừ